Dzierżawy instrukcja

Wstęp

Ogólne informacje o instrukcji, serwisie i licencji.

O programie

Opis zmian

Wprowadzane zmiany w programie (rozwiązane błędy, nowe funkcjonalności) są rejestrowane w opisie zmian. Każdy program posiada swój opis zmian. Opis zmian dla programu Kasa dostępny jest na stronie Dzierżawy opis zmian.

O programie Dzierżawy

Zadaniem systemu jest zakładanie umów dotyczących dzierżawy i najmu i ich drukowanie, tworzenie zestawień z wprowadzonych danych, naliczanie opłat w wysokości wynikającej z umowy (czyli tworzenie przypisu po stronie księgowej), wystawianie faktur. Do realizacji tych celów tworzone i utrzymywane są zbiory danych, zawierające szczegółowe informacje o poszczególnych umowach i płatnikach oraz działkach, których umowy dotyczą.

Podczas wprowadzenia do systemu komputerowego oraz w trakcie codziennej pracy dane powinny być szczególnie chronione. Chodzi o zapewnienie ich kompletności, spójności, ale także o ich poufność. Oprogramowanie na wiele sposobów dba o integralność danych i wspomaga operatora w jego działaniach na tym polu.

Podstawową jednostką danych jest umowa. Zawiera ona m.in. informacje o dzierżawcach (najemcach), działkach, których umowa dotyczy, składnikach określających zarówno przedmiot dzierżawy, jak i wysokość czynszu. Rozłożenie czynszu na raty może być tworzone albo automatycznie przez program albo ręcznie przez użytkownika (wypełnienie listy rat).

Konfiguracja

Parametry systemu zawierają ustawienia początkowe bazy danych, informacje wykorzystywane przez wzorce do wydruku dokumentów oraz domyślne ustawienia dotyczące ostrzeżeń systemu, wyglądu zestawień i usytuowania tych plików, których lokalizacja zależy od użytkownika. W przypadku pominięcia wyboru opcji przez użytkownika, ustawione zostaną wartości domyślne podane w nawiasach kwadratowych.

Parametry systemu

Wartości domyślne

Cena jednostkowa brutto - przy wszystkich przeliczeniach podatek VAT jest dodawany bądź nie, Umowa podpisana - system nie dopuszcza możliwości przyjęcia niepodpisanej cyfrowo umowy, Data bieżąca - datą podpisania umowy - dzień wprowadzenia umowy, jest równoważny dacie podpisania umowy, Data bieżąca - datą początku okresu obowiązywania umowy - czy program ma automatycznie tworzyć datę tożsamą dacie podpisania umowy, Czy data wcześniejszego rozwiązania umowy wchodzi do okresu jej obowiązywania?, Faktury są wystawiane - włącza/ wyłącza moduł fakturowania, Automatyczne tworzenie rat - program sam generuje raty bądź użytkownik nalicza raty na koncie, Raty liczone z dokładnością do dnia - jeśli opcja odznaczona, to może być sytuacja, że umowa kończy się w połowie miesiąca, a dzierżawca będzie płacił ratę za cały miesiąc, Uwzględniać datę podpisania przy tworzeniu rat - zaznaczenie tej opcji powoduje, że termin płatności rat jest dostosowywany do daty podpisania umowy, przykład: umowa została podpisana w marcu, a rata była już w styczniu, wtedy ta rata zostanie przesunięta na marzec, Liczba dni do uiszczenia należności, liczona od daty podpisania umowy, Cena jednostkowa - liczba cyfr po przecinku,

Stałe parametry

Uproszczony tryb rejestracji umowy - przy zakładaniu umowy podaje się tylko podmiot i składnik, Szary kolor nagłówka zestawienia - na zestawieniach nagłówki są wyszarzone, Wzorce wydruków - ścieżka do lokalizacji na dysku zawierającej wzorce wydruków, Raport o zaległościach - tworzy plik w formacie XML na określony dzień, Kod dzielnicy - tworzony jest plik, a na początku nazwy tego pliku wpisywana jest ta wartość.

Parametry fakturowania

Pola wypełniamy danymi, które będą drukowane na każdym dokumencie. Przycisk Marka umożliwia nam dodawanie makr.

Dane Urzędu

Dane dotyczące urzędu używane przez program do wypełniania wzorców.

Terminy płatności

System posiada domyślne ustawienia terminów płatności rat. Okno umożliwia nam przestawienie terminu płatności wymaganych rat. Z prawego panelu wybieramy ratę, a następnie przechodzimy na dolny panel kalendarza i wybieramy datę wymagania raty.

Słowniki

Rodzaje składników

Słownik umożliwia grupowanie składników (przydatne podczas sumowania) oraz na domyślne określenie nazwy składnika (dotyczy pierwszego członu nazwy składnika) i jednostki, które mogą zostać skopiowane do składnika po wybraniu jego rodzaju podczas operacji dodawania składnika.

Przeznaczenia terenu

Słownik służy nam do zdefiniowania rodzajów przeznaczenia terenu.

Rodzaje opłat dodatkowych

Za pomocą tego słownika definiujemy opłaty dodatkowe (np. opłata za bezumowne korzystanie z gruntu).

Stopy waloryzacji

Podajemy wysokości stóp o jakie będziemy uaktualniać czynsz.

Kategorie (grupy)

Użytkownik ma możliwość definiowania kategorii, jak usługi, nieużytki, podobanie jak w słowniku Przeznaczenia terenu. Grupy powinny być tworzone pod kątem ich przyszłego wykorzystania przy różnych zestawieniach.

Teczki

Słownik numerów teczek służy do przechowywania numerów teczek i wiąże je z adresem nieruchomości, nazwą grupy i przeznaczeniem terenu związanego z nieruchomością. Numer teczki identyfikuje jednoznacznie teczkę, a tym samym jego wartość musi być unikatowa. W przypadku próby zapisanie duplikatu już istniejącego numeru teczki lub pominięcia tego numeru, system zablokuje tę operację.

Jednostki ewidencyjne

Słownik wypełniamy instytucjami przyporządkowując im numery wedle określonego kryterium (okno z odpowiednimi danymi zostanie wyświetlone w sytuacji, kiedy w pole identyfikator wpiszemy błędne dane).

Obręby

Słownik wykorzystujemy do zakładania obrębów, czyli podziału terenu administracyjnego na mniejsze obszary, by łatwiej nimi zarządzać.

Funkcje pomocnicze

Kalkulator czynszu

Kalkulator czynszu w prosty i szybko sposób umożliwia policzenie wysokości czynszu.

Archiwizowanie umów

Funkcja pobiera nam umowy zakończone do wybranego dnia i zwraca je w postaci listy. Umowy możemy przenieść do archiwum zaznaczając je, a następnie naciskając odpowiedni przycisk. Umowy zarchiwizowane nie są dostępne do edycji.

Książka Nadawcza

Drukowanie Książki Nadawczej

Okno wyświetla nam podgląd Książki Nadawczej, jeśli nie mam uwag, to możemy drukować dokument.

Usuwanie wpisów z Książki Nadawczej

Funkcja umożliwia nam usuwanie wpisów zawartych w książce nadawczej.

Ustawienia drukarki

Funkcję Ustawienia drukarki wybieramy z menu kontekstowego, pozwala ona zdefiniować parametry drukarki używanej w momencie wydruku. W ramce Drukarka wybierana jest drukarka domyślna poprzez rozwinięcie listy spod pola „Nazwa” i wybrania odpowiedniego urządzenia. Przycisk służy do wywołania okna właściwości charakterystycznych dla poszczególnych drukarek.

Pozostałe ramki pozwalają zdefiniować rozmiar papieru, sposób jego pobierania i sposób wydruku.

Informacje o środowisku

Funkcja umożliwia wyświetlenie informacji dotyczących aktualnie otwartej bazy danych oraz innych informacji dotyczących tego systemu. W zależności od wielkości bazy czas potrzebny na otwarcie okna proporcjonalnie rośnie.

Zmiana operatora

Okno służy do przelogowania operatorów.

Zmiana hasła

Funkcja służy do zmienienia obecnego hasła aktualnie zalogowanego operatora na nowe. W tym celu należy:

1. Wpisać stare hasło,
2. Wpisać nowe hasło,
3. Potwierdzić poprawność nowego hasła.

W przypadku poprawnego przeprowadzenia operacji zmiany hasła wyświetli się stosowny komunikat. Błąd w wypełnianiu poszczególnych pól również zostanie zakomunikowany odpowiednim komunikatem.

Koniec

Zamyka połączenie z bazą danych i wyłącza program.

Umowa

Wyszukiwanie

Konta możemy wyszukiwać na podstawie:

1. numeru konta,
2. adresu,
3. nazwy,
4. działki.

Lista kont, które były przeglądane zostaje wyświetlona w lewym panelu Umowy. Prawa strona okna zwraca szczegółowe informacje o wybranym koncie. Przyciski na dole okna umożliwiają nam zarejestrowanie nowej umowy, podpisanie aneksu do bieżąco wyświetlanej umowy lub edycję bieżącej umowy. Jeśli uruchomi tryb edycji konta, to będziemy mogli przechodzić do innych kont dopiero po zaakceptowaniu lub odrzuceniu zmian (przyciski w prawym, dolnym rogu okna).

Umowa jest opisana między innymi takimi parametrami:

• Numer teczki - przechowywane są w słowniku teczek. Istniejące numery teczek dostępne są w postaci listy rozwijanej poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszki przycisku zintegrowanego z polem [Numer teczki]. Dopuszczalne jest wprowadzenie numeru teczki nie istniejącego jeszcze w słowniku teczek poprzez wprowadzenie tego numeru z klawiatury do pola [Numer teczki]. W przypadku podaniu numeru teczki nieistniejącego w słowniku teczek program zaproponuje uzupełnienie słownika o ten numer, bez konieczności otwierania słownika.
• Numer umowy - w sytuacji, kiedy nie została zaznaczona opcja automatycznego tworzenia numeru umowy, numer ten należy wprowadzić samemu.
• Data podpisania - jeśli w Parametrach systemu wybrana została opcja Data bieżąca – to data podpisania umowy zostanie wprowadzona automatycznie. W sytuacji odwrotnej datę należy wprowadzić ręcznie. Brak jej spowoduje traktowanie umowy jako nie podpisanej.
• Początek, Koniec obowiązywania - okres obowiązywania zawiera się między datą początku obowiązywania umowy, a datą końca obowiązywania umowy.
• Data zaliczenia do ciągłości - data początkowa okresu zaliczanego do ciągłości umowy jest początkiem terminu, gdy dzierżawca już korzystał z dzierżawy, ale umowa jeszcze nie obowiązywała.
• Grupa - nazwa grupy pobierana jest z słownika Kategorii.
• Przeznaczenie terenu - wartości pobierane są z słownika Przeznaczenie terenu.
• Waloryzacja - kiedy opcja będzie nie zaznaczona, to pozostałe funkcjonalności z tej grupy będą niedostępne. Nazwa rodzaju waloryzacja pobierana jest ze słownika Waloryzacji. Koniecznie podajemy rodzaj waloryzacji, inaczej nie będzie możliwe kontynuowanie edycji konta.

Rejestrowanie

W celu zarejestrowanie nowej umowy potrzebujemy wybrać z bazy osobowej podmiot, którego będzie dotyczyła umowa, a następnie określić rodzaj zobowiązania, skale czynszy i rodzaj rat. Po wykonaniu tych czynności zostanie dodane do bazy danych nowe konto i jednocześnie wyświetlone okno edycji tegoż konta.

Cena jednostkowa brutto - decydujesz czy cena 1 m2 jest ceną brutto czy netto. Wpływa to na naliczenia, program w pewnych sytuacjach dodaje podatek VAT bądź nie.

Zmiana rodzaju rat

Okienko dialogowe Zmiana rodzaju rat pozawala na dodawanie i usuwanie decyzji o zmianie rodzaju rat. W pierwszej kolejności wyszukujemy użytkownika, a następnie klikamy na przycisk "Dodaj", który otwiera edycję danych w dole okna. Potwierdzamy przyciskiem "Zapisz". Jeśli z odnalezioną umowa będą powiązane jakieś decyzje o zmianie rodzaju rat to zostaną one wyszczególnione na liście decyzji. Na jeden rok kalendarzowy może przypadać jedna decyzja.

Baza Osobowa

Edycja Bazy Osobowej

W bazie osobowej przechowywane są dane dotyczące osób fizycznych, osób prawnych i małżeństw. Okno prezentujące listę osób (rys. 1) z możliwością edycji. Okno bazy osobowej uruchamiamy poprzez kliknięcie odpowiedniego przycisku (zazwyczaj koloru niebieskiego, zawierającego profil człowieka).

Do wyszukiwania osób w bazie służy górna część okna (rys. 2). W sytuacji, gdy znany jest rodzaj osoby (fizyczna, prawna, małżeństwo) wystarczy zaznaczyć odpowiednie pole, co spowoduje, że program wyszuka tylko podatników wybranego typu. W momencie, gdy jest on nieznany, wybieramy opcje wyszukiwania według wszystkich osób zarejestrowanych w bazie (Wszystkie osoby).

Następnie wypełniamy kolejne pola. Żadne z pól nie jest wymagane, co w praktyce oznacza, że zostawienie pól pustych i naciśnięcie przycisku Wyszukaj, spowoduje wyświetlenie wszystkich podatników.

Uwaga!

Szybkie wyszukiwanie - wystarczy, że do jednego z pól, np. do pola Nazwisko wpisana zostanie litera k i kliknięty zostanie przycisk wyszukiwania, to program wyświetli listę osób, których nazwisko zaczyna się od litery k. Identycznie jest w sytuacji podania większej ilości liter. Ta zasada działa również dla pól numerycznych (np. numeru PESEL).

Istnieje możliwość przeszukiwania bazy używając fragmentów danych dodając symbol % przed lub po zapytaniu. Przykład: wyszukując %ski program wyszuka wszystkie nazwiska kończące się na ski.

Do dodawania osób do bazy osobowej służy przycisk Dodaj (rys. 3), położony na dole okna. Po jego naciśnięciu rozwinie się menu (rys. 4), poprzez które wybieramy rodzaj dodawanej osoby. Poszczególne rodzaje osób (fizyczna, prawna i małżeństwo) różnią się zakresem podawanych danych. Wprowadzając dane pamiętajmy, że pola z etykietami napisanymi czcionką z podkreśleniem muszą mieć wartość (są wymagane). Do zapisania danych służy przycisk Zapisz. Po jego kliknięciu program powróci do okna edycji bazy osobowej, a w tabelce pojawią się wprowadzone zmiany. Jeżeli w trakcie edycji chcemy zrezygnować z zapisania zmian, to klikamy przycisk Anuluj.

W sytuacji, kiedy zachodzi potrzeba zmiany danych osobowych, to wyszukujemy odpowiednią osobę i klikamy przycisk Edytuj. Na nowo wyświetlonym oknie, możemy dokonywać zmian danych osobowych wybranej osoby.

Po kliknięciu niebieskiego przycisku Info wyświetlają się informacje dotyczące zaznaczonej osoby bez możliwości ich modyfikacji.

Usunięcie osoby z bazy osobowej - klikamy przycisk Usuń i zatwierdzamy. Spowoduje to skasowanie osoby z bazy.

Funkcja Informacje o udostępnieniach daje nam możliwość podglądu i wydruku raportu zawierającego wszystkie zarejestrowane udostępnienia danych osobowych wybranej osoby oraz informacji o tym który operator jako pierwszy wprowadził dane osobowe do bazy oraz który je ostatnio modyfikował.

• 

  Rysunek 1. Okno główne bazy osobowej

• 

  Rysunek 2. Górny panel bazy osobowej

• 

  Rysunek 3. Przycisk Dodaj

• 

  Rysunek 4. Menu kontekstowe przycisku Dodaj

Lista dzierżawców

Okno służy nam do wyświetlania listy dzierżawców według sparametryzowanego zapytania. Rysunek przedstawia przykładową listę. Na dole okna wyświetlane są szczegóły wyświetlanego rekordu (dwukrotne kliknięcie ppm na dzierżawcy wyświetli tą listę w oddzielnym oknie). Listę możemy wydrukować naciskając przycisk "Drukuj".

Umowy wybranego dzierżawcy

Okno umożliwia wyszukanie dzierżawcy po danych osobowych.

Ewidencja działek

Modyfikowanie działek

Okno jest miejscem, gdzie w sposób kompleksowy zarządzamy działką. U góry okna umieszczony jest panel wyszukiwania działki. W znalezieniu działki możemy sobie pomóc wybierając z listy numer obrębu. Jeśli to nam nie pomoże, to korzystamy z przycisku (rys. 1), który wywołuje nam okienko z możliwością podania szczegółowych danych identyfikujących działkę.

Dalsza część okna jest podzielona na zakładki. Zakładki opowiadają za:

• Działka,
• Użytki,
• Budynki,
• Lokale,
• Dzierżawy.

W celu edycji danych na którejś z zakładek potrzebujemy przestawić okno w tryb edycji, co czynimy przez kliknięcie pomarańczowego przycisku "Edytuj". Po skończeniu edycji potwierdzamy naniesione zmiany przez kliknięcie w prawym dolnym rogu zielonego przycisku "Zapisz". W sytuacji kiedy rezygnujemy z wprowadzonych danych i nie chcemy dokonywać zmian w bazie danych, naciskamy przycisk "Anuluj", które anuluje wprowadzone dane i zamknie tryb edycji. Zakładka Użytki zawierają na dole przycisku zarządzania składnikami.

Jeśli na tej zakładce nie ma żadnego składnika, tj. budynku, to dodajemy go poprzez naciśnięcie przycisku (rys. 2).

RYSUNEK 1 "Niebieska Lupa" RYSUNEK 2 "Zielony Plus"

Umowy grupowane według działek

Okno wyświetla nam zestawienie umów, które dotyczą wybranego obszaru. Wyświetlenie umów możemy dodatkowo ograniczyć o takie dane jak kategoria (dzierżawa, najem, inne) i status umowy (aktualne, archiwalne).

Grunty w podziale na klasoużytki

Zestawienie gruntów w podziale na klasoużytki.

Zestawienia

Lista dzierżawców

Okno służy nam do wyświetlania listy dzierżawców według sparametryzowanego zapytania. Rysunek przedstawia przykładową listę. Na dole okna wyświetlane są szczegóły wyświetlanego rekordu (dwukrotne kliknięcie ppm na dzierżawcy wyświetli tą listę w oddzielnym oknie). Listę możemy wydrukować naciskając przycisk "Drukuj".

Umowy wybranego dzierżawcy

Okno umożliwia wyszukanie dzierżawcy po danych osobowych.

Umowy według kategorii

Zestawienie według danych wypełnionych w Słowniku kategorii. Na podstawie tych kategorii, tworzone jest zestawienie.

Umowy według przeznaczeń terenu

Zestawienie bazuje na Słowniku Przeznaczenia Terenu.

Umowy z wybranego okresu

Grupa zestawień umożliwiających wnikliwą analizę umów z określonego przedziału czasowego. Program umożliwia precyzyjne wybranie tego okresu, a także selekcjonowanie umów wg grup, przeznaczenia terenu lub zakresu identyfikatorów.

Raty sumowane według kategorii lub przeznaczeń terenu

Zestawienie prezentuje sumę w ramach określonej kategorii lub przeznaczenia terenu.

Rejestr wymiarowy

Funkcja na oknie wyświetla nam listę kont na których były dokonywane przypisy. Oczywiście mamy możliwość parametryzowania listy o dodatkowe warunki.

Umowy grupowane według działek

Okno wyświetla nam zestawienie umów, które dotyczą wybranego obszaru. Wyświetlenie umów możemy dodatkowo ograniczyć o takie dane jak kategoria (dzierżawa, najem, inne) i status umowy (aktualne, archiwalne).

Grunty w podziale na klasoużytki

Zestawienie gruntów w podziale na klasoużytki.

Prognoza przychodów za wybrany okres

Prognoza umożliwia uzyskanie informacji o kwocie płatności w przyszłych okresach.

Opłaty

Aktualizacja rat

W przypadku umów wieloletnich program umożliwia aktualizację rat dla całej bazy lub wybranego zakresu umów. Wciśnięcie przycisku Aktualizuj dostosuje raty do warunków określonych przez aktualna umowę.

Naliczanie czynszu

Dla wybranego zakresu kont program naliczy nam czynsz.

Waloryzacja czynszu

Po wciśnięciu przycisku program dokona waloryzacji tych umów dla których opcja Umowa jest waloryzowana jest zaznaczona. Dodatkowo konto musi mieć wybraną Stopę waloryzacji.

Fakturowanie

Dla kont, które mają wybraną opcję fakturowania, zostaną wystawione faktury.

Raport o zaległościach

Funkcja programu przygotowuje plik z kontami posiadającymi zaległości i eksportuje ten plik do wybranego przez nas katalogu. Program umożliwia zapisanie raportu o zaległościach w postaci pliku w formacie XML. Przed zapisem należy wybrać katalog docelowy. W celu utworzenia dokumentu zawierającego konta bez zaległości należy odznaczyć domyślne ustawienia.

Wydruki

Drukowanie i eksport danych

Okno umożliwia przygotowanie wydruków dla określonej listy kont. Listę kont tworzymy według parametrów określanych na oknie, następnie naciskamy przycisk "Wczytaj",a przez co na nowym oknie zostaje wyświetlona lista kont. Listę drukujemy po naciśnięciu przycisku "Drukuj". W menu rozwijanym wybieramy opcję:

1. Drukowanie według wzorca,
2. Drukowanie zawiadomień.

Po wyborze którejkolwiek opcji program wyświetli okno wyboru wzorca i ilości kopii.

Nowy wzorzec dokumentu

Okno zawiera edytor tekstu, w którym tworzymy wzorce. Utworzony wzorzec zapisujemy w katalogu wzorców.

Edycja wzorca dokumentu

Z menu Eksploratora Windows wybieramy wzorzec, który chcemy edytować przechodząc do lokalizacji na dysku, gdzie znajduje się dany wzorzec, następnie otwieramy plik wzorca i możemy edytować zawartość.

Wzorce wydruku służą do automatyzacji wydruków dokumentów związanych z umową. Domyślnie przechowywane są w katalogu Wzorce. Na wzorce składa się system makrodefinicji widocznych wraz z opisami w oknie dialogowym edytora wzorców lub okna dialogowego do tworzenia nowego wzorca, po kliknięciu lewym klawiszem myszki przycisku rozwijania zintegrowany z listą szablonów procedur. Umieszczenie makrodefinicji w obrębie edytowanego tekstu realizowane jest poprzez umieszczenie w określonym miejscu kursora myszki i kliknięciu lewym klawiszem myszki na nazwie szablonu procedury.

Program umożliwia wydruk pojedynczego dokumentu na podstawie identyfikatora umowy wprowadzonego do pola albo wydruk seryjny według zakresu identyfikatorów.