KBiP instrukcja

Wstęp

Ogólne informacje o instrukcji, serwisie i licencji.

O programie

Opis zmian

Wprowadzane zmiany w programie (rozwiązane błędy, nowe funkcjonalności) są rejestrowane w opisie zmian. Każdy program posiada swój opis zmian. Opis zmian dla programu KBiP dostępny jest na stronie Kasa opis zmian.

O programie KBiP

Program działa na nowoczesnej, wydajnej i łatwej w rozbudowie bazie danych SQL Firebird/InterBase, zapewniając szybki i wygodny dostęp do danych, ale przede wszystkim gwarancję bezpieczeństwa danych. W celu optymalizacji czasu dostępu do danych - oparty na języku SQL, jednym z najlepszych, a stąd i najpopularniejszych obecnie narzędzi. Wykorzystanie zupełnie nowych mechanizmów pozwala na osiągnięcie rezultatów, które do tej pory były nieosiągalne.

Główne funkcje i możliwości systemu KBiP to:

• zakładanie i aktualizacja planu kont syntetycznych i analitycznych,
• ewidencja dokumentów księgowych według wprowadzonych kont, syntetycznych i analitycznych,
• ewidencji planu dochodów i wydatków oraz zmian,
• sporządzanie sprawozdań budżetowych,
• jednoczesne prowadzenie planu i księgowości budżetowej,
• możliwość prowadzenia budżetu w ujęciu zadaniowym, tworzenie wydruków obrotów na poszczególnych zadaniach,
• wydzielony słownik zadań,
• wprowadzanie bilansu otwarcia na kontach i klasyfikacjach dokumentem,
• jednoczesna obsługa wielu jednostek, bez konieczności wykonywania kolejnych instalacji programu,
• możliwość przenoszenia danych między jednostkami fizycznie odrębnymi,
• pełna parametryzacja wydruków, zarówno ich wyglądu jak i zakresu wyboru danych,
• duża różnorodność wydruków,
• ewidencja danych o kontrahentach wspólna dla wszystkich jednostek,
• duża konfigurowalność programu,
• konfigurowalność formatek dekretacji,
• obsługa kont księgowych w maksymalnej postaci 8-członów 5-cyfrowych,
• rozszerzenie klasyfikacji o 4-cyfrową pozycję,
• wykonywanie podstawowych wydruków sprawozdawczości budżetowej (RB27, RB28, RB3x, RB50 i inne) w oparciu o zadekretowane dane z możliwością ich edycji, według obowiązujących druków,
• wykonywanie sprawozdawczości zbiorczej z wielu jednostek, tzn. sumaryczne zestawienie danych z kilku jednostek na jednym RB,
• możliwość przenoszenia danych do systemu BeSTi@,
• śledzenie zmian obrotów kont i klasyfikacji w trakcie dekretacji,
• parowanie dokumentów rozliczeń z kontrahentami,
• potwierdzanie sald kontrahentów,
• kontrola poprawności wprowadzanych dekretacji,
• kontrola przekroczenia planu,
• szybki dostęp do słowników, jako podpowiedzi przy wyborze danych i w trakcie dekretacji,
• uzupełnianie słowników w trakcie dekretacji, przy braku danych, bez konieczności uruchamiania innych opcji programu,
• pełna swoboda w modyfikacji wprowadzonych dokumentów, a jeszcze niezatwierdzonych,
• możliwość przeglądania dokumentów już zatwierdzonych,
• możliwość wyszukiwania dokumentów według dowolnych kryteriów,
• generowanie przelewów do bankowości elektronicznej.

Program umożliwia obsługę wielu rejestrów. Dla każdego rejestru prowadzony jest osobno PLAN (w postaci księgi pomocniczej), razem z zaplanowanymi ZADANIAMI, układ KLASYFIKACJI, KONT (w tym rozrachunkowych) oraz KSIĘGA GŁÓWNA. Dane o KONTRAHENTACH są prowadzone dla wszystkich rejestrów wspólnie oraz w sposób ciągły dla kolejnych lat. Oznacza to, że dane o kontrahencie wprowadzone dla dowolnego rejestru są widoczne przez inne rejestry. Zamykanie miesiąca/ roku, konfigurowanie programu odbywa się dla każdego rejestru osobno.

Konfiguracja

Słowniki roczne

Wydatki strukturalne

Słownik wydatków strukturalnych.

Komórki organizacyjne

Słowniki komórek organizacyjnych JST (jednostek, wydziałów, referatów) wykorzystywany do szczegółowej ewidencji i dekretacji dokumentów oraz w module UmowyFV. Istnieje możliwość importu i synchronizacji komórek z systemem WIZJA.

Konta

W słowniku definiujemy plan kont JST (pozwala to zachować jednolitą strukturę kont), z którego możemy importować wybrane konta w kartotece kont danego rejestru.

Zadania

W słowniku definiujemy strukturę zadań JST (pozwala to zachować jednolitą strukturę i numerację zadań), z którego możemy importować wybrane zadania do kartoteki danego rejestru.

Paragrafy wydatków

Słowniki wykorzystywane są, jako pomoc w definiowaniu planu klasyfikacji dochodów i wydatków oraz informacyjnie na wydrukach. Słowniki te definiowane są dla każdego roku osobno.

Paragrafy dochodów

J.w.

Paragrafy przychodów

J.w.

Paragrafy rozchodów

J.w.

Słowniki stałe

Stopy procentowe

Słowniki stóp procentowych wykorzystywanych w kalkulatorach odsetek.

Typy dokumentów

Słownik typów dokumentów zawiera rodzaje dokumentów wykorzystywane przez system. Dokument opisany jest poprzez jego nazwę oraz dwuznakowy, unikalny kod. Poza typami predefiniowanymi, tj. faktura (FV), faktura korygująca (KF), wyciąg bankowy (WB), umowa (U), polecenie księgowania (PK), raport kasowy (RK), użytkownik może definiować własne typy dokumentów.

Typy prac

Słownik typów prac zawiera rodzaje (grup) prac wykorzystywane przez system. Typ pracy opisany jest poprzez jego nazwę oraz jednoznakowy, unikalny kod. Poza typami predefiniowanymi, tj. własne (W), zlecone (Z), powierzone (P), nieokreślone (O), rządowe (R), użytkownik może definiować własne typy prac.

Waluty

Słownik walut jest wykorzystywany do księgowania operacji walutowych. Definiuje się w nim symbol i nazwę waluty.

Tryby postępowania

Słownik trybów postępowania, definiowalny przez użytkownika, jest wykorzystywany do opisu umowy w rejestrze umów. Powiązanie trybu z licznikiem, powoduje automatyczne nadawanie numerów wniosków w ramach danego trybu.

CPV

Wspólny Słownik Zamówień. Jest wykorzystywany do opisu umowy w rejestrze umów.

Słownik zamówień

Słownik jest całkowicie definiowalny przez użytkownika i wykorzystywany w opisie Wniosków i Umów.

Pieczątki

Definiowalny słownik pieczątek drukowanych na dokumencie księgowym.

Liczniki

Słownik liczników wykorzystywanych m.in. w trybach postępowania.

Schematy dekretujące

Słownik zawiera definicje nazw automatów księgowych oraz szczegółowe dekretacje z nimi związane. Definiując dekretację podaje się jej pełny opis, tzn. konta, jeśli jest wymagana, klasyfikację oraz typ kwoty według słownika na zakładce „Słownik typów kwot”. Przez typ kwoty należy rozumieć, czy to jest np. brutto, netto, płaca zasadnicza. Pozwala to na rozksięgowanie różnych kwot na różne klasyfikacje/konta. Schematy dopuszczają księgowania jednostronne na konta oraz księgowania na klasyfikacje bez podawania kont. Znacznik „Uwzględnij kontrahenta” pozwala na automatyczne uzupełnienie numeru kontrahenta w koncie podanego w trakcie księgowania. Aby wpisać numeru kontrahenta na stałe do schematu należy podać numer konta łamany przez nr kontrahenta (np. 201-1/10).

Przykład: W słowniku kwot należy zdefiniować:

• NETTO – kwota netto,
• VAT – kwota VAT.

Nazwa schematu: FAKTURA1.

Pozycje schematu:

1. Konto Wn: 400;

Konto Ma: 201-1 - z zaznaczonym znacznikiem uwzględniania kontrahenta; Ponadto należy wskazać klasyfikację i źródło KOSZT oraz typ kwoty NETTO.

2. Konto Wn: 400;

Konto Ma: 201-2 z zaznaczonym znacznikiem uwzględniania kontrahenta; Ponadto należy podać klasyfikację jak powyżej i typ kwoty VAT.

Schematy dekretujące UmowyFV

Słownik zawiera definicje nazw automatów księgowych oraz szczegółowe dekretacje z nimi związane wykorzystywane przy wprowadzaniu faktur przez moduł UmowyFV. Schematy definiujemy w sposób analogiczny jak Schematy dekretacyjne, z tym, że zawierają one zdefiniowane w programie 3 typy kwot: netto, brutto i VAT.

Ustawienia

Ustawienia formatek dekretacji

Ustawia się opcje zachowań formatek dekretacyjnych dla planu i księgowości. Opcje pozwalają na konfigurowanie powtarzalności i przenaszalności danych na kolejne dekretacje.

Ustawienia przelewów

Ustawia się opcje, jak mają być generowane przelewy do zintegrowanego modułu Przelewy.

Uprawnienia do komórek organizacyjnych w module UmowyFV

Przydzielanie operatorom dostępu do poszczególnych komórek organizacyjnych w module UmowyFV.

Rejestry

Funkcja pozwala na tworzenie nowych rejestrów (do 99) oraz zmian nazw już istniejących. Ponadto istnieje możliwość usunięcia rejestru, o ile nie wystąpiły w nim księgowania.

Uprawnienia do rejestrów

Przydzielanie operatorom dostępu do poszczególnych rejestrów.

Otwieranie nowego roku

Opcja powoduje przygotowanie bazy danych (programu) do prowadzenia księgowości na kolejny rok obrachunkowy. Kopiowane są słowniki z roku ubiegłego.

Funkcje pomocnicze

Kalkulator odsetkowy

Wyposażony jest w 10 słowników stawek procentowych. Nalicza odsetki w skali rocznej, miesięcznej lub dziennej. W szczególności rozbija kwotę na część zaległości i odsetek.

Kalkulator

Standardowy kalkulator z taśmą.

Przeglądarka wydruków

Przeglądarka wydruków zapisanych w formacie QRP.

Ustawienia drukarki

Okno służy do ustawienia wszelkich parametrów niezbędnych do wykonywania prawidłowych wydruków.

Informacje o środowisku

Okno zwraca informacje o operatorze, bazie danych, a także informacje właściwe dla programu.

Koniec

Zamyka połączenie z bazą danych i wyłącza program.

Kartoteki

Konta

Konta podstawowe

Rozróżnia się dwa typy kont:

1. Długie,
2. Krótkie.

Budowa konta długiego: do 8 członów 5-cyfrowych oddzielonych myślnikiem, np.: 12345-123-45677. Budowa konta krótkiego: do 20 znaków, np.: 12345-123, 201-2-11.

Typ konta obsługiwanego przez program ustawia się dla każdej jednostki odrębnie w menu Konfiguracja. Domyślnie przyjmowane są konta krótkie. Jest to ściśle związane z wyglądem wydruków.

Następnie należy podać nazwę konta, ustawić znacznik czy jest to konto organu finansowego, czy działalności podstawowej (jednostki budżetowej).

Modyfikując konto, można zmienić wyłącznie jego nazwę oraz czy jest to konto organu czy jednostki. W związku z tym, jeżeli konto było wprowadzone błędnie, należy konto usunąć i wprowadzić poprawnie. Usuwaniu nie podlegają konta, na których wystąpiły księgowania lub wprowadzono saldo początkowe.

Dodatkowo konta posiadają znaczniki:

1. Bilansowe / Pozabilansowe,
2. Syntetyczne,
3. Dwustronne,
4. Z analityką kontrahenta (tylko dla kont syntetycznych),
5. Zablokowane;

Włączenie opcji 2. i 5. blokuje możliwość dokonywania księgowań na te konta. Znacznik Syntetyczne należy ustawić dla kont, na które nie będą dokonywane żadne księgowania, a jedynie na kontach tych przechowywane są sumy kwot z ich analityk. Ponadto konta takie nie są brane do zestawień szczegółowych. Wykazywane są tylko w podsumowaniach kont analitycznych oraz pobierana jest ich nazwa na wydruki.

Uwaga! Rozrachunkowe konto analityczne zawsze wykazuje saldo jednostronne, poprzez kompensatę należności i zobowiązań, ponieważ w przeciwnym wypadku, zamiast salda otrzymalibyśmy sumę obrotów poszczególnych stron konta. Dlatego tworząc plan kont, należy tak rozbudować analitykę do konta syntetycznego, aby mieć jednoznaczne salda jednostronne (na przykład rozbijając konto 201 na analitykę dla dostawców i odbiorców). Program pozwala na definiowanie tzw. kont syntetycznych (w szczególności mogą to być konta syntetyczne lub też konta o krótszej analityce niż konta, na których dokonywane są zapisy księgowe), które mogą być kontami dwustronnymi, gromadzącymi sumy sald z poszczególnych kont analitycznych. Otwierając nowy rok obrachunkowy i wprowadzając bilans otwarcia, wprowadzamy go na konta analityczne per saldo, ale na kontach syntetycznych będą wykazywane salda dwustronne, jako sumy sald z poszczególnych kont analitycznych. Program pozwala wprowadzić w bilansie otwarcia saldo winien albo ma. Nienależny wprowadzać obydwu sald równocześnie. Wynika to z faktu, że bilans otwarcia musi być równy bilansowi zamknięcia roku poprzedniego. A ponieważ bilans zamknięcia jest wykazywany per saldo na kontach analitycznych, wówczas bilans otwarcia, również musi być wykazywany per saldo. Wspomniany w piśmie art.18 ustawy o rachunkowości, mówi o zgodności obrotów, a te są zachowane. Salda dwustronne są wykazywane tylko i wyłącznie na podsumowaniach kont syntetycznych, jako sumy sald kont analitycznych. Ponadto informacja o tym, że w księgach pomocniczych salda wykazywane są dwustronnie, a w księdze głównej jednostronnie powinna mieć odzwierciedlenie w wewnętrznych przepisach, dotyczących zasad polityki rachunkowości JST