Auta instrukcja

Wstęp

Ogólne informacje o instrukcji, serwisie i licencji.

O programie

Opis zmian

Wprowadzane zmiany w programie (rozwiązane błędy, nowe funkcjonalności) są rejestrowane w opisie zmian. Każdy program posiada swój opis zmian. Opis zmian dla programu Auta dostępny jest na stronie Auta opis zmian.

O programie Podatki

Program Auta jest programem do prowadzenia ewidencji podatku od środków transportowych. Program pozwala na:

• wprowadzanie niezbędnych informacji o środkach transportowych podatników,
• naliczania podatku dla wszystkich, wybranych lub pojedynczych środków transportowych,
• rozliczanie podatku zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi księgowości,
• wykonywanie zestawień ułatwiających ściąganie zaległych podatków oraz umożliwiające prognozowanie wpływów do budżetu gminy,
• integrację z innymi systemami (KASA, PODATKI),
• pracę w sieci (jednocześnie na kilku stanowiskach),
• pobieranie danych z innych programów (np. ewidencji pojazdów Wydziału Komunikacji).

Łatwość obsługi, szybkość i wygoda dostępu do danych czynią z systemu AUTA wygodne i użyteczne narzędzie do codziennej pracy.

Konfiguracja

Zabezpieczenie danych

Pod tym menu zostały zgrupowane opcje zabezpieczające bazę danych systemu AUTA. Mają one pomóc w poprawnym funkcjonowaniu systemu oraz zabezpieczeniu jego przed ewentualnymi błędami.

Przygotowanie do importu z DOSa

Importowanie danych jest funkcją dla administratora systemu, jeśli nie masz kopii bazy OPUŚĆ tę opcje. Przygotowanie bazy składa się z 2 części:

1. kasowanie ewentualnych danych w bazie „IS_PDK.GDB” i odczytanie parametrów z systemu DOS,
2. kasowanie danych osobowych - NIE wykonuj jeśli dołączasz „Auta” do istniejącej bazy np. podatków.

Zapoznaj się z opisem przenoszenia danych z systemu AUTA DOS zawartym w pliku NoweAuta.doc z sierpnia 2005 roku.

Import z systemu DOS

Importowanie danych jest funkcją dla administratora systemu jeśli nie masz kopii bazy OPUŚĆ tę opcje. Importowanie danych składa się z 5 części:

1. wczytanie słowników z systemu DOS,
2. wczytanie danych osobowych,
3. tworzenie kart kontowych dla podatników,
4. wczytanie danych o pojazdach,
5. wczytanie danych księgowych.

Pliki systemu Auta DOS powinny być w podkatalogu o nazwie Dane2Win:

1. au_kart.dbf	4. st_rodz.dbf	7. rodzaj.dbf	10. finanse.dbf
2. au_pod.dbf	5. st_stwki.dbf	8. sl_auta.dbf	11. fin_arc.dbf
3. au_tab.dbf	6. st_stwk2.dbf	9. akonfig.dbf	12. upomnien.dbf

Import stawek z DOS

Funkcja służy do pobierania danych z systemu AUTA działającym w DOS-ie.

Parametry systemu

Parametry systemu

Funkcja pozwala na wyświetlenie okna realizacji dostępu programu do parametrów systemu zapisanych w pliku konfiguracyjnym. Plik ten nazywa się „Auta.ini” i znajduje się w katalogu głównym programu. Można go edytować przy pomocy dowolnego edytora tekstowego, jednak ze względu na możliwość zniszczenia jego struktury, zalecamy dostęp do tego pliku z poziomu tego okna.

Ze względu na dużą ilość parametrów konfiguracyjnych zostały one pogrupowane tematycznie i umieszczone pod kolejnymi zakładkami okna. Do szybkiego wywołania stałych parametrów służy skrót klawiszowy: <Ctrl>+.

Podstawowe

W tym oknie ustawiamy:

• Rok księgowy - aktualny rok podatkowy,
• Dzień odsetek - dzień naliczania odsetek,
• Minimalna kwota odsetek,
• parametry związane z zaokrąglaniem kwot naliczanych podatków.

W sytuacji, kiedy zmienimy rok podatkowy pojawi się komunikat „aktualizacja bazy … proszę czekać”. Czekamy, aż procedura zostanie wykonana po czym możemy kontynuować ustawianie parametrów programu. W wypadku wprowadzenia nowego roku podatkowego pojawi się okno zarządzania stawkami (por. „Administracja stawkami”). Za jego pomocą można skopiować stawki z wcześniejszego roku podatkowego na właśnie wprowadzony. Aby tego dokonać należy nacisnąć przycisk i poczekać, aż pasek aktualizacji dojdzie do 100%.

Terminy

Ustawiamy:

• Terminy rat dla raty pierwszej i drugiej,
• Sposób liczenia rat,
• Szablon według, którego ma być sporządzony numer rejestracyjny z wyborem długości znaków.

Liczniki

Liczniki służą do numerowania dokumentów i spraw.

Przycisk niebieskiej strzałki w prawo wykorzystujemy do kopiowania aktualnego numeru na miejsce numeru poprzedniego, po czym zastępujemy zapisany numer nowym. Przywracanie poprzedniego numeru odbywa się poprzez wybranie pomarańczowego przycisku.

Funkcje

W tej zakładce ustawiamy:

• Naliczania podatku pojazdom wyrejestrowanym,
• Domyślne ustawienie strategii tworzenia przypisu,
• Drukowanie decyzji z uwzględnieniem wpłat,
• Drukowanie kopii decyzji,
• Kwoty na decyzjach bez odsetek,
• Podpowiadanie kwot na deklaracjach,
• Powiązanie Auta z KSZOB,
• Tryb - umożliwia zdecfiniowanie trybu według którego będą tworzone przypisy.

Dane z WK

Zakładkę zwraca informację czy system posiada aktualną licencję na aktualizację bazy, danymi z wydziału komunikacji. Dodatkowo ustawiany jest tu system kodowania polskich znaków.

Napisy

Może podać stałe napisy, które będą umieszczane na wydrukach.

Inne

Zawiera pozostałe funkcje:

• Liczba znaków w funkcjach szukania - określamy po wpisaniu ilu znaków w oknie Edycja karty,
• Wyświetlanie wszystkich osi w stawkach,
• Wyświetlanie wszystkich operacji w głównym okienku programu,
• Wybieramy: rodzaje przypisu, wzorzec decyzji podatkowej, wzorzec postanowienia,
• Edycja dokumentów przed wydrukiem,
• Specjalne funkcje księgowe.

W polu na dole okno wyświetla się nam aktualna wersja programu.

Administracyjne

Ramka Zakresy kart. Wszystkie karty posiadają tzw. identyfikator, którym jest ich numer. W systemie „Auta” zakres tych numerów jest ściśle związany z rodzajem osoby do której przypisana jest karta. Pod tą zakładką widzimy przyporządkowanie grup dla danego zakresu kont.

Ramka Operator. Pozwala podejrzeć uprawnienia przypisane do zalogowanego operatora (jego identyfikator, nazwę itp.). Uprawnienia można zmieniać przy pomocy programu „ADMIN3”, dokładny opis znajduje się w rozdziale „Uprawnienia”. Poniżej znajduje się lista dostępnych uprawnień ułożona od najmocniejszego do najsłabszego:

• AUADM – administracyjne,
  • AUPAR – konfiguracja systemu,
    • AUDWK – dyskietka z systemem rejestr pojazdów,
      • AUKSF – księgowanie osób fizycznych,
      • AUKSP – księgowanie osób prawnych,
        • AUZMF – zmiana danych dotycząca osób fizycznych,
        • AUZMP – zmiana danych dotycząca osób prawnych,
          • AUINF – informacje dotyczące osób fizycznych,
          • AUINP – informacje dotyczące osób prawnych.

Uprawnienia dziedziczą po sobie. Oznacza to, że uprawnienie mocniejsze pozwala korzystać z uprawnień słabszych, ale nie na odwrót. Przykładowo, operator posiadając uprawnienie AUKSF może wprowadzać dane zarówno osób fizycznych jak i prawnych, zaś operator posiadający uprawnienie AUZMP nie może zmieniać danych ksiegowych. Dodatkowo z poziomu zakładki można wydrukować zestawienie parametrów systemu (przycisk "Wydruk parametrów systemu AUTA").

Stawki podatku

Podstawową funkcją systemu jest naliczanie podatku od środków transportowych. Aby naliczenie wykonywało się poprawnie należy wprowadzić właściwe stawki podatku. Stawki podatku ustalamy dla klas pojazdów. Klasy pojazdów definiowane są przez Słownik rodzajów pojazdów i Słownik klasyfikacji pojazdów. Pierwszy dzieli pojazdy na rodzaje np: autobusy, samochody specjalne itd., drugi wyróżnia klasę dla której ustalana jest stawka podatku, np: autobusy…, mniej niż 30 miejsc (10-29). Jeżeli w słowniku klasyfikacji pojazdów zostanie dodana pozycja, oznacza to, że pojawi się ona również w stawkach podatku.

Przed pierwszym w danym roku naliczeniem podatku koniecznie wprowadzamy stawki podatku dla każdej klasy pojazdów.

Wprowadzenie stawek jest proste. Wybieramy opcję programu Stawki podatku w okienku wyświetlone zostaną rodzaje pojazdów. Następnie wybieramy określony rodzaj pojazdu i rozwijamy kategorię poprzez naciśnięcie na plus. W rozwiniętym menu klas wybiera się rodzaj pojazdu. Aby dokonać zmiany stawki klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na stawce, po czym dokonujemy zmiany stawki. Teraz wystarczy nacisnąć przycisk "Zapisz", aby dokonane zmiany zostały zapamiętane. W przypadku stawek maksymalnych istnieje możliwość automatycznego wprowadzenia wszystkich stawek. Należy w ramce „Stawki” ustawić maksymalne. Po tym zabiegu początkowo nieaktywny klawisz stanie się aktywny: "Maksymalne wg grup". Jego wybranie spowoduje wyświetlenie następującego zapytania: „Czy wprowadzić kwoty stawek maksymalnych z grup pojazdów?”. Wybranie "Tak" spowoduje wprowadzenia maksymalnych stawek.

Edycja wzorców

Wzorzec jest specjalnie przygotowanym szablonem wydruku dla dokumentów. Podczas drukowania, wzorce automatycznie są uzupełniane są danymi. Możliwe jest modyfikowanie wzorców. Możemy w tym celu wykorzystać edytor wbudowany w program, bądź np.: MS WORD, WORDPAD.

Wzorce są zapamiętywane jako pliki RTF (eng. Rich Text Format).

Każdy wzorzec może zawierać makrodefinicje - skróty informacji, uzupełniane i rozwijane przez program w czasie drukowania indywidualnie dla każdej pozycji. Przy pomocy makrodefinicji można opisać np. nazwisko i adres osoby, datę, dane operatora, lub inne, szczegółowe dane. Przygotowane wcześniej dokumenty z makrodefinicjami są podczas drukowania uzupełniane o odpowiadające im informacje, różne dla każdej pozycji, i w takiej formie drukowane.

Wszystkie dokumenty w systemie Auta drukowane są według wzorców. Znajdują się one w folderze z programem w katalogu \DOC: C:\Program Files\U.I. INFO-SYSTEM\AUTA\DOC [domyślnie]

W programie istnieje możliwość stworzenia dokumentu (plik RTF) zawierającego dowolny opis oraz dodania do niego makrodefinicji, które podczas drukowania rozwijają się na odpowiedni tekst (np. dane właściciela, adres nieruchomości, itp.). Makrodefinicje (skrót makra) mają postać: @nazwa_makra() i wpisane w dowolne miejsce wzorca dokumentu rozwijają się (pomijając swą nazwę) na odpowiedni opis.

W wypadku, gdy występuje więcej niż jedna osoba/ podatnik, itp., to taką osobę uwzględniamy również na wydruku. W tym celu dodajemy kolejne makro i na jego końcu dopisujemy cyfrę odpowiadającą kolejno dodanej osobie (np.: @nazwa_makra1).

Administracja stawkami

Funkcja zarządzania stawkami. Można dzięki niej skopiować istniejące stawki na nowy rok, zweryfikować istniejące itp.

Wszystkie operacje zatwierdza się poprzez wybranie przycisku "Kopiuj stawki".

Funkcje administracyjne

Tylko dla zaawansowanych użytkowników. Uruchomienie wymaga podania hasła.

Przeniesienie pojazdów 3,5 tony

Oko umożliwia nam automatyczne przeniesienie pojazdów z grup 3,5 tony do grupy G-A.

Słowniki

Rodzaje pojazdów

Wprowadzając pojazd do bazy danych musimy podać rodzaj i klasę pojazdu. Na podstawie tych danych program odczytuje odpowiednią stawkę podatku. Dla utrzymania poprawności danych w systemie, znajduje się słownik rodzajów pojazdów. Przy wprowadzaniu danych program sprawdza czy wprowadzony rodzaj pojazdu znajduje się w słowniku i nie pozwala na wprowadzenie nieznanego rodzaju. Słownik jest to wykaz dozwolonych kodów pola „Rodzaj pojazdu”. Rodzaj rozumiany jest jako wyróżnik pojazdu, np.: samochody ciężarowe, autobusy, przyczepy. W systemie przyjęto jednoznakowy kod rodzaju. Rozpoczynając pracę z systemem należy na początku sprawdzić czy posiadany słownik rodzajów odpowiada wymaganiom. Klikając na przycisk "Zestawienie" możemy wydrukować wszystkie pozycje zawarte w słowniku.

Klasyfikacja pojazdów

Każdy pojazd musi być zaklasyfikowany do określonej klasy pojazdów, z którą związana jest stawka podatku. Tę klasyfikację umożliwia nam Słownik klasyfikacji pojazdów. Klasy są rozwinięciem (uszczegółowieniem) Słownika rodzajów pojazdów (stąd w pierwszej kolejności przygotowujemy ten słownik).

W zależności od wprowadzanych stawek należy posłużyć się słownikiem Klasyfikacja pojazdów (maksymalna/ minimalna).

Klasyfikacja pojazdów (maks)

W przypadku wprowadzania stawek minimalnych używamy tego słownika.

Klasyfikacja pojazdów (mini)

W przypadku stawek maksymalnych używamy tego słownika.

Grupy pojazdów

Słownik Grupy pojazdów dzieli samochody na grupy do których przypisane są odpowiednie stawki. Poszczególne stawki są wartościami maksymalnymi podatku naliczanego za pojazd. Poprawne wpisanie stawek w słowniku umożliwia automatyczne wprowadzenie stawek maksymalnych pojazdów w słowniku Parametry systemu > Parametry systemu > Stawki podatku.

Rodzaje pojazdów wg WK

Słownik grupuje wszystkie rodzaje pojazdów według kodów stosowanych w systemie rejestracji pojazdów.

Katalog pojazdów

Szczegółowy spis samochodów z uwzględnieniem ich parametrów opracowany został przez Instytut Transportu Samochodowego.

W górnej części okna znajduje się panel wyszukiwarki. Wpisanie hasła w jedno z pól i wybranie przycisku uruchomi proces wyszukiwania. Pamiętamy, że w przypadku pól „Jaka marka” i „Jaki model” hasło wyszukiwania należy zakończyć znakiem %. W innym przypadki program nic nie znajdzie. Wielkość liter również ma znaczenie dla wyszukiwarki.

Funkcje pomocnicze

Funkcje pomocnicze wykonują niektóre operacja na bazie danych, zmiany związane z operatorami i wyświetlają podstawowe informacje o systemie.

Informacje o środowisku

Podstawowe informacje o systemie AUTA.

Zmiana operatora

W przypadku pracy programu z wieloma operatorami, po wybraniu tej opcji wyświetla się okno pozwalające na podanie nazwy i hasła nowego operatora. Następnie wybieramy bazę z której korzystamy (w przypadku, gdy używamy więcej niż jednej) i zatwierdzamy. Gdy logowanie operatora nie powiedzie się, aktualne pozostaje poprzednie logowanie.

Zmiana hasła operatora

Funkcja „Zmiana hasła operatora” służy do zmienienia obecnego hasła aktualnie zalogowanego operatora na nowe. W tym celu należy:

1. Wpisać stare hasło,
2. Wpisać nowe hasło,
3. Potwierdzić poprawność nowego hasła.

W przypadku poprawnego przeprowadzenia operacji zmiany hasła wyświetli się stosowny komunikat. Błąd w wypełnianiu poszczególnych pól również zostanie zakomunikowany odpowiednim komunikatem.

Zmiana bazy danych

Po wybraniu tej opcji wyskoczy okienko z bazami podpiętymi do programu. Zaznaczamy aktualnie potrzebną i zatwierdzamy. Na koniec wystarczy się ponownie zalogować.

Ustawienia drukarki

Ustalamy tu między innymi:

• drukarkę z której będziemy korzystać,
• wielkość kartki na której będziemy drukować.

W ramce "Ustawienia ogólne" ustawiamy wysłanie pokwitowania bezpośrednio do portu drukarki. Przyśpiesza to w znacznym stopniu wydruk pokwitowania kosztem jego jakości (rezygnacja z formatowania RTF).

Aby poprawnie wykorzystać tą funkcję należy ustawić następujące parametry:

• ścieżka do pliku INFOSYS.DRU - w pliku tym przechowywane są definicje kodów sterujących drukarek obsługiwanych przez system,
• po wybraniu pliku należy wybrać konkretną drukarkę z listy drukare,
• strona kodowa drukarki - do poprawnego druku polskich znaków diakrytycznych ("ą" "ć" "ł" itp.). Najczęściej występują strony LATIN II lub MAZOWIA,
• Port do której podłączona jest drukarka dostępne są LPT i nr kolejnego portu lub "do pliku _PRINTFILE.PRN". W ostatnim przypadku pokwitowanie nie jest drukowane przez drukarkę lecz zapisywane w pliku _PRINTFILE.PRN. Jest to przydatne przy testowaniu systemu gdy nie ma konieczności wydruku kwitu.

Uwaga! Bardzo ważną rzeczą jest odpowiednie przygotowanie wzorca pokwitowania do druku bezpośredniego. Nie może on zawierać żadnych znaków formatujących RTF (tabel, rysunków, wyrównań itp) należy posługiwać się tylko kodami ASCII ( a..z, 0-9, -=| itp.), lub kodami sterującymi drukarki ( np<27><74><100>). Domyślnie przyjęto że pliki wzorców mające formatowanie zgodne z RTF mają takież rozszerzenie. Pliki przygotowane do druku bezpośredniego mają rozszerzenie DOK. Wraz z programem instalowane są cztery wzorce druku formatowanego (K103.RTF,KP.RTF,KW.RTF,BDW.RTF) i cztery wzorce druku bezpośredniego (K103.DOK,KP.DOK,KW.DOK,DBW.DOK) w podkatalogu ..\KSZOB\WZORCE. W zależności od wybranej opcji druku należy wybrać odpowiednią ścieżkę i nazwę pliku wzorca w zestawie pokwitowań.

Koniec

Zamyka połączenie z bazą danych i wyłącza program.