KSeF uwierzytelnianie certyfikatami

Cel dokumentu

Celem niniejszej instrukcji jest wyjaśnienie zasad korzystania z certyfikatów KSeF w nowej wersji systemu KSeF 2.0. Dokument przeznaczony jest dla jednostek samorządu terytorialnego (JST) korzystających z oprogramowania INFO-SYSTEM, które będzie współpracować z KSeF 2.0.

Czym jest KSeF 2.0

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych. W wersji 2.0, która zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r., wprowadzony zostanie nowy sposób potwierdzania tożsamości użytkowników – za pomocą certyfikatów KSeF.

Co to jest certyfikat KSeF

Certyfikat KSeF to elektroniczny „dowód tożsamości” jednostki lub osoby uprawnionej do korzystania z systemu. Dzięki niemu system KSeF wie, kto wystawia lub odbiera faktury w imieniu danej jednostki. Certyfikat zapewnia bezpieczeństwo i zgodność z przepisami oraz umożliwia działanie systemu także w sytuacjach awaryjnych (np. brak Internetu).

Rodzaje certyfikatów

W KSeF 2.0 występują dwa rodzaje certyfikatów – każdy ma inne zastosowanie:

Typ certyfikatu	Nazwa (CN)	Do czego służy
Typ 1 – „uwierzytelnianie”	CN=...uwierzytelnianie	Do codziennej pracy w KSeF, logowania i przesyłania faktur z programu.
Typ 2 – „offline”	CN=...offline	Do wystawiania faktur w trybie awaryjnym, gdy KSeF jest niedostępny (np. awaria systemu lub brak Internetu).

Każdy z tych certyfikatów wydawany jest osobno. Nie można połączyć obu typów w jednym pliku.

Jak uzyskać certyfikat

Od 1 listopada 2025 r. certyfikaty KSeF będzie można uzyskać poprzez specjalny system Ministerstwa Finansów – Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) dostępny na stronie KSeF.

Krok po kroku

1. Wejdź na stronę KSeF i uruchom Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
2. Zaloguj się np. za pomocą podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego lub pieczęci kwalifikowanej.
3. Wybierz rodzaj certyfikatu (Typ 1 lub Typ 2).
4. Złóż wniosek o jego wydanie.
5. Po zatwierdzeniu wniosku pobierz certyfikat i przekaż go osobie lub działowi odpowiedzialnemu za obsługę programu finansowo-księgowego.

Dostęp do MCU odbywa się wyłącznie przez przeglądarkę internetową (nie przez program księgowy).

Jak certyfikaty działają w programie

Po pobraniu i zainstalowaniu certyfikatu, nasz system automatycznie wykorzystuje go do:

• logowania się do KSeF,
• przesyłania faktur sprzedaży,
• odbierania faktur zakupowych,
• oraz weryfikowania poprawności danych w KSeF.

Certyfikat jest ważny przez określony czas – po jego wygaśnięciu trzeba wystąpić o nowy. System poinformuje użytkownika o zbliżającym się terminie wygaśnięcia.

Dobre praktyki

• Nie udostępniaj certyfikatu innym osobom. Każdy użytkownik powinien mieć własny plik lub dostęp przypisany do swojej jednostki.
• Przechowuj certyfikat w bezpiecznym miejscu, np. w zaszyfrowanym folderze lub na dedykowanym nośniku.
• Wydziel certyfikaty dla różnych jednostek organizacyjnych (np. urząd, szkoła, MOPS).
• Zachowaj kopię zapasową certyfikatu w bezpiecznym miejscu.
• Unieważnij certyfikat w przypadku utraty dostępu, zmiany pracownika lub podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa.

Podsumowanie

Certyfikaty KSeF to nowy, bezpieczny sposób potwierdzania tożsamości w systemie KSeF 2.0. Od 2026 roku będą one niezbędne do pracy z fakturami w nowym systemie. Nasze oprogramowanie jest w pełni przygotowane do obsługi certyfikatów Typ 1 (uwierzytelnianie) oraz Typ 2 (offline).

---

Opracowano na podstawie: „Podręcznik KSeF 2.0 – Część I: Rozpoczęcie korzystania z KSeF”, MF, 2025.