OPLOK instrukcja

Wstęp

Ogólne informacje o instrukcji, serwisie i licencji.

O programie

Opis zmian

Wprowadzane zmiany w programie (rozwiązane błędy, nowe funkcjonalności) są rejestrowane w opisie zmian. Każdy program posiada swój opis zmian. Opis zmian dla programu Opłaty Lokalne dostępny jest na stronie OPLOK opis zmian.

O programie Opłaty Lokalne

System przeznaczony jest do prowadzenia ewidencji oraz rozliczania należności z tytułu opłat lokalnych, takich jak: podatek od posiadania psów, opłata targowa, opłata za śmieci oraz mandaty i kary administracyjne. Oprócz typowych funkcji rejestracji zobowiązań program wyposażony jest w system wymiarowy, który umożliwia naliczanie kwot bieżących należności z tytułu obsługiwanych zobowiązań. Ponadto współpracuje on z systemem Księgowości Zobowiązań. Dane wymiarowe są na bieżąco przesyłane do księgowości, co pozwala w prosty i przejrzysty sposób obsługiwać wpłaty dokonywane przez podatników oraz w dowolnym czasie kontrolować stopień realizacji zobowiązań czy też stan zaległości. W prosty i wygodny sposób można uzyskać dostęp do dowolnych informacji, zarówno wymiarowych jak i księgowych, szczegółowych, jak i zbiorczych. Jego podstawową zaletą jest elastyczność i prostota obsługi, jeżeli chodzi o uzyskanie różnego rodzaju zestawień i informacji statystycznych. Program zapewnia również możliwość drukowania potrzebnych dokumentów w formie zgodnej z obowiązującymi przepisami i z potrzebami użytkownika.

Zakres danych programu Opłaty Lokalne obejmuje wszelkie dane potrzebne do prawidłowego prowadzenia rejestru zobowiązań, obsługi należności z tytułu obsługiwanych należności oraz wszelkich czynności, jakie muszą być w związku z tym wykonane w świetle obowiązujących przepisów. Są to więc zarówno wszelkie dane dotyczące zobowiązań, zarówno jednorazowych jak i okresowych, dane dotyczące sposobu naliczania należności i ich egzekwowania, szczegółowe dane personalne osób, na których ciąży obowiązek uiszczenia należności, jak również dane wymagane do wystawienia potrzebnych dokumentów z poziomu programu Opłaty Lokalne (np. powiadomienia o opodatkowaniu, decyzje) lub też z poziomu księgowości (np. upomnienia czy tytuły wykonawcze). Przechowywane są również wszelkie dane pozwalające na uzyskanie informacji lub odtworzenie w dowolnym czasie (wydrukowanie kopii) dowolnego dokumentu wymiarowego wystawionego w programie.

Konfiguracja

Słowniki

Stawki

Stawki dla danego zobowiązania zakładamy poprzez dwukrotne kliknięcie lpm na stawce. Uruchomia to tryb edycji.

• Kod stawki - identyfikator stawki,
• Grupa - dane pobierane z Słownika grup,
• Termin płatności - z tym terminem naliczana jest należność.

Poprzez słownik stawek możemy określić wzorce dokumentów (powiadomień i decyzji) dla każdego rodzaju zobowiązania, dla którego zadeklarowano drukowanie takich dokumentów. Wskazane wzorce będą wspólne dla wszystkich stawek zdefiniowanych dla jednego zobowiązania (nie ma możliwości wskazania oddzielnego wzorca dla każdej stawki).

Program podczas rejestracji składników nalicza kwotę należności z tytułu danego zobowiązania, dzieląc ją na raty, jeżeli wynika to z zadeklarowanego sposobu naliczania.

W celu poprawnego funkcjonowania programu konieczne jest zdefiniowanie nazw stawek dla poszczególnych zobowiązań oraz dla niektórych z nich – określenie kwotowej stawki należności. Kwotową stawkę koniecznie należy określić dla stawek podatku od posiadania psów (stawka roczna). Nie jest konieczne natomiast określenie stawki kwotowej w momencie definiowania stawki w odniesieniu do stawek innych zobowiązań. Wówczas będzie można określić kwotę podczas wprowadzania składnika. Można określić kwotę również dla tych zobowiązań, jednak należy to zrobić tylko wówczas, gdy stawki te są stałe i nie będzie konieczności ich modyfikowania podczas definiowania składników.

Uwaga!

Należy pamiętać, że jeżeli zostaną określone kwoty dla stawek innych zobowiązań, program potraktuje je jako stałe i nie pozwoli ich edytować podczas wprowadzania składników.

Typ stawki: należy określić, czy kwota opłaty jest kwotą należności jednorazowej, czy też okresowej i jakiego okresu dotyczy (dzienna, miesięczna, roczna),

Sposób naliczania opłat: należy określić, czy kwota opłaty będzie stała, nawet jeżeli obowiązek uiszczenia należności występował tylko przez część okresu rozliczeniowego czy będzie proporcjonalna do długości okresu trwania tego obowiązku (dotyczy przypadków, gdy obowiązek podatkowy nie zachodził przez cały okres rozliczeniowy),

• Proporcjonalny – podatek zostanie policzony za rzeczywisty okres występowania obowiązku,
• Stały – należność jest zawsze równa rocznej stawce opłaty,
• Podstawowy okres do naliczania opłat: należy określić podstawowy okres czasu, w odniesieniu do którego system będzie naliczał kwotę opłaty:
  • Jednorazowa - opłata zostanie naliczona jednorazowo, w podanej kwocie, chociaż płatność należności może zostać rozłożona na raty,
  • Dzień - jako podstawa zostanie policzona stawka dzienna: opłata roczna / 365 (366 w roku przestępnym) - kwota opłaty będzie naliczana za każdy dzień (ilość dni * stawka dzienna),
  • Miesiąc - jako podstawa zostanie policzona stawka miesięczna: opłata roczna / 12 - kwota opłaty zostanie naliczona za pełne miesiące i uzupełniona należnością za dni niepełnego miesiąca w kwocie: opłata miesięczna / 30.
  • Rok - opłata zostanie naliczona w sposób analogiczny, jak powyżej.

Różnica polega na podejściu do naliczenia zniżek i zostanie omówiona poniżej. Podstawowy i dodatkowy termin płatności:

• podstawowy termin płatności jest to termin płatności wynikający ze zobowiązania w danym roku,
• jeżeli należność jest płatna w jednej racie, może zostać zdefiniowany dodatkowy termin płatności, obowiązujący dla należności zdefiniowanych po terminie podstawowym. Jeżeli nie zostanie określony któryś z terminów płatności, termin płatności zostanie ustalony na podstawie wpisu w polu Płatn. dni poprzez dodanie określonej w nim liczby dni do daty powstania zobowiązania.

Przykład!

Podstawowy termin płatności dla zobowiązania został ustalony na 30 kwietnia, zaś dodatkowy – na 30 września. Wówczas dla zobowiązań powstałych (zarejestrowanych) w każdym roku do 30 kwietnia otrzymają termin wykonania 30 kwietnia, powstałe pomiędzy 1 maja i 30 września – 30 września, zaś dla zobowiązań powstałych po 30 września termin płatności zostanie ustalony na podstawie wpisu w polu Płatn. dni poprzez dodanie określonej w nim liczby dni do daty powstania zobowiązania.

Jeżeli dodatkowy termin nie zostanie określony, termin płatności będzie określony w powyższy sposób dla zobowiązań powstałych po terminie podstawowym. Jeżeli natomiast nie będzie również określony termin podstawowy, powyższy sposób ustalenia terminu płatności zostanie zastosowany do wszystkich płatności.

Zniżki Przy stałym sposobie naliczania opłaty, dla zobowiązania można zdefiniować zniżkę, która może być naliczana, jeżeli zobowiązania powstaje po określonym dniu okresu rozliczeniowego. Ewentualna zniżka zostaje naliczona za bieżący okres rozliczeniowy. W przypadku naliczania miesięcznego zniżka w określonej wysokości (jeżeli została zdefiniowana) zostanie więc naliczona w odniesieniu do należności miesięcznej i tylko za jeden miesiąc (ten, w którym zobowiązanie zaczęło obowiązywać), natomiast w przypadku naliczania rocznego – w odniesieniu do należności rocznej (jeżeli oczywiście w jednym i drugim przypadku spełnione zostały warunki do naliczenia takiej zniżki). Można również określić dzień okresu rozliczeniowego, po którym należność nie będzie naliczana.

Zwolnienia' Dla podatku od posiadania psów możliwe jest określenie zwolnienia z opłaty w zależności od wieku właściciela. Zależnie od potrzeb możemy to uczynić dla zwolnienia na mocy ustawy oraz zwolnienia na mocy uchwały samorządowej w przypadku, gdy uchwałą samorządu lokalnego wiek ten zostanie obniżony. Ponadto można określić, czy płatnik ma zostać zwolniony z opłaty już w roku, w którym osiągnął wiek uprawniający do zwolnienia, czy też dopiero w roku następnym oraz czy w przypadku takiego zwolnienia w księgowości powinien zostać wygenerowany przypis dla danego płatnika połączony z odpisem z tytułu zwolnienia z opłaty, czy też program nie powinien generować żadnych księgowań.

Zakresy

Zakresy służą do logicznego uporządkowania numerów kont. Podział tworzymy wedle potrzeb.

Kategorie

Konto jest przyporządkowywane do wybranej kategorii. Okno umożliwia dodawanie i edycję.

Dokumenty

Zawiera listę dokumentów. Każdy dokument szczegółowo opisujemy odpowiednimi parametrami. Dodatkowo wskazujemy ścieżkę do wzorca. Wskazanie ścieżki spowoduje domyślne podpowiadanie danego wzorca dokumentu dla wydruków. W polu Szablon numeru dokumentu ustawiamy schemat według którego mają być tworzone numery kolejnych dokumentów.

Stawki VAT

Wpisujemy stawki podatku VAT wg roku, kodu i wysokości podatku.

Grupy stawek

Umożliwia logiczne uporządkowanie stawek.

Szablony rat

Służy do pre definiowania rat. Wybieramy rodzaj opłaty i stawkę i tworzymy szablon, który następnie używany jest przy szybkim naliczaniu rat na kontach.

Nieruchomości

Słownik zawiera listę nieruchomości z przypisaniem dla jakiego typu opłaty nieruchomość wpisano do rejestru.

Rodzaje nieruchomości

Słownik zawiera listę typów nieruchomości.

Strefy

Słownik definiuje strefy.

Rodzaje zabudowy

Słownik uzupełniamy o listę rodzajów zabudowy.

Parametry systemu

Format daty w programie

Proponowany domyślnie format jest zgodny z ISO 8601.

Księgowe

Ustawiamy domyślne zachowanie dla czynności księgowych. Szczegółowe informacje na temat księgowości zawiera instrukcja do programu Księgowość Zobowiązań.

Funkcje pomocnicze

Edytor wzorców

Wbudowany edytor tekstu umożliwia edycję wzorców. Edytor wzorców pozwala przygotować plik dowolnego wzorca dokumentu (w formacie rtf). Jest to użyteczne narzędzie, ponieważ posiada wbudowane szablony procedur pozwalających na dynamiczne odwołanie się do danych zawartych w bazie danych programu podczas drukowania dokumentu. Pozwala wydrukować dokument na podstawie dowolnego wzorca dokumentu (bez jego zapisu w bazie danych). Aby wykonać wydruk, należy w oknie przeglądanie wybrać zestaw danych, który ma być użyty do wykonania wydruku (konto), a następnie wybrać przycisk Druk wg wzorca. Pojawi się wówczas okno, w którym należy wybrać wzorzec, według którego ma być wydrukowany dokument.

W celu uzyskania podglądu wydruku na ekranie monitora należy z menu Edytora wzorców wybrać opcję Widok Podgląd wydruku. Pojawi się wówczas na ekranie dokument wypełniony wskazanymi wcześniej danymi. Jeżeli dokument jest poprawny, można go wydrukować wybierając z menu opcję Drukuj lub przycisk drukarki z paska zadań. Aby uzyskać wydruk bez podglądu, należy z menu Edytora wzorców wybrać opcję Drukuj.

Uwaga!

Wybranie przycisku Druk… przed wskazaniem danych, które mają być użyte do wykonania wydruku spowoduje, że wydrukowany dokument zostanie wypełniony niewłaściwymi danymi lub nie zostanie wypełniony danymi.

Potwierdzenia odbioru seryjne

Okno umożliwia grupowe rejestrowanie potwierdzeń odbioru.

Archiwizacja składników

Okno umożliwia grupowe rejestrowanie potwierdzeń odbioru.

Import danych z pliku xml

Możliwe jest import danych z formatów: eMandat, FetTrafic, Upomnienia. Przy importowaniu określamy parametry dla wczytywanych danych.

Kontrola kont księgowych

Funkcja przeszukuje bazę danych i sprawdza czy dla kont wymiarowych utworzone są konta księgowe.

Ustawienia drukarki

Z pola Drukarka wybieramy domyślną drukarkę. Przycisk po prawej stronie okna służy do wywołania okna właściwości charakterystycznych dla wybranej drukarki. Pozostałe ramki pozwalają zdefiniować rozmiar papieru, sposób jego pobierania i sposób wydruku.

Zmiana pracującego operatora

Funkcja służy do przełączania użytkowników pracujących z programem. Aktualnie zalogowany użytkownik zostaje wylogowany, a na jego miejsce podajemy dane do zalogowania dla kolejnego użytkownika.

Zmiana hasła pracującego operatora

Funkcja służy do zmienienia obecnego hasła aktualnie zalogowanego operatora na nowe. W tym celu wykonujemy:

1. Wprowadzamy stare hasło,
2. Wprowadzamy nowe hasło,
3. Potwierdzamy nowe hasło przez ponownego wpisanie go w ostatnie pole.

Błąd w wypełnianiu poszczególnych pól również zostanie zakomunikowany odpowiednim komunikatem.

Koniec

Zamyka połączenia z bazą danych i wyłącza program.

Ewidencja

Dane podzielone są na cztery grupy:

• dane konta wymiarowego,
• dane personalne płatnika (nazwisko, adres),
• dane dotyczące poszczególnych składników na koncie wymiarowym.
• dane dotyczące operacji na koncie księgowym, związanym z kontem wymiarowym.

W celu zarejestrowania zobowiązania, wymagane są następujące dane:

• dane konta wymiarowego, wraz z danymi płatnika,
• dane dotyczące składników należności.

Poszczególne konta wymiarowe obsługują tylko jeden rodzaj zobowiązania (podatek od posiadania psów, opłatę targową lub mandaty). Można jednak w ramach tego samego konta zdefiniować wiele składników (z zakresu tego samego zobowiązania, ale np. różniących się stawką lub aktywnych w różnym czasie).

Nowe konta

Nowe konto tworzymy przez podanie parametrów. Użytkownik powinien wprowadzić ogólne dane dotyczące konta wymiarowego, takie jak:

• obowiązkowo:
  • rodzaj zobowiązania,
  • status konta.
• opcjonalnie:
  • oznaczenie akt,
  • przyporządkować płatnika(ów) z bazy osobowej,
  • zdefiniować jeden lub więcej składników dla danego konta.

Zdefiniowanie składników nie jest bezwzględnie wymagane w momencie definiowania konta, jednak nie zaleca się tworzenia kont bez zdefiniowanych składników. Płatnika dodajemy z bazy osobowej. Jeśli płatnik nie istnieje w bazie, to program otworzy nam okno bazy osobowej z wypełnionymi nazwiskiem (nazwą) i imieniem taki jak wpisaliśmy. Podczas zapisu danych program przyporządkowuje do każdego konta unikalny numer identyfikacyjny, za pomocą którego będzie ono rozpoznawane w systemie.

Parametry takie jak Rodzaj zobowiązania potrzebujemy mieć zdefiniowane w słownikach.

Zestawienia

Pomoc

Instrukcja

Kliknięcie uruchomi stronę WWW z instrukcją do programu.

Opis zmian

Kliknięcie uruchomi stronę WWW z opisem kolejnych wersji programu.

Pomoc zdalna - TeamViewer

Zainicjuje pobieranie pliku. Szczegółowe informacje w paragrafie 1.1.2.1 Pomoc zdalna.

Dziennik zdarzeń

Okno zawiera rejestr istotnych operacji wykonywanych przez operatorów.

W zależności od aplikacji, w lewej górnej części ekranu pokazana jest lista rejestrowanych zdarzeń.

Drukuj licencję

Opcja drukowanie licencji na oprogramowanie.

O programie

Wyświetla okno z informacjami o programie i danymi producenta.