Rejestr VAT wysyłanie faktur drogą elektroniczną: Różnice pomiędzy wersjami
Utworzono nową stronę "tutaj" |
Nie podano opisu zmian |
||
| Linia 1: | Linia 1: | ||
Aplikacja Rejestr VAT od wersji 2018.15.115.10.4 umożliwia wysyłanie dokumentów sprzedaży drogą elektroniczną. Aby korzystać z tej funkcji należy: | |||
*Nadać operatorom uprawnienia do wysyłania dokumentów sprzedaży drogą elektroniczną. | |||
*W bazie osobowej do kontrahenta musi być przypisany adres poczty elektronicznej. | |||
*Kontrahent musi wyrazić zgodę na odbiór elektronicznych dokumentów sprzedaży. | |||
*Określić parametry serwera poczty wychodzącej oraz parametry wiadomości. | |||
==Nadawanie uprawnień== | |||
W aplikacji ''Admin'' bądź ''eAdmin'' dla wybranych operatorów ustawiamy uprawnienia do wysyłania dokumentów sprzedaży drogą elektroniczną. | |||
[[Plik:RejestrVAT eAdmin uprawnienia.png|ramka|brak|eAdmin: Nadawanie uprawnień]] | |||
Sprzedaż - wysyłanie dokumentów sprzedaży drogą elektroniczną | |||
==Zgody na odbiór faktur elektronicznych== | |||
Zgodnie z ustawą o VAT '''stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury'''. W związku z tym, aby rozpocząć wysyłkę e-faktur należy wcześniej pobrać od kontrahenta zgodę (wystarczy zgoda ustna). Taką zgodę należy odnotować w aplikacji wybierając z górnego menu pozycję ''Kontrahenci'' a następnie ''Zgody na odbiór faktur elektronicznych''. Nowe zgody dodajemy korzystając z zielonego przyciski ''Dodaj'' (znajdującego się w dolnej części okna), a następnie wyszukujemy w bazie osobowej odpowiedniego kontrahenta. | |||
{{Uwaga}} W przypadku gdy chcemy wyrazić zgodę dla kontrahenta, który nie ma podanego adresu e-mail w bazie osobowej zostaniemy zapytani czy chcemy wyświetlić okno do uzupełnienia brakujących danych. | |||
[[Plik:RejestrVAT Zgody dokumenty elektroniczne.png|brak|ramka|Rejestr zgód odbiorców na otrzymywanie faktur elektronicznych]] | |||
Okno wyświetla wszystkich kontrahentów, którzy wyrazili bądź wycofali zgodę na otrzymywanie dokumentów w wersji elektronicznej. Pomarańczowy przycisk w dolnej części okna służy do zmiany statusu zgody (''Wyrażona''/''Cofnięta''). Sekcja ''Status'' pozwala filtrować listę kontrahentów wg statusu zgody. | |||
===Zgoda z poziomu podglądu dokumentu sprzedaży=== | |||
Zgodę na otrzymywanie elektronicznych dokumentów sprzedaży można modyfikować z poziomu okna wystawiania bądź podglądu dokumentu sprzedaży. W sekcji ''Kontrahent'' mamy możliwość kliknięcia na podkreślone pozycje przy konkretnych kontrahentach (<u>Nabywca</u> / <u>Odbiorca</u> / <u>Adresat</u>), spowoduje to wyświetlenie okna do potwierdzenia zaznaczenia lub cofnięcia zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych. | |||
{{Uwaga}} W przypadku gdy chcemy wyrazić zgodę dla kontrahenta, który nie ma podanego adresu e-mail w bazie osobowej zostaniemy zapytani czy chcemy wyświetlić okno do uzupełnienia brakujących danych. | |||
[[Plik:RejVat edokumenty podglad.png|brak|ramka|Podgląd dokumentu sprzedaży]] | |||
Pole z danymi kontrahenta, który wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych będzie podświetlone kolorem błękitnym, przykład: <span style="background-color: #00FEFE">Dąbrowski Juliusz, Jabłonna, Modlińska 193</span>. Kontrahenci bez wyrażonej zgody będą wyświetlani standardowo. | |||
==Parametry fukcji== | |||
Do prawidłowego działania funkcji wystawiania elektronicznych dokumentów sprzedaży wymagane jest określenie parametrów wysyłki elektronicznej. | |||
Konfiguracja > Parametry systemu > Rejestr sprzedaży > Mail | |||
[[Plik:RejestrVAT Parametry Wysylka elektroniczna.png|brak|ramka|Parametry wysyłki elektronicznej]] | |||
Uzupełniamy: | |||
#Sekcję ''Parametry serwera poczty wychodzącej (SMTP)''; | |||
#Sekcję ''Parametry wiadomości o wysłaniu obrazu faktury'': | |||
##Szablon wiadomości w polu ''Treść wiadomości'' najlepiej przygotować używając znaczników języka HTML i zaznaczyć poniżej ''Treść wiadomości w postaci HTML''. | |||
Dostępne przyciski: | |||
*''Makra'' - wyświetla listę makr dostępnych do użycia w treści wysyłanej wiadomości wraz z możliwością ich szybkiego dodania (dwuklik bądź przycisk ''Wybierz''); | |||
*''Wyślij wiadomość testową'' - przycisk pozwala na przetestowanie ustawień serwera poczty i wysłanie testowej wiadomości (sama treść, bez dołączonej faktury w formacie PDF). | |||
Przykładowy szablon wiadomości: | |||
<syntaxhighlight lang="html"> | |||
<b>Powiadomienie o wystawieniu elektronicznego dokumentu sprzedaży.</b> | |||
<br><br><br> | |||
Szanowny Kliencie | |||
<br><br> | |||
Wystawiliśmy dokument sprzedaży numer <b>[DOK-NUMER]</b> dnia [DATA-WYST] na kwotę <b>[BRUTTO] zł</b>. | |||
<br><br> | |||
Termin płatności: [TERMIN-PL]. | |||
<br><br> | |||
Centrum rozliczeń<br> | |||
Urząd Gminy Testowo | |||
</syntaxhighlight> | |||
[[Plik:RejestrVAT Mail z faktura elektroniczna.png|thumb|Wiadomość email z Urzędu Gminy Testowo]] | |||
Faktura elektroniczna wysłana przez aplikację Rejestr VAT: | |||
<pdf width="800" height="400">Plik:Rejestrvat faktura.pdf</pdf> | |||
==Elektroniczna wysyłka dokumentu sprzedaży== | |||
W celu wysłania dokumentu sprzedaży w wersji elektronicznej w oknie z podglądem dokumentu sprzedaży klikamy na przycisk ''Wyślij'' znajdujący się w dolnej części okna. | |||
[[Plik:RejestrVAT Podglad dokumentu sprzedazy.png|brak|ramka|Podgląd dokumentu sprzedaży]] | |||
W oknie ''Wysyłanie dokumentu sprzedaży drogą elektroniczną (email)'' określamy parametry wysyłki: | |||
*''Sposób wczytania danych nabywcy'' - przed wysyłką wiadomości operator zaznacza sposób odczytywania danych nabywcy: z Bazy Osobowej lub z danych zapisanych przy dokumencie. Sposób odczytywania danych nabywcy ma znaczenie tylko w przypadku tworzenia obrazu faktury (nie dotyczy danych kontrahenta-odbiorcy, z których pobierany jest adres e-mail: te zawsze odczytywane są z Bazy Osobowej).; | |||
*''Postać wydruku'' - ''Oryginał/Kopia'' lub ''Duplikat''; | |||
*''Lista adresatów'' - wyświetla listę odbiorców faktury z możliwością odznaczenia poszczególnych pozycji. | |||
Dostępne przyciski: | |||
''Wyślij dokument'' - wysyła dokument w formie elektronicznej do kontrahentów, | |||
''Podgląd wydruku'' - wyświetla podgląd pliku PDF z e-fakturą. | |||
[[Plik:RejestrVAT Wysylanie droga elektroniczna.png|brak|ramka|Wysyłanie dokumentu sprzedaży drogą elektroniczną (email)]] | |||
===Wysyłka po wystawieniu faktury=== | |||
Istnieje możliwość wysyłki elektronicznej bezpośrednio po wykonaniu operacji wystawienia faktury. Wystarczy, że zaznaczymy ''Wyślij dokument sprzedaży pocztą elektroniczną'', a faktura zostanie automatycznie wysłana do kontrahenta drogą elektroniczną. | |||
[[Plik:RejVat edokumenty wysylka po wystawieniu.png]] | |||
{{Uwaga}} Jeśli operator nie ma uprawnień do wysyłki faktur drogą elektroniczną opcja zostanie wyszarzona. | |||
{{Uwaga}} Faktura może być wysłana tylko wtedy gdy z dokumentem sprzedaży związany jest przynajmniej jeden kontrahent, który wyraził zgodę na odbiór e-faktur. | |||
==Grupowa wysyłka elektronicznych dokumentów sprzedaży== | |||
Mamy możliwość zbiorczego wysyłania wystawionych wcześniej faktur drogą elektroniczną. W tym celu przechodzimy do opcji ''Sprzedaż > Wysyłanie dokumentów drogą elektroniczną''. | |||
Przygotowanie listy wysyłkowej zaczynamy od określenia wybranych kryteriów: | |||
*zakres dat wystawienia, | |||
*zakres dat sprzedaży, | |||
*wybór konfiguracji/jednostki, | |||
*wskazanie systemu, który był źródłem faktury, | |||
*wskazanie zakresu identyfikatorów kont wymiarowych, których dotyczą faktury, | |||
*wybór rodzaju rejestru (standardowy lub faktury NP). | |||
Program przygotuje zestawienie spełniające powyższe oraz poniższe kryteria: | |||
*co najmniej jeden kontrahent wykazany na fakturze może odbierać faktury drogą elektroniczną (dotyczy nabywcy, odbiorcy, adresata i listy nabywców), | |||
*faktura nie była jeszcze wysyłana drogą elektroniczną, | |||
*faktura nie jest anulowana. | |||
[[Plik:RejVat edokumenty wysylanie grupowe.png|brak|ramka|Wysyłanie dokumentów sprzedaży drogą elektroniczną]] | |||
W dolnej części okna dostępny jest przycisk, które pozwalają wyświetlić informacje o zaznaczonej pozycji. Aby przejść do wysyłki na podstawie przygotowanego zestawienia klikamy na przycisk ''Wyślij''. | |||
[[Plik:RejVat edokumenty wysylka.png|brak|ramka|Lista]] | |||
Przed uruchomieniem operacji wysyłania wiadomości określamy sposób odczytywania danych nabywcy: z Bazy Osobowej lub z danych zapisanych przy dokumencie. Sposób odczytywania danych nabywcy ma znaczenie tylko w przypadku tworzenia obrazu faktury (nie dotyczy danych kontrahenta-odbiorcy, z których pobierany jest adres e-mail: te zawsze odczytywane są z Bazy Osobowej). Następnie klikamy na przycisk ''Rozpocznij wysyłanie wiadomości e-mail'' w celu zainicjowania wysyłki. Wysyłkę w każdej chwili można zatrzymać korzystając z przycisku ''Zakończ wysyłanie wiadomości e-mail''. | |||
Po zakończonej operacji wysyłki aplikacja wyświetli nam zestawienie wysłanych elektronicznie dokumentów. Możemy zdefiniować ''Zakres danych wyświetlanych na liście wiadomości'' oraz ''Wydrukować listę utworzonych wiadomości''. | |||
==Funkcje specjalne== | |||
[[Plik:RejVat edokumenty funkcje specjalne.png]] | |||
==Zestawienie dokumentów sprzedaży== | |||
Zestawienia dokumentów wysłanych drogą elektroniczną możemy przygotować wybierając opcję ''Zestawienie dokumentów sprzedaży'' z menu ''Sprzedaż''. | |||
W dodatkowych kryteriach wyszukiwania, w ''Parametrach C'' określamy ''Zakres dat wysłania e-maila'' i klikamy na przycisk generowania zestawienia. | |||
[[Plik:RejVat edokumenty zestawienie dok sprzedazy.png]] | |||
==Dziennik zdarzeń== | |||
W ''Dzienniku zdarzeń'' są odnotowywane operacje: | |||
*''Kontrahenci - wyrażenie zgody na otrzymywanie e-faktur'', | |||
*''Kontrahenci - cofnięcie zgody na otrzymywanie e-faktur'', | |||
*''Sprzedaż - wysłanie e-faktury (email)''. | |||
[[Plik:RejestrVAT Dziennik zdarzen wysylka elektroniczna.png]] | |||
===Zdarzenia dla konkretnego dokumentu=== | |||
W oknie podglądu wybranego dokumentu sprzedaży, po przejściu do zakładki ''Informacje o dokumencie'' mamy informację o czasie wysyłki dokumentu pocztą elektroniczną. Wyświetlana jest tu informacja o ostatniej wysyłce. Dodatkowo, po dwukrotnym kliknięciu na tej informacji wyświetli się okno dziennika zdarzeń z informacją o wszystkich zarejestrowanych wysyłkach wybranego dokumentu. | |||
[[Plik:RejVat edokumenty podglad do dziennika.png]] | |||
[[Kategoria: Rejestr VAT]] | |||
[[Kategoria: Aneks]] | |||