Płace wysyłka e-Deklaracji

Uwaga!

Kliknij na łącze w celu uzyskania szczegółowych informacji o konfiguracji programu do elektronicznej wysyłki PIT-ów.

Dokument wyjaśnia sposób konfiguracji środowiska pracy oraz przygotowania e-Deklaracji

Konfiguracja programu

W Stałych parametrach programu, na zakładce Zaawansowane, należy zaznaczyć opcję Pozwalaj na przygotowanie e-Deklaracji PIT. Po zaznaczeniu tej opcji program:

• Przygotuje elektroniczną wersję każdej przygotowanej deklaracji PIT-11,
• Zarejestruje informacje o przygotowaniu i wysłaniu deklaracji,
• Umożliwi przeglądanie informacji o wysłanych deklaracjach (klawisz F9 lub opcja z menu).

Zaznaczenie opcji Wysyłka do serwera testowego umożliwia sprawdzenie poprawności tworzenia e-Deklaracji i ich przesyłania. W celu rzeczywistego wysłania dokumentów do urzędu skarbowego opcja nie powinna być zaznaczona.

Uwaga!

Wysłanie deklaracji opatrzonej podpisem cyfrowym do serwera docelowego jest równoznaczne ze złożeniem jej w Urzędzie Skarbowym – każda kolejna zmian wymaga przygotowania deklaracji korygującej!

Niezbędna zawartość dla e-Deklaracji

Wysłana e-Deklaracja musi spełniać kilka warunków, aby została pozytywnie zweryfikowana i przyjęta przez urząd skarbowy:

• Uzupełniamy kody urzędów skarbowych w programie Kadry i Płace (menu Konfiguracja > Słownik urzędów skarbowych),
• Podajemy poprawne numery NIP i PESEL, zarówno płatnika jak i podatnika,
• Wypełniamy komplet danych osobowych podatnika oraz danych płatnika – a w szczególności, województwa, powiatu, gminy i poczty – są to dane często pomijane, a konieczne do przyjęcia e-Deklaracji przez system ich obsługi,
• Osoba podpisująca deklarację swoim podpisem, musi mieć zarejestrowany w urzędzie skarbowym UPL-1! Formularz dostarczamy w formie papierowej, czas rejestracji to 1-4 dni robocze.

Przygotowanie PIT

Nowa wersja programu pozwala na przygotowanie podstawowych deklaracji PIT z poziomu jednej ujednoliconej funkcji. Funkcja jest dostępna z menu programu, poprzez ikonę w pasku głównego ekranu lub poprzez naciśnięcie klawisza F10 (rys. 1).

• 

  Rysunek 1. Okno przygotowania e-Deklaracji

Przygotowanie deklaracji:

• Wybrać rodzaj PIT w lewej części ekranu,
• Wybrać okres i zakres danych oraz wzorzec do wydruku deklaracji,
• Zaznaczyć opcje związane z wysyłką elektroniczną deklaracji,
• Przygotować PIT – przycisk Zestawienie, a następnie Drukowanie lub Podgląd.

Ustawienia:

• Liczba drukowanych egzemplarzy: liczba drukowanych egzemplarzy deklaracji po wybraniu opcji drukowania. Podanie zera powoduje rezygnację z drukowania i podglądy, a jedynie ew. przygotowanie e-Deklaracji,
• Edycja danych przed drukiem: powoduje automatyczne uruchomienie funkcji edycji danych deklaracji przed jej drukowaniem, co pozwala na sprawdzenie i korektę danych lub ustawienie dodatkowych opcji,
• Przygotuj i wyślij eDeklaracje: ustawienie opcji pozwala na przygotowanie i wysłanie e-Deklaracji do Urzędu skarbowego,
• Wysyłka automatyczna: ustawienie opcji powoduje automatyczne wysyłanie e-Deklaracji, bez każdorazowego potwierdzania wysyłki przez operatora,
• Pomiń osoby z wysłanymi e-Deklaracjami: przy ustawionej opcji program pomija przy przygotowaniu deklaracji osoby, dla których były one wcześniej przygotowane (w obrębie bieżącego roku, dla deklaracji indywidualnych),
• Przygotuj UPO po wysłaniu: ustawienie powoduje automatyczną próbę pobrania potwierdzenia bezpośrednio po wysłaniu deklaracji. W praktyce serwery są tak obciążone, że na przygotowanie i pobranie potwierdzenia trzeba poczekać nawet do kolejnego dnia roboczego.

PIT-11

Podczas przygotowywania PIT-11 program automatycznie sprawdza dla każdej osoby, czy nie należy przygotować także załącznika PIT-R – jeżeli tak, to jest on przygotowywany i drukowany w pierwszej kolejności. Wysyłka e-Deklaracji obejmuje PIT-11, PIT-R (o ile występuje), oraz ewentualnie ORD-ZU – informacja o przyczynie korekty deklaracji. Jeżeli wybrane zostało przygotowanie e-Deklaracji i wysyłka do serwera testowego, wówczas każdorazowo deklaracja przygotowywana jest od nowa. Po wybraniu wysyłki do serwera produkcyjnego pierwsza deklaracja przygotowywana jest od nowa, każda kolejna jest oznaczana jako korekta. Program pozwala na wprowadzenie opisu przyczyny korekty podczas edycji danych deklaracji.

Problemy podczas przygotowywania danych

Wysłana e-Deklaracja musi spełniać kilka warunków, aby została pozytywnie zweryfikowana i przyjęta przez urząd skarbowy:

• Konieczne jest podanie kodu urzędu skarbowego (Słownik urzędów skarbowych),
• Konieczne jest poprawne podanie NIP i PESEL, zarówno płatnika jak i podatnika,
• Konieczne jest podanie kompletu danych osobowych podatnika, oraz danych płatnika – a w szczególności, województwa, powiatu, gminy i poczty – są to dane często pomijane, a konieczne do przyjęcia Deklaracji przez system ich obsługi.

Przeglądanie przygotowanych danych i pobieranie UPO

Wykaz przygotowanych e-Deklaracji PIT dostępny jest z menu programu lub poprzez klawisz F9. Na ekranie pokazane są:

• Data i czas przygotowania deklaracji,
• Rok, którego dotyczy deklaracja,
• Informacja, czy deklaracja była edytowana przed wysyłką,
• Kod poprawności lub błędu wysyłki:
  • 200 – wysyłka poprawna, pobrane UPO,
  • 301, 302 – wysyłka poprawna, brak potwierdzenia i weryfikacji,
  • 400 - i dalsze - wysłana deklaracja zawiera błędy, konieczne jest ich poprawienie i ponowna wysyłka.
• Stan – krótka informacja opisowa o stanie deklaracji,
• Opis – imię i nazwisko osoby, której deklaracja dotyczy.

Menu pod prawym klawiszem myszy pozwala na:

• Pokaż szczegóły UPO – pokazuje UPO, o ile zostało wcześniej pobrane,
• Pobierz i pokaż UPO – pobiera UPO, zapisuje je w bazie, a następnie pokazuje na ekranie,
• Pobierz UPO dla wszystkich wysłanych deklaracji – pobiera automatycznie UPO dla wszystkich wysłanych i niepotwierdzonych deklaracji.

Komunikaty o stanie:

• Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie: deklaracja została przesłana, zweryfikowana i pobrano UPO,
• Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie: deklaracja zawiera błędy formalne – najczęściej jest to brak kodu dla urzędu skarbowego (Słowniki – Słownik urzędów skarbowych),
• Dokument w trakcie przetwarzania: dokument oczekuje na weryfikację – należy pobrać UPO, aby poznać dalszy stan dokumentu.

Podczas przygotowywania PIT są zapamiętywane i następnie pokazywane na wykazie wysyłki dane płatnika podatku - NIP i nazwa, można je także zobaczyć wybierając podgląd dokumentu z menu pod prawym klawiszem myszy (dane płatnika są zapisywane w XML).