Płace - PPK w sektorze publicznym

Wstęp

Podmioty z sektora finansów publicznych mają obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK do 26 marca 2021, a umowy o prowadzenie PPK do 10 kwietnia 2021.

Kolejne kroki do PPK

1. Wybór instytucji finansowej - lista instytucji finansowych.
2. Podpisanie umowy o zarządzanie i umowy o prowadzenie PPK z wybraną instytucją finansową.
3. Wprowadzenie PPK - rejestracja uczestników:
   • łatwo: wprowadzenie danych ręcznie na dedykowanym portalu, udostępnionym przez wybraną instytucje finansową
   • łatwiej: przygotowanie danych w programie kadrowo-płacowym, następnie wyeksportowanie ich do pliku i import na dedykowanym portalu, udostępnionym przez wybraną instytucje finansową,
   • najłatwiej - zarządzanie PPK poprzez API, automatyzacja procesu przekazania danych (w przyszłości).
4. Odprowadzanie składek na PPK.

Wspierane instytucje

Aplikacja Kadry i Płace umożliwia przygotowanie danych, a następnie wyeksportowanie ich do pliku w następujących formatach:

• dla Moventum Sp. z o.o. - format CSV,
• dla Pekao Financial Services - format JSON,
• dla PKO BP Finat Sp. z o.o. - format iPPK XML oraz iPPK CSV,
• dla ProService Finteco - format CSV,
• oraz dodatkowo PPE PZU - format CSV.

W przypadku agenta transferowego PKO BP Finat Sp. z o.o. przygotowany oraz przetestowany został mechanizm eksportu pliku z danymi PPK w zakresie: 
*rejestrowanie nowych pracowników,
*zawieszenie wpłat,
*powrót do opłacania składek,
*przekazywanie składek,
*korekty składek.

Wyboru formatu i sposobu komunikacji dokonuje się podczas edycji słownika grup do zestawień.

Szczegółowy poradnik jest m.in. tutaj.

Instytucje finansowe / Agenci transferowi

Instytucje finansowe w ramach prowadzenia PPK korzystają z usług agentów transferowych:

Moventum Sp. z o.o.

• AXA Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A.
• Nationale-Nederlanden Powszechne Towarzystwo Emerytalne S.A.
• NN Investment Partners TFI S.A.
• Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych Allianz Polska S.A.

Pekao Financial Services Sp. z o. o.

• Aegon Powszechne Towarzystwo Emerytalne S.A.
• ESALIENS Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych SA
• Pekao Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A.
• Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych PZU SA

PKO BP Finat Sp. z o.o.

• Compensa Towarzystwo Ubezpieczeń na Życie S.A.
• PFR Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A.
• PKO Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych SA
• Pocztylion – Arka Powszechne Towarzystwo Emerytalne S.A.

ProService Finteco Sp. z o.o.

• Aviva Investors Poland Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A.
• BNP Paribas Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A.
• BPS Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A.
• Generali Investments Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych SA
• Investors Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A.
• Millennium Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A.
• Santander Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A.
• Skarbiec Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A.

Agent transferowy (nazywany też agentem obsługującym) to podmiot, który świadczy usługi finansowe na rzecz podmiotów prowadzących PPK – czyli towarzystw funduszy inwestycyjnych, powszechnych towarzystw emerytalnych i zakładów ubezpieczeń.

Więcej informacji:

• Instytucje finansowe
• Rola agenta transferowego w Pracowniczych Planach Kapitałowych (PPK)

Kadry i Płace

Zapis szkolenia, które przeprowadziliśmy na początku lutego dostępny jest tutaj: https://groszek.pl/pob/ppk_210204.mp4

Konfiguracja

• największa praca to rejestracja pracowników chętnych, trzeba wprowadzić ich dane
• niektóre firmy nadają pracownikom identyfikator, i wówczas trzeba go uzupełnić w danych kadrowych, inne wykorzystują pesel/id pracownika
• zmiany po zarejestrowaniu dotyczą pojedynczych osób, i nie powinny być kłopotliwe (zawieszenie składek, zmiana wysokości składek, powrót do płacenia - zawsze na wniosek pracownika)
• co miesiąc odprowadza się zbiorczo składki przelewem i załącza plik ze specyfikacją pracowników i wysokością ich składek
• W słownikach dodano konfiguracje PPK – możliwość specyfikacji formatu danych, rachunku bankowego, numeru umowy
• grupy do zestawień - wybór konfiguracji PPK
• dane pracowników – podawane są wysokości składek (plany kapitałowe), zawieszenie składek (składki okresowe)
• Menu Pracownicy-Wykaz do PPK – możliwość wyboru pracowników i przygotowania plików do komunikacji z PPK, zawierających opis wybranych akcji
• Konieczność uzupełnienia danych kadrowych pracowników: pesel, dowód osobisty, adres mailowy/telefon
• Ślad po wykonaniu akcji: dziennik zdarzeń, plik PRZYG_PPK.TXT, historia do podglądu, dane pracownika

Składki

• Menu > Zestawienia płacowe> Wykaz składek do PPK - wybór zakresu danych i podgląd danych, możliwość przygotowania pliku z eksportem danych do przekazania do PPK
• po przygotowaniu pliku pokazane jest podsumowanie z kwotami, które jest zapisywane także w dzienniku zdarzeń, cała paczka otrzymuje unikalny identyfikator (data i czas), zapisywany przy liście płac pracownika i widoczny na podglądzie
• przy naliczaniu listy płac jest combo, pozwalające uwzględnić składki pracodawcy z bieżącego/poprzedniego miesiąca w podstawie opodatkowania pracownika na naliczanej liście

Tę opcję należy wybrać tylko przy naliczaniu jednej, najczęściej podstawowej listy płac. Program sprawdza przed naliczeniem, czy wcześniej u któregoś pracownika było już to wykonane, i jeżeli tak, wyświetla odpowiedni komunikat, ale nie blokuje naliczenia - pozwala to np. ponownie przeliczyć listę płac. naliczenie składek PPK najłatwiej podejrzeć na Wykazie list płac, wybierając do jednej z kolumn kwotę składek pracodawcy lub pracownika.

• informacje o wykorzystaniu składek pracodawcy w podstawie podatku są pokazywane w informacji o liście płac oraz na RMUA
• kwota składek pracownika drukowana jest na liście płac w kolumnie potrąceń i na RMUA, kwota składek pracodawcy jest drukowana zbiorczo na podsumowaniu listy
• kwoty składek pracodawcy i ubezpieczonego są także na zestawieniu składek ubezpieczeniowych
• funkcja przygotowania przelewów potrąceń przygotowuje także przelewy do PPK, oddzielny zestaw dla każdej sesji przygotowania danych (wg identyfikatorów przy liście płac)
• w sytuacji zawieszenia płacenia składek przez pracownika informacja o tym jest zapisywana w Składkach okresowych
• po ustaniu zatrudnienia danego pracownika pracodawca nie usuwa go z listy uczestników PPK. Po prostu nie przekazuje już za niego wpłat do PPK. Ustawa nie nakazuje pracodawcy informować instytucję finansową o zakończeniu zatrudnienia danego pracownika

Przygotowanie składek jest wykonywane w funkcji Wykaz składek PPK w Zestawieniach płacowych. Należy wybrać zakres danych i listy płac, program zaprezentuje wykaz osób wraz z ich składkami.

Po kliknięciu przycisku Zapisz do pliku przygotowany zostanie plik ze składkami w formacie wybranym w grupie do zestawień pracowników, oraz zostanie wysłany on do firmy, prowadzącej PPK. Po zakończeniu program pokazuje łączne kwoty składek na które należy dokonać przelewu.

Każdorazowo po przygotowaniu pliku ze składkami otrzymuje on unikalny identyfikator, zapisywany przy liście płac. Jeżeli dane, posiadające już identyfikator (czyli wcześniej objęte eksportem składek) zostaną ponownie wybrane, program pokazuje informację o tym, ale nie blokuje wyboru. Identyfikator eksportu składek można podejrzeć w oknie z informacją o listach płac pracownika, lub wybrać go jako kolumnę w Wykazie list płac.

Funkcja Przelewy potrąceń wykorzystuje identyfikator pliku do przygotowania przelewów na potrącenia, zawarte w tym pliku (sesji eksportu).

Komunikacja z API

W przyszłości planujemy umożliwić zarządzanie PPK za pośrednictwem API.