Rejestr VAT konfiguracja wysyłki faktur do KSeF: Różnice pomiędzy wersjami

Aktualna wersja na dzień 12:30, 27 mar 2026

Niniejsza instrukcja opisuje proces konfiguracji aplikacji Rejestr VAT w celu umożliwienia wysyłki faktur do systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur).

Proces konfiguracji składa się z dwóch głównych etapów:

dodania instytucji,
konfiguracji integracji z KSeF.

Przed rozpoczęciem konfiguracji KSeF należy posiadać ważny certyfikat KSeF lub token KSeF uzyskany w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) KSeF 2.0.

Dodanie instytucji

Aby rozpocząć konfigurację, należy dodać instytucję.

Menu: Konfiguracja → Instytucje - konfiguracja

Konfiguracja instytucji

Konfiguracja KSeF wykonywana jest dla operatora w kontekście konkretnej instytucji. Dlatego przed przejściem do konfiguracji KSeF należy zdefiniować lub wybrać odpowiednią instytucję.

Opcja Instytucje - konfiguracja dostępna jest w menu Konfiguracja aplikacji Rejestr VAT.

Zarządzanie instytucjami

W oknie Dane urzędu możliwe jest:

przeglądanie instytucji zapisanych w bazie danych,
dodawanie nowych instytucji (Nowy),
edycja istniejących danych (Edytuj),
wybór instytucji do dalszej pracy (Wybierz).

Dane identyfikacyjne instytucji

Dla instytucji należy uzupełnić m.in.:

KRS
NIP
REGON
nazwę instytucji
dane adresowe i kontaktowe

Dane instytucji można automatycznie pobrać z BIR (Baza Internetowa REGON) na podstawie:

numeru KRS,
numeru NIP,
numeru REGON.

Po zapisaniu danych instytucji możliwe jest przejście do konfiguracji KSeF.

Konfiguracja KSeF

Po dodaniu instytucji należy przejść do opcji KSeF - konfiguracja z menu Konfiguracja.

Menu: Konfiguracja → KSeF - konfiguracja

Certyfikaty / Tokeny dla Użytkowników

Konfiguracja w tym oknie zapisywana jest dla konkretnego operatora i wybranej instytucji.

Po otwarciu okna KSeF - konfiguracja wyświetlana jest lista wszystkich operatorów zdefiniowanych w systemie.

W górnej części okna dostępne jest pole Operator oraz przycisk Szukaj, które służą do filtrowania listy operatorów:

w polu Operator można wprowadzić fragment nazwy operatora,
przycisk Szukaj zawęża listę operatorów do pozycji spełniających podane kryterium.

Z wyświetlonej listy należy wskazać operatora, dla którego wprowadzana lub edytowana będzie konfiguracja KSeF.

Konfiguracja KSeF zapisywana jest indywidualnie dla każdego operatora w kontekście wybranej instytucji.

Wybór instytucji

Pole Instytucja wskazuje instytucję, w kontekście której wykonywana jest konfiguracja KSeF. Instytucja musi być wcześniej zdefiniowana w oknie Instytucja - konfiguracja.

Rodzaj uwierzytelnienia

W sekcji Rodzaj uwierzytelnienia należy wybrać sposób autoryzacji:

Certyfikat KSeF
Token KSeF

Wybrany wariant decyduje o dalszych wymaganych danych.

Dane uwierzytelniające

W zależności od wybranego rodzaju uwierzytelnienia dostępne są pola:

Klucz prywatny (wczytywany z pliku),
Hasło do klucza prywatnego,
Klucz publiczny (wczytywany z pliku),
Token.

Opcjonalnie można zaznaczyć:

Proś o PIN przy wysyłce i pobieraniu faktur w KSeF - po zaznaczeniu tej opcji system będzie wymagał podania wcześniej zdefiniowanego numeru PIN przy każdej operacji wysyłki lub pobierania faktur z KSeF. Opcja zwiększa bezpieczeństwo, ponieważ ogranicza możliwość wykonania operacji bez autoryzacji operatora.

Test połączenia i zapis konfiguracji

Po uzupełnieniu danych możliwe jest:

wykonanie testu komunikacji z KSeF (Test połączenia (Cert Online)),
zapisanie konfiguracji przyciskiem Zapis.

Po poprawnym zapisie konfiguracja KSeF staje się aktywna dla wybranego operatora i instytucji.

Uwaga	Test połączenia będzie dostępny dopiero po uruchomieniu serwisu synchronizacji w kolejnym kroku.

Certyfikat offline dla instytucji

Dotyczy wystawiania faktur [Rejestr VAT]

Zakładka Certyfikat offline dla instytucji służy do konfiguracji certyfikatu KSeF (typ 2), wykorzystywanego w trybach szczególnych KSeF, takich jak:

ogłoszona niedostępność KSeF,
przerwy techniczne KSeF,
tryby offline (np. offline24, tryb awaryjny).

Certyfikat offline umożliwia wystawianie faktur poza standardowym trybem online KSeF, z jednoczesnym oznaczeniem faktury kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy. Faktury wystawione w trybie offline są następnie przekazywane do KSeF zgodnie z zasadami obowiązującymi dla danego trybu.

Charakterystyka certyfikatu offline

Certyfikat offline:

jest przypisany do instytucji, a nie do konkretnego operatora,
wykorzystywany jest wyłącznie w trybach szczególnych KSeF,
nie zastępuje standardowej konfiguracji KSeF dla operatorów,
jest wymagany do prawidłowego oznaczenia faktur wystawianych w trybie offline.

Konfiguracja certyfikatu offline

W celu skonfigurowania certyfikatu offline należy:

wybrać instytucję, dla której certyfikat ma obowiązywać,
wczytać klucz prywatny certyfikatu przy użyciu przycisku Wczytaj klucz prywatny,
(opcjonalnie) wprowadzić hasło do klucza prywatnego, jeżeli klucz jest zabezpieczony,
wczytać klucz publiczny certyfikatu przy użyciu przycisku Wczytaj klucz publiczny.

Certyfikat offline musi zostać wcześniej uzyskany w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) KSeF 2.0.

Po wczytaniu certyfikatu konieczne jest zapisanie konfiguracji przyciskiem Zapis.

Poprawnie skonfigurowany certyfikat offline będzie wykorzystywany przez system INFO-SYSTEM w sytuacjach, gdy KSeF działa w trybie niedostępności lub awarii.

Ważne

Uwaga	Certyfikat offline nie służy do codziennej pracy operatorów ani do standardowej komunikacji z KSeF. Jest on używany wyłącznie w trybach szczególnych (offline / awaryjnych) i nie zastępuje certyfikatu lub tokena skonfigurowanego dla operatora.

Ustawienia usługi synchronizacji KSeF

Zakładka służy do konfiguracji parametrów technicznych usługi odpowiedzialnej za komunikację z systemem KSeF.

Uwaga: Parametry dostępne w tej zakładce mają charakter techniczny i są domyślnie skonfigurowane. Nie należy ich modyfikować bez konsultacji z serwisem oprogramowania.

Zalecane ustawienia

Dla prawidłowego działania systemu należy upewnić się, że ustawione są:

Środowisko KSeF: Prod – środowisko produkcyjne MF
Tryb pracy usługi: Production – tryb produkcyjny

Opis pól

Port HTTP usługi – port komunikacyjny usługi synchronizacji (ustawienie techniczne),
Środowisko KSeF – wybór środowiska pracy,
Tryb pracy usługi – określa tryb działania usługi,
Limit oczekiwania na start [s] – maksymalny czas uruchamiania usługi,
Klucz szyfrowania danych logowania – parametr wykorzystywany do zabezpieczenia danych uwierzytelniających.

Obsługa usługi

W dolnej części okna dostępne są przyciski:

Uruchom serwis – uruchamia usługę synchronizacji,
Zatrzymaj serwis – zatrzymuje usługę synchronizacji.

Dodatkowe operacje

Test połączenia (Cert Online) – umożliwia sprawdzenie poprawności połączenia z KSeF,
Zapisz – zapisuje wprowadzone ustawienia.

Uwagi

Zmiana parametrów technicznych może spowodować nieprawidłowe działanie integracji z KSeF.
W przypadku problemów z komunikacją należy skontaktować się z serwisem oprogramowania.

@@ Linia 99: / Linia 99: @@
 Po poprawnym zapisie konfiguracja KSeF staje się aktywna dla wybranego operatora i instytucji.
+{| class="wikitable"
+|-
+! Uwaga
+|
+Test połączenia będzie dostępny dopiero po uruchomieniu serwisu synchronizacji w kolejnym kroku.
+|}
 === Certyfikat offline dla instytucji ===
@@ Linia 178: / Linia 185: @@
 * Zmiana parametrów technicznych może spowodować nieprawidłowe działanie integracji z KSeF.
 * W przypadku problemów z komunikacją należy skontaktować się z serwisem oprogramowania.
-== Ustawienie Sprzedawcy i Wystawcy ==
-Celem prawidłowego przesyłania faktur sprzedażowych do KSeF należy zweryfikować oraz uzupełnić dane w dwóch obszarach systemu:
-* dane '''Organu''',
-* dane '''jednostki występującej jako wystawca'''.
-=== Uzupełnienie danych sprzedawcy – Organ ===
-# Z menu programu wybierz: ''Słowniki'' → ''Organ''.
-# W oknie ''Dane Organu'' wprowadź dane sprzedawcy.
-# Sprawdź, czy wskazany jest prawidłowy '''NIP podatnika VAT'''.
-'''UWAGA:'''
-Domyślnie zaznaczona jest opcja '''Jednostka Samorządu Terytorialnego'''. Jej włączenie powoduje, że wystawca faktury w KSeF jest identyfikowany jako '''jednostka podrzędna JST (rola „7”)''', działająca w imieniu podatnika (JST).
-W modelu KSeF dla JST:
-* '''rola „7”''' – podmiot wystawiający fakturę jako jednostka organizacyjna JST (np. jednostka budżetowa), przy zachowaniu centralnego NIP JST,
-* '''rola „5”''' – wystawca jako bezpośredni podatnik VAT (JST jako całość), bez wyróżnienia jednostki podrzędnej.
-Odznaczenie tej opcji spowoduje, że wystawca będzie traktowany w KSeF jako '''podatnik (rola „5”)''', a nie jednostka podrzędna.
-Właściwe ustawienie tej opcji ma znaczenie dla poprawnego odwzorowania struktury organizacyjnej JST oraz nadawania uprawnień i dostępu do faktur w KSeF.
-=== Uzupełnienie danych wystawcy w części sprzedażowej ===
-Jeżeli na dokumencie sprzedaży występuje '''Wystawca''' (jednostka organizacyjna), należy uzupełnić jej dane w systemie.
-=== Uzupełnienie danych – Jednostki ===
-# W oknie ''Dane Organu'' wybierz przycisk '''Jednostki''' (dolna część okna).
-# Sprawdź istniejące pozycje oraz uzupełnij brakujące dane.
-# Dla każdej jednostki:
-#* uzupełnij '''NIP jednostki''',
-#* przypisz '''Instytucję''' – klikając prawym przyciskiem myszy na wybranej pozycji,
-#* w razie potrzeby uzupełnij pole '''ID Wew.''' (identyfikator wewnętrzny dla KSeF).
-'''UWAGA:'''
-* Zaleca się wprowadzanie numeru '''NIP bez kresek'''.
-* Pole '''ID Wew.''' jest najczęściej wykorzystywane w przypadku, gdy wystawca '''nie posiada własnego numeru NIP''' – umożliwia to jego identyfikację w KSeF.
-===== Wyjaśnienie =====
-Parametry w sekcji ''Dane urzędu'' określają dane wystawcy przekazywane do systemu KSeF.
-Muszą one być zgodne z danymi jednostki faktycznie wystawiającej faktury.
 [[Kategoria:Rejestr VAT]]