Rejestr VAT konfiguracja wysyłki faktur do KSeF

Niniejsza instrukcja opisuje proces konfiguracji aplikacji Rejestr VAT w celu umożliwienia wysyłki faktur do systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur).

Proces konfiguracji składa się z dwóch głównych etapów:

• dodania instytucji,
• konfiguracji integracji z KSeF.

Przed rozpoczęciem konfiguracji KSeF należy posiadać ważny certyfikat KSeF lub token KSeF uzyskany w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) KSeF 2.0.

Dodanie instytucji

Aby rozpocząć konfigurację, należy dodać instytucję.

Ścieżka dostępu

Menu: Konfiguracja → Instytucje - konfiguracja

Konfiguracja instytucji

Konfiguracja KSeF wykonywana jest dla operatora w kontekście konkretnej instytucji. Dlatego przed przejściem do konfiguracji KSeF należy zdefiniować lub wybrać odpowiednią instytucję.

Opcja Instytucje - konfiguracja dostępna jest w menu Konfiguracja aplikacji Rejestr VAT.

Okno Instytucje - konfiguracja

Zarządzanie instytucjami

W oknie Dane urzędu możliwe jest:

• przeglądanie instytucji zapisanych w bazie danych,
• dodawanie nowych instytucji (Nowy),
• edycja istniejących danych (Edytuj),
• wybór instytucji do dalszej pracy (Wybierz).

Dane identyfikacyjne instytucji

Dla instytucji należy uzupełnić m.in.:

• KRS
• NIP
• REGON
• nazwę instytucji
• dane adresowe i kontaktowe

Przykładowe uzupełnione dane instytucji

Dane instytucji można automatycznie pobrać z BIR (Baza Internetowa REGON) na podstawie:

• numeru KRS,
• numeru NIP,
• numeru REGON.

Po zapisaniu danych instytucji możliwe jest przejście do konfiguracji KSeF.

Konfiguracja KSeF

Po dodaniu instytucji należy przejść do opcji KSeF - konfiguracja z menu Konfiguracja.

Ścieżka dostępu

Menu: Konfiguracja → KSeF - konfiguracja

Certyfikaty / Tokeny dla Użytkowników

Okno KSeF - konfiguracja

Konfiguracja w tym oknie zapisywana jest dla konkretnego operatora i wybranej instytucji.

Po otwarciu okna KSeF - konfiguracja wyświetlana jest lista wszystkich operatorów zdefiniowanych w systemie.

W górnej części okna dostępne jest pole Operator oraz przycisk Szukaj, które służą do filtrowania listy operatorów:

• w polu Operator można wprowadzić fragment nazwy operatora,
• przycisk Szukaj zawęża listę operatorów do pozycji spełniających podane kryterium.

Z wyświetlonej listy należy wskazać operatora, dla którego wprowadzana lub edytowana będzie konfiguracja KSeF.

Konfiguracja KSeF zapisywana jest indywidualnie dla każdego operatora w kontekście wybranej instytucji.

Wybór instytucji

Pole Instytucja wskazuje instytucję, w kontekście której wykonywana jest konfiguracja KSeF. Instytucja musi być wcześniej zdefiniowana w oknie Instytucja - konfiguracja.

Rodzaj uwierzytelnienia

W sekcji Rodzaj uwierzytelnienia należy wybrać sposób autoryzacji:

• Certyfikat KSeF
• Token KSeF

Wybrany wariant decyduje o dalszych wymaganych danych.

Dane uwierzytelniające

W zależności od wybranego rodzaju uwierzytelnienia dostępne są pola:

• Klucz prywatny (wczytywany z pliku),
• Hasło do klucza prywatnego,
• Klucz publiczny (wczytywany z pliku),
• Token.

Opcjonalnie można zaznaczyć:

• Proś o PIN przy wysyłce i pobieraniu faktur w KSeF - po zaznaczeniu tej opcji system będzie wymagał podania wcześniej zdefiniowanego numeru PIN przy każdej operacji wysyłki lub pobierania faktur z KSeF. Opcja zwiększa bezpieczeństwo, ponieważ ogranicza możliwość wykonania operacji bez autoryzacji operatora.

Test połączenia i zapis konfiguracji

Po uzupełnieniu danych możliwe jest:

• wykonanie testu komunikacji z KSeF (Test połączenia (Cert Online)),
• zapisanie konfiguracji przyciskiem Zapis.

Po poprawnym zapisie konfiguracja KSeF staje się aktywna dla wybranego operatora i instytucji.

Certyfikat offline dla instytucji

Dotyczy wystawiania faktur [Rejestr VAT]

Zakładka Certyfikat offline dla instytucji służy do konfiguracji certyfikatu KSeF (typ 2), wykorzystywanego w trybach szczególnych KSeF, takich jak:

• ogłoszona niedostępność KSeF,
• przerwy techniczne KSeF,
• tryby offline (np. offline24, tryb awaryjny).

Certyfikat offline umożliwia wystawianie faktur poza standardowym trybem online KSeF, z jednoczesnym oznaczeniem faktury kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy. Faktury wystawione w trybie offline są następnie przekazywane do KSeF zgodnie z zasadami obowiązującymi dla danego trybu.

Zakładka Certyfikat offline dla instytucji

Charakterystyka certyfikatu offline

Certyfikat offline:

• jest przypisany do instytucji, a nie do konkretnego operatora,
• wykorzystywany jest wyłącznie w trybach szczególnych KSeF,
• nie zastępuje standardowej konfiguracji KSeF dla operatorów,
• jest wymagany do prawidłowego oznaczenia faktur wystawianych w trybie offline.

Konfiguracja certyfikatu offline

W celu skonfigurowania certyfikatu offline należy:

1. wybrać instytucję, dla której certyfikat ma obowiązywać,
2. wczytać klucz prywatny certyfikatu przy użyciu przycisku Wczytaj klucz prywatny,
3. (opcjonalnie) wprowadzić hasło do klucza prywatnego, jeżeli klucz jest zabezpieczony,
4. wczytać klucz publiczny certyfikatu przy użyciu przycisku Wczytaj klucz publiczny.

Certyfikat offline musi zostać wcześniej uzyskany w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) KSeF 2.0.

Po wczytaniu certyfikatu konieczne jest zapisanie konfiguracji przyciskiem Zapis.

Poprawnie skonfigurowany certyfikat offline będzie wykorzystywany przez system INFO-SYSTEM w sytuacjach, gdy KSeF działa w trybie niedostępności lub awarii.

Ważne

Uwaga	Certyfikat offline nie służy do codziennej pracy operatorów ani do standardowej komunikacji z KSeF. Jest on używany wyłącznie w trybach szczególnych (offline / awaryjnych) i nie zastępuje certyfikatu lub tokena skonfigurowanego dla operatora.