OPLOK instrukcja

Wstęp

Ogólne informacje o instrukcji, serwisie i licencji.

O programie

Opis zmian

Wprowadzane zmiany w programie (rozwiązane błędy, nowe funkcjonalności) są rejestrowane w opisie zmian. Każdy program posiada swój opis zmian. Opis zmian dla programu

O programie Opłaty Lokalne

System przeznaczony jest do prowadzenia ewidencji oraz rozliczania należności z tytułu opłat lokalnych, takich jak: podatek od posiadania psów, opłata targowa, opłata za śmieci oraz mandaty i kary administracyjne. Oprócz typowych funkcji rejestracji zobowiązań program wyposażony jest w system wymiarowy, który umożliwia naliczanie kwot bieżących należności z tytułu obsługiwanych zobowiązań. Ponadto współpracuje on z systemem Księgowości Zobowiązań. Dane wymiarowe są na bieżąco przesyłane do księgowości, co pozwala w prosty i przejrzysty sposób obsługiwać wpłaty dokonywane przez podatników oraz w dowolnym czasie kontrolować stopień realizacji zobowiązań czy też stan zaległości. W prosty i wygodny sposób można uzyskać dostęp do dowolnych informacji, zarówno wymiarowych jak i księgowych, szczegółowych, jak i zbiorczych. Jego podstawową zaletą jest elastyczność i prostota obsługi, jeżeli chodzi o uzyskanie różnego rodzaju zestawień i informacji statystycznych. Program zapewnia również możliwość drukowania potrzebnych dokumentów w formie zgodnej z obowiązującymi przepisami i z potrzebami użytkownika.

Zakres danych programu Opłaty Lokalne obejmuje wszelkie dane potrzebne do prawidłowego prowadzenia rejestru zobowiązań, obsługi należności oraz wszelkich czynności, jakie muszą być w związku z tym wykonane w świetle obowiązujących przepisów. Są to więc zarówno wszelkie dane dotyczące zobowiązań, zarówno jednorazowych jak i okresowych, dane dotyczące sposobu naliczania należności i ich egzekwowania, szczegółowe dane personalne osób, na których ciąży obowiązek uiszczenia należności, jak również dane wymagane do wystawienia potrzebnych dokumentów z poziomu programu Opłaty Lokalne (np. powiadomienia o opodatkowaniu, decyzje) lub też z poziomu księgowości (np. upomnienia czy tytuły wykonawcze). Przechowywane są również wszelkie dane pozwalające na uzyskanie informacji lub odtworzenie w dowolnym czasie (wydrukowanie kopii) dowolnego dokumentu wymiarowego wystawionego w programie.

Konfiguracja

Słowniki

Słowniki są zbiorem wyrażeń połączonych według ustalonych zasad. Wykorzystywane są do usprawnienia i przyśpieszenia pracy w programie. Opis przycisków na oknie konkretnego słownika jest wspólny dla wszystkich słowników, ponieważ mechanizm edycji słowników jest identyczny.

Dostęp do słowników zapewnia zakładka "Konfiguracja", następnie najeżdżamy na opcję "Słowniki" co spowoduje rozwinięcie listy dostępnych słowników. W środkowej lub dolnej części okna każdego słownika, znajdują się przyciski służące do nawigacji i edycji wyświetlonych danych. Do nawigacji służą następujące przyciski (rys. 1):

• Pierwszy/Ostatni rekord – przejście na pierwszy/ostatni rekord w tabeli,
• Następny/Poprzedni rekord – przejście na następny/poprzedni rekord.
• Do edycji rekordów służą przyciski: Dodaj, Edytuj, Usuń (rys. 2).

Przyciski edycyjne służą do dodawania, uzupełniania lub usuwania rekordów. Wybranie jednego z przycisków edycyjnych spowoduje:

• Dodaj – przejście do dodawania nowej pozycji,
• Edytuj – wybranie rekordu i naciśnięcia przycisku spowoduje przejście do edycji danych, czyli możliwość zmiany wcześniej wprowadzonych danych,
• Usuń – usunięcie zaznaczonego rekordu (usunięty rekord można przywrócić pod warunkiem, że okno słownika nie zostało zamknięte. W tym celu wystarczy nacisnąć przycisk Anuluj (rys. 3), a skasowany rekord zostanie przywrócony).

Każdy ze słowników został opisany osobno w kolejnych sekcja.

• 

  Rys. 1. Przyciski zmiany rekordu

• 

  Rys. 2. Przyciski zmiany rekordu

• 

  Rys. 3. Przycisk anulowania wprowadzonych zmian

Stawki

W górnej tabeli należy zaznaczyć zobowiązanie do którego chcemy dodać, edytować lub usunąć stawkę.

W celu edycji stawki należy z tabeli ze stawkami zaznaczyć pozycję, którą chcemy edytować, a następnie kliknąć przycisk "Zmień" na dole okienka.
W celu usunięcia stawki postępujemy j.w., ale klikamy przycisk "Usuń". Program nie pozwoli nam usunąć stawki, która jest wykorzystywana w składniku na koncie podatnika, wyświetlając stosowny komunikat.
W celu dodania nowej stawki klikamy przycisk "Dodaj" znajdujący się na samym dole okienka, a następnie uzupełniamy pola pod tabelką, aby skonfigurować daną stawkę.

• Nazwa - Nazwa stawki używana w programie (wyświetlana na koncie podatnika, na zestawieniach, wzorcach wydruku itd.)
• Kod - unikatowy identyfikator stawki (maksymalnie 10 znaków). Program nie pozwoli zapisać stawki z już istniejącym kodem nawet, gdy jest on dla innego zobowiązania
• Typ stawki - należy określić, czy kwota opłaty jest kwotą należności jednorazowej, czy też okresowej i jakiego okresu dotyczy (dzienna, miesięczna, kwartalna, roczna)
• Sposób naliczania - należy określić, czy kwota opłaty będzie stała, nawet jeżeli obowiązek uiszczenia należności występował tylko przez część okresu rozliczeniowego czy będzie proporcjonalna do długości okresu trwania tego obowiązku (dotyczy przypadków, gdy obowiązek podatkowy nie zachodził przez cały okres rozliczeniowy)

Proporcjonalny – podatek zostanie policzony za rzeczywisty okres występowania obowiązku
Stały – należność jest zawsze równa rocznej stawce opłaty

• Podstawowy okres do naliczania - należy określić, czy kwota opłaty będzie stała, nawet jeżeli obowiązek uiszczenia należności występował tylko przez część okresu rozliczeniowego czy będzie proporcjonalna do długości okresu trwania tego obowiązku (dotyczy przypadków, gdy obowiązek podatkowy nie zachodził przez cały okres rozliczeniowy). Różnica polega na podejściu do naliczenia zniżek i zostanie omówiona poniżej.
• Ilość rat - określamy na ile rat ma być podzielona należność
• Płatność dni - określamy ile dni na zapłatę będzie miał podatnik, licząc od daty wystawienia składnika. Na zakładce "pozostałe" można zaznaczyć checkbox "Uwzględniaj datę księgowania dla wyznaczania terminu płatności", aby program zaczął liczyć od daty księgowania składnika, a nie od daty od której obowiązuje składnik. Dla kolejnych okresów naliczania, np przy stawce miesięcznej i 12 ratach, dla składników obowiązujących bezterminowo lub na dłuższy okres czasu niż typ stawki, program będzie wyznaczał termin płatności dodając ilość dni do pierwszego dnia naliczanego miesiąca.

Np. Płatność dni = 7, zatem termin płatności na kolejne okresy wypadnie na 8 dzień miesiąca, o ile będzie to dzień roboczy. Aby pozostawić termin płatności przypadający na dzień wolny, należy na zakładce "pozostałe" zaznaczyć checkbox "Pozostaw termin płatności bez zmian, gdy wypada w dzień wolny"

• Opis - dodatkowy opis składnika, który można wykorzystać na wydrukach dokumentów wg. wzorca, używając makra @SKLSTWOPIS()

Po uzupełnieniu powyżej opisanych pól, mamy możliwość wprowadzenia dodatkowych ustawień na zakładkach: szczegóły, zaawansowane, terminy, plan rat, zniżka, zwolnienia, pozostałe. Widoczność tych zakładek jest uzależniona od zobowiązania do którego dodajemy składkę i wyboru powyższych parametrów.

Szczegóły - w tej zakładce możemy określić wysokość opłaty w wyznaczonym okresie. W zależności od zobowiązania dla którego dodajemy stawkę, pola mogą różnić się nazwami.

• stawka obowiązuje od - pole określa od jakiego dnia dana stawka będzie obowiązywać w określonej kwocie i pozostałych parametrach
• stawka obowiązuje do - pole określa do jakiego dnia dana stawka będzie obowiązywać w określonej kwocie i pozostałych parametrach. Jeżeli data nie zostanie wprowadzona (nie zaznaczymy checkbox'a) stawka będzie obowiązywać bezterminowo
• kwota / segregowane - określamy w jakiej kwocie będzie naliczana opłata. Np. dla kwoty = 120 i składnika obowiązującego w okresie od 2020-01-10 do 2020-06-25, w zależności od typu stawki, sposobu naliczania, podstawowego okresu naliczania i ilości rat, możemy osiągnąć różne wyniki:

typ: dzienny, sposób: stały, okres: miesiąc, rat: 12 - efektem będzie 6 rat (od 1 do 6) w wysokości 3660, z racji stałego sposoby naliczania program nie robi wyjątków dla stycznia i czerwca, nie przelicza ich po dniach, natomiast okres miesięczny powoduje, że program wylicza jaka kwota należy się za cały miesiąc mnożąc kwotę opłaty 120 razy 366 dni w roku (2020 rok jest przestępny), a następnie dzieli na 12 miesięcy. 120 x 366 / 12 = 43920 / 12 = 3660

typ: dzienny, sposób: proporcjonalny, okres: miesiąc, rat: 12 - zmieniając sposób na proporcjonalny, otrzymamy styczniową ratę w wysokości 2597,42, luty do maja po 3660 i czerwiec w wysokości 3050. Przy sposobie proporcjonalnym program wylicza opłatę za niepełne miesiące, wyliczając kwotę miesięczną j.w., następnie kwotę miesięczna dzieli na ilość dni przeliczanego miesiąca i mnoży razy ilość dni obowiązywania składnika z opłatą. Dla lutego jest to 3660 / 31 x 22 = 2597,42, a dla czerwca 3660 / 30 x 25 = 3050.

typ: dzienny, sposób: proporcjonalny, okres: dzień, rat: 12 - dopiero przy okresie dziennym i sposobie proporcjonalnym program wylicza każdy miesiąc osobno wg. dni kalendarzowych i okresie obowiązywania składnika: styczeń - 22 dni x 120 = 2640, luty 29 dni x 120 = 3480, marzec 31 dni x 120 = 3720 ... czerwiec 25 dni x 120 = 3000.

Pole z kwotą musi zostać określone dla zobowiązań opłaty za posiadanie psa i opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, natomiast dla pozostałych zobowiązań kwota może wynosić zero, przez co program pozwoli wprowadzić dowolną kwotę przy dodawaniu składnika z wybraną stawką.

• zaokr. nal. - określa w jaki sposób będzie zaokrąglony przypis należności wynikający z danego składnika
• jedn. m. - jednostka miary wykorzystywana na Fakturze VAT
• kwota dod. / z komp - pole używane przy zobowiązaniu Opłata za gosp. odpadami służące do określenia opłaty, gdy na nieruchomości występuję kompostownik. Gdy podczas wprowadzenia deklaracji za odpady zaznaczymy checkbox "Kompostownik", program wykorzysta to pole do obliczenia opłaty miesięcznej zamiast pola "segregowane".
• kwota dod. / Podwyższona - pole używane przy zobowiązaniu Opłata za gosp. odpadami służące do określenia opłaty, gdy odpady sa gromadzone w sposób zmieszany.
• stawka brutto - określamy czy podana kwota stawki jest kwotą brutto (tak) czy kwotą netto (nie)
• Stawka VAT - określamy pod jaką stawkę podatku VAT podlega wprowadzana stawka
• Zaokr. VAT - określamy w jaki sposób ma być zaokrąglony podatek VAT
• Symbol PKWiU -
• Kod towaru -
• Kod GTU -
• Rodzaj dla Przypisu -
• Rodzaj dla Odpisu -
• Powiązanie raty należności z fakturą -
• Termin płatności zależny od daty odbioru faktury - program zmienia termin płatności raty, na którą została wystawiona faktura, ustalając go na podstawie wprowadzonej daty odbioru faktury na koncie podatnika, na zakładce "dokumenty"

Zaawansowane - na zakładce zaawansowane określamy od czego zależy kwota naliczanej należności: liczby osób, powierzchni mieszkania, zużycia wody, ryczałtu, pojemnika czy jest to ulga na kompostownik.

Kompostownik-ulga jest ustawieniem stawki dodatkowej, dla już istniejącej stawki za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Pozwala ona na zarejestrowanie obniżki za kompostownik dla nieruchomości. W tym celu należy
1. dodać stawkę dla ulgi (kwota 0.00 dla pola "segregowane" i kwota ulgi z minusem w polu "z kompostownikiem")
2. w "Kwota zależy od" (zakładka Zaawansowane) należy wybrać „Kompostownik – ulga”
3. podczas wprowadzania deklaracji należy zaznaczyć „Kompostownik”

Plan rat / Terminy - wystąpienie jednej z tych zakładek jest zależne od pola "Ilość rat". Gdy opłata ma tylko jedną ratę, pojawi się zakładka "Terminy", gdy rat jest więcej niż jedna, pojawi się zakładka "Plan rat". Obie zakładki służą do określenia stałych terminów płatności.

• Terminy - Podstawowy i dodatkowy termin płatności:

podstawowy termin płatności jest to termin płatności wynikający ze zobowiązania w danym roku, jeżeli należność jest płatna w jednej racie, może zostać zdefiniowany dodatkowy termin płatności, obowiązujący dla należności zdefiniowanych po terminie podstawowym. Jeżeli nie zostanie określony któryś z terminów płatności, termin płatności zostanie ustalony na podstawie wpisu w polu Płatn. dni poprzez dodanie określonej w nim liczby dni do daty powstania zobowiązania.

Np. Podstawowy termin płatności dla zobowiązania został ustalony na 30 kwietnia, zaś dodatkowy – na 30 września. Wówczas dla zobowiązań powstałych (zarejestrowanych) w każdym roku do 30 kwietnia otrzymają termin wykonania 30 kwietnia, powstałe pomiędzy 1 maja i 30 września – 30 września, zaś dla zobowiązań powstałych po 30 września termin płatności zostanie ustalony na podstawie wpisu w polu Płatn. dni poprzez dodanie określonej w nim liczby dni do daty powstania zobowiązania. Jeżeli dodatkowy termin nie zostanie określony, termin płatności będzie określony w powyższy sposób dla zobowiązań powstałych po terminie podstawowym. Jeżeli natomiast nie będzie również określony termin podstawowy, powyższy sposób ustalenia terminu płatności zostanie zastosowany do wszystkich płatności.

• Plan rat - jeżeli w pole "ilość rat" wpiszemy wartość większą niż 1, program pozwoli nam określić konkretny termin płatności dla każdej raty. Termin ten wprowadzamy w formacie dzień-miesiąc (dd-MM). Pole "pł. w nast. roku księg." pozwala nam określić, czy wprowadzony dzień i miesiąc dla terminu płatności przypada na bieżący rok obrachunkowy (wartość "N"), czy na kolejny (wartość "T"), np. należność za grudzień (12 rata) płatna w styczniu kolejnego roku. Dla każdej raty możemy określić "współczynnik", czyli wartość przez jaką ma zostać pomnożona należność za daną ratę. Zaznaczając checkbox "różny udział rat", możemy określić w sposób procentowy lub kwotowy, jaki udział należności za cały rok, przypada na poszczególne raty. Robimy to poprzez uzupełnienie pola "udział raty" przy każdej z rat. Suma udziałów ze wszystkich rat, przy określaniu procentowym, musi być równa 100.

Zniżka - Przy stałym sposobie naliczania opłaty, dla zobowiązania można zdefiniować zniżkę, która może być naliczana, jeżeli zobowiązanie powstaje po określonym dniu okresu rozliczeniowego. Ewentualna zniżka zostaje naliczona za bieżący okres rozliczeniowy. W przypadku naliczania miesięcznego zniżka w określonej wysokości (jeżeli została zdefiniowana) zostanie więc naliczona w odniesieniu do należności miesięcznej i tylko za jeden miesiąc (ten, w którym zobowiązanie zaczęło obowiązywać), natomiast w przypadku naliczania rocznego – w odniesieniu do należności rocznej (jeżeli oczywiście w jednym i drugim przypadku spełnione zostały warunki do naliczenia takiej zniżki). Można również określić dzień okresu rozliczeniowego, po którym należność nie będzie naliczana.

Pozostałe - Na zakładce "Pozostałe" możemy określić kilka zachowań dla danej stawki:

• korekta kwoty pierwszej raty należności -
• Uwzględniaj datę księgowania dla wyznaczenia terminu płatności - opcja dostępna tylko dla jednorazowego typu stawki, pozwala na ustalenie terminu płatności poprzez dodanie do daty księgowania, wartości z pola "Płatn. dni"
• Pozostaw termin płatności bez zmian, gdy wypada w dzień wolny - program standardowo przesuwa termin płatności na dzień roboczy, gdy z podanych przez użytkownika terminów przypada on na dzień wolny. Zaznaczenie tego checkbox'a spowoduje pozostawienie terminu na dniu wolnym.
• Dodaj nazwę stawki do notesu w KSZOB - po zaksięgowaniu należności program wprowadzi nazwę stawki do notesu zaksięgowanego w Księgowości zobowiązań przypisu, widocznego pod F3 na okienku podglądu informacji księgowych

Zwolnienia - Dla podatku od posiadania psów możliwe jest określenie zwolnienia z opłaty w zależności od wieku właściciela. Zależnie od potrzeb możemy to uczynić dla zwolnienia na mocy ustawy oraz zwolnienia na mocy uchwały samorządowej w przypadku, gdy uchwałą samorządu lokalnego wiek ten zostanie obniżony. Ponadto można określić, czy płatnik ma zostać zwolniony z opłaty już w roku, w którym osiągnął wiek uprawniający do zwolnienia, czy też dopiero w roku następnym oraz czy w przypadku takiego zwolnienia w księgowości powinien zostać wygenerowany przypis dla danego płatnika połączony z odpisem z tytułu zwolnienia z opłaty, czy też program nie powinien generować żadnych księgowań. Aby funkcja zadziałała, podatnik musi mieć wprowadzoną datę urodzenia lub nr PESEL w bazie osobowej.

Zakresy

Zakresy służą do logicznego uporządkowania numerów kont. Podział tworzymy wedle potrzeb.

Kategorie

Konto jest przyporządkowywane do wybranej kategorii. Okno umożliwia dodawanie i edycję.

Dokumenty

Zawiera listę dokumentów. Każdy dokument szczegółowo opisujemy odpowiednimi parametrami. Dodatkowo wskazujemy ścieżkę do wzorca. Wskazanie ścieżki spowoduje domyślne podpowiadanie danego wzorca dokumentu dla wydruków. W polu Szablon numeru dokumentu ustawiamy schemat według którego mają być tworzone numery kolejnych dokumentów.

Stawki VAT

Wpisujemy stawki podatku VAT wg roku, kodu i wysokości podatku.

Grupy stawek

Umożliwia logiczne uporządkowanie stawek.

Szablony rat

Służy do pre definiowania rat. Wybieramy rodzaj opłaty i stawkę i tworzymy szablon, który następnie używany jest przy szybkim naliczaniu rat na kontach.

Nieruchomości

Słownik zawiera listę nieruchomości z przypisaniem dla jakiego typu opłaty nieruchomość wpisano do rejestru.

Rodzaje nieruchomości

Słownik zawiera listę typów nieruchomości.

Strefy

Słownik definiuje strefy.

Rodzaje zabudowy

Słownik uzupełniamy o listę rodzajów zabudowy.

Schematy naliczania

Stosujemy jeśli są stawki warunkowane różnymi okolicznościami, np. stawki progowe (do 3 osób inna stawka, do 5 osób inna stawka, itd.) lub stawka niezależna od liczby osób, a płatna od gospodarstwa.

Pola do wyboru:

• Należność - Stała (policzona stała kwota dla stawki z danego zakresu) lub Proporcjonalna do ilości (spowoduje wymnożenie stawki przez faktyczną ilość osób/powierzchni),
• Sumowanie - Suma dla poszczególnych stawek (przykład, jeśli są trzy stawki progowe [jako pokazana na przykładzie poniżej dla Proporcjonalnego naliczenia wg ilości osób] i wyliczenie będzie np. dla 8 osób, to zsumuje adekwatnie kwoty z poszczególnych progów) lub Naliczenia z wybranej stawki (przelicza należność dla progu, który jest odpowiedni dla wybranej ilości. Przykład, jeśli będzie 8 osób, to pomnoży 8 osób przez stawkę dla 3 progu).

Rodzaje pojemników

W słowniku definiujemy typy pojemników na odpady komunalne.

Rodzaje worków

W słowniku definiujemy typy worków na odpady komunalne.

Instalacje i składowiska

Okno służy do rejestrowania składowisk odpadów i instalacji do sortowania i recyklingu na terenie danej gminy. Wykaz ten jest potrzebny do rejestrowania sprawozdań kwartalnych rejestrowanych przez przedsiębiorców.

Słownik rodzajów nieprawidłowości

Umożliwia edycję Słownika rodzajów nieprawidłowości. Słownik wykorzystywany jest w module Ewidencja kontroli (przycisk uruchamiający okno informacji o kontroli znajduje się na oknie informacji o koncie, w jego górnej części po prawej stronie).

Parametry systemu

Księgowe

Ustawiamy domyślne zachowanie dla czynności księgowych. Szczegółowe informacje na temat księgowości zawiera instrukcja do programu Księgowość Zobowiązań.

Zobowiązania

Zobowiązania

Odpady

Zaznaczamy zobowiązania obsługujące należności z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi

Retencja

Zaznaczamy zobowiązania obsługujące należności z tytułu zmniejszenia naturalnej retencji terenowej

Mandaty

Do prawidłowego wystawienia tytułu wykonawczego dla mandatów (data powstania należności pieniężnej) konieczne jest określenie w parametrach systemu, które zobowiązania obsługują tego typu należności:

1. Z menu wybieramy Konfiguracja > Parametry systemu,
2. Przechodzimy do zakładki Zobowiązania, a następnie Mandaty,
3. Zaznaczamy zobowiązania obsługujące należności z tytułu mandatów,
4. Zapisujemy zmiany.

Z mocy prawa

Do prawidłowego wystawienia tytułu wykonawczego dla należności powstających mocy prawa konieczne jest określenie w parametrach systemu, które zobowiązania obsługują tego typu należności:

1. Z Menu wybieramy Konfiguracja > Parametry systemu,
2. Przechodzimy do zakładki Zobowiązania, a następnie Z mocy prawa,
3. Zaznaczamy zobowiązania obsługujące należności powstające z mocy prawa,
4. Zapisujemy zmiany.

Pozostałe

W tej zakładce definiujemy:

1. Sobota jest dniem wolnym - pozycja jest domyślnie zaznaczona, przez co aplikacja traktuje sobotę jako dzień wolny,
2. Przesunięcie terminu płatności tylko w ramach bieżącego roku - ograniczenie możliwości programowego przesunięcia terminu płatności tylko do końca bieżącego roku.

Funkcje pomocnicze

Edytor wzorców

Wbudowany edytor tekstu umożliwia edycję wzorców. Edytor wzorców pozwala przygotować plik dowolnego wzorca dokumentu (w formacie rtf). Jest to użyteczne narzędzie, ponieważ posiada wbudowane szablony procedur pozwalających na dynamiczne odwołanie się do danych zawartych w bazie danych programu podczas drukowania dokumentu. Pozwala wydrukować dokument na podstawie dowolnego wzorca dokumentu (bez jego zapisu w bazie danych). Aby wykonać wydruk, należy w oknie przeglądanie wybrać zestaw danych, który ma być użyty do wykonania wydruku (konto), a następnie wybrać przycisk Druk wg wzorca. Pojawi się wówczas okno, w którym należy wybrać wzorzec, według którego ma być wydrukowany dokument.

W celu uzyskania podglądu wydruku na ekranie monitora należy z menu Edytora wzorców wybrać opcję Widok Podgląd wydruku. Pojawi się wówczas na ekranie dokument wypełniony wskazanymi wcześniej danymi. Jeżeli dokument jest poprawny, można go wydrukować wybierając z menu opcję Drukuj lub przycisk drukarki z paska zadań. Aby uzyskać wydruk bez podglądu, należy z menu Edytora wzorców wybrać opcję Drukuj.

Uwaga!

Wybranie przycisku Druk… przed wskazaniem danych, które mają być użyte do wykonania wydruku spowoduje, że wydrukowany dokument zostanie wypełniony niewłaściwymi danymi lub nie zostanie wypełniony danymi.

Potwierdzenia odbioru seryjne

Okno umożliwia grupowe rejestrowanie potwierdzeń odbioru.

Archiwizacja składników

Okno umożliwia grupowe rejestrowanie potwierdzeń odbioru.

Import danych z pliku XML

Możliwe jest import danych z formatów: eMandat, FetTrafic, Upomnienia. Przy importowaniu określamy parametry dla wczytywanych danych.

eMandat

Opcja służy do wczytywania mandatów z plików XML wygenerowanego przez program obsługujący mandaty firmy eMandat.

FetTrafic

Opcja służy do wczytywania mandatów z plików XML wygenerowanego przez program obsługujący mandaty firmy FetTraffic.

Upomnienia

Opcja służy do wczytywania mandatów z plików XML wygenerowanego przez program obsługujący mandaty.

Kontrola kont księgowych

Funkcja przeszukuje bazę danych i sprawdza czy dla kont wymiarowych utworzone są konta księgowe.

Ustawienia drukarki

Funkcja Ustawienia drukarki wybieramy z menu kontekstowego i pozwala zdefiniować parametry drukarki używanej w momencie wydruku. W ramce drukarka wybierana jest drukarka domyślna poprzez rozwinięcie listy spod pola Nazwa i wybrania odpowiedniego urządzenia. Przycisk Właściwości... służy do wywołania okna właściwości charakterystycznych dla poszczególnych drukarek.

Pozostałe ramki pozwalają zdefiniować rozmiar papieru, sposób jego pobierania i orientację wydruku.

Zmiana pracującego operatora

W sytuacji gdy z programu korzysta wielu operatorów, po wybraniu tej opcji wyświetla się okno pozwalające na podanie nazwy i hasła nowego operatora.

Uwaga!

Zmiana operatora następuje tylko na poziomie programu i bazy danych. W środowisku systemu operacyjnego i sieci operator pozostaje niezmieniony, dla jego zmiany należy wykonać operację ponownego zalogowania w programie Windows lub w sieci. Również w sytuacji, kiedy uwierzytelnienie w programie zostało poświadczone kontem Windows, operator zalogowany na konto Windows pozostaje bez zmian, a operator zalogowany do programu zostaje zmieniony.

Zmiana hasła pracującego operatora

Funkcja służy do zmienienia obecnego hasła aktualnie zalogowanego operatora na nowe. W tym celu należy:

1. Wprowadzić dotychczasowe hasło,
2. Wprowadzić nowe hasło,
3. Potwierdzić poprawność nowego hasła.

W przypadku poprawnego przeprowadzenia operacji zmiany hasła wyświetli się stosowny komunikat. Błąd w wypełnianiu poszczególnych pól również zostanie zakomunikowany.

Pozostałe opcje dotyczące hasła jak:

• Liczba dni ważności hasła,
• Minimalna długość hasła,
• Hasło powinno zawierać także znaki inne niż litery,
• Hasło powinno zawierać znak specjalny oraz duże i małe litery,
• Blokowanie konta operatora po nieudanej trzykrotnej próbie zalogowania,
• Blokowanie konta operatora po niezmienieniu hasła, które straciło ważność

można ustawić w programie ADMIN

Koniec

Zamyka połączenia z bazą danych i wyłącza program.

Ewidencja

Dane podzielone są na cztery grupy:

• dane konta wymiarowego,
• dane personalne płatnika (nazwisko, adres),
• dane dotyczące poszczególnych składników na koncie wymiarowym.
• dane dotyczące operacji na koncie księgowym, związanym z kontem wymiarowym.

W celu zarejestrowania zobowiązania, wymagane są następujące dane:

• dane konta wymiarowego, wraz z danymi płatnika,
• dane dotyczące składników należności.

Poszczególne konta wymiarowe obsługują tylko jeden rodzaj zobowiązania (podatek od posiadania psów, opłatę targową lub mandaty). Można jednak w ramach tego samego konta zdefiniować wiele składników (z zakresu tego samego zobowiązania, ale np. różniących się stawką lub aktywnych w różnym czasie).

Nowe konta

Nowe konto tworzymy przez podanie parametrów. Użytkownik powinien wprowadzić ogólne dane dotyczące konta wymiarowego, takie jak:

• obowiązkowo:
  • rodzaj zobowiązania,
  • status konta.
• opcjonalnie:
  • oznaczenie akt,
  • przyporządkować płatnika(ów) z bazy osobowej,
  • zdefiniować jeden lub więcej składników dla danego konta.

Zdefiniowanie składników nie jest bezwzględnie wymagane w momencie definiowania konta, jednak nie zaleca się tworzenia kont bez zdefiniowanych składników. Płatnika dodajemy z bazy osobowej. Jeśli płatnik nie istnieje w bazie, to program otworzy nam okno bazy osobowej z wypełnionymi nazwiskiem (nazwą) i imieniem taki jak wpisaliśmy. Podczas zapisu danych program przyporządkowuje do każdego konta unikalny numer identyfikacyjny, za pomocą którego będzie ono rozpoznawane w systemie.

Parametry takie jak Rodzaj zobowiązania potrzebujemy mieć zdefiniowane w słownikach.

Edycja konta

Program uruchamia identyczne okno jak przy zakładaniu nowego konta z tą różnicą, że okno służy do wczytania danych konta. Jedną z metod wyszukania płatnika jest kliknięcie odpowiedniego przycisku, który otworzy nam bazę osobową. Wybieramy podatnika płatnika poprzez dwukrotne kliknięcie LPM. Wczytane dane prezentowane są na oknie. W ten sposób otrzymujemy pełny dostęp do edycji danych.

Składnik można dodać w trybie dodawania konta lub edycji danych konta. Dane niezbędne do poprawnego zarejestrowania składnika są różne zależnie od rodzaju zobowiązania. Dla wszystkich zobowiązań są to: stawka (wybór z listy), ilość, data oraz status składnika (data dla niektórych stawek jest to data wprowadzenia, np. wystawienia mandatu, dla innych jest datą początku obowiązywania składnika, np. podatek od psów). Ponadto zależnie od rodzaju zobowiązania mogą być podane inne parametry niezbędne do prawidłowego naliczenia należności, m.in. dla składników, dla których określono stałą kwotę stawki jest to dodatkowy wskaźnik ułatwiający definiowanie składnika, dla składników bez określonej stałej kwoty – jest to wartość kwotowa dla danego składnika, zaś dla podatku od posiadania psów może to być przyznana ulga. Ulga może mieć jedną z dwu postaci:

• ulga kwotowa – jest to ulga o stałej kwocie, niezależnej od wielkości zobowiązania,
• ulga procentowa – jej wartość jest obliczana na podstawie wartości należności wynikającej z danego składnika oraz zadeklarowanego podczas definiowania stawki wskaźnika (dla każdej stawki oddzielnie).

Zmiany danych konta należy dokonywać w sposób przemyślany, ponieważ może to spowodować nieprawidłowości podczas tworzenia zestawień. Każda zmiana danych powinna wiązać się z anulowaniem wszelkich należności na koncie. Bezwzględnie nie należy zmieniać płatników przyporządkowanych do konta, chociaż w uzasadnionych przypadkach można to zrobić. W celu uniknięcia nieprawidłowości zaleca się jednak ustawienie statusu konta na nieaktywne i założenie nowego konta dla nowego użytkownika.

Informacje o koncie

Okno prezentuje sumaryczne zestawienie dla danego konta. Nie udostępnia trybu edycji otwartego konta. Edycję możemy prowadzić po otworzeniu okno Dodaj konto lub Wybór podmiotu.

Naliczanie należności

W celu naliczenia opłat na kontach wybieramy:

• zakres kont,
• okres naliczenia,
• zobowiązanie za jakie będzie naliczona opłata,
• stawki,
• datę księgowania.

Potwierdzamy przyciskiem.

Gospodarowanie odpadami

Wprowadzanie deklaracji

Okno służy do rejestrowania deklaracji za odpady komunalne. Płatnik musi posiadać zarejestrowaną na swoim koncie nieruchomość, żeby można było zarejestrować decyzję.

1. Wpisujemy w pole Nazwisko i wyszukujemy z bazy klikając niebieski 'Wyszukaj'. Jeśli uzupełnimy pole Imię program zawęży listę wyników wyszukiwania,
2. Program otworzy nowe okno z znalezioną osobą lub grupą osobą. Jeśli osób jest kilka to trzeba wybrać z listy odpowiednią osobę:
   1. Deklaracje można wprowadzić tylko dla osób, które są przypisane do konta i mają prawo do nieruchomości (właściciel, współwłaściciel, itd.). Jeśli dana osoba występuje w bazie jako podatnik podatku od nieruchomości, to nie jest to jednoznaczne z posiadaniem konta w Opłatach Lokalnych do obsługi opłaty za śmieci. Jeśli program nie znalazł właściwiej osoby, to przechodzimy do punktu b,
   2. Zakładamy nowe konto dla nieruchomości i przypisujemy do niego osobę. W tym celu uruchamiamy: Ewidencja > Nowe konto. Po założeniu konta wracamy do punktu 1.
3. Wybieramy osobę z listy. Po wybraniu osoby, program wyświetla listę nieruchomości z którymi powiązana jest dana osoba.
4. Następnie wybieramy nieruchomość. Po wybraniu nieruchomości naciskamy przycisk i wypełniamy kolejne pola, zgodnie z deklaracją przekazaną przez płatnika:
   1. Zależnie od uchwały rady gminy/ dzielnicy ws. rozliczania opłaty za śmieci, wpisujemy w pole Liczba osób lub Powierzchnia odpowiednie wartości.
5. Po zatwierdzeniu danych można przejść do nowe osoby i wprowadzania kolejnej deklaracji.

Drukowanie dokumentów

Na górnych panelach określamy zakres danych. Środkowy panel na oknie zwróci nam rekordy spełniające kryteria. Panel na dole okna służy do określenia parametrów wydruku. Przycisk Dokumenty generuje dokumenty na podstawie prezentowanych danych i umożliwia ich podgląd.

Rejestr przedsiębiorców

Okno służy do wprowadzania danych przedsiębiorców, którzy uzyskali pozwolenie na zajmowanie się wywozem nieczystości na terenie danej gminy. Wpis do rejestru jest potrzebny, żeby można było zarejestrować sprawozdanie kwartalne składane przez danego przedsiębiorcę.

Sprawozdania kwartalne

Okno służy do rejestrowania sprawozdań kwartalnych składanych przez firmy zajmujące się odbiorem odpadów komunalnych.

Sprawozdania roczne

Okno służy do generowania sprawozdania z realizacji zadań z zakresu gospodarowania odpadami komunalnymi za poprzedni rok w oparciu o dane ze sprawozdań kwartalnych składanych przez firmy zajmujące się wywozem nieczystości.

Wykaz pojemników i worków

Okno służy do wygenerowania wykazu pojemników i worków przy pomocy wybranego wzorca wydruku. Należy również wybrać dla jakiego zakresu kont i za jaki okres chcemy wygenerować wykaz. Do wygenerowania tabelki służy makrodefinicja @DOKNIERPOJWORK_RTF()

Generowanie i wydruk dokumentów

Opcja pozwala na zarejestrowanie w systemie i jednoczesne wydrukowanie (lub tylko zarejestrowanie) powiadomienia lub decyzji wg aktywnego wzorca. Wzorzec należy wcześniej przygotować i wybrać jako domyślny (w słowniku Stawek). Możliwe jest przygotowanie wielu wzorców i aktywowanie dowolnego z nich, zależnie od potrzeb użytkownika.

Gdy dokumenty zostaną wygenerowane, można je wyświetlić na ekranie (podgląd wydruku), wydrukować lub zapisać do pliku.

Podczas generowania dokumentów następuje ich zapamiętanie. W celu umożliwienia wydrukowania kopii dokumenty są trwale zapisywane do bazy danych podczas wydruku poprzez opcję Drukowanie. Aby wygenerowane dokumenty zapisać do bazy danych bez ich drukowania, należy zapisać zmiany po wygenerowaniu dokumentów. Natomiast, aby wygenerowane dokumenty nie zostały zapisane do bazy, należy anulować zmiany.

Generowanie dokumentów po raz kolejny powoduje zastąpienie poprzednio zapamiętanych dokumentów.

Aby zmienić wzorzec dokumentu przed wydrukiem, należy wybrać Edycja wzorca.

Potwierdzenie odbioru

Okno umożliwia rejestrowanie potwierdzenia odbioru dokumentu przez płatnika. Możemy zarejestrować nowe potwierdzenie odbioru, bądź wystawić korektę potwierdzenia. Podajemy numer konta płatnika, jego nazwę lub klikamy niebieski przycisk Otwórz konto. Wybieramy rodzaj dokumentu, numer i odpowiednie daty i program zapisze potwierdzenie na koncie.

Lista dokumentów

Chronologiczna prezentacja wystawionych dokumentów dla danego zobowiązania.

Edycja danych osobowych

W bazie osobowej przechowywane są dane dotyczące osób fizycznych, osób prawnych i małżeństw. Okno prezentujące listę osób (rys. 1) z możliwością edycji. Okno bazy osobowej uruchamiamy poprzez kliknięcie odpowiedniego przycisku (zazwyczaj koloru niebieskiego, zawierającego profil człowieka).

Do wyszukiwania osób w bazie służy górna część okna (rys. 2). W sytuacji, gdy znany jest rodzaj osoby (fizyczna, prawna, małżeństwo) wystarczy zaznaczyć odpowiednie pole, co spowoduje, że program wyszuka tylko podatników wybranego typu. W momencie, gdy jest on nieznany, wybieramy opcje wyszukiwania według wszystkich osób zarejestrowanych w bazie (Wszystkie osoby).

Następnie wypełniamy kolejne pola. Żadne z pól nie jest wymagane, co w praktyce oznacza, że zostawienie pól pustych i naciśnięcie przycisku Wyszukaj, spowoduje wyświetlenie wszystkich podatników.

Uwaga!

Szybkie wyszukiwanie - wystarczy, że do jednego z pól, np. do pola Nazwisko wpisana zostanie litera k i kliknięty zostanie przycisk wyszukiwania, to program wyświetli listę osób, których nazwisko zaczyna się od litery k. Identycznie jest w sytuacji podania większej ilości liter. Ta zasada działa również dla pól numerycznych (np. numeru PESEL).

Istnieje możliwość przeszukiwania bazy używając fragmentów danych dodając symbol % przed lub po zapytaniu. Przykład: wyszukując %ski program wyszuka wszystkie nazwiska kończące się na ski.

Do dodawania osób do bazy osobowej służy przycisk Dodaj (rys. 3), położony na dole okna. Po jego naciśnięciu rozwinie się menu (rys. 4), poprzez które wybieramy rodzaj dodawanej osoby. Poszczególne rodzaje osób (fizyczna, prawna i małżeństwo) różnią się zakresem podawanych danych. Wprowadzając dane pamiętajmy, że pola z etykietami napisanymi czcionką z podkreśleniem muszą mieć wartość (są wymagane). Do zapisania danych służy przycisk Zapisz. Po jego kliknięciu program powróci do okna edycji bazy osobowej, a w tabelce pojawią się wprowadzone zmiany. Jeżeli w trakcie edycji chcemy zrezygnować z zapisania zmian, to klikamy przycisk Anuluj.

W sytuacji, kiedy zachodzi potrzeba zmiany danych osobowych, to wyszukujemy odpowiednią osobę i klikamy przycisk Edytuj. Na nowo wyświetlonym oknie, możemy dokonywać zmian danych osobowych wybranej osoby.

Po kliknięciu niebieskiego przycisku Info wyświetlają się informacje dotyczące zaznaczonej osoby bez możliwości ich modyfikacji.

Usunięcie osoby z bazy osobowej - klikamy przycisk Usuń i zatwierdzamy. Spowoduje to skasowanie osoby z bazy.

Funkcja Informacje o udostępnieniach daje nam możliwość podglądu i wydruku raportu zawierającego wszystkie zarejestrowane udostępnienia danych osobowych wybranej osoby oraz informacji o tym który operator jako pierwszy wprowadził dane osobowe do bazy oraz który je ostatnio modyfikował.

• 

  Rysunek 1. Okno główne bazy osobowej

• 

  Rysunek 2. Górny panel bazy osobowej

• 

  Rysunek 3. Przycisk Dodaj

• 

  Rysunek 4. Menu kontekstowe przycisku Dodaj

Informacje o osobie

Funkcja uruchamia identyczne okno jak przy Edycji danych osobowych z tą różnicą, że dane prezentowane są bez możliwości edycji.

Zestawienia

Rejestr należności

Wyświetla konta z zobowiązaniami.

Zestawienia należności wg stawek

Zestawienie sparametryzowane wg stawek.

Rejestr ulg

Zwraca listę kont z ulgami.

Kwitariusz przychodowy

Drukuje kwitariusz przychodowy.

Wykaz dokumentów

Zwraca oznaczenia dokumentów wraz z przypisaniem do płatnika.

Rejestr potwierdzeń odbioru

Zwraca listę z kontami dla których zarejestrowano potwierdzenie odbioru.

Wykaz dokumentów niepotwierdzonych

Lista kont dla których nie zarejestrowano potwierdzenia odbioru.

Zestawienia różne

Generator SQR pozwala na wyszukiwanie wybranych informacji w bazie danych. Możliwe jest napisanie na własne potrzeby odrębnych funkcji. Program zawiera kilka podstawowych funkcji. Dane prezentowane są w języku HTML w oknie domyślnie ustawionej przeglądarki internetowej. Szczegółowe informacje dotyczące tworzenia i korzystania z Generatora SQR dostępne są tutaj.

Lista zarejestrowanych kontroli

Umożliwia wydruk listy zarejestrowanych kontroli według rożnych kryteriów.

Pomoc

Instrukcja

Kliknięcie uruchomi stronę WWW z instrukcją do programu.

Opis zmian

Kliknięcie uruchomi stronę WWW z opisem kolejnych wersji programu.

Pomoc zdalna - TeamViewer

Zainicjuje pobieranie pliku. Szczegółowe informacje w paragrafie 1.1.2.1 Pomoc zdalna.

Dziennik zdarzeń

Okno zawiera rejestr istotnych operacji wykonywanych przez operatorów.

W zależności od aplikacji, w lewej górnej części ekranu pokazana jest lista rejestrowanych zdarzeń.

Drukuj licencję

Opcja drukowanie licencji na oprogramowanie.

O programie

Wyświetla okno z informacjami o programie i danymi producenta.