Rejestr KSeF konfiguracja

Niniejsza instrukcja opisuje proces konfiguracji modułu KSeF (Krajowy System e-Faktur) w systemach INFO-SYSTEM. Konfiguracja ta jest niezbędna do prawidłowej komunikacji systemu z KSeF oraz obsługi faktur ustrukturyzowanych.

Konfiguracja KSeF w systemach INFO-SYSTEM:

• jest prowadzona oddzielnie dla każdego operatora,
• odbywa się w kontekście wybranej instytucji,
• może być wykonywana wyłącznie przez operatorów posiadających odpowiednie uprawnienia systemowe.

Instrukcja prowadzi krok po kroku przez cały proces konfiguracji – od nadania uprawnień, przez wybór instytucji, aż do wprowadzenia danych uwierzytelniających KSeF.

Przed rozpoczęciem konfiguracji KSeF należy posiadać ważny certyfikat KSeF lub token KSeF uzyskany w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) KSeF 2.0.

Wymagane uprawnienia

Przed rozpoczęciem konfiguracji modułu KSeF należy upewnić się, że operator posiada odpowiednie uprawnienia.

Konfigurację KSeF może wprowadzić operator, któremu nadano uprawnienie dla systemu:

• System: Rejestr KSeF
• ID systemu: 65
• Nazwa uprawnienia: KSeF – konfiguracja KSeF dla wszystkich operatorów systemu
• Kod uprawnienia: KSEFC

Uprawnienie to należy nadać każdemu operatorowi, który będzie odpowiedzialny za konfigurację lub zarządzanie ustawieniami KSeF.

Uprawnienia nadaje się w aplikacji:

• Admin
• eAdmin

Uruchomienie aplikacji Rejestr KSeF

Po uruchomieniu aplikacji Rejestr KSeF operator uzyskuje dostęp do głównego okna aplikacji.

Menu aplikacji Rejestr KSeF

W menu Konfiguracja dostępne są między innymi opcje:

• Konfiguracja KSeF
• Konfiguracja Instytucji
• Ustawienia repozytorium dokumentów

W pierwszej kolejności należy upewnić się, że instytucja, dla której będzie wykonywana konfiguracja KSeF, istnieje w systemie.

Konfiguracja instytucji

Konfiguracja KSeF wykonywana jest dla operatora w kontekście konkretnej instytucji. Dlatego przed przejściem do konfiguracji KSeF należy zdefiniować lub wybrać odpowiednią instytucję.

Opcja Konfiguracja Instytucji dostępna jest w menu Konfiguracja aplikacji Rejestr KSeF.

Okno Konfiguracja Instytucji – Dane urzędu

Zarządzanie instytucjami

W oknie Dane urzędu możliwe jest:

• przeglądanie instytucji zapisanych w bazie danych,
• dodawanie nowych instytucji (Nowy),
• edycja istniejących danych (Edytuj),
• wybór instytucji do dalszej pracy (Wybierz).

Dane identyfikacyjne instytucji

Dla instytucji należy uzupełnić m.in.:

• KRS
• NIP
• REGON
• nazwę instytucji
• dane adresowe i kontaktowe

Przykładowe uzupełnione dane instytucji

Dane instytucji można automatycznie pobrać z BIR (Baza Internetowa REGON) na podstawie:

• numeru KRS,
• numeru NIP,
• numeru REGON.

Po zapisaniu danych instytucji możliwe jest przejście do konfiguracji KSeF.

Konfiguracja KSeF

Po wybraniu instytucji należy przejść do opcji Konfiguracja KSeF z menu Konfiguracja.

Certyfikaty / Tokeny dla użytkowników

Okno Konfiguracja KSeF

Konfiguracja w tym oknie zapisywana jest dla konkretnego operatora i wybranej instytucji.

Wybór operatora

Po otwarciu okna Konfiguracja KSeF wyświetlana jest lista wszystkich operatorów zdefiniowanych w systemie.

W górnej części okna dostępne jest pole Operator oraz przycisk Szukaj, które służą do filtrowania listy operatorów:

• w polu Operator można wprowadzić fragment nazwy operatora,
• przycisk Szukaj zawęża listę operatorów do pozycji spełniających podane kryterium.

Z wyświetlonej listy należy wskazać operatora, dla którego wprowadzana lub edytowana będzie konfiguracja KSeF.

Konfiguracja KSeF zapisywana jest indywidualnie dla każdego operatora w kontekście wybranej instytucji.

Wybór instytucji

Pole Instytucja wskazuje instytucję, w kontekście której wykonywana jest konfiguracja KSeF. Instytucja musi być wcześniej zdefiniowana w module Konfiguracja Instytucji.

Rodzaj uwierzytelnienia

W sekcji Rodzaj uwierzytelnienia należy wybrać sposób autoryzacji:

• Certyfikat KSeF
• Token KSeF

Wybrany wariant decyduje o dalszych wymaganych danych.

Dane uwierzytelniające

W zależności od wybranego rodzaju uwierzytelnienia dostępne są pola:

• Klucz prywatny (wczytywany z pliku),
• Hasło do klucza prywatnego,
• Klucz publiczny (wczytywany z pliku),
• Token.

Opcjonalnie można zaznaczyć:

• Proś o PIN przy wysyłce i pobieraniu faktur w KSeF - po zaznaczeniu tej opcji system będzie wymagał podania wcześniej zdefiniowanego numeru PIN przy każdej operacji wysyłki lub pobierania faktur z KSeF. Opcja zwiększa bezpieczeństwo, ponieważ ogranicza możliwość wykonania operacji bez autoryzacji operatora.

Test połączenia i zapis konfiguracji

Po uzupełnieniu danych możliwe jest:

• wykonanie testu komunikacji z KSeF (Test połączenia (Cert Online)),
• zapisanie konfiguracji przyciskiem Zapis.

Po poprawnym zapisie konfiguracja KSeF staje się aktywna dla wybranego operatora i instytucji.

Uwaga	Test połączenia będzie dostępny dopiero po uruchomieniu serwisu synchronizacji w kolejnym kroku.

Certyfikat offline dla instytucji

Dotyczy wystawiania faktur [Rejestr VAT]

Ustawienia usługi synchronizacji KSeF

Aplikacja Rejestr KSeF wymaga konfiguracji lokalnej usługi synchronizacji KSeF (WebAPI), która odpowiada za komunikację z KSeF oraz przetwarzanie danych w tle.

Aby usługa działała poprawnie i uruchamiała się automatycznie razem z aplikacją, należy uzupełnić jej konfigurację oraz zapisać ustawienia.

Po zapisaniu konfiguracji aplikacja przy starcie automatycznie uruchamia usługę synchronizacji. Jeżeli konfiguracja nie zostanie zapisana, usługa nie uruchomi się automatycznie.

Opcja Ustawienia usługi synchronizacji KSeF dostępna jest w oknie konfiguracji KSeF.

Ustawienia usługi synchronizacji KSeF

Wymagane pola konfiguracji

Poniższe pola są obowiązkowe – bez ich uzupełnienia konfiguracja nie zostanie zapisana. Część danych może zostać uzupełniona automatycznie na podstawie konfiguracji systemu.

Pole w formularzu	Co wpisać	Uwagi
Port HTTP usługi	Domyślnie 5293	Lokalny port (localhost). Musi być wolny – jeśli jest zajęty, usługa nie wystartuje.
Limit oczekiwania na start [s]	Najczęściej 30 lub 60	Czas (w sekundach), przez jaki aplikacja czeka na uruchomienie usługi.
Środowisko KSeF	Prod - środowisko produkcyjne MF	Określa środowisko Ministerstwa Finansów, z którym łączy się system.
Tryb pracy usługi	Najczęściej Production - tryb produkcyjny	W środowisku produkcyjnym należy ustawić tryb Production. Tryb Development używany jest w testach.
Użytkownik	Użytkownik Firebird	Najczęściej SYSDBA lub konto techniczne.
Hasło	Hasło użytkownika Firebird	Pole może być puste tylko jeśli konfiguracja Firebird na to pozwala.
Baza / plik	Ścieżka do pliku bazy	Np. E:\bazyfb3\IS_KSEF_SYNC.gdb
Host / DataSource	localhost lub adres serwera	Adres serwera Firebird.
Port bazy	Najczęściej 3050	Standardowy port Firebird.
Charset	Najczęściej UTF8	Powinien być zgodny z konfiguracją bazy.
ServerType	Najczęściej 0	Parametr techniczny połączenia Firebird.
Dialect	Najczęściej 3	Zalecany dla nowych baz.
Klucz szyfrowania danych logowania	Generowany automatycznie	Służy do zabezpieczenia danych dostępowych. Nie należy go zmieniać ręcznie.

Po uzupełnieniu danych należy zapisać konfigurację przyciskiem Zapis.

Uruchamianie usługi

Po zapisaniu konfiguracji można uruchomić usługę przyciskiem:

• Uruchom serwis

Po poprawnym uruchomieniu usługa będzie startować automatycznie razem z aplikacją Rejestr KSeF.

Jeżeli usługa nie zostanie skonfigurowana lub zapis się nie powiedzie:

• serwis nie uruchomi się automatycznie,
• komunikacja z KSeF może nie działać poprawnie.

Automatyczna synchronizacja

Po uruchomieniu usługi przyciskiem Uruchom serwis w dolnej części okna pojawia się sekcja Automatyczna synchronizacja.

Sekcja ta służy do konfiguracji pracy usługi w tle, która automatycznie:

• pobiera faktury z KSeF,
• przetwarza je w systemie,
• wykonuje synchronizację dla wybranych ról podmiotu w KSeF.

Sekcja Automatyczna synchronizacja

Wybór instytucji

Pole Instytucja wskazuje, dla której instytucji wykonywana będzie synchronizacja.

Wybór operatora (certyfikatu)

W polu:

• Lista dostępnych certyfikatów/tokenów użytkowników

należy wybrać operatora, dla którego wcześniej została skonfigurowana komunikacja z KSeF (certyfikat lub token).

Usługa synchronizacji korzysta z danych uwierzytelniających tego operatora.

Zakres synchronizacji (role w KSeF)

Możliwe jest wskazanie, jakie typy faktur mają być pobierane z KSeF:

• Faktury sprzedażowe (Podmiot 1) – faktury wystawione przez jednostkę,
• Faktury zakupowe (Podmiot 2) – faktury otrzymane przez jednostkę,
• Faktury podmiotu innego (Podmiot 3) – faktury dostępne dla podmiotu posiadającego dodatkowe uprawnienia (np. biuro rachunkowe),
• Faktury podmiotu upoważnionego – faktury obsługiwane w imieniu innego podmiotu na podstawie uprawnień w KSeF.

Należy zaznaczyć te opcje, które mają być obsługiwane przez usługę.

Uruchomienie synchronizacji

Aby rozpocząć działanie usługi:

1. wybierz operatora (certyfikat/token),
2. zaznacz zakres synchronizacji,
3. upewnij się, że wybrana jest opcja Synchronizacja,
4. kliknij przycisk Synchronizuj.

Od tego momentu usługa działa w tle i cyklicznie komunikuje się z KSeF.

Zatrzymanie synchronizacji

Aby zatrzymać działanie synchronizacji:

1. wybierz opcję Zatrzymanie synchronizacji,
2. kliknij przycisk Zatrzymaj.

Ważne

Uwaga	Synchronizacja działa w oparciu o dane operatora wybranego na liście. Operator musi mieć poprawnie skonfigurowany certyfikat lub token KSeF. Brak uprawnień w KSeF spowoduje brak pobierania faktur. Usługa musi być uruchomiona – w przeciwnym razie synchronizacja nie będzie działać.

Baza synchronizacji KSeF

Usługa synchronizacji korzysta z osobnej bazy danych Firebird.

Baza ta służy do:

• przechowywania danych technicznych,
• kolejkowania operacji,
• synchronizacji z KSeF.

Wymagania

Aby usługa działała poprawnie:

• wymagany jest serwer Firebird w wersji co najmniej 3.0,
• użytkownik Firebird musi mieć możliwość logowania do serwera,
• użytkownik powinien mieć uprawnienia do tworzenia bazy i tabel,
• wskazana ścieżka do bazy musi być dostępna dla serwera Firebird.

Pierwsze uruchomienie

Przy pierwszym uruchomieniu usługi system automatycznie:

• tworzy bazę synchronizacji (jeżeli nie istnieje),
• zakłada wymagane tabele,
• przygotowuje strukturę do pracy z KSeF.

Jeżeli użytkownik Firebird nie ma odpowiednich uprawnień:

• usługa nie uruchomi się poprawnie,
• szczegóły błędu będą widoczne w logach usługi.

Uzyskiwanie certyfikatów i tokenów KSeF

Certyfikaty KSeF oraz tokeny KSeF, wykorzystywane do uwierzytelniania i autoryzacji w Krajowym Systemie e-Faktur, nie są generowane bezpośrednio w aplikacji Rejestr KSeF ani w systemach INFO-SYSTEM.

Niezbędne dane uwierzytelniające należy uzyskać za pośrednictwem Aplikacji Podatnika KSeF (Moduł Certyfikatów i Uprawnień – MCU KSeF 2.0), udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

Szczegółowy opis procesu:

• generowania tokenów KSeF,
• składania wniosków o certyfikaty KSeF,
• pobierania certyfikatów,
• zarządzania certyfikatami i tokenami

znajduje się w odrębnej instrukcji:

KSeF uzyskiwanie certyfikatów i tokenów

Certyfikaty i tokeny uzyskane w MCU KSeF 2.0 są następnie wykorzystywane w konfiguracji modułu KSeF w systemach INFO-SYSTEM, w szczególności w:

• Konfiguracja KSeF – konfiguracja uwierzytelnienia operatorów,
• Certyfikat offline dla instytucji – konfiguracja trybów szczególnych KSeF.