Rejestr VAT konfiguracja wysyłki faktur do KSeF
Niniejsza instrukcja opisuje proces konfiguracji aplikacji Rejestr VAT w celu umożliwienia wysyłki faktur do systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur).
Proces konfiguracji składa się z dwóch głównych etapów:
- dodania instytucji,
- konfiguracji integracji z KSeF.
Przed rozpoczęciem konfiguracji KSeF należy posiadać ważny certyfikat KSeF lub token KSeF uzyskany w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) KSeF 2.0.
Dodanie instytucji
Aby rozpocząć konfigurację, należy dodać instytucję.
Ścieżka dostępu
Menu: Konfiguracja → Instytucje - konfiguracja
Konfiguracja instytucji
Konfiguracja KSeF wykonywana jest dla operatora w kontekście konkretnej instytucji. Dlatego przed przejściem do konfiguracji KSeF należy zdefiniować lub wybrać odpowiednią instytucję.
Opcja Instytucje - konfiguracja dostępna jest w menu Konfiguracja aplikacji Rejestr VAT.
Zarządzanie instytucjami
W oknie Dane urzędu możliwe jest:
- przeglądanie instytucji zapisanych w bazie danych,
- dodawanie nowych instytucji (Nowy),
- edycja istniejących danych (Edytuj),
- wybór instytucji do dalszej pracy (Wybierz).
Dane identyfikacyjne instytucji
Dla instytucji należy uzupełnić m.in.:
- KRS
- NIP
- REGON
- nazwę instytucji
- dane adresowe i kontaktowe
Dane instytucji można automatycznie pobrać z BIR (Baza Internetowa REGON) na podstawie:
- numeru KRS,
- numeru NIP,
- numeru REGON.
Po zapisaniu danych instytucji możliwe jest przejście do konfiguracji KSeF.
Konfiguracja KSeF
Po dodaniu instytucji należy przejść do opcji KSeF - konfiguracja z menu Konfiguracja.
Ścieżka dostępu
Menu: Konfiguracja → KSeF - konfiguracja
Certyfikaty / Tokeny dla Użytkowników
Konfiguracja w tym oknie zapisywana jest dla konkretnego operatora i wybranej instytucji.
Po otwarciu okna KSeF - konfiguracja wyświetlana jest lista wszystkich operatorów zdefiniowanych w systemie.
W górnej części okna dostępne jest pole Operator oraz przycisk Szukaj, które służą do filtrowania listy operatorów:
- w polu Operator można wprowadzić fragment nazwy operatora,
- przycisk Szukaj zawęża listę operatorów do pozycji spełniających podane kryterium.
Z wyświetlonej listy należy wskazać operatora, dla którego wprowadzana lub edytowana będzie konfiguracja KSeF.
Konfiguracja KSeF zapisywana jest indywidualnie dla każdego operatora w kontekście wybranej instytucji.
Wybór instytucji
Pole Instytucja wskazuje instytucję, w kontekście której wykonywana jest konfiguracja KSeF. Instytucja musi być wcześniej zdefiniowana w oknie Instytucja - konfiguracja.
Rodzaj uwierzytelnienia
W sekcji Rodzaj uwierzytelnienia należy wybrać sposób autoryzacji:
- Certyfikat KSeF
- Token KSeF
Wybrany wariant decyduje o dalszych wymaganych danych.
Dane uwierzytelniające
W zależności od wybranego rodzaju uwierzytelnienia dostępne są pola:
- Klucz prywatny (wczytywany z pliku),
- Hasło do klucza prywatnego,
- Klucz publiczny (wczytywany z pliku),
- Token.
Opcjonalnie można zaznaczyć:
- Proś o PIN przy wysyłce i pobieraniu faktur w KSeF - po zaznaczeniu tej opcji system będzie wymagał podania wcześniej zdefiniowanego numeru PIN przy każdej operacji wysyłki lub pobierania faktur z KSeF. Opcja zwiększa bezpieczeństwo, ponieważ ogranicza możliwość wykonania operacji bez autoryzacji operatora.
Test połączenia i zapis konfiguracji
Po uzupełnieniu danych możliwe jest:
- wykonanie testu komunikacji z KSeF (Test połączenia (Cert Online)),
- zapisanie konfiguracji przyciskiem Zapis.
Po poprawnym zapisie konfiguracja KSeF staje się aktywna dla wybranego operatora i instytucji.