UmowyFV instrukcja

Wstęp

Ogólne informacje o instrukcji, serwisie i licencji.

O programie

Opis zmian

Wprowadzane zmiany w programie (rozwiązane błędy, nowe funkcjonalności) są rejestrowane w opisie zmian. Każdy program posiada swój opis zmian. Opis zmian dla programu UmowyFV dostępny jest na stronie UmowyFV opis zmian.

O programie UmowyFV

Program upraszcza proces wnioskowania i angażowania środków na wydatki urzędu. Wnioski, umowy i faktury są rejestrowane elektronicznie. Wydane środki pokazują % realizacji planu. Możliwe jest opiniowanie i zatwierdzanie wniosków przez przełożonych.

Program UmowyFV służy do księgowania umów i/lub faktur w wydziałach urzędu. Dzięki korzystaniu z programu, możliwa jest kontrola przekroczenia planu już na poziomie wydziału.

Głównym zadaniem modułu UmowyFV, będącego rozwinięciem i uzupełnieniem systemu Księgowość Budżetowa i Planowanie, jest usprawnienie, przyspieszenie i optymalizacja wymiany informacji między wydziałem budżetowo-księgowym, a pozostałymi komórkami organizacyjnymi jednostki. Korzystając z tego modułu, wydziały dostają na bieżąco dane o środkach jakimi dysponują i akceptacjach na ich wydatkowanie. Wydział księgowy zaś, posiada wiedzę o zawieranych umowach przez inne komórki, fakturach będących w obiegu oraz zaangażowaniu (rezerwacji) środków z tego wynikającej.

Moduł składa się z 4 zazębiających się bloków funkcjonalnych:

1. Planowanie i kosztowa realizacja zadań wydziałowych,
2. Ewidencja wniosków o zgodę na wydatkowanie środków,
3. Rejestracja i zaangażowanie umów,
4. Rejestracja i zaangażowanie faktur.

Po zainstalowaniu na komputerach poszczególnych wydziałów urzędu, program pozwala na szybkie rejestrowanie i zaangażowanie umów oraz faktur zakupu właściwych dla każdego wydziału, co znacznie przyśpiesza obieg dokumentów oraz pracę wydziału finansowego. Na podstawie danych wprowadzonych w wydziałach merytorycznych tworzone są automatycznie dokumenty księgowe. Wydziały merytoryczne mogą śledzić na bieżąco realizację umów od strony finansowej oraz wykonanie planu, a wydział księgowości znacznie szybciej otrzymuje informacje księgowe. Ponadto, operator w każdym wydziale może:

1. Zostać przypisany do własnej puli umów i faktur,
2. Składać wnioski o wydatkowanie środków,
3. Monitorować wolne środki komórki organizacyjnej,
4. Po podpisaniu umowy, może natychmiast powiadomić o tym fakcie wydział finansowy, rejestrując umowę oraz automatycznie zaangażować ją na koncie 998,
5. Rejestrując fakturę natychmiastowo poinformować o tym fakcie księgowości poprzez automatyczne wygenerowanie dokumentu księgującego faktury zakupów na kontach kosztów, a w przypadku faktur wydatków bieżących – również na koncie zaangażowania,

Wszystkie wygenerowane dokumenty podlegają weryfikacji przez osobę odpowiedzialną w księgowości.

Konfiguracja

Zmiana rejestru lub roku obrachunkowego

Operator, nie zamykając programu, może zmienić rok obrachunkowy i rejestr na którym pracuje, w przypadku gdy ma dostęp do wielu rejestrów.

Zmiana pracującego operatora

W sytuacji gdy z programu korzysta wielu operatorów, po wybraniu tej opcji wyświetla się okno pozwalające na podanie nazwy i hasła nowego operatora.

Uwaga!

Zmiana operatora następuje tylko na poziomie programu i bazy danych. W środowisku systemu operacyjnego i sieci operator pozostaje niezmieniony, dla jego zmiany należy wykonać operację ponownego zalogowania w programie Windows lub w sieci. Również w sytuacji, kiedy uwierzytelnienie w programie zostało poświadczone kontem Windows, operator zalogowany na konto Windows pozostaje bez zmian, a operator zalogowany do programu zostaje zmieniony.

Zmiana hasła operatora

Funkcja służy do zmienienia obecnego hasła aktualnie zalogowanego operatora na nowe. W tym celu należy:

1. Wprowadzić dotychczasowe hasło,
2. Wprowadzić nowe hasło,
3. Potwierdzić poprawność nowego hasła.

W przypadku poprawnego przeprowadzenia operacji zmiany hasła wyświetli się stosowny komunikat. Błąd w wypełnianiu poszczególnych pól również zostanie zakomunikowany.

Pozostałe opcje dotyczące hasła jak:

• Liczba dni ważności hasła,
• Minimalna długość hasła,
• Hasło powinno zawierać także znaki inne niż litery,
• Hasło powinno zawierać znak specjalny oraz duże i małe litery,
• Blokowanie konta operatora po nieudanej trzykrotnej próbie zalogowania,
• Blokowanie konta operatora po niezmienieniu hasła, które straciło ważność

można ustawić w programie ADMIN

Katalog INI

Funkcja wyświetla katalog w którym znajduje się plik konfiguracyjny (.ini) aplikacji.

Koniec

Zamyka połączenie z bazą danych i wyłącza program.

Dane

Rejestracja i zaangażowanie umów

Rejestrując umowę należy podać zadanie, którego dotyczy umowa oraz dane z umowy. Określamy klasyfikacje oraz kwoty, które zostaną na nich zaangażowane (można podać wiele klasyfikacji). W przypadku umów wieloletnich należy podać klasyfikacje, z których umowa będzie realizowana w poszczególnych latach aż do jej zakończenia. Jeżeli umowa była poprzedzona wnioskiem i został on wskazany w umowie, wszystkie dane poza kontrahentem i czasem trwania umowy zostaną pobrane z wniosku. Przy zapisywaniu umowy opcjonalnie można podać zadanie wydziałowe (jeśli wydział stosuje dodatkowy podział zadań). Po zapisaniu danych, umowa zostanie dodana do słownika umów oraz zostanie wygenerowany dokument księgowy "Umowa" angażujący podane wartości i przesłany do księgowości. W przypadku umów wieloletnich, na tym dokumencie zostanie wygenerowane również zaangażowanie przyszłych okresów.

W przypadku zmian w umowie po jej podpisaniu istnieje możliwość wyboru z menu rozwijanego typu: umowa/aneks/korekta zaangażowania

1. wprowadzenie "aneksu" do umowy powoduje, że informacja o nim pojawi się w rejestrze umów i zostanie utworzony automatyczny dokument zmieniający zaangażowanie (aneks). Aneks zwiększający wartość umowy musi mieć podaną dodatnią kwotę, aneks zmniejszający wartość umowy, kwotę ujemną. Wprowadzamy tylko różnicę między poprzednią kwotą umowy a obecną.
2. wprowadzenie "korekty zaangażowania" powoduje, że w rejestrze umów nie pojawi się informacja o aneksie, jedynie zostanie utworzony automatyczny dokument korygujący zaangażowanie (aneks wewnętrzny).

Wszystkie umowy wprowadzane przez wydział, automatycznie program przekazuje do księgowości jako dokumenty do akceptacji.

Rejestracja i zaangażowanie faktur

System umożliwia wprowadzenie:

1. faktury do której nie ma wprowadzonej umowy ani wniosku
2. faktury, która jest poprzedzona zaangażowaną umową
3. faktury poprzedzonej zaangażowany wnioskiem

W sytuacji, kiedy rejestrowana jest faktura, do której nie było wcześniej ani wniosku ani umowy, należy w pierwszej kolejności wybrać zadanie wydziałowe, którego dana faktura dotyczy. Następnie wypełnić wszystkie dane z faktury, oraz klasyfikacje, z których faktura jest finansowana. Z rozwijalnej listy należy wybrać "rodzaj faktury" czyli schemat według którego faktura będzie zaksięgowana na kontach księgowych. Po zapisaniu, na podstawie wprowadzonych danych i wskazanego schematu, zostanie wygenerowany dokument księgowy, z zapisami na konto kosztów i rozrachunków oraz dekret angażujący fakturę.

W drugim przypadku, rejestrując fakturę do zaangażowanej wcześniej umowy, należy wybrać z listy umowę, której ona dotyczy. Większość danych zostanie wówczas pobrana z umowy. Następnie wybieramy numer dostawcy z bazy kontrahentów, wprowadzamy numer faktury oraz kwoty z faktury. W tym przypadku również należy wskazać jaki schemat ma być wykorzystany do tworzenia dokumentu księgowego (rodzaj faktury). Po zapisaniu, na podstawie wprowadzonych danych i wskazanego schematu, zostanie wygenerowany dokument księgowy, z zapisami na konto kosztów i rozrachunków.

W przypadku faktury poprzedzonej wnioskiem bardzo ważne jest wybranie z listy wniosku, którego dana faktura dotyczy. Wówczas podobnie jak przy fakturze poprzedzonej umową, większość danych zostanie wypełniona. Do wprowadzenia pozostanie numer dostawcy, numer faktury oraz kwoty z faktury a także wybranie "rodzaju faktury" czyli dekretu księgującego fakturę.

Schematy dekretacji ustawiane są w programie KBiP. Księgowość ustala na jakie konto będą księgowane operacje i opisowo zapisuje tak zdefiniowaną dekretację. Dzięki temu wydział wybiera tylko schemat dekretacyjny z menu rozwijanego. Wszystkie faktury wprowadzane przez wydział, automatycznie program przekazuje do księgowości jako dokumenty do akceptacji.

Uwaga!

• Jeśli faktura nie została zaakceptowana przez księgowość, to można ją edytować,
• Jeśli prowadzone są rozrachunki, to wydział ma informację czy faktury zostały zapłacone.

Rozliczenie zaliczki

Prowadzanie zaliczek trzeba wykonywać skrupulatnie. Zaniedbania w tym obszarze, mogą być przyczyną niezgodności w księgowości. W sytuacji, kiedy pracownik pobrał zaliczkę, to uruchamiamy okno zaliczek, wybieramy pracownika i ewidencjonujemy zaliczkę, którą pobrał.

Paczki dokumentów

Opcja wprowadzania dokumentów łączonych wykorzystywanych przy zaliczkach. Okno służy do edycji paczek.

Ewidencja wniosków

Wnioski służą do składania zapotrzebowania na wydatkowanie środków przez komórki organizacyjne.

Okno wniosków podzielone jest w poziomie na trzy części. Górna część służy do filtrowania i wyszukiwania wniosków. W części środkowej wyświetlane są wprowadzone wnioski, w podziale na cztery kategorie – Oczekujące, Czynne, Zakończone, Odrzucone. Oczekujące to te, które zostały wprowadzone i czekają na zatwierdzenie w wydziale finansowym. Czynne to wnioski zatwierdzone, do których można wprowadzać dokumenty. Zakończone to wnioski, na których praca została zakończona. Natomiast Odrzucone to wnioski, które zostały anulowane. Wnioski odrzucone można edytować lub skopiować do nowego klikając prawym przyciskiem na wybranym wniosku.

W najniższej części okna wyświetlane są informacje odnośnie finansowania wniosku oraz dane uzupełniające.

W górnej części okna jest menu "zestawienia", z którego można wydrukować wniosek, wniosek techniczny oraz rejestr wniosków. Dostępne są tu też pozostałe zestawienia dotyczące wniosków tj. zestawienie kosztowe, wolnych środków, blokady środków na przyszłe lata, itp..

Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na dowolnym wniosku powoduje wyświetlenie dodatkowych opcji, które są aktywne w zależności od statusu wniosku, uprawnień nadanych operatorowi i poziomu dostępu do wniosków (ewidencja, opiniowanie, zarządzanie).

Klikając przycisk "Dodaj" można wprowadzić nowy wniosek.

Zacząć należy od wskazania zadania i po kolei należy wypełnić wszystkie pola. Ważnym momentem jest tutaj wskazanie czy do wniosku będzie faktura, umowa czy wiele umów. W zależności od tego albo będzie zaangażowany wniosek albo dopiero umowa. Zaznaczenie pola "umowa" spowoduje również, że bez niej nie będzie można wprowadzić faktur do wniosku. Następnie należy wskazać klasyfikację i kwoty, które zostaną automatycznie zaangażowane albo zablokowane (jeśli wybranym typem będzie umowa). Opcjonalnie wskazujemy również zadanie wydziałowe (jeśli wydział stosuje dodatkowy podział zadań).

Po wprowadzeniu wniosku znajduje się on w dziale wniosków oczekujących. Następnie wniosek jest opiniowany przez operatorów posiadających odpowiednie uprawnienia, zgodnie z poziomami akceptacji ustalonymi na etapie wdrożenia. Każdy z nich może go przyjąć lub odrzucić oraz zamieścić swój komentarz. Po przyjęciu wniosku możliwe jest wprowadzenie do niego umowy lub faktury. Natomiast wniosek odrzucony jest anulowany.

Edycji wniosku można dokonać tylko po jego odrzuceniu. Po zakończeniu edycji, wniosek automatycznie zostaje zakwalifikowany jako Oczekujący. Grupowanie wniosków pozwala na wydrukowanie wniosku zbiorczego dla kilku wniosków. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku, gdy składamy kilka wniosków do jednej umowy (przetargu, zamówienia). Można również dokonać korekty wniosku, klikając na czynnym wniosku prawym przyciskiem myszy. Korektę tworzymy na wartość przyrostową zmiany sumy kwot pierwotnego wniosku i korekt wcześniejszych. Korekty składamy w przypadku, gdy chcemy dokonać zmian wartości zapotrzebowania, a wniosek pierwotny został już przyjęty i ma status Czynnego.

Po kliknięciu na wniosek prawym przyciskiem myszy dostępne są dwie opcje: utwórz zlecenie do wniosku oraz utwórz zlecenie do grupy. Po kliknięciu otwiera się okienko ze wzorca zlecenia. Po jego wyborze zostaje utworzone zlecenie na podstawie danych zdefiniowanych w wybranym wzorcu i uzupełniony danymi z wniosku. Dodatkowo należy wybrać kontrahenta i dopisać informacje dodatkowe. Numer zlecenia będzie kopią numeru wniosku lub grupy wniosków. Na zakładce Dane podstawowe znajdują się informacje, które należy uzupełnić lub są najczęściej korygowane i zmieniane. Na zakładce Pozostałe dane znajdują się pozostałe informacje skopiowane ze wzoru zlecenia (najczęściej nie ulegają one już dodatkowym modyfikacjom).

Po kliknięciu przycisku Podgląd uzyskujemy podgląd wydruku zlecenia w postaci strony w języku html, którą możemy wydrukować lub wyeksportować do m.in. do MS Word, czy MS Excel.

Zarządzanie wnioskami

Okno zarządzania wnioskami podzielone jest w poziomie na trzy części, podobnie jak przy ewidencji wniosków. Górna część służy do filtrowania i wyszukiwania wniosków. W części środkowej wyświetlane są wprowadzone wnioski, w podziale na cztery kategorie – Oczekujące, Czynne, Zakończone, Odrzucone. Oczekujące to te, które zostały wprowadzone i czekają na zatwierdzenie. Czynne to wnioski zatwierdzone, do których można wprowadzać dokumenty. Zakończone to wnioski, na których praca została zakończona. Natomiast Odrzucone to wnioski, które zostały anulowane.

W najniższej części program wyświetla informacje odnośnie finansowania wniosku oraz dane uzupełniające.

W górnej części okna jest menu Zestawienia, z którego można wydrukować wniosek, wniosek techniczny oraz rejestr wniosków. Dostępne są tu też pozostałe zestawienia dotyczące wniosków.

Obok znajduje się jeszcze menu Zestawienia kontrolne, gdzie dostępne są dwa zestawienia pozwalające wyszukać wnioski, w których występują niezgodności:

• Wykaz wniosków czynnych i zamkniętych, a niezaangażowanych typu „W”,
• Wykaz wniosków, dla których ich wartość jest różna od zaangażowania.

Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na dowolnym wniosku powoduje wyświetlenie dodatkowych opcji, które są aktywne w zależności od statusu wniosku i uprawnień nadanych operatorowi.

Zarządzanie wnioskami służy do ostatecznego przyjmowania lub odrzucenia wniosku. Można z tego poziomu też zapoznać się z opiniami innych operatorów.

Opiniowanie wniosków

Wniosek jest opiniowany przez operatorów posiadających odpowiednie uprawnienia, zgodnie z poziomami akceptacji ustalonymi na etapie wdrożenia. Każdy z nich może go przyjąć lub odrzucić oraz zamieścić swój komentarz. Po przyjęciu wniosku możliwe jest zaksięgowanie do niego umowy lub faktury. Natomiast wniosek odrzucony jest anulowany.

W przypadku, gdy wnioski opiniowane są przez jedną osobę można pominąć opiniowanie wniosków i korzystać tylko z zarządzania wnioskami.

Plan zamówień

Wydziały odpowiedzialne są za swój plan (czy za koszty? - sprawa dyskusyjna). Od grudnia do końca stycznia muszą przygotować plan, który zostanie zatwierdzony przez zamówienia publiczne. Jeśli kwota zamówienia przekracza próg 30 tys. euro, to konieczny jest przetarg - i program też to obsługuje.

Uwaga!

• Planu zamówień nie można mylić z planem budżetowym. W planie zamówień zawarty jest plan zamówień. Wydziały wpisują wszystko co chcą kupić i zbierają tryby przetargowe. Plan zamówień może być większy od planu budżetowego,
• Operator ma dostęp tylko do planu swojego wydziału.

Realizacja zadań wydziałowych

Wydział (komórka organizacyjna) może szczegółowo zarządzać ewidencją zdarzeń dla zadań wydziałowych. Opcja ta służy wyłącznie realizacji i rozliczania działań w ramach komórki organizacyjnej. Nie ma to wpływu na księgowość JST czy sprawozdawczość. Można określić, że funkcjonalność tego okienka, to 'wewnętrzna księgowość wydziału'. Dzięki temu oknu można rozpisywać plan na poszczególne zadania.

Operator ma dostęp do:

1. podglądu sald na zadaniach wg kryteriów:
   • salda zadań,
   • salda zadań wg klasyfikacji,
   • salda klasyfikacji wg zadań.
2. Dostęp do szczegółowych obrotów na zadaniach z możliwością ich edycji, dodawania czy usuwania. Dane do rejestru obrotów wprowadzane mogą być automatycznie z poziomu funkcji "Zaangażowania faktur",
3. Dodatkowo istnieje możliwość planowania wydatków na poszczególne zadania w rozbiciu na klasyfikacje budżetowe w kwotach przewidzianych planem JST.

Rejestr faktur

Prezentowane są tu wszystkie faktury wprowadzone przez wydział. Można wydrukować stąd dekret każdej z faktur oraz wprowadzić drobne zmiany jeśli faktura jeszcze nie jest zaakceptowane przez wydział księgowości. Klikając w górnym rogu okna "Zestawienia" można wydrukować cały rejestr lub zestawienie poszczególnych faktur oraz ich podsumowanie.

Rejestr umów

Rejestr umów umożliwia podgląd wszystkich umów w systemie Księgowości Budżetowej. Widoczność umów może być ograniczona tylko do umów podpisanych w danej komórce organizacyjnej. W rejestrze można podglądnąć jaki jest stopień realizacji poszczególnych umów. Rejestr podzielony jest na 4 części. W górnej części można wyszukiwać/filtrować umowy. W środkowej części okna znajdują się wszystkie umowy w podziale na czynne i archiwalne. Dolna przedstawia aneksy do konkretnych umów jeśli takowe były dodawane. Z prawej strony okna można zobaczyć jakie dokumenty są powiązane z daną umową, np faktury, wyciąg bankowy oraz podsumowania kwot na jakie umowa była zaangażowana, koszty bieżącego roku, koszty ogółem, itp. Klikając "Zestawienia" w górnej części okna można zrobić zestawienia z podsumowaniem kwot na jakie opiewają wszystkie umowy danego wydziału lub wszystkich wydziałów. Można również zrobić zestawienie realizacji wybranej umowy wg klasyfikacji

Zadania wydziałowe

Zadania wydziałowe, są to zadania występujące tylko w obrębie wskazanej komórki organizacyjnej. Nie są one widziane przez Księgowość Budżetową. Służą do podziału wewnętrznej ewidencji zdarzeń gospodarczych występujących w danym wydziale, wyłącznie na jego potrzeby.

Słownik zamówień

Każdy urząd definiuje sobie sam według tego jak chce rozliczać. W zależności czy urząd chce przekraczać 30 tys. euro (bo wtedy musi przetarg robić), definiuje pozycje w słowniku.

Słownik trybów postępowania

Każdy wprowadzający wniosek decyduje czy wniosek będzie przekraczał 30 tys. euro czy nie. Do uzupełnienia wg własnego uznania.

Zestawienia

Zestawienia są odpowiednikami zestawień w systemie Księgowość Budżetowa i Planowanie. Sporządzane są w wybranym przedziale czasowym według daty sprawozdawczej, dla podanego zakresu numerów i typów dokumentów. Istnieje możliwość wyboru klasyfikacji, wyszczególnionego zakresu działów, rozdziałów, paragrafów, pozycji czy typów zadań. Ponadto każde zestawienia posiada swoje specyficzne parametry wyboru danych. Wykonywane są dla dopuszczalnej puli pozycji paragrafów i komórek organizacyjnych.

Realizacja umów

Okno umożliwia stworzenie zestawienia ze stanu realizacji umów na podstawie wybranych przez nas parametrów.

Dziennik

Zestawienie zwraca listę dokumentów.

Obroty

Zestawienie zwraca obroty na klasyfikacjach według podanych przez nas parametrów.

Stany

Zestawienie zwraca stany na klasyfikacjach według podanych przez nas parametrów.

Pomoc

Instrukcja

Kliknięcie uruchomi stronę WWW z instrukcją do programu.

Opis zmian

Kliknięcie uruchomi stronę WWW z opisem kolejnych wersji programu.

Pomoc zdalna - TeamViewer

Zainicjuje pobieranie pliku. Szczegółowe informacje w paragrafie 1.1.2.1 Pomoc zdalna.

Dziennik zdarzeń

Okno zawiera rejestr istotnych operacji wykonywanych przez operatorów.

W zależności od aplikacji, w lewej górnej części ekranu pokazana jest lista rejestrowanych zdarzeń.

Drukuj licencję

Opcja drukowanie licencji na oprogramowanie.

O programie

Wyświetla okno z informacjami o programie i danymi producenta.