Powiadomienia instrukcja

Wstęp

Ogólne informacje o instrukcji, serwisie i licencji.

O programie

Opis zmian

Wprowadzane zmiany w programie (rozwiązane błędy, nowe funkcjonalności) są rejestrowane w opisie zmian. Każdy program posiada swój opis zmian. Opis zmian dla programu Powiadomienia dostępny jest na stronie Powiadomienia opis zmian.

O programie Powiadomienia

Program Powiadomienia służy nam do wysyłania SMS-ów i/lub emaili do podatników.

Konfiguracja

Edycja bazy osobowej

W celu wysłania SMS-ów i/lub emaili z programów INFO-SYSTEM trzeba spełnić następujące warunki:

1. Zaktualizować wszystkie programy wymiarowe do wersji nie starszych niż z kwietnia 2014,
2. Baza is_pdk.gdb musi zawierać tabele programu Powiadomienia (zainstalowanie programu i go uruchomienie na bazie is_pdk.gdb poskutkuje spełnieniem tego kryterium),
3. Operator potrzebuje posiadać uprawnienia do edycji bazy osobowej (Admin, zarządzanie uprawnieniami).

Numer telefonu i adres email

1. Uruchamiamy z menu danego programu okno Edycja danych osobowych (rys. 1)
2. Lewym przyciskiem myszy zaznaczmy osobę i klikamy przycisk SMS/email (rys. 2),
3. Program wyświetli okno Ustawienia wysyłki komunikatów (rys. 3),
4. Dla danej osoby, w polu Telefon wprowadzamy numer telefonu w formacie 11 znakowym, czyli:
   1. pierwsze 2 cyfry - kod kraju, w większości przypadków 48,
   2. pozostałe cyfry zgodnie z przyjętymi standardami na terenie RP, czyli: 9 cyfr bez żadnych dodatkowych znaków (również bez białych znaków). Przykład:
      1. telefon komórkowy w formacie: 48600500500
      2. telefon stacjonarny w formacie: 48227844944
5. W pole Email wprowadzamy adres email. Program sprawdza poprawność formatu email,
6. Jeśli wprowadzone dane są poprawne, to zatwierdzamy je zielonym przyciskiem.

Przydzielanie komunikatów Na oknie edycji bazy osobowej klikamy przycisk SMS/email (rys. 1 z poprzedniego rozdziału). Program wyświetli okno Ustawienia wysyłki komunikatów. Lewy panel okna zatytułowany Dostępny komunikaty zawiera listę dostępnych komunikatów. Prawy panel okna zatytułowany Przydzielone komunikaty zawiera listę komunikatów, które odbiorca otrzyma w sytuacji, kiedy dany typ komunikaty będzie wysyłany. Komunikaty przydzielamy poprzez przenoszenie ich z lewego panelu na prawy za pomocą środkowych przycisków (rys. 4).

Uwaga! Jeśli urząd będzie wysyłał SMS-em informacje o zaległościach, a odbiorca nie będzie miał przydzielonego komunikatu Informacje o zaległościach, to nie otrzyma SMS-a.

Ustawienia drukarki

Funkcja Ustawienia drukarki wybieramy z menu kontekstowego i pozwala zdefiniować parametry drukarki używanej w momencie wydruku. W ramce Drukarka wybierana jest drukarka domyślna poprzez rozwinięcie listy spod pola „Nazwa” i wybrania odpowiedniego urządzenia. Przycisk służy do wywołania okna właściwości charakterystycznych dla poszczególnych drukarek.

Pozostałe ramki pozwalają zdefiniować rozmiar papieru, sposób jego pobierania i sposób wydruku.

Zmiana pracującego operatora

Okno służy do przelogowywania operatorów.

Zmiana hasła pracującego operatora

Funkcja służy do zmienienia obecnego hasła aktualnie zalogowanego operatora na nowe. W tym celu należy:

• Wpisać stare hasło,
• Wpisać nowe hasło,
• Potwierdzić poprawność nowego hasła.

W przypadku poprawnego przeprowadzenia operacji zmiany hasła wyświetli się stosowny komunikat. Błąd w wypełnianiu poszczególnych pól również zostanie zakomunikowany odpowiednim komunikatem.

Koniec

Zamyka połączenie z bazą danych i wyłącza program.

SMS

Wyślij

Pojedynczo

Okno służy do wysłania wiadomości SMS do jednego odbiorcy. Najpierw wybieramy komunikat, jaki chcemy wysłać z listy komunikatów. Dostępne komunikaty są wyświetlane na podstawie słownika komunikatów (Wzorce). Odbiorę możemy wpisać ręcznie lub wyszukać w bazie. W celu wyszukania w bazie naciskamy przycisk . Zaznaczenie pola Polskie znaki umożliwi wysłanie SMS-a z treścią zawierającą polskie znaki (SMS pomieści przez to mniej znaków, również ilość SMS-ów wysłanych jednym komunikatem zostanie ograniczona z 5 do 3). W pole Treść wpisujemy zawartość dla odbiorcy. Pole Pełny komunikat wyświetla treść, jaką otrzyma odbiorca. Wysyłamy poprzez naciśnięcie przycisku Wyślij SMS. Pod przyciskiem program umieszcza aktualne stan konta. Przy umowie z firmą Mobitex bez stanu konta, kwota zawsze będzie równa 0 zł.

Masowo

Okno uzupełniamy w identyczny sposób jak przy podawaniu jednego odbiorcy, z tą różnicą, że nie wybieramy odbiorcy.

Wzorce

Wzorce powiadomień to wiadomości szablonowe dla odbiorców. Operator ma możliwość definiowania własnych treści komunikatów oraz edycji obecnych. Wiadomość zawiera makra, co oznacza, że dla ciąg znaków @ID_KONTA_W zostanie w wiadomości zastąpiony numerem konta wymiarowego odbiorcy.

Po naciśnięciu przycisku Zmień możemy edytować treść wzorca. Opcja edytowania wzorców powiadomień jest pomocna w celu stworzenia własnego szablonu wiadomości. Makra wpisujemy w tekst identycznie jak widać na rysunku poniżej. Panel po prawej stronie wyświetla dostępne makra.

Ustawienia

Okno dostarcza funkcje:

1. Logowanie u dostawcy Usługi wysyłania SMS-ów (podajemy Login i Hasło po otrzymaniu danych od firmy MOBITEX),
2. Treści nagłówka i stopki wiadomości, która będzie dopisywana do każdej wiadomości SMS (system będzie automatycznie doliczał dodatkowe znaki na oknie do wysyłania pojedynczych jak i masowych komunikatów).
3. Wysyłanie po akceptacji służy do kontrolowania wysyłki komunikatów, jako dodatkowe zabezpieczenie kontrolne oraz rozwiązanie dla klientów z celowo ograniczonym dostępem do Internetu. Po włączeniu tej opcji wysyłka odbywa się dwustopniowo. Wiadomości przygotowane przez operatorów z uprawnieniem do wysyłania mają status „przygotowane”. Następnie osoba z uprawnieniem do kontroli ma możliwość dokonania faktycznej wysyłki. Osoba kontrolująca ma możliwość bezpośredniej wysyłki przygotowanych przez siebie komunikatów.

Dostęp do ustawień bramki mają tylko osoby z nadanym specjalnym uprawnieniem.

Podgląd SMS

W opcjach programu możemy ustawić parametr, który SMS-y będzie dodawał do wysłania. Ma to na celu ostateczną weryfikację SMS-ów przez wysyłającego lub przełożonego. Dopiero wybranie po lewej stronie okna, które SMS-y mają zostać wysłane spowoduje ich faktyczne wysłanie. Ustawienie wysyłki po akceptacji dostępne jest w menu Ustawienia.

Po wybraniu SMS-ów naciskamy przycisk Wyślij dzięki czemu program zacznie wysyłać SMS-y. Operację możemy przerwać przyciskiem obok.

Dla każdego SMS-u zostaje wyświetlany status. Jeśli został wysłany, to status będzie: Wysłany.