Woda instrukcja

Wstęp

Ogólne informacje o instrukcji, serwisie i licencji.

O programie

Opis zmian

Wprowadzane zmiany w programie (rozwiązane błędy, nowe funkcjonalności) są rejestrowane w opisie zmian. Każdy program posiada swój opis zmian. Opis zmian dla programu Woda dostępny jest na stronie Woda opis zmian.

O programie Woda

Program pozwala na:

• Naliczanie opłat z tytuły wodomierzy i ryczałtu,
• Naliczanie opłat za wodę i ścieki z pomocą wodomierzy i ryczałtu,
• Wysyła dane do Księgowości Zobowiązań,
• sporządzanie zestawień, takich jak wykaz wodomierzy i zestawienie wpłat przeterminowanych,
• drukowanie kwitariuszy dla inkasentów,
• drukowanie zestawień odczytu dla inkasentów,
• współpracuje z PSION-em w ramach wszystkich zobowiązań.
• pracę w sieci (jednocześnie na kilku stanowiskach),

Łatwość obsługi, szybkość i wygoda dostępu do danych czynią z systemu WODA wygodne i użyteczne narzędzie do codziennej pracy.

Konfiguracja

Zabezpieczenie danych

Pod tym menu zostały zgrupowane opcje zabezpieczające bazę danych systemu WODA. Mają one pomóc w poprawnym funkcjonowaniu systemu oraz zabezpieczeniu jego przed ewentualnymi błędami.

Funkcje systemowe

Parametry systemu

Funkcja pozwala na wyświetlenie okna realizacji dostępu programu do parametrów systemu zapisanych w pliku konfiguracyjnym. Plik ten nazywa się „Woda.ini” i znajduje się w katalogu głównym programu. Można go edytować przy pomocy dowolnego edytora tekstowego, jednak ze względu na możliwość zniszczenia jego struktury zalecany jest dostęp do tego pliku z poziomu tego okna.

Ze względu na dużą ilość parametrów konfiguracyjnych zostały one pogrupowane tematycznie i umieszczone pod kolejnymi zakładkami okna.

Podstawowe

W tej zakładce ustawia się:

• Rok podatkowy - aktualny rok wszystkich obliczeń (rok sprzedaży)
• Ilość dni na zapłacenie faktury - wpisujemy liczbę dni jaką płatnik ma na zapłacenie faktury
• Minimalna kwota odsetek
• Czy rozliczenie dzienne opłaty abonamentowej? - rozliczane dziennie to jest od dnia do dnia, jeśli ustawimy na "Nie", to jest rozliczanie miesięczne
• Opłata stała - globalne ustawienie sposobu obliczania opłaty abonamentowej
• Zaokrąglenie kwoty przypisów i rat - zaokrąglanie kwot faktur (domyślnie do 1 grosza)
• Zaokrąglenie kwot częściowych - zaokrąglanie kwot częściowych np. za pozycje na fakturze (domyślnie 1 grosz)
• Zaokrąglenie kwoty VAT - zaokrąglanie kwot podatku VAT (domyślnie do 1 grosza)
• Zaokrąglenie zużycia - zaokrąglanie zużycia wody (domyślnie do 10 dm3)
• Czy pełna księgowość odsetek (noty odsetkowej)? - globalne ustawienia trybu pracy księgowości
• Opłata stała - sposób pobierania opłaty stałej

Terminy

• Termin płatności za "x" kwartał - ustawiamy terminy płatności za poszczególne kwartały
• Podpowiadaj terminy płatności - podczas wyboru kwartału podpowiadanie termin płatności zgodnie z w/w datami
• Czy rozliczenie dzienne dla wodomierzy? - zawsze dzienne
• Czy rozliczenie dzienne dla ankiet? - domyślnie TAK
• Czy rozliczenie dzienne dla usług? - domyślnie TAK
• Czy rozliczanie Brutto? - sposób obliczania faktur (domyślnie netto) - wymaga wprowadzania kwot faktur taryf odpowiednio netto lub brutto
• Dla ankiet i inny należności - rezerwa
• Czy wirtualne konta bankowe?
• Rozliczanie wg
• Data powstania obowiązku podatkowego równa terminowi płatności - zaznaczamy w celu określenia czy faktura ma być rozliczania w Rejestrze VAT na podstawie daty wystawienia faktury czy terminu płatności

Liczniki

• Numer umowy - numer umowy, przykładowo pierwszy numer w tym roku
• Numer umowy 2 - drugi numer umowy, przykładowy numer od początku ewidencji
• Karta od: - ostatnio wybrany zakres kart odbiorców
• Karta do: - ostatnio wybrany zakres kart odbiorców
• Opłata abonamentowa - okres rozliczania opłaty abonamentowej
• Ankieta (ryczałt) - domyślny okres obliczeń dla ankiet
• Wodomierze - domyślny okres obliczeń dla wodomierzy
• Usługi - domyślny okres obliczeń dla usług
• Nr startowy raty automatycznych przypisów - Koniecznie ustawiać po przegraniu danych z DOS-a na kolejny (bez analizy można ustawić na bieżący miesiąc sprzedaży), w przeciwnym przypadku ustawić na 1

Funkcje

W zakładka Funkcje określa się kolejne ustawienia programu. W funkcji Drukowanie książeczki wpłat za fakturę wstawiamy wartość z pola obok, która opisuje rodzaj książeczki.

• Drukowanie książeczki wpłat za fakturę typu - rezerwa
• Drukowanie zaległości na fakturze - możliwość drukowania salda i wykazu faktur zaległych
• Doliczanie odsetek za nieterminowe wpłaty - doliczenia not odsetkowych za nieterminowe wpłaty do kwoty do zapłaty
• Drukowanie kopii faktury - rezerwa
• Podpowiadanie ostatniego okresu dla wodomierza - podczas przygotowania faktury zawsze podpowiadaj dwa ostatnie odczyty
• Drukowanie faktur o zerowym zużyciu wody - rezerwa
• Format na wydrukach: Nazwisko i imię - na wydrukach kolejność imię, nazwisko, lub nazwisko i imię
• Obliczenia zawsze dla ostatnich odczytów - bez względu na okres rozliczania zawsze obliczenia dla 2 ostatnich odczytów
• Dla zapłaconych faktur (gotówka) termin = data wystawienia - w przypadku faktur zapłaconych u inkasenta termin płatności ustawiany na datę wystawienia (zapłacenia) faktury
• Usuwanie faktur - zaznaczenie funkcji umożliwia kasowanie błędnie wystawionych faktur. W celu usunięcia faktury z wszystkich miejsc, gdzie jest ona zapisana zaznaczamy opcję "woda, księgowość, rejestr". Funkcja usuwanie będzie aktywna tylko do momentu zamknięcia programu. Po ponownym uruchomieniu programu trzeba tą funkcję znowu włączyć
• Polskie znaki - Kod tzw. Polskich Znaków podczas wymiany danych z innymi systemami. Dotyczy to importu danych z DOS-a oraz plików we/wy z systemami inkasenckimi

PSION

• Gmina - Kod gminy
• Wersja Inkasenta - Kod nazw systemu inkasenckiego (domyślnie CIEBYDWO)
• Nazwiska Inkasentów - Lista inkasentów (od 1 do 4)
• ID Psionów - Lista IP Psion-ów (0d 1 d0 4)
• Sortowanie plików transakcyjnych z PSION-a (dotyczy Psion-a PRO) - Podczas odczytu plików transakcyjnych z systemów inkasenckich wstępne sortowanie danych - należy stosować do programu WODNIK

Skaner

{{SprawdzićSekcję}]

Napisy

Podajemy informacje, które będą pojawiać się na wydrukach. Aktualnie się nie pojawiają, ponieważ dane pobierane są z Rejestru VAT.

Inne

Możemy podać wzorce dokumentów jakie będą stosowane do poszczególnych wydruków.

• Liczba znaków w funkcjach szukania karty podatnika - Po tej liczbie program próbuje znaleźć odbiorcę (domyślnie 3)
• Edycja dokumentów przed wydrukiem - Możliwość edycji faktury przed wydrukiem
• Wyświetlanie zużycia w okienku z wprowadzeniem odczytu - Dodatkowe informacje w okienku z wprowadzeniem/ modyfikacją odczytu
• rodzaj przypisu dla naliczania - dla przypisów generowanych do faktury odpowiedni rodzaj
• wzorzec faktury - rezerwa
• Na wydruk faktury dla ankiet wydruk opisu normy - dla faktur ze składnikami typu ankieta wydruk pełnej informacji o zastosowanej normie
• Na wydruku faktury składniki bez spacji rozdzielającej (krótszy tekst towarów) - przy generowaniu standardowych opisów towarów dodatkowe spacje rozdzielające wyrazy
• Podpowiadanie wzorca umowy w zależności od wartości pól dotyczy i osoba
• WS - "łamanice" na końcu umowy dla wody i ścieków
• WODA - "łamanice" na końcu umowy dla wody
• SCIEKI - "łamanice" na końcu umowy dla ścieków

Wzorce

Możemy podać wzorce dokumentów jakie będą stosowane do poszczególnych wydruków.

Administracyjne

Wszystkie karty posiadają tzw. identyfikator którym jest ich numer. W systemie „Woda” zakres tych numerów jest ściśle związany z rodzajem osoby do której przypisana jest karta. Pod tą zakładką możemy zobaczyć jak zostały podzielone numery kart. Dodatkowo umieszczone zostały tu dane aktualnie zarejestrowanego operatora.

• Specjalne parametry systemu - informacje tylko dla autoryzowanego serwis oprogramowania
• Operator - bieżący operator
• Zakresy kart podstawowych - podział numeracji dla kart odbiorców na podstawowe i pomocnicze
• Włączenie uprawnień operatorów - program ma możliwość rozliczania operatorów oraz ograniczenie dostępu do funkcji programu
• Wydruk parametrów - wydruk wszystkich parametrów dla serwisu oprogramowania
• ID osób dla KSZOB-a - procedura naprawcza w przypadku wystąpienia błędu w programie KSZOB-ie w zestawieniu "Wykaz zaległości"
• Księgowanie faktur od .. do .. - możliwość drukowania faktur bez zamykania roku księgowego. Wystawionych faktur program nie księguje oraz nie można używać wydruku faktury z zaległościami (oczywiście nie można również księgować wpłat)

Edycja wzorców

Program jest wyposażony w specjalny edytor, ułatwiający przygotowanie wzorców dokumentów - odpowiadających standardowo wypełnianym drukom - podczas drukowania wzorce są uzupełniane o dane pracowników, dla których są drukowane.

Wzorce zapamiętywane są jako pliki RTF (Rich Text Format) - można jest przygotowywać np. edytorem MS Word.

Każdy wzorzec może zawierać makrodefinicje - skróty informacji, uzupełniane i rozwijane przez program w czasie drukowania indywidualnie dla każdej pozycji. Przy pomocy makrodefinicji można opisać np. nazwisko i adres osoby, datę, dane operatora, lub inne, szczegółowe dane. Przygotowane wcześniej dokumenty z makrodefinicjami są podczas drukowania uzupełniane o odpowiadające im informacje, różne dla każdej pozycji, i w takiej formie drukowane.

Funkcje administracyjne

Menu przeznaczone tylko dla zaawansowanych użytkowników.

Słowniki

Przed przystąpieniem do pracy w programie definiujemy słowniki. Wszystkich operacje dodawania/ odejmowania elementów słownika wykonujemy w identyczny sposób.

Słownik miejscowości

W tym oknie definiujemy miejscowości przypisując im numer identyfikacyjny. Możemy także przypisać dla danej miejscowości inkasenta.

Słownik tras inkasenta

Trasy inkasenta to opis terenów na których pracuje inkasent. W trakcie tworzenie tras musimy zachować identyczną numerację dla numeru trasy i danej miejscowości.

Słownik grup odbiorców

Zakładamy "Słownik grup odbiorców", która umożliwia nam podział taryf na poszczególne grupy (grupą są stawki). W danej grupie może wystąpić tylko jeden rodzaj danego zobowiązania.

Słownik taryf

Przy tworzeniu słownika taryf podajemy wartości, które były definiowane w wcześniejszych słownikach.

W Słowniku taryf uzupełniamy taryfy dla poszczególnych zobowiązań przypisując je do odpowiedniej grup odbiorców.

Zakładając taryfę podajemy:

• grupę - nazwa dla grupy. Koniecznie trzeba podać nazwę grupa odbiorców.
• medium - woda, ścieki, śmieci, opłata abonamentowa,
• data od - data od kiedy obowiązuje dana stawka,
• kwota - podajemy kwotę stawki netto czy brutto co jest warunkowe tym, co ustaliliśmy w Stałych parametrach systemu.
• Opłata stała - jeśli jest zdefiniowana grupa Opłaty stałe, to wtedy podajemy numer grupy odbirocy w której została zdefiniowana opłata stała. W danej grupie może wystąpić tylko jeden rodzaj zobowiązania. Opłata stałą może mieć numer grupy od 1 do 9. Grupa w której zdefiniowana jest opłata stała nie może zawierać innych zobowiązań. Jeśli chcemy ustawić Opłata stałą do medium, które musi być zdefiniowane: 8 - ścieki, 9 - woda. Jeśli jest brak opłaty stałej, to wpisujemy 0.
• Kod towaru - generujemy przyciskiem po prawej stronie. Następnie kolejnym przyciskiem umieszczonym obok, generujemy towar w magazynie (Słownik towarów) programu Rejestr VAT. Dalsze operacje wykonujemy w Rejestrze VAT. Dodatkowo w Słowniku towarów i usług dodawana jest pozycja z danym rodzajem towaru. Zmieniamy nazwę nowego towaru na nazwę właściwą jaką mamy później drukować się na fakturze, np.: opłata za wodę, opłata za ścieki. Edytujemy tą pozycję w tym słowniku tak, żeby nazwa zgadzała się z kodem - wystarczy skopiować.

Uwaga! Dla PSION-a kod towaru i numer opłaty stałej w Słowniku taryf musi być wszędzie wypełniony.

Słownik usług

Umożliwia nam zdefiniowanie dodatkowych opłat. Definiujemy rodzaje usług podając klasyfikację PKWiU, stawkę VAT, jednostki miary, grupę i kod usług.

Słownik mediów

Okno umożliwia podgląd mediów.

Słownik rodzajów wodomierzy

Wykaz rodzajów wodomierz wraz z uwagami.

Normy zużycia

Ustalamy dla poszczególnych grup odbiorców poszczególne normy. W celu ustalenie normy wybieramy grupę odbiorców, a następnie klikamy dwukrotnie na sposób zużycia wody. Podajemy wysokości zużycia dla poszczególnych norm wynikających z ustawy. Te normy z których będziemy korzystać podając wartości miesięczne dla wody i ścieków oraz jednostki miary.

Import danych

Import z systemu DOS

• konto księgowe dla opłaty stałej - dla każdej karty odbiorcy zawsze tworzone jest konto księgowe dla opłaty stałej (48),
• tylko odczyty od roku 2007 - nie wczyta starszych odczytów niż z 2007,
• taryfy od 2009 - pomija wszystkie taryfy sprzed 2009 roku,
• generowaniu towarów w magazynie - WODA tworzy fakturę poprzez Rejestr VAT, który który wymaga zdefiniowanego towaru w magazynie (w przeciwieństwie do systemu DOS).

Import danych USKOMP

Zanim przystąpimy do importowania danych, utwórz wcześniej kopię bazy danych. Importowanie danych składa się z 5 części:

1. wczytanie słowników ,
2. wczytanie danych osobowych,
3. tworzenie kart kontowych dla odbiorców,
4. wczytanie danych o wodomierzach i ankietach,
5. wczytanie faktur.