Integracja instrukcja
Wstęp
Ogólne informacje o instrukcji, serwisie i licencji.
O programie
Opis zmian
Wprowadzane zmiany w programie (rozwiązane błędy, nowe funkcjonalności) są rejestrowane w opisie zmian. Każdy program posiada swój opis zmian. Opis zmian dla programu Integracja dostępny jest na stronie Integracja opis zmian.
O programie Integracja
Program służy do zarządzania powiązaniami wszystkich produktów firmy INFO-SYSTEM.
Konfiguracja
Słownik dokumentów
Słownik systemów
Informacje o środowisku
Edycja
Dokumenty
Kody aktywacyjne
Kody aktywacyjne na powiązania, wprowadzane są poprzez aplikację Integracja. Aby dodać lub podejrzeć istniejące powiązania klikamy w ikonę w głównym oknie programu. W wyniku tego pojawi nam się okno:
- Dodawanie nowego powiązania – otwiera okienko do wybrania nowego powiązania,
- Edycja istniejącego powiązania – otwiera okno do edycji klucza z automatycznie wybranymi systemami których dotyczy powiązanie (bez możliwości edycji),
- Zamykanie okna – zamyka aktualne okno aplikacji.
Po kliknięciu w przycisk otworzy nam się formatka, na której mamy możliwość wybrania powiązania z aktualnie możliwych.
W celach informacyjnych w pierwszym wierszu mamy podane informacje na temat nazwy właściciela dla jakiego należy wprowadzić klucz. Z listy rozwijanej należy wybrać powiązanie które chcemy dodać, a którego jeszcze nie ma wprowadzonego. Po wybraniu powiązania w polu Opis pojawi się dokładny opis powiązania. Ostatnim krokiem jest wpisanie klucza aktywacyjnego i zapisanie wszystkich wprowadzonych danych klikając w przycisk Jeśli wszystkie dane są prawidłowe, w szczególności zachodzi pomiędzy nimi zgodność to dane zostaną zapisane a okno zamknięte. Na liście powiązań powinna pojawić się nowa pozycja z wprowadzonymi przez nas zmianami. Jeśli zaś dane będą błędne zostanie wyświetlona stosowna informacja a cały proces przerwany.
Ważną opcją w programie jest możliwość podania klucza dla wersji demo, która jest aktywna przez 30 dni od momentu uruchomienia. Aby taką opcję aktywować postępujemy tak jak w przypadku dodawania normalnego klucza, czyli wybieramy systemy, które chcemy powiązać, ale zamiast normalnego klucza wpisujemy poniższy:
0000 – 0000 – 0000 – 0000
W trakcie zapisywania kod ten zostanie podmieniony na kod 30-to dniowy. Informację o ilości dni do wygaśnięcia klucza tymczasowego można uzyskać wybierając dane powiązanie z listy powiązań i kliknąć w przycisk . Ponownie otworzy się okno, tym razem już z wypełnionymi danymi dotyczący-mi danego powiązania a nad kluczem aktywacyjnym będzie informacja o ilości dni pozostałych do końca danej aktywacji.
W tym oknie mamy również możliwość wpisania pełnego klucza dla danego klienta i dla danej inte-gracji. Po wpisaniu prawidłowego klucza zatwierdzamy dane przyciskiem
Zakres integracji
KBiP - KSZOB
Zakres funkcjonalny
Przesyłanie danych z wyciągów bankowych, decyzji podatkowych i innych dokumentów przypisujących należności , przeksięgowań wewnętrznych oraz wpłat ewidencjonowanych w księgowości zobowiązań do Księgowości Budżetowej.
Opis
Konfiguracja Księgowości Zobowiązań polega na dodaniu w pliku XML sekcji dla systemu o numerze 25 ze wskazaniem na bazę danych Integracji (is_rdk.gdb). Po prawidłowym dodaniu takiej sekcji i po uruchomieniu programu w menu Księgowanie powinna pojawić się dodatkowa pozycja Dokumenty budżetowe, gdzie użytkownik może wybrać pomiędzy wyciągiem bankowym, a poleceniem księgowania. I właśnie te dwa typy dokumentów można przesyłać z Księgowości Zobowiązań do KBiP.
Do dyspozycji użytkownika jest też Słownik Budżetowy (Konfiguracja > Słowniki > Słownik budżetowy).
W oknie, które uruchomi się po wybraniu tej opcji użytkownik ma możliwość dodawania, usuwania i edytowania kont budżetowych jak i klasyfikacji z którymi wysyłane są dokumenty. W budowie kont można użyć makra @ZOBOW, jako analityki do konta 221 (221-@ZOBOW) w celu rozróżnienie wpłat na rodzaje zobowiązań.
Księgowość Zobowiązań umożliwia wysyłanie dwóch typów dokumentów: polecenie księgowania i wyciąg bankowy. Oba typy dokumentów wysyłane są na wyraźne polecenie osoby obsługującej system, poprzez wybranie odpowiedniej opcji. W przypadku polecenia księgowania, przesyłane są do KBiP księgowania z zakresu dat dla wybranego systemu w rozwijanej liście. W przypadku wyciągu bankowego, podczas jednego księgowania wysyłane jest do KBiP tylko to pojedyncze księgowanie.
Wszystkie przesłane dokumenty do KBiP mogą być pobrane, dopiero w momencie jak operator Księgowości Zobowiązań zmieni status dokumentu na zamknięty. Dopóki operator nie zmieni statusu dokumentu, możliwe jest dodawanie nowych księgowań do tego dokumentu.
Konfiguracja
Wymagania:
- Kod aktywacyjny na powiązanie (moduł Integracja),
- Link w plikach konfiguracyjnych do bazy is_rdk.gdb o identyfikatorze systemu 25,
- Link w pliku konfiguracyjnym Księgowości Budżetowej do bazy Księgowości Zobowiązań o identyfikatorze systemu 8,
- Poprawnie skonfigurowany słownik kont i klasyfikacji w programie Księgowości Zobowiązań. Szczegółowy sposób konfiguracji słownika opisany jest w instrukcji do systemu.
Kasa - KSZOB
Zakres funkcjonalny
Rozliczanie wpłat należności w kasie ewidencjonowanych w księgowości zobowiązań oraz przesyłanie list zobowiązań do zapłaty w kasie.
Opis
Przesyłanie wpłat z poprzez kolejka.dbf
- W kolejce rozszerzone pole RODZAJ do 2 znaków;
- Konfiguracja Kasy:
- Stałe parametry > Kolejka:
- Zaznaczone : Rejestracja wpłat z kolejki;
- Podana ścieżka do pliku kolejka.dbf;
- Nazwa operatora – w kolejce widać tylko wpłaty zgodne z polem operator;
- Strona kodowa - WINDOWS;
- Sortowanie;
- Wyszukiwanie;
- Słownik zobowiązań pole RODZAJ Z KOLEJKI:
- Nieruchomość JGU - 11;
- Rolny JGU -12;
- Leśny JGU -13;
- Nieruchomość FIZ -14;
- Rolny FIZ -15;
- Leśny FIZ -16;
- Łączne -0.
- Stałe parametry > Kolejka:
- Konfiguracja Księgowości Zobowiązań:
- Stałe parametry – zaznaczone drukowanie pokwitowań;
- Słownik form księgowań – dla formy Kasa – zaznaczone drukowanie pokwitowania dla tej formy;
- Plik Kszob.ini sekcja [KOLEJKA]:
- Do kolejki =1;
- Path – ścieżka do pliku kolejka.dbf;
- Plik Kszob.ini sekcja [WYDRUK]:
- K103 PATH – ścieżka do wzorca wydruku kwitu k103;
- KW PATH - ścieżka do wzorca wydruku kwitu kasa wyda.
Przesyłanie wpłat bez wykorzystania pliku kolejka.dbf
- Konfiguracja Kasy:
- Słownik zobowiązań pole RODZAJ Z KOLEJKI:
- Nieruchomość JGU - 11;
- Rolny JGU -12;
- Leśny JGU -13;
- Nieruchomość FIZ -14;
- Rolny FIZ -15;
- Leśny FIZ -16;
- Łączne -0;
- Nieruchomość JGU - 11;
- Stałe parametry – zaznaczone zatwierdzanie wpłat.
- Słownik zobowiązań pole RODZAJ Z KOLEJKI:
- Konfiguracja Księgowości Zobowiązań:
- Plik Kszob.ini sekcja [KOLEJKA]:
- Do kolejki =2;
- Status =O;
- Kod kwitu = kod z kasowego słownika kwitów dla K103;
- Kod kwitu roz = kod z kasowego słownika kwitów dla Kasa Wyda;
- Plik Kszob.ini sekcja [WYDRUK]:
- K103 PATH – ścieżka do wzorca wydruku kwitu k103;
- KW PATH - ścieżka do wzorca wydruku kwitu kasa wyda.
- Plik Kszob.ini sekcja [KOLEJKA]:
Rejestracja wpłat w Kasie z jednoczesnym do Księgowości Zobowiązań
- Konfiguracja Księgowości Zobowiązań:
- Słownik form księgowań – forma odpowiadająca wpłatom do kasy musi mieć zaznaczone druk kwitu i przesyłanie do kolejki (drukuj i przesyłaj do kolejki);
- Konfiguracja Kasy:
- Słownik zobowiązań pole RODZAJ Z KOLEJKI:
- Nieruchomość JGU - 11;
- Rolny JGU -12;
- Leśny JGU -13;
- Nieruchomość FIZ -14;
- Rolny FIZ -15;
- Leśny FIZ -16;
- Łączne -0;
- Słownik zobowiązań pole RODZAJ Z KOLEJKI:
- Edycja pliku Kasa.ini:
- Plik Kasa.ini sekcja [KOLEJKA]:
- Do kolejki =2;
- Status =A;
- Kod kwitu = kod z kasowego słownika kwitów dla K103;
- Kod kwitu roz = kod z kasowego słownika kwitów dla Kasa Wyda;
- Plik Kasa.ini sekcja [WYDRUK];
- K103 PATH – ścieżka do wzorca wydruku kwitu k103;
- KW PATH - ścieżka do wzorca wydruku kwitu kasa wyda;
- Plik Kasa.ini sekcja [ZAAWANSOWANE];
- Księgowość Zobowiązań=1.
- Plik Kasa.ini sekcja [KOLEJKA]:
Konfiguracja
Wymagania:
- Wspólna baza danych systemów Kasa i Księgowość Zobowiązań,
- Konfiguracja kolejki w obydwu systemach.
Kasa - KBiP
Zakres funkcjonalny
Przesyłanie zadekretowanych raportów kasowych do księgowości.
Opis
Funkcja Eksport danych do Księgowości Budżetowej (Wpłaty i wypłaty > Eksport danych do Księgowości Budżetowej) służy do komunikacji programu Kasa z KBiP. Aby uaktywnić menu Eksport danych do księgowości budżetowej (domyślnie nieaktywne) należy skonfigurować odpowiednie połączenie używając programu Integracja. Dokładny opis programu oraz sposobu konfiguracji znajduje się w instrukcji programu.
Poprawne skonfigurowanie połączenia spowoduje dodanie nowej sekcji w menu Wpłaty i wypłaty. Dzięki temu zostaną udostępnione wcześniej nieaktywne funkcje programu:
- Eksport danych do Księgowości Budżetowej.
Dokumenty budżetowe przechowywane są w bazie programu Integracja (is_rdk.gdb). Dokument taki składa się z dwóch części. Pierwsza czyli właściwy dokument zwany Nagłówkiem oraz zawartość dokumentu zwana Detale. W Nagłówku znajdują się informacje dotyczące dokumentu (takie jak Numer dokumentu, Data, Status itp.) zaś w Detalach znajdują się poszczególne operacje księgowe wykonane w programie kasowym i mające zostać przesłane do KBiP. Istnieje możliwość ich podejrzenia. W tym celu należy w programie Integracja użyć funkcji Pokaż dokumenty (dokładnego opisu tej funkcji należy szukać w instrukcji programu Integracja).
Wybranie przycisku otworzy okno eksportu danych do KBiP.
Wysyłanie odbywa się po poprawnym ustawieniu następujących parametrów:
- Data od - do – ustawia się przedział z którego brane są operacje przesyłane do KBiP,
- Operator – ustawienie operatora oznacza, że do Księgowości Budżetowej zostaną wysłane tylko operacje przeprowadzone przez wybranego operatora,
- Rodzaj operacji – pokazuje operacje zdefiniowane w Słowniku klasyfikacji. Wybór operacji ma wpływ na wysyłane dane.
Po ustawieniu powyższych parametrów należy nacisnąć przycisk. Program zacznie wysyłać dokumenty do KBiP. Istnieje możliwość przerwania wysyłania. W tym celu należy nacisnąć przycisk znajdującą się w oknie wysyłania. Należy jednak pamiętać, że przerwanie nie cofa już wysłanych dokumentów, a ponowne uruchomienie wysyłania spowoduje ponowne wysłanie dokumentów wysłanych przed przerwaniem. Dla tego przed naciśnięciem należy upewnić się czy wszystkie parametry zostały ustawione prawidłowo.
Konfiguracja
Wymagania:
- Kod aktywacyjny na powiązanie (moduł Integracja),
- Link w pliku konfiguracyjnym do bazy is_rdk.gdb o identyfikatorze systemu 25,
- Poprawnie skonfigurowany słownik kont i klasyfikacji w programie Kasa.
Środki Trwałe - KBiP
Zakres funkcjonalny
Przesyłanie, w postaci dokumentu PK, informacji o zmianach w wartościach środków trwałych oraz ich umorzeń.
Opis
Program Środki Trwałe, na żądanie operatora, wybiera dokumenty zmieniające wartości środków i na tej podstawie generuje dokument PK z dekretacjami na konta, do których przyporządkowany jest dany środek. Operator, dodatkowo, może również dołączyć do dokumentu dekretacje zawierające kwoty umorzeń.
Wybór danych opiera się na wskazaniu zakresu dat, z jakiego chcemy przesłać dane oraz znacznika, czy przesyłamy dane środków umarzalnych liniowo, jednorazowo, czy wszystkich. Opcja wysyłania danych jest dostępna w menu: Kartoteki > Eksport danych do Księgowości. Raz przesłanych danych nie można wysłać ponownie. W przypadku wybrania ponownie tego samego zakresu dat, wysłane zostaną tylko dokumenty, które nie zostały przesłane w sesji poprzedniej.
Weryfikacja danych: porównanie zestawień obrotów z przesłanym dokumentem w Księgowości Budżetowej.
Konfiguracja
Wymagania:
- Kod aktywacyjny na powiązanie (moduł Integracja),
- Link w pliku konfiguracyjnym do bazy IS_RDK.GDB o identyfikatorze systemu 25,
- Poprawnie skonfigurowany słownik kont w programie Środki Trwałe (Słowniki > Konta), w którym podajemy konto, z którym związany jest każdy środek (np. 011, 013) i przeciwkonto do dekretacji oraz konto i przeciwkonto do dekretowania umorzeń.
Materiały - KBiP
Zakres funkcjonalny
Przesyłanie:
- Informacji o rozchodach materiałów w postaci dokumentu PK,
- Informacji o przychodach materiałów w postaci dokumentu FV.
Uwaga: typu dokumentów mogą zostać zmienione w trakcie wczytywania danych do programu Księgowość Budżetowa.
Opis
Jeżeli połączenie z bazą is_rdk jest skonfigurowane poprawnie, w momencie zatwierdzania dokumentu w opcji Kontroli dokumentów programu Materiały, do kolejki systemu Księgowość Budżetowa zostanie przesłany dokument księgowy, wygenerowany na podstawie zatwierdzanego dokumentu. Konta do dokumentu pobierane są ze słownika Grup materiałów, na podstawie informacji przyporządkowania materiału do danej grupy. W przypadku braku przypisania materiału do danej grupy, pobierane są konta z opisu magazynu (słownik Magazyny), w którym dany materiał się znajduje.
Jeżeli połączenie z bazą is_rdk nie jest lub jest źle skonfigurowane, zatwierdzenie dokumentu, nie powoduje żadnych skutków.
Konfiguracja
Wymagania:
- Link w pliku konfiguracyjnym do bazy is_rdk.gdb o identyfikatorze systemu 25,
- Poprawnie skonfigurowane dane o kontach w słownikach Grupy materiałów i Magazyny w programie Materiały. W słownikach tych, odpowiednio każdej grupie i każdemu magazynowi przyporządkowujemy konta winien i ma dla przychodów oraz rozchodów. Dodatkowo możemy podać klasyfikację, która będzie użyta w dekretacjach. Jeżeli materiał z dokumentu PZ lub RW jest przyporządkowany do grupy – na dokument księgowy pobierane są konta ze słownika grup, w przeciwnym wypadku, ze słownika magazynów dla magazynu, w którym dany materiał się znajduje.
Rejestr VAT - KBiP
Zakres funkcjonalny
- Automatyczne dekretowanie faktur sprzedaży z Rejestru do systemu Księgowość budżetowa,
- Możliwość wprowadzania faktur zakupu i sprzedaży do RejestruVAT z systemu Księgowość budżetowa w trakcie księgowania.
Opis
W trakcie księgowania dokumentów w systemie Księgowości Budżetowej dostępne są przyciski, za pomocą których odwołujemy się bezpośrednio do aplikacji Rejestr VAT i możemy wprowadzić wszystkie wymagane dane, czyli dane faktury wraz z kwotami i stawkami podatku VAT. Ogranicza to komiczność uruchamiania dodatkowej aplikacji i sięgania dwa razy po ten sam dokument na różnych stanowiskach. Zapis odbywa się jednokierunkowo, tzn. zapis następuje bezpośrednio do bazy rejestru, bez możliwości wprowadzania korekt z poziomu KBiP. W przypadku popełnienia jakiegoś błędu w generowanym dokumencie, zmiany należy wprowadzić oddzielnie zarówno w KBiP jak i Rejestrze VAT. Za zgodność danych, w takim przypadku, odpowiada użytkownik.
Aplikacja Rejestr VAT pozwala na automatyczne przesyłanie dokumentów sprzedaży do KBiP. Opcja dostępna jest poprzez wybór z głównego menu polecenia KBiP, a następnie polecenia Wysyłanie dokumentów sprzedaży.
Wysyłane są tylko te dokumenty, które zostały wystawione poprzez Rejestr VAT. Każdy wysłany dokument zostaje w specjalny sposób oznaczony. Pozwala to na tworzenie zestawień dokumentów wysłanych do KBiP (Raport z wysłania dokumentów sprzedaży) oraz na pomijanie, przy kolejnych eksportach, dokumentów już wysłanych.
Dokument sprzedaży księgowany jest na dwa oddzielne konta: konto dla kwoty netto i konto dla podatku VAT. Numery tych kont (oddzielnie dla strony Winien i strony Ma) oraz klasyfikację budżetową można określić dla każdego dokumentu oddzielnie podczas edycji danych w części Dane związane z Księgowością Budżetową).
W Parametrach systemu w części KBiP – dokumenty sprzedaży można określić domyślne wartości numerów kont oraz klasyfikacji budżetowej, które program będzie kopiował do każdego nowego dokumentu sprzedaży.
Konfiguracja
Wymagania:
- Link w aplikacji RejestrVAT do bazy is_rdk.gdb,
- Link w pliku konfiguracyjnym systemu Księgowość budżetowa do bazy is_rdk.gdb o identyfikatorze systemu 25,
- Link w pliku konfiguracyjnym systemu Księgowość Budżetowa do bazy aplikacji Rejestr VAT o identyfikatorze systemu 16384,
- Kod aktywacyjny na powiązanie (moduł Integracja),
- Nadanie uprawnień użytkownikom do obydwu aplikacji.
Przelewy - wszystkie programy
Zakres funkcjonalny
Rejestrowanie, drukowanie przelewów oraz generowanie plików przekazów elektronicznych.
Opis
Dowolny system korzystający z aplikacji Przelewy może wystawiać (wydrukować, utworzyć plik z przekazem elektronicznym) przelew bezpośrednio lub też zarejestrować go w bazie systemu Przelewy, a następnie w w/w systemie utworzyć przelew zbiorczy lub indywidualny.
Konfiguracja
Wymagania:
- Link w pliku konfiguracyjnym danej aplikacji do bazy przelewów wraz z aktualnym kodem aktywacyjnym.
Płace - KBiP=
Zakres funkcjonalny
Powiązanie programu kadrowo-płacowego z programem księgowym, pozwala na automatyczne przenoszenie informacji z naliczonych list płac na konta i klasyfikacje budżetowe.
Opis
Przyjęto zasadę, że dane z systemu płacowego wysyłane są w paczkach, odpowiadających naliczonym listom płac (łącznie dla wszystkich pracowników, występujących na danej liście w wybranym miesiącu) – każda lista stanowi oddzielnie przesyłany zestaw danych.
Konfiguracja
Konfiguracja przesyłania – definiowanie kont i klasyfikacji budżetowych dla pracowników i składników płacowych odbywa się z poziomu programu płacowego i jest opisane w jego dokumentacji.
W praktyce postępowanie operatora programu płacowego powinno być następujące:
- Przygotowanie składników do wypłaty i naliczenie listy,
- Przygotowanie dokumentacji – odpowiednich zestawień, w szczególności zestawienia wg kont i klasyfikacji,
- Akceptacja listy płac – zatwierdzenie listy jako poprawnej i gotowej do zaksięgowania,
- Przesłanie danych do systemu księgowego – przesłane mogą zostać tylko listy wcześniej za-akceptowane.
Nie istnieje ograniczenie czasowe na wykonanie eksportu danych – w zależności od potrzeb, dane można przesyłać bezpośrednio po naliczeniu każdej listy, lub np. na koniec miesiąca – po kolei ze wszystkich naliczonych list płac. Ponadto w pliku konfiguracyjnym aplikacji musi zostać umieszczony link do bazy is_rdk.gdb.
Podatki - KSZOB
Zakres funkcjonalny
Przesyłanie danych z decyzji wymiarowych do księgowości zobowiązań w postaci przypisów i odpisów.
Opis
Funkcja Naliczenia podatku w programie Podatki działa w następujący sposób. Z danych wymiarowych (składniki nieruchomości, daty ich obowiązywania i stawki podatkowe) wylicza kwoty podatków, ulg podatkowych i poszczególnych rat i w zależności od zaznaczenia pola Księguj zobowiązania wysyła kwoty odpowiednich księgowań do części bazy danych objętej systemem Księgowość zobowiązań. Po pomyślnym wykonaniu tej operacji stan nieruchomości wraz z danymi księgowymi zostaje zapisany w odpowiednie tabele wymiarowe i spoczywa tam jako archiwum. Na podstawie tych danych można w późniejszym terminie wydrukować decyzję podatkową, rejestr wymiarowy, zestawienie zbiorcze oraz inne zestawienia i raporty dotyczące wymiaru.
Tak przesłane dane są ewidencjonowane w księgowości jako przypisy oczekujące. Stają się one faktycznymi należnościami dopiero po potwierdzenie odebrania decyzji w Podatkach.
Konfiguracja
Wymagania:
- Wspólna baza obydwu systemów.
OPLOK - KSZOB
Zakres funkcjonalny
- Generowanie przez program Opłaty Lokalne księgowań wg naliczonych należności dla poszczególnych kont oraz składników,
- Możliwość generowania decyzji wg określonego wzorca dla kont, na których występują zaległości (bez względu na rok obrachunkowy lub zaległości tylko z bieżącego roku).
Opis
Podczas zapisu aktualizowanych danych składników wymiarowych program Opłaty lokalne nalicza należności wynikające z danego zobowiązania, po czym podczas zapisu zaktualizowanych danych konta wymiarowego generowane są odpowiednie księgowania aktualizujące stan należności wynikających z poszczególnych składników konta wymiarowego w programie Księgowość Zobowiązań.
Konfiguracja
Wymagania:
- Aktualizacja bazy, z którą połączona jest Księgowość Zobowiązań, umożliwiająca podłączenie modułu Opłaty Lokalne (dodanie systemu do bazy),
- Link w aplikacji do wspólnej bazy z Księgowością zobowiązań,
- Skonfigurowanie zobowiązań i stawek, zależnie od potrzeb użytkownika,
- Nadanie operatorom uprawnień dostępu do programu oraz do poszczególnych zobowiązań.