Czynsze instrukcja

Wstęp

Ogólne informacje o instrukcji, serwisie i licencji.

O programie

Opis zmian

Wprowadzane zmiany w programie (rozwiązane błędy, nowe funkcjonalności) są rejestrowane w opisie zmian. Każdy program posiada swój opis zmian. Opis zmian dla programu Czynsze dostępny jest na stronie Czynsze opis zmian.

O programie Czynsze

W programie Czynsze tworzymy konto dla danej osoby. Konto jest powiązane z osobą. Następnie możemy dodawać do konta nieruchomości. W ten sposób mam podstawę do naliczania opłat, które wchodzą do czynszu. Opłaty takie jak zaliczki na media, dane zczytane z liczników - wszystko to jest sumowane i naliczany jest czynsz. Program w połączeniu z Rejestrem VAT ma możliwość wystawiania faktur. Naliczone czynsze i inne dane możemy drukować w formie zestawień.

Konfiguracja

Słowniki

W celu dodawania pozycji w każdym z słowników naciskamy przycisk "Dodaj". Okno przechodzimy nam w tryb edycji, a po dodaniu danych potwierdzamy poprawność wprowadzonych danych zielonym przyciskiem. Jeśli nie chcemy dodawać do słownika wprowadzonych danych, to wychodzimy z trybu edycji poprzez naciśnięcie przycisku pomarańczowego. Jeśli mamy pozycję słownikową i chcemy zmienić jej parametry, to po zaznaczeniu rekordu naciskamy przycisk "Zmień" przez co okno przechodzi do trybu edycji. Usuwamy pozycję słownikową poprzez wybranie jej, a następnie naciśnięcie przycisku "Usuń".

Dokumenty

Słownik dokumentów umożliwia nam tworzenie i opis dokumentów. Z pola wyboru na dole okna, wybieramy rodzaj dokumentu, następnie tworzymy opis i parametry. W polu Plik wzorca dokumentu podajemy ścieżkę dla wzorca. Pole Szablon numeru dokumentu wywołuje nam okno w którym ustawiamy jak maja być zbudowane każde koleje numery porządkowe dokumentów.

Zakresy

W słowniku ustalamy zakresy dla numerów kont, ulic, osiedli, budynków, dzielnic itd.

Kategorie

Słownik kategorii używanych do grupowania kont w zestawieniach w Księgowości Zobowiązań.

Standardy

Inaczej słownik lokali. Słownik współczynników zwiększających lub zmniejszających zależnie od usytuowania lokalu.

Jednostki i miary

Słownik jednostek miary.

Zobowiązania

Słownik służy do definiowania rodzaju zobowiązań.

Stawki

Stawki zakładamy poprzez uruchomienie trybu edycji. Kod stawki - identyfikator stawki. Zobowiązanie - dane pobiera z Słownika zobowiązań. Kod towaru - kod z systemu Rejestru VAT. Grupa - dane pobierane ze Słownika grup. Termin płatności - z tym terminem naliczana jest należność. Kwota zależna od - można zdefiniować czy dana stawka jednostkowa jest przemnażana przez powierzchnię mieszkania czy ilość osób czy w inny sposób podany w polu rozwijanym.

Grupy stawek

Słownik wykorzystujemy do grupowania stawek przy zestawieniach. Dla określonych grup stawek będzie można pogrupować zestawienia.

Rodzaje przypisów

Umożliwia zdefiniowania unikatowego rodzaju przypisu dla danego zobowiązania. Przypis widnieje na koncie księgowym w programie Księgowość Zobowiązań.

Wspólnoty

Słownik wspólnot mieszkaniowych. Podajemy nazwę i adres wspólnoty dla każdej pozycji słownika.

Budynki

Słownik zdefiniowanych budynków.

Lokale

Słownik zdefiniowanych lokali. Do lokalu przypisujemy standardy i opisujemy pozycję lokalu standardowymi parametrami.

Rodzaje zużycia

Możemy między innymi zdefiniować różne rodzaje zużyć, np. woda zimna, woda ciepła, ścieki. Można zdefiniować zużycie będące sumą innych zużyć. Przykład, z sumy zużycia wody zimnej i ciepłej, możemy na tej podstawie rozliczyć zużycie ścieków.

Formuły

Słownik formuł służy do przypisywania do budynku składników z słownika Stawek. Składniki przypisane dla danego budynku będą automatycznie stosowane dla każdego lokalu w tym budynku. Dzięki temu będzie można rozliczyć koszty związane z zużyciem mediów w danym budynku i ustalić wysokość zaliczek na następny okres.

Stawki VAT

W słowniku definiujemy stawki VAT. Każda stawka posiada przypisany rok, kod i procent.

Parametry systemu

W oknie ustawiamy formaty daty w programie.

Format daty w programie

Umożliwia zdefiniowanie szablonu dla daty.

Funkcje pomocnicze

Uzupełnianie kont księgowych

Uruchomienie funkcji skutkuje utworzeniem dla każdego konta w programie Czynsze, odpowiadającego mu konta księgowego w systemie Księgowość Zobowiązań (KSZOB).

Ustawienia drukarki

Funkcja Ustawienia drukarki wybieramy z menu kontekstowego i pozwala zdefiniować parametry drukarki używanej w momencie wydruku. W ramce Drukarka wybierana jest drukarka domyślna poprzez rozwinięcie listy spod pola „Nazwa” i wybrania odpowiedniego urządzenia. Przycisk służy do wywołania okna właściwości charakterystycznych dla poszczególnych drukarek.

Pozostałe ramki pozwalają zdefiniować rozmiar papieru, sposób jego pobierania i sposób wydruku.

Zmiana pracującego operatora

Okno służy do przelogowania operatorów.

Zmiana hasła pracującego operatora

Funkcja służy do zmienienia obecnego hasła aktualnie zalogowanego operatora na nowe. W tym celu należy:

1. Wpisać stare hasło,
2. Wpisać nowe hasło,
3. Potwierdzić poprawność nowego hasła.

W przypadku poprawnego przeprowadzenia operacji zmiany hasła wyświetli się stosowny komunikat. Błąd w wypełnianiu poszczególnych pól również zostanie zakomunikowany odpowiednim komunikatem.

Zmiana bazy danych

Okno przelogowuje użytkownika do innej bazy danych. Z okna wybieramy nową bazę.

Koniec

Zamyka połączenie z bazą danych i wyłącza program.

Ewidencja

Przeglądanie danych

Okno prezentuje listę lokali. Listę możemy zawężyć w oparciu o dane z pól wyboru umieszczonych na górze okna. Przygotowane dane możemy wydrukować. W tym celu naciskamy przycisk "Podgląd wydruku".

Nowe konto

Na koncie dokonywane jest na rozróżnienie podmiotów: płatnik, właściciel, użytkownik. Oznacza to, że inna osoba może być użytkownikiem, a inna płatnikiem.

Zakładki: Informacje ogólne:

1. Zakres - dane wybierane z Słownika zakresów.
2. Nr konta - porządkowy, unikalny numer.
3. Kategoria - wybierany na podstawie danych ze Słownika Kategorii.
4. Oznaczenie akt - numer teczki lub specyficzne oznaczenie konta.

Lokale:

1. Księgowanie skł. - parametry określa czy należność ma być księgowana oddzielną kwotą dla każdego składnika czy kwotami będącymi sumą według stawek VAT-u lub jedną kwotą będącą sumą dla wszystkich składników.

Składniki:

1. Współczynnik - konieczność skorygowania innych niż standardowe.
2. Rodzaj zużycia - jeśli dotyczy zużycia to określamy rodzaj zużycia dla danego składnika.
3. Licz standard - parametr określa czy należność wynikająca z danego składnika, ma być korygowana o wskaźniki wynikające ze standardu lokalu.

Zakładka Raty. Po przeliczeniu pojawia się możliwość zaksięgowania tego co naliczone. W sytuacji kiedy korzystamy z księgowania sumarycznego, to w opcji księgowania (przycisk "Księguj") używamy tylko raz po naliczeniu wszystkich składników.

Edycja danych

Program wyświetla na okno identyczne jak przy zakładaniu nowego konta, z tą różnicą, że w trybie edycji. Możemy edytować parametry, dodawać składniki, osoby itd. Edycję danych szczegółowych wykonujemy z zakładek: Użytkownik, Właściciel, Składniki, Raty.

Informacje o koncie

Okno wczytuje nam aktualne informacje o koncie. Okno prezentuje dane w identyczne sposób jak w opisywanym wyżej punkcie.

Naliczanie należności

Okno służy do grupowego naliczania czynszu. Zaznaczamy odpowiednie pole czy chcemy wykonać naliczenie dla całego zakresu kont czy określonego zakresu kont. Następnie wybieramy za jaki okres mają zostać naliczone raty. Kolejnym krokiem jest wybór zobowiązania dla którego mają zostać naliczone raty. Dokonujemy tego z pola rozwijanego. Zaznaczenie opcji Księguj należności spowoduje wysłanie odpowiednich danych do systemu Księgowość Zobowiązań. Dane będą wysłane jako przypisy na odpowiednie konta. Opcjonalnie możemy zaznaczyć i wybrać inny termin płatności. W celu potwierdzenia poprawności wpisanych danych i wykonania zmiana na kontach, naciskamy przycisk "Nalicz".

Fakturowanie

1. Sposób fakturowania - określa czy pozycja na fakturze mają odpowiadać należnością dla poszczególnych składników czy mają odpowiadać sumom według stawek VAT.
2. Plik wzorca dokumentu - jeżeli nie zostanie wskazany to będzie używany domyślny plik wzorca dokumentu zdefiniowany w Rejestrze VAT dla danej konfiguracji.
3. Opcje dokumentu - uszczegóławia pozycje na fakturze o wybrane parametry.
4. Przycisk "Wyszukaj" - powoduje wyszukanie należności do zafakturowania według wprowadzonych parametrów.

Edycja danych osobowych

W bazie osobowej przechowywane są dane dotyczące osób fizycznych, osób prawnych i małżeństw. Okno prezentujące listę osób (rys. 1) z możliwością edycji. Okno bazy osobowej uruchamiamy poprzez kliknięcie odpowiedniego przycisku (zazwyczaj koloru niebieskiego, zawierającego profil człowieka).

Do wyszukiwania osób w bazie służy górna część okna (rys. 2). W sytuacji, gdy znany jest rodzaj osoby (fizyczna, prawna, małżeństwo) wystarczy zaznaczyć odpowiednie pole, co spowoduje, że program wyszuka tylko podatników wybranego typu. W momencie, gdy jest on nieznany, wybieramy opcje wyszukiwania według wszystkich osób zarejestrowanych w bazie (Wszystkie osoby).

Następnie wypełniamy kolejne pola. Żadne z pól nie jest wymagane, co w praktyce oznacza, że zostawienie pól pustych i naciśnięcie przycisku Wyszukaj, spowoduje wyświetlenie wszystkich podatników.

Uwaga!

Szybkie wyszukiwanie - wystarczy, że do jednego z pól, np. do pola Nazwisko wpisana zostanie litera k i kliknięty zostanie przycisk wyszukiwania, to program wyświetli listę osób, których nazwisko zaczyna się od litery k. Identycznie jest w sytuacji podania większej ilości liter. Ta zasada działa również dla pól numerycznych (np. numeru PESEL).

Istnieje możliwość przeszukiwania bazy używając fragmentów danych dodając symbol % przed lub po zapytaniu. Przykład: wyszukując %ski program wyszuka wszystkie nazwiska kończące się na ski.

Do dodawania osób do bazy osobowej służy przycisk Dodaj (rys. 3), położony na dole okna. Po jego naciśnięciu rozwinie się menu (rys. 4), poprzez które wybieramy rodzaj dodawanej osoby. Poszczególne rodzaje osób (fizyczna, prawna i małżeństwo) różnią się zakresem podawanych danych. Wprowadzając dane pamiętajmy, że pola z etykietami napisanymi czcionką z podkreśleniem muszą mieć wartość (są wymagane). Do zapisania danych służy przycisk Zapisz. Po jego kliknięciu program powróci do okna edycji bazy osobowej, a w tabelce pojawią się wprowadzone zmiany. Jeżeli w trakcie edycji chcemy zrezygnować z zapisania zmian, to klikamy przycisk Anuluj.

W sytuacji, kiedy zachodzi potrzeba zmiany danych osobowych, to wyszukujemy odpowiednią osobę i klikamy przycisk Edytuj. Na nowo wyświetlonym oknie, możemy dokonywać zmian danych osobowych wybranej osoby.

Po kliknięciu niebieskiego przycisku Info wyświetlają się informacje dotyczące zaznaczonej osoby bez możliwości ich modyfikacji.

Usunięcie osoby z bazy osobowej - klikamy przycisk Usuń i zatwierdzamy. Spowoduje to skasowanie osoby z bazy.

Funkcja Informacje o udostępnieniach daje nam możliwość podglądu i wydruku raportu zawierającego wszystkie zarejestrowane udostępnienia danych osobowych wybranej osoby oraz informacji o tym który operator jako pierwszy wprowadził dane osobowe do bazy oraz który je ostatnio modyfikował.

• 

  Rysunek 1. Okno główne bazy osobowej

• 

  Rysunek 2. Górny panel bazy osobowej

• 

  Rysunek 3. Przycisk Dodaj

• 

  Rysunek 4. Menu kontekstowe przycisku Dodaj