Powiadomienia instrukcja

Wstęp

Ogólne informacje o instrukcji, serwisie i licencji.

O programie

Opis zmian

Wprowadzane zmiany w programie (rozwiązane błędy, nowe funkcjonalności) są rejestrowane w opisie zmian. Każdy program posiada swój opis zmian. Opis zmian dla programu Powiadomienia dostępny jest na stronie Powiadomienia opis zmian.

O programie Powiadomienia

Program Powiadomienia służy do wysyłania spersonalizowanych SMS-ów i/lub emaili do podatników.

Konfiguracja

Ustawienia

W zakładce SMS skonfigurujemy:

1. Dane użytkownika bramki - podajemy Login i Hasło po otrzymaniu danych od firmy MOBITEX) oraz ustalamy nazwę nadawcy,
2. Wiadomość - treści nagłówka i stopki wiadomości, która będzie dopisywana do każdej wiadomości SMS (system będzie automatycznie doliczał dodatkowe znaki na oknie do wysyłania pojedynczych jak i masowych komunikatów).
3. Wysyłanie po akceptacji - funkcja służy do kontrolowania wysyłki komunikatów, jako dodatkowe zabezpieczenie kontrolne oraz rozwiązanie dla klientów z celowo ograniczonym dostępem do Internetu. Po włączeniu tej opcji wysyłka odbywa się dwustopniowo. Wiadomości przygotowane przez operatorów z uprawnieniem do wysyłania mają status „przygotowane”. Następnie osoba z uprawnieniem do kontroli ma możliwość dokonania faktycznej wysyłki. Osoba kontrolująca ma możliwość bezpośredniej wysyłki przygotowanych przez siebie komunikatów.

Zakładka MAIL wymaga podania następujących danych:

1. Serwer poczty,
2. Nadawca,
3. Adres email,
4. Nazwa użytkownika,
5. Hasło.

Wzorce SMS

Wzorce powiadomień SMS to wiadomości szablonowe dla odbiorców. Operator ma możliwość definiowania własnych treści komunikatów oraz edycji obecnych. Wiadomość zawiera makra, co oznacza, że ciąg znaków @ID_KONTA_W zostanie w wiadomości zastąpiony numerem konta wymiarowego odbiorcy.

Po naciśnięciu przycisku Zmień możemy edytować treść wzorca. Opcja edytowania wzorców powiadomień jest pomocna w celu stworzenia własnego szablonu wiadomości. Makra wpisujemy w tekst identycznie jak widać na rysunku poniżej. Panel po prawej stronie wyświetla dostępne makra.

Wzorce Email

J.w.

Edycja bazy osobowej

W celu wysłania SMS-ów i/lub emaili z programów INFO-SYSTEM trzeba spełnić następujące warunki:

1. Zaktualizować wszystkie programy wymiarowe do wersji nie starszych niż z kwietnia 2014,
2. Baza is_pdk.gdb musi zawierać tabele programu Powiadomienia (zainstalowanie programu i go uruchomienie na bazie is_pdk.gdb poskutkuje spełnieniem tego kryterium),
3. Operator potrzebuje posiadać uprawnienia do edycji bazy osobowej (Admin, zarządzanie uprawnieniami).

Numer telefonu i adres email

1. Uruchamiamy z menu danego programu okno Edycja danych osobowych (rys. 1)
2. Lewym przyciskiem myszy zaznaczmy osobę i klikamy przycisk SMS/email (rys. 2),
3. Program wyświetli okno Ustawienia wysyłki komunikatów (rys. 3),
4. Dla danej osoby, w polu Telefon wprowadzamy numer telefonu w formacie 11 znakowym, czyli:
   1. pierwsze 2 cyfry - kod kraju, w większości przypadków 48,
   2. pozostałe cyfry zgodnie z przyjętymi standardami na terenie RP, czyli: 9 cyfr bez żadnych dodatkowych znaków (również bez białych znaków). Przykład:
      1. telefon komórkowy w formacie: 48600500500
      2. telefon stacjonarny w formacie: 48227844944
5. W pole Email wprowadzamy adres email. Program sprawdza poprawność formatu email,
6. Jeśli wprowadzone dane są poprawne, to zatwierdzamy je zielonym przyciskiem.

Przydzielanie komunikatów Na oknie edycji bazy osobowej klikamy przycisk SMS/email (rys. 1 z poprzedniego rozdziału). Program wyświetli okno Ustawienia wysyłki komunikatów. Lewy panel okna zatytułowany Dostępny komunikaty zawiera listę dostępnych komunikatów. Prawy panel okna zatytułowany Przydzielone komunikaty zawiera listę komunikatów, które odbiorca otrzyma w sytuacji, kiedy dany typ komunikaty będzie wysyłany. Komunikaty przydzielamy poprzez przenoszenie ich z lewego panelu na prawy za pomocą środkowych przycisków (rys. 4).

Uwaga! Jeśli urząd będzie wysyłał SMS-em informacje o zaległościach, a odbiorca nie będzie miał przydzielonego komunikatu Informacje o zaległościach, to nie otrzyma SMS-a.

Ustawienia drukarki

Funkcja Ustawienia drukarki wybieramy z menu kontekstowego i pozwala zdefiniować parametry drukarki używanej w momencie wydruku. W ramce drukarka wybierana jest drukarka domyślna poprzez rozwinięcie listy spod pola Nazwa i wybrania odpowiedniego urządzenia. Przycisk Właściwości... służy do wywołania okna właściwości charakterystycznych dla poszczególnych drukarek.

Pozostałe ramki pozwalają zdefiniować rozmiar papieru, sposób jego pobierania i orientację wydruku.

Zmiana pracującego operatora

W sytuacji gdy z programu korzysta wielu operatorów, po wybraniu tej opcji wyświetla się okno pozwalające na podanie nazwy i hasła nowego operatora.

Uwaga!

Zmiana operatora następuje tylko na poziomie programu i bazy danych. W środowisku systemu operacyjnego i sieci operator pozostaje niezmieniony, dla jego zmiany należy wykonać operację ponownego zalogowania w programie Windows lub w sieci. Również w sytuacji, kiedy uwierzytelnienie w programie zostało poświadczone kontem Windows, operator zalogowany na konto Windows pozostaje bez zmian, a operator zalogowany do programu zostaje zmieniony.

Zmiana hasła pracującego operatora

Funkcja służy do zmienienia obecnego hasła aktualnie zalogowanego operatora na nowe. W tym celu należy:

1. Wprowadzić dotychczasowe hasło,
2. Wprowadzić nowe hasło,
3. Potwierdzić poprawność nowego hasła.

W przypadku poprawnego przeprowadzenia operacji zmiany hasła wyświetli się stosowny komunikat. Błąd w wypełnianiu poszczególnych pól również zostanie zakomunikowany.

Pozostałe opcje dotyczące hasła jak:

• Liczba dni ważności hasła,
• Minimalna długość hasła,
• Hasło powinno zawierać także znaki inne niż litery,
• Hasło powinno zawierać znak specjalny oraz duże i małe litery,
• Blokowanie konta operatora po nieudanej trzykrotnej próbie zalogowania,
• Blokowanie konta operatora po niezmienieniu hasła, które straciło ważność

można ustawić w programie ADMIN

Koniec

Zamyka połączenie z bazą danych i wyłącza program.

SMS

Wyślij

Pojedynczo

Okno służy do wysłania wiadomości SMS do jednego odbiorcy. Najpierw wybieramy komunikat, jaki chcemy wysłać z listy komunikatów. Dostępne komunikaty są wyświetlane na podstawie słownika komunikatów (Wzorce SMS). Odbiorę możemy wpisać ręcznie lub wyszukać w bazie. W celu wyszukania w bazie naciskamy przycisk . Zaznaczenie pola Polskie znaki umożliwi wysłanie SMS-a z treścią zawierającą polskie znaki (SMS pomieści przez to mniej znaków, również ilość SMS-ów wysłanych jednym komunikatem zostanie ograniczona z 5 do 3). W pole Treść wpisujemy zawartość dla odbiorcy. Pole Pełny komunikat wyświetla treść, jaką otrzyma odbiorca. Wysyłamy poprzez naciśnięcie przycisku Wyślij SMS. Pod przyciskiem program umieszcza aktualne stan konta. Przy umowie z firmą Mobitex bez stanu konta, kwota zawsze będzie równa 0 zł.

Masowo

Okno uzupełniamy w identyczny sposób jak przy podawaniu jednego odbiorcy, z tą różnicą, że nie wybieramy odbiorcy.

Podgląd Paczek

Podgląd SMS

Okno Podgląd SMS' pozwala przeglądać SMS-y z podziałem na ich statusy:

• Wysłane,
• Przygotowane,
• Oczekujące,
• Anulowane,
• Błędne.

W przypadku gdy w opcjach programu ustawiony jest parametr, który wymaga zaakceptowania przygotowanych SMS-ów przed wysyłką (Konfiguracja > Ustawienia > SMS > Wysyłanie po akceptacji) musimy przejrzeć i zweryfikować SMS-y przed ich wysłaniem. Aby to zrobić należy ustawić filtr na Przygotowane i użyć przycisku Filtruj aby odświeżyć widok.

SMS-y których nie chcemy wysyłać wystarczy odznaczyć korzystając z pól wyboru po lewej stronie. Po weryfikacji w celu rozpoczęcia wysyłki należy użyć przycisku Wyślij. Operacje możemy przerwać korzystając z przycisku Przerwij. Przycisk Anuluj zmienia status zaznaczonych SMS-ów na Anulowano.

Z poziomu okna Podgląd SMS możliwy jest także eksport SMS-ów do pliku tekstowego - w tym celu korzystamy z przycisku Eksport, a następnie wskazujemy miejsce w którym chcemy zapisać plik.

EMAIL

Wyślij

Pojedynczo

Okno służy do wysłania wiadomości email do jednego odbiorcy. Najpierw wybieramy komunikat, jaki chcemy wysłać z listy komunikatów. Dostępne komunikaty są wyświetlane na podstawie słownika komunikatów (Wzorce Email). Odbiorę możemy wpisać ręcznie lub wyszukać w bazie. W celu wyszukania w bazie naciskamy przycisk . W pole Treść wpisujemy zawartość dla odbiorcy. Pole Pełny komunikat wyświetla treść, jaką otrzyma odbiorca. Wysyłamy poprzez naciśnięcie przycisku Wyślij MAIL.

Masowo

Okno uzupełniamy w identyczny sposób jak przy podawaniu jednego odbiorcy, z tą różnicą, że nie wybieramy odbiorcy.

Zestawienia

Statystyki wysłanych paczek

Generuje zestawienie przedstawiające pełne statystyki wysłanych powiadomień z możliwością wydruku lub eksportu (excel, word, html, itp.).

Generator SQR

Generator SQR pozwala na wyszukiwanie wybranych informacji w bazie danych. Możliwe jest napisanie na własne potrzeby odrębnych funkcji. Program zawiera kilka podstawowych funkcji. Dane prezentowane są w języku HTML w oknie domyślnie ustawionej przeglądarki internetowej. Szczegółowe informacje dotyczące tworzenia i korzystania z Generatora SQR dostępne są tutaj.

Wykaz osób

Z numerami telefonów

Generuje zestawienie osób z bazy osobowej posiadających uzupełniony numer telefonu.

Bez numerów telefonów

Generuje zestawienie osób z bazy osobowej bez uzupełnionego numeru telefonu.

Pomoc

Instrukcja

Kliknięcie uruchomi stronę WWW z instrukcją do programu.

Opis zmian

Kliknięcie uruchomi stronę WWW z opisem kolejnych wersji programu.

Pomoc zdalna - TeamViewer

Zainicjuje pobieranie pliku. Szczegółowe informacje w paragrafie 1.1.2.1 Pomoc zdalna.

Dziennik zdarzeń

Okno zawiera rejestr istotnych operacji wykonywanych przez operatorów.

W zależności od aplikacji, w lewej górnej części ekranu pokazana jest lista rejestrowanych zdarzeń.

Drukuj licencję

Opcja drukowanie licencji na oprogramowanie.

O programie

Wyświetla okno z informacjami o programie i danymi producenta.