KSeF uwierzytelnianie certyfikatami
Cel dokumentu
Celem niniejszej instrukcji jest wyjaśnienie zasad korzystania z certyfikatów KSeF w nowej wersji systemu KSeF 2.0. Dokument przeznaczony jest dla jednostek samorządu terytorialnego (JST) korzystających z oprogramowania INFO-SYSTEM, które będzie współpracować z KSeF 2.0.
Czym jest KSeF 2.0
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych. W wersji 2.0, która zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r., wprowadzony zostanie nowy sposób potwierdzania tożsamości użytkowników – za pomocą certyfikatów KSeF.
Co to jest certyfikat KSeF
Certyfikat KSeF to elektroniczny „dowód tożsamości” jednostki lub osoby uprawnionej do korzystania z systemu. Dzięki niemu system KSeF wie, kto wystawia lub odbiera faktury w imieniu danej jednostki. Certyfikat zapewnia bezpieczeństwo i zgodność z przepisami oraz umożliwia działanie systemu także w sytuacjach awaryjnych (np. brak Internetu).
Rodzaje certyfikatów
W KSeF 2.0 występują dwa rodzaje certyfikatów – każdy ma inne zastosowanie:
| Typ certyfikatu | Nazwa (CN) | Do czego służy |
|---|---|---|
| Typ 1 – „uwierzytelnianie” | CN=...uwierzytelnianie | Do codziennej pracy w KSeF, logowania i przesyłania faktur z programu. |
| Typ 2 – „offline” | CN=...offline | Do wystawiania faktur w trybie awaryjnym, gdy KSeF jest niedostępny (np. awaria systemu lub brak Internetu). |
Każdy z tych certyfikatów wydawany jest osobno. Nie można połączyć obu typów w jednym pliku.
Jak uzyskać certyfikat
Od 1 listopada 2025 r. certyfikaty KSeF będzie można uzyskać poprzez specjalny system Ministerstwa Finansów – Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) dostępny na stronie KSeF.
Krok po kroku
- Wejdź na stronę KSeF i uruchom Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
- Zaloguj się np. za pomocą podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego lub pieczęci kwalifikowanej.
- Wybierz rodzaj certyfikatu (Typ 1 lub Typ 2).
- Złóż wniosek o jego wydanie.
- Po zatwierdzeniu wniosku pobierz certyfikat i przekaż go osobie lub działowi odpowiedzialnemu za obsługę programu finansowo-księgowego.
Dostęp do MCU odbywa się wyłącznie przez przeglądarkę internetową (nie przez program księgowy).
Jak certyfikaty działają w programie
Po pobraniu i zainstalowaniu certyfikatu, nasz system automatycznie wykorzystuje go do:
- logowania się do KSeF,
- przesyłania faktur sprzedaży,
- odbierania faktur zakupowych,
- oraz weryfikowania poprawności danych w KSeF.
Certyfikat jest ważny przez określony czas – po jego wygaśnięciu trzeba wystąpić o nowy. System poinformuje użytkownika o zbliżającym się terminie wygaśnięcia.
Dobre praktyki
- Nie udostępniaj certyfikatu innym osobom. Każdy użytkownik powinien mieć własny plik lub dostęp przypisany do swojej jednostki.
- Przechowuj certyfikat w bezpiecznym miejscu, np. w zaszyfrowanym folderze lub na dedykowanym nośniku.
- Wydziel certyfikaty dla różnych jednostek organizacyjnych (np. urząd, szkoła, MOPS).
- Zachowaj kopię zapasową certyfikatu w bezpiecznym miejscu.
- Unieważnij certyfikat w przypadku utraty dostępu, zmiany pracownika lub podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa.
Podsumowanie
Certyfikaty KSeF to nowy, bezpieczny sposób potwierdzania tożsamości w systemie KSeF 2.0. Od 2026 roku będą one niezbędne do pracy z fakturami w nowym systemie. Nasze oprogramowanie jest w pełni przygotowane do obsługi certyfikatów Typ 1 (uwierzytelnianie) oraz Typ 2 (offline).
Opracowano na podstawie: „Podręcznik KSeF 2.0 – Część I: Rozpoczęcie korzystania z KSeF”, MF, 2025.