Rejestr VAT konfiguracja wysyłki faktur do KSeF

Niniejsza instrukcja opisuje proces konfiguracji aplikacji Rejestr VAT w celu umożliwienia wysyłki faktur do systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur).

Proces konfiguracji składa się z dwóch głównych etapów:

• dodania instytucji,
• konfiguracji integracji z KSeF.

Przed rozpoczęciem konfiguracji KSeF należy posiadać ważny certyfikat KSeF lub token KSeF uzyskany w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) KSeF 2.0.

Dodanie instytucji

Aby rozpocząć konfigurację, należy dodać instytucję.

Menu: Konfiguracja → Instytucje - konfiguracja

Konfiguracja instytucji

Konfiguracja KSeF wykonywana jest dla operatora w kontekście konkretnej instytucji. Dlatego przed przejściem do konfiguracji KSeF należy zdefiniować lub wybrać odpowiednią instytucję.

Opcja Instytucje - konfiguracja dostępna jest w menu Konfiguracja aplikacji Rejestr VAT.

Okno Instytucje - konfiguracja

Zarządzanie instytucjami

W oknie Dane urzędu możliwe jest:

• przeglądanie instytucji zapisanych w bazie danych,
• dodawanie nowych instytucji (Nowy),
• edycja istniejących danych (Edytuj),
• wybór instytucji do dalszej pracy (Wybierz).

Dane identyfikacyjne instytucji

Dla instytucji należy uzupełnić m.in.:

• KRS
• NIP
• REGON
• nazwę instytucji
• dane adresowe i kontaktowe

Przykładowe uzupełnione dane instytucji

Dane instytucji można automatycznie pobrać z BIR (Baza Internetowa REGON) na podstawie:

• numeru KRS,
• numeru NIP,
• numeru REGON.

Po zapisaniu danych instytucji możliwe jest przejście do konfiguracji KSeF.

Konfiguracja KSeF

Po dodaniu instytucji należy przejść do opcji KSeF - konfiguracja z menu Konfiguracja.

Menu: Konfiguracja → KSeF - konfiguracja

Certyfikaty / Tokeny dla Użytkowników

Okno KSeF - konfiguracja

Konfiguracja w tym oknie zapisywana jest dla konkretnego operatora i wybranej instytucji.

Po otwarciu okna KSeF - konfiguracja wyświetlana jest lista wszystkich operatorów zdefiniowanych w systemie.

W górnej części okna dostępne jest pole Operator oraz przycisk Szukaj, które służą do filtrowania listy operatorów:

• w polu Operator można wprowadzić fragment nazwy operatora,
• przycisk Szukaj zawęża listę operatorów do pozycji spełniających podane kryterium.

Z wyświetlonej listy należy wskazać operatora, dla którego wprowadzana lub edytowana będzie konfiguracja KSeF.

Konfiguracja KSeF zapisywana jest indywidualnie dla każdego operatora w kontekście wybranej instytucji.

Wybór instytucji

Pole Instytucja wskazuje instytucję, w kontekście której wykonywana jest konfiguracja KSeF. Instytucja musi być wcześniej zdefiniowana w oknie Instytucja - konfiguracja.

Rodzaj uwierzytelnienia

W sekcji Rodzaj uwierzytelnienia należy wybrać sposób autoryzacji:

• Certyfikat KSeF
• Token KSeF

Wybrany wariant decyduje o dalszych wymaganych danych.

Dane uwierzytelniające

W zależności od wybranego rodzaju uwierzytelnienia dostępne są pola:

• Klucz prywatny (wczytywany z pliku),
• Hasło do klucza prywatnego,
• Klucz publiczny (wczytywany z pliku),
• Token.

Opcjonalnie można zaznaczyć:

• Proś o PIN przy wysyłce i pobieraniu faktur w KSeF - po zaznaczeniu tej opcji system będzie wymagał podania wcześniej zdefiniowanego numeru PIN przy każdej operacji wysyłki lub pobierania faktur z KSeF. Opcja zwiększa bezpieczeństwo, ponieważ ogranicza możliwość wykonania operacji bez autoryzacji operatora.

Test połączenia i zapis konfiguracji

Po uzupełnieniu danych możliwe jest:

• wykonanie testu komunikacji z KSeF (Test połączenia (Cert Online)),
• zapisanie konfiguracji przyciskiem Zapis.

Po poprawnym zapisie konfiguracja KSeF staje się aktywna dla wybranego operatora i instytucji.

Certyfikat offline dla instytucji

Dotyczy wystawiania faktur [Rejestr VAT]

Zakładka Certyfikat offline dla instytucji służy do konfiguracji certyfikatu KSeF (typ 2), wykorzystywanego w trybach szczególnych KSeF, takich jak:

• ogłoszona niedostępność KSeF,
• przerwy techniczne KSeF,
• tryby offline (np. offline24, tryb awaryjny).

Certyfikat offline umożliwia wystawianie faktur poza standardowym trybem online KSeF, z jednoczesnym oznaczeniem faktury kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy. Faktury wystawione w trybie offline są następnie przekazywane do KSeF zgodnie z zasadami obowiązującymi dla danego trybu.

Zakładka Certyfikat offline dla instytucji

Charakterystyka certyfikatu offline

Certyfikat offline:

• jest przypisany do instytucji, a nie do konkretnego operatora,
• wykorzystywany jest wyłącznie w trybach szczególnych KSeF,
• nie zastępuje standardowej konfiguracji KSeF dla operatorów,
• jest wymagany do prawidłowego oznaczenia faktur wystawianych w trybie offline.

Konfiguracja certyfikatu offline

W celu skonfigurowania certyfikatu offline należy:

1. wybrać instytucję, dla której certyfikat ma obowiązywać,
2. wczytać klucz prywatny certyfikatu przy użyciu przycisku Wczytaj klucz prywatny,
3. (opcjonalnie) wprowadzić hasło do klucza prywatnego, jeżeli klucz jest zabezpieczony,
4. wczytać klucz publiczny certyfikatu przy użyciu przycisku Wczytaj klucz publiczny.

Certyfikat offline musi zostać wcześniej uzyskany w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) KSeF 2.0.

Po wczytaniu certyfikatu konieczne jest zapisanie konfiguracji przyciskiem Zapis.

Poprawnie skonfigurowany certyfikat offline będzie wykorzystywany przez system INFO-SYSTEM w sytuacjach, gdy KSeF działa w trybie niedostępności lub awarii.

Ważne

Uwaga	Certyfikat offline nie służy do codziennej pracy operatorów ani do standardowej komunikacji z KSeF. Jest on używany wyłącznie w trybach szczególnych (offline / awaryjnych) i nie zastępuje certyfikatu lub tokena skonfigurowanego dla operatora.

Ustawienia usługi synchronizacji KSeF

Zakładka służy do konfiguracji parametrów technicznych usługi odpowiedzialnej za komunikację z systemem KSeF.

Ustawienia usługi synchronizacji KSeF

Uwaga: Parametry dostępne w tej zakładce mają charakter techniczny i są domyślnie skonfigurowane. Nie należy ich modyfikować bez konsultacji z serwisem oprogramowania.

Zalecane ustawienia

Dla prawidłowego działania systemu należy upewnić się, że ustawione są:

• Środowisko KSeF: Prod – środowisko produkcyjne MF
• Tryb pracy usługi: Production – tryb produkcyjny

Opis pól

• Port HTTP usługi – port komunikacyjny usługi synchronizacji (ustawienie techniczne),
• Środowisko KSeF – wybór środowiska pracy,
• Tryb pracy usługi – określa tryb działania usługi,
• Limit oczekiwania na start [s] – maksymalny czas uruchamiania usługi,
• Klucz szyfrowania danych logowania – parametr wykorzystywany do zabezpieczenia danych uwierzytelniających.

Obsługa usługi

W dolnej części okna dostępne są przyciski:

• Uruchom serwis – uruchamia usługę synchronizacji,
• Zatrzymaj serwis – zatrzymuje usługę synchronizacji.

Dodatkowe operacje

• Test połączenia (Cert Online) – umożliwia sprawdzenie poprawności połączenia z KSeF,
• Zapisz – zapisuje wprowadzone ustawienia.

Uwagi

• Zmiana parametrów technicznych może spowodować nieprawidłowe działanie integracji z KSeF.
• W przypadku problemów z komunikacją należy skontaktować się z serwisem oprogramowania.

Ustawienie Sprzedawcy i Wystawcy

Celem prawidłowego przesyłania faktur sprzedażowych do KSeF należy zweryfikować oraz uzupełnić dane w dwóch obszarach systemu:

• dane Organu,
• dane jednostki występującej jako wystawca.

Uzupełnienie danych sprzedawcy – Organ

1. Z menu programu wybierz: Konfiguracja → Słowniki → Organ.
2. W oknie Dane Organu wprowadź dane Miasta Stołecznego Warszawa.
3. Sprawdź, czy wskazany jest prawidłowy NIP MIASTA (NIP podatnika VAT).

Uwaga: Dane w tym miejscu dotyczą podatnika VAT (Miasta), a nie jednostki organizacyjnej.

Uzupełnienie danych wystawcy w części sprzedażowej

Jeżeli na dokumencie sprzedaży występuje Wystawca (jednostka organizacyjna), należy uzupełnić jej dane w systemie.

Uzupełnienie danych w zakładce „Jednostki”

1. Przejdź do odpowiedniej konfiguracji jednostek.
2. Wybierz zakładkę Jednostki.
3. Sprawdź poprawność danych i uzupełnij brakujące informacje.
4. Wprowadź NIP jednostki (zalecane bez znaków specjalnych, np. bez kresek).
5. Przypisz jednostkę do instytucji – kliknij prawym przyciskiem myszy na wybranej pozycji i wskaż właściwą instytucję.
6. Jeżeli wykorzystywane jest ID Wew. do identyfikacji w KSeF, uzupełnij odpowiednią kolumnę.

Uwaga:

• Zaleca się wprowadzanie numeru NIP bez kresek.
• ID Wew. stosowane jest najczęściej w przypadku, gdy wystawca nie posiada własnego numeru NIP.

Uzupełnienie danych w parametrach systemu

1. Z menu programu wybierz: Konfiguracja → Parametry systemu.
2. W drzewku po lewej stronie przejdź do: Rejestr sprzedaży → Dane urzędu.
3. Wprowadź dane jednostki organizacyjnej występującej jako wystawca, w tym NIP JEDNOSTKI.
4. Jeżeli wykorzystywane jest ID Wew., uzupełnij dodatkowo pole ID Wew. KSeF.
5. Zapisz wprowadzone zmiany.

Wyjaśnienie

Parametry w sekcji Dane urzędu określają dane wystawcy przekazywane do systemu KSeF. Muszą one być zgodne z danymi jednostki faktycznie wystawiającej faktury.