KBiP faktury elektroniczne z KSeF

KBiP wersja >= 2026.0.0.1xx.1xx

Aplikacja Księgowość Budżetowa i Planowanie od wersji 2026.0.0.1xx.1xx umożliwi wczytywanie (z .XML) oraz automatyczne odbieranie (poprzez API KSeF) faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Więcej informacji o KSeF znajduje się na stronie Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Wczytanie eFaktury z pliku XML

Wczytywanie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) z plików XML będzie opcją bezpłatną, zaimplementowaną w aplikacji KBiP. 

Uruchamiając aplikację Budżet z menu głównego wybieramy kolejno: UmowyFV > Rejestracja i zaangażowanie faktur, tam klikając na przycisk eFaktura XML mamy możliwość zaimportowania wskazania pliku .XML z fakturą ustrukturyzowaną (wcześniej odebraną i pobraną przez aplikację wybranego Brokera PEF).

Przycisk eFaktura XML służący do wczytywania efaktur

Kolejne kroki, które wykonuje operator w celu wczytania e-Faktur z KSeF do aplikacji KBiP:

1. Zalogowanie się do Aplikacji KSeF 2.0.
2. Wyświetlenie faktury i jej wydrukowanie **lub** pobranie pliku XML z systemu.
3. Wprowadzenie faktury do obiegu dokumentów poprzez:
   • ręczne zaksięgowanie na podstawie wydruku,
   • wczytanie pobranego pliku XML do systemu Budżet.

Automatyczne odbieranie faktur z KSeF przez API

Pobranie faktury z KSeF

Faktury pobrane z KSeF mogą zostać pobrane:

• do obiegu dokumentów i tam przydzielenie do osoby lub wydrukowanie i zaniesienie papierowo,

lub

• do nowej aplikacji Rejestr KSeF (nazwa robocza) i tam przydzielenie do osoby (lub bezpośrednio do KBiP) lub wydrukowanie i zaniesienie papierowo.

Obieg i opisanie faktury

• W przypadku braku systemu UmowyFV – faktura jest opisywana ręcznie i przekazywana do działu księgowości.
• W przypadku wykorzystania systemu UmowyFV – możliwe jest elektroniczne opisanie faktury i:
  • wydrukowanie opisu,
  • przesłanie pliku PDF do podpisu.

Uwaga! W sytuacji, gdy w fakturze KSeF znajduje się numer umowy lub wniosku, system **UmowyFV** automatycznie przeprowadzi opis i zadekretowanie dokumentu.

Księgowanie w budżecie

Faktury mogą być księgowane w systemie budżetowym na podstawie:

• wydrukowanego dokumentu,
• pliku XML pobranego z KSeF.

Podczas księgowania system automatycznie podpowie dane takie jak: numer faktury, kontrahent, daty, opis. Dodatkowo możliwe jest uzupełnienie klasyfikacji, kwot oraz kont księgowych.

Aplikacja Rejest KSeF

Nowa aplikacja '"Rejestr KSeF umożliwia:

• pobieranie faktur z KSeF i ich przydzielanie do właściwego wydziału lub bezpośrednio do budżetu,
• zmianę statusu dokumentu na przydzielony,
• zwrócenie już przydzielonego dokumentu (np. z modułu **UmowyFV** lub KBiP) wraz z podaniem przyczyny – w takim przypadku status zmienia się na zwrócony,
• automatyczną zmianę statusu na zaksięgowany po zakończeniu procesu księgowania,
• odrzucenie faktury w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości – dokument zostaje wówczas odrzucony w KSeF i zwrócony do wystawcy.