Rejestr VAT przygotowanie programu do wysyłki KSeF

Ustawienie Sprzedawcy i Wystawcy

Celem prawidłowego przesyłania faktur sprzedażowych do KSeF należy zweryfikować oraz uzupełnić dane w dwóch obszarach systemu:

• dane Organu,
• dane jednostki występującej jako wystawca.

Uzupełnienie danych sprzedawcy – Organ

1. Z menu programu wybierz: Słowniki → Organ.
2. W oknie Dane Organu wprowadź dane sprzedawcy.
3. Sprawdź, czy wskazany jest prawidłowy NIP podatnika VAT.

UWAGA: Domyślnie zaznaczona jest opcja Jednostka Samorządu Terytorialnego. Jej włączenie powoduje, że wystawca faktury w KSeF jest identyfikowany jako jednostka podrzędna JST (rola „7”), działająca w imieniu podatnika (JST).

W modelu KSeF dla JST:

• rola „7” – podmiot wystawiający fakturę jako jednostka organizacyjna JST (np. jednostka budżetowa), przy zachowaniu centralnego NIP JST,
• rola „5” – wystawca jako bezpośredni podatnik VAT (JST jako całość), bez wyróżnienia jednostki podrzędnej.

Odznaczenie tej opcji spowoduje, że wystawca będzie traktowany w KSeF jako podatnik (rola „5”), a nie jednostka podrzędna.

Właściwe ustawienie tej opcji ma znaczenie dla poprawnego odwzorowania struktury organizacyjnej JST oraz nadawania uprawnień i dostępu do faktur w KSeF.

Uzupełnienie danych wystawcy w części sprzedażowej

Jeżeli na dokumencie sprzedaży występuje Wystawca (jednostka organizacyjna), należy uzupełnić jej dane w systemie.

Uzupełnienie danych – Jednostki

1. W oknie Dane Organu wybierz przycisk Jednostki (dolna część okna).
2. Sprawdź istniejące pozycje oraz uzupełnij brakujące dane.
3. Dla każdej jednostki:
   • uzupełnij NIP jednostki,
   • przypisz Instytucję – klikając prawym przyciskiem myszy na wybranej pozycji,
   • w razie potrzeby uzupełnij pole ID Wew. (identyfikator wewnętrzny dla KSeF).

UWAGA:

• Zaleca się wprowadzanie numeru NIP bez kresek.
• Pole ID Wew. jest najczęściej wykorzystywane w przypadku, gdy wystawca nie posiada własnego numeru NIP – umożliwia to jego identyfikację w KSeF.

Wyjaśnienie

Parametry w sekcji Dane urzędu określają dane wystawcy przekazywane do systemu KSeF. Muszą one być zgodne z danymi jednostki faktycznie wystawiającej faktury.

Weryfikacja danych przed wysyłką do KSeF

Po uzupełnieniu danych Sprzedawcy i Wystawcy należy zweryfikować ich poprawność przed pierwszą wysyłką dokumentów do KSeF.

1. Z menu programu wybierz: Sprzedaż → Zestawienie dokumentów sprzedaży.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy (PPM) na wybranym dokumencie.
3. Wybierz opcję: Wyświetl PDF wg wizualizacji KSeF.
4. Na wygenerowanym dokumencie sprawdź poprawność danych, w szczególności:
   • dane sprzedawcy i wystawcy,
   • numery NIP,
   • dane adresowe,
   • zgodność jednostki wystawiającej.

Wizualizacja faktury KSeF

UWAGA: Weryfikacja wizualizacji KSeF pozwala wychwycić błędy przed wysyłką dokumentu do systemu, co ogranicza ryzyko odrzucenia faktury.

Sprzedaż - na co zwrócić uwagę przy wysyłce do KSeF

Pole numeru KSeF

Pole te uzupełniane jest automatycznie po wysłaniu dokumentów do KSeF.
Wypełniamy je w przypadku gdy faktura została wcześniej wystawiona przez aplikację Ministerstwa Finansów. Wpisujemy słowo OFF jeżeli została ogłoszona awaria systemu KSeF, potwierdzona komunikatem na stronie Ministerstwa Finansów, a musimy koniecznie wystawić fakturę dla kontrahenta.

UWAGA: tego pola nie używamy do wpisywania znaczników KSeF: BFK, DI generowanych w pliku JPKV7M(3).

Program generuje te znaczniki automatycznie na podstawie danych zapisanych przy dokumencie.

Edytowalne pole na numer ksef lub OFF w przypadku awarii

Jednostki miary

Dodano konieczność uzupełniania jednostki miary.

Uzuepłnianie jednostki miary

UWAGA: dla ułatwienia warto skorzystać z magazynu, w którym można zdefiniować powtarzające się towary i usługi wraz z jednostką miary: Słowniki -> Magazyn

Wykazanie odbiorcy oraz nabywcy na dokumencie sprzedaży

W przypadku gdy wystawiamy fakturę do KSef i chcemy, aby był wykazany odbiorca dokumentu, wskazujemy głównego nabywcę, a następnie odbiorcę.

UWAGA: jeżeli nie mamy pewności co do poprawności danych danej faktury warto przed wysyłką do KSeF podejrzeć taki dokument wg wizualizacji KseF do PDF.

Wystawianie dokumentu sprzedaży z widniejącym odbiorcą dokumentu

Wielu nabywców

W przypadku gdy występuje wielu nabywców należy uzupełnić zakładkę Lista nabywców.
Po dodaniu nabywcy program automatycznie dodaje rolę „4” do KSeF.

Adnotacje wyszczególnione

Przy wystawianiu dokumentów sprzedaży należy zwrócić uwagę na zakładkę Adnotacje wyszczególnione. Informacje te są teraz przekazywane do KSeF. Aby wyświetlić tą zakładkę klikamy przycisk Dalej lub Wstecz w dolnej części wystawianego dokumentu sprzedaży.

Oznaczanie faktury statusem „Zapłacono”

Jeżeli chcemy, aby faktura była oznaczona jako „zapłacono” w KSeF, wypełniamy zakładkę Rozliczenie dokumentu.

Zakupy - na co zwrócić uwagę

Pole z numerem KSeF

W dokumentach zakupu dodano pole z numerem KSeF. Pole uzupełniamy numerem KSeF jeżeli wprowadzamy dokument zakupu ręcznie do programu RejestrVat.

UWAGA: W przypadku gdy program RejestrVat jest połączony z systemem Księgowość Budżetowa, numer KSeF przechodzi automatycznie z programu Księgowość Budżetowa jeżeli został tam uzupełniony.

Tak samo jak po stronie sprzedaży nie wpisujemy znaczników DI oraz BFK. Program generuje je automatycznie na podstawie danych z dokumentu.

Kontrahenci – zmiany w bazie osobowej

Oznaczanie osób fizycznych prowadzących działalność

W bazie osobowej dodano możliwość zaznaczenia osoby fizycznej, jako podmiot, który prowadzi działalność gospodarczą. Wtedy taka osoba będzie automatycznie pojawiała się do wysyłki do KSeF.

Faktury z identyfikatorem wewnętrznym kontrahenta

W przypadku wystawiania faktury dla kontrahenta posiadającego identyfikator wewnętrzny, należy uzupełnić pozycję Lista identyfikatorów wewnętrznych.

Wysyłanie dokumentów sprzedaży do KSeF.

1. Jeżeli mamy przygotowane dokumenty do wysyłki do KSeF przechodzimy do zakładki Sprzedaż->KSeF.

2. Wybieramy zakres miesięcy sprzedaży dokumentów. Możemy zawęzić dane wybierając Jednostkę, zakres dat oraz status dokumentu.

3. Po wybraniu zakresu danych klikamy przycisk wyszukaj.

4. Pod prawym przyciskiem myszy możemy zmienić status dokumentu do KSeF.

UWAGA: Program domyślnie generuje statusy na podstawie wcześniej wprowadzonych danych.

W przypadku wyboru statusu Offline Awaria(potwierdzona awaria system KSeF na stronie MF) program nadaje znacznik OFF na dokumencie.

5. Na tym etapie mamy możliwość wysłania wielu dokumentów na raz. Dokumenty podświetlone na niebiesko po kliknięciu Wyślij dokumenty do KSeF zostaną wysłane.

UWAGA: Aby zaznaczyć wiele dokumentów należy przytrzymać ctrl  i lewy przycisk myszy.

Jak mamy wiele dokumentów do wysyłki możemy też je zaznaczyć przytrzymując Shift i strzałki góra lub dół na klawiaturze.

6. Jeżeli wysyłka została przeprowadzona prawidłowo dokumenty będą miały nadany numer KSeF.
7. W przypadku niepowodzenia wysyłki dokumenty będą miały status w trakcie wysyłania. Aby odświeżyć status należy wybrać przycisk Sprawdź statusy. Po aktualizacji statusu dokument będzie widoczny jako błędnie wysłany i gotowy do ponownej wysyłki.

8. W programie mamy możliwość wygenerowania dokumentu do KSeF do pliku .XML. Taki dokument możemy wczytać ręcznie do systemu KSeF MF.