Środki Trwałe instrukcja

Wstęp

Ogólne informacje o instrukcji, serwisie i licencji.

O programie

Opis zmian

Wprowadzane zmiany w programie (rozwiązane błędy, nowe funkcjonalności) są rejestrowane w opisie zmian. Każdy program posiada swój opis zmian. Opis zmian dla programu Środki Trwałe dostępny jest na stronie Środki Trwałe opis zmian.

O programie Środki Trwałe

Środki Trwałe działają w oparciu o nowoczesne, wydajne i łatwą w rozbudowę bazę danych Firebird. Serwer zapewnia szybki i wygodny dostęp do danych, ale przede wszystkim gwarancję bezpieczeństwa danych. W celu optymalizacji czasu dostępu do danych program oparty jest na języku SQL, jednym z najlepszych, a stąd i najpopularniejszych obecnie narzędzi. Wykorzystanie zupełnie nowych mechanizmów pozwala na osiągnięcie rezultatów, które do tej pory były nieosiągalne.

Główne funkcje i możliwości systemu Środki Trwałe to:

1. ewidencja środków trwałych,
2. ewidencja umorzeń środków trwałych,
3. ewidencja pozostałych środków trwałych,
4. ewidencja i inwentaryzacja środków trwałych,
5. umorzenie jest naliczane automatycznie w momencie wprowadzenia nowego środka lub zmiany jego wartości w okresach miesięcznych,
6. całość ewidencji ujmowana jest w okresach rocznych, zamknięcie roku powoduje generowanie bilansu otwarcia na rok następny,
7. wybór danych do sprawozdania SG-01,
8. możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji i sporządzenie protokołu rozbieżności,
9. sporządzanie tabliczek inwentarzowych.

Konfiguracja

Funkcje pomocnicze

Kalkulator

Kalkulator umożliwia wykonywanie obliczeń. Szczególnie pomocny w wypadku stwierdzenia nieprawidłowości naliczeń dokonanych przez program. Kalkulator umożliwi wówczas ręczne sprawdzenie po-prawności wyliczeń.

Kalendarz

Wyświetla okno z kalendarzem.

Przeglądarka wydruków

Umożliwia edytowanie różnych typów wzorców wydruku.

Ustawienia drukarki

Funkcja Ustawienia drukarki wybieramy z menu kontekstowego i pozwala zdefiniować parametry drukarki używanej w momencie wydruku. W ramce Drukarka wybierana jest drukarka domyślna poprzez rozwinięcie listy spod pola „Nazwa” i wybrania odpowiedniego urządzenia. Przycisk "Właściwości" służy do wywołania okna właściwości charakterystycznych dla poszczególnych drukarek. Pozostałe ramki pozwalają zdefiniować rozmiar papieru, sposób jego pobierania i sposób wydruku.

Informacje o środowisku

Funkcja umożliwia wyświetlenie informacji dotyczących aktualnie otwartej bazy danych oraz innych informacji dotyczących tego systemu. W zależności od wielkości bazy czas potrzebny na otwarcie okna proporcjonalnie rośnie.

Zmiana hasła operatora

Funkcja służy do zmienienia obecnego hasła aktualnie zalogowanego operatora na nowe. W tym celu należy:

1. Wpisać stare hasło,
2. Wpisać nowe hasło,
3. Potwierdzić poprawność nowego hasła.

W przypadku poprawnego przeprowadzenia operacji zmiany hasła wyświetli się stosowny komunikat. Błąd w wypełnianiu poszczególnych pól również zostanie zakomunikowany odpowiednim komunikatem.

Aktualizacja on-line

Funkcja umożliwia aktualizowanie danych słowników przez internet. Na serwerze firmy INFO-SYSTEM zamieszczane są specjalnie przygotowane dane, które program pobiera automatycznie po uruchomieniu tego okna i możemy zaktualizować.

Ustawienia programu

Funkcja pozwala mi. na wyświetlenie okna realizacji dostępu programu do parametrów systemu zapisanych w pliku konfiguracyjnym. Plik ten nazywa się „Kszob.ini” i znajduje się w katalogu głównym programu. Można go edytować przy pomocy dowolnego edytora tekstowego, jednak ze względu na możliwość zniszczenia jego struktury zalecany jest dostęp do tego pliku z poziomu tego okna.

Ustawienia ogólne

Ustawienia zaokrąglania, kontroli numerów inwentarzowych, kart ŚT i automatycznego wysyłania wiadomości.

Typy statusu

Definiujemy typy statusów, które określają rodzaje przychodów i rozchodów środków trwałych. Dla każdego typu można podać rodzaj dokumentu z nim związanego, np.: LT dla likwidacji, czy OT dla przyjęcia środka trwałego.

Liczniki

Służą do definiowania składowych szablonów numerów inwentarzowych i numerów dokumentów. Mogą być tworzone globalnie lub dla wybranego roku księgowego.

Szablony numerów inwentarzowych

Wzorce dla numerów inwentarzowych oraz numer dokumentów. Można w nich wykorzystywać liczniki, stałe napisy oraz wybrane dane słownikowe.

Przeliczanie umorzenia

Program nalicza umorzenie środków trwałych automatycznie jednakże w sytuacji wystąpienia nieprzewidzianych błędów programowych opcja ta pozwala na ponowne przeliczenie umorzenia dla wszystkich środków.

Zamknięcie roku

Ponieważ rozliczenie umorzeń środków trwałych jest prowadzone w okresach rocznych, konieczne jest wykonanie operacji zamknięcia roku. Program pozwala na wprowadzanie dokumentów na rok następny, mimo że rok poprzedni nie jest zamknięty. Jednakże po wykonaniu operacji zamknięcia roku konieczne jest przeliczenie umorzeń wszystkich środków.

Zamknięcie roku należy wykonać na koniec roku, gdy jest pewność, że nie będzie już żadnych zmian zarówno poprzez wprowadzanie nowych dokumentów, jak też wprowadzanie nowych środków. Po wybraniu tej opcji podaje się rok, który ma być zamknięty. Program automatycznie na podstawie dotychczasowych danych generuje dokumenty bilansu otwarcia dla każdego środka na nowy rok z datą 1 stycznia oraz wylicza umorzenie na rok kolejny.

Koniec

Zamyka połączenie z bazą danych i wyłącza program.

Słowniki

Jednostki

Środki trwałe oraz wyposażenie można grupować w jednostki, w których są one wykorzystywane. Definiując jednostkę należy podać dwuznakowy kod jednostki oraz opisy:

1. skrócony (do 30 znaków - na wydruki),
2. pełny (do 100 znaków).

Miejsca użytkowania

Opisując wyposażenie obowiązkowo należy podać miejsce jego lokalizacji, które ma za zadanie pomóc w tworzeniu tabliczek inwentarzowych oraz przeprowadzania samej inwentaryzacji. Lokalizacje definiuje się dla każdej jednostki oddzielnie. W tym celu należy wybierać najpierw jednostkę, a następnie wprowadzić potrzebne lokalizacje (oznaczenie do 10 znaków i opis do 100 znaków).

Osoby

W słoniku definiujemy osoby, które użytkują środek trwały.

Działy

Opisując środki trwałe oraz wyposażenie należy podać dział, który może być dodatkowym rodzajem grupowania ewidencjonowanych środków. Z założenia są to działy zgodne z obowiązującą klasyfikacją budżetową, jednakże użytkownik może je w dowolny sposób przedefiniować. Definiując dział podajemy jego trzycyfrowy kod oraz opisy:

1. skrócony (do 30 znaków - na wydruki),
2. pełny (do 120 znaków).

Konta

Opisując wyposażenie należy podać konto, które może być dodatkowym rodzajem grupowania ewidencjonowanego wyposażenia. Z założenia są to konta księgowe , jednakże użytkownik może je w dowolny sposób przedefiniować. Konto może być zbudowane maksymalnie z pięciu znaków, dodatkowo może posiadać analitykę pierwszego stopnia (również do pięciu znaków). Ponadto można podać jego opisy do 100 znaków.

Grupy

Klasyfikacja środków trwałych ujęta jest w trzech słownikach:

1. Grupy,
2. Podgrupy,
3. Rodzaje.

Opisując środki trwałe oraz wyposażenie należy podać klasyfikację środków trwałych obecnie obowiązującą. Dla środków trwałych jest ona obligatoryjna, zaś dla wyposażenia - opcjonalna. Definiując grupy, podgrupy, rodzaje podaje się odpowiednio ich jedno-, dwu- i trzyznakowy kod oraz opisy:

1. skrócony (do 30 znaków - na wydruki),
2. pełny (do 100 znaków).

Dla każdego rodzaju, można dodać domyślną stawkę amortyzacji.

Podgrupy

J.w.

Rodzaje

J.w.

Kategorie

Słownik umożliwia nam definiowanie kategorii środków trwałych. Słownik ten może być wykorzystywany dowolnie przez użytkowników.

Zdarzenia

Słownik pozwala na definiowanie zdarzeń związanych ze środkami trwałymi.

Kartoteki

Środki trwałe

Ewidencja środków trwałych jest prezentowana w postaci drzewa. Po wybraniu odpowiedniej gałęzi, wyświetlane są wszystkie środki spełniające dane kryterium. Wszystkie środki podzielone są na Aktualne (czyli będące na stanie), Archiwum (zdjęte ze stanu) oraz Błędne wpisy (dane wprowadzone pomyłkowo). Dostępne są grupowania środków w rozbiciu na jednostki według:

1. klasyfikacji środków trwałych,
2. miejsca użytkowania,
3. kategorii.

Użytkownik ma do dyspozycji opcję wyszukiwania środków z wyborem zakresu danych.

Dla każdego wybranego środka prezentowane są:

1. dane szczegółowe,
2. dokumenty,
3. tabela amortyzacji podatkowej,
4. tabela amortyzacji bilansowej,
5. zawartość zestawu,
6. kategorie,
7. historia zmian,
8. charakterystyka,
9. załączniki,
10. zdarzenia - ewidencja sytuacji takich jak: wydanie do serwisu czy terminów badań technicznych środków transportu z możliwością ustawienia daty przypomnień (patrz alerty).

Amortyzacja środka odbywa się automatycznie, po wprowadzeniu jakichkolwiek zmian wartościowych. Dodatkowo istnieje możliwość przeliczenia umorzenia na żądanie, pod warunkiem, że dany rok obrachunkowy nie jest zamknięty.

Poprzez menu Operacje lub pod prawym przyciskiem myszki, dla wybranego środka dostępne są funkcje:

1. tabela wskaźników umorzeń wraz z datą, od której obowiązuje,
2. tabela okresów zawieszenia umorzenia środka,
3. historia wg amortyzacji podatkowej i karta środka,
4. edycja środka,
5. drukowanie etykiety,
6. przywrócenie do użytkowania (w przypadku pomyłkowej likwidacji).

Każdy błędnie wprowadzony środek można usunąć. W tym celu należy nacisnąć przycisk "Usuń". Środek zostanie zdjęty ze kartoteki środków bieżących i zostanie opatrzony znacznikiem „Błędny wpis”. Błędnie wprowadzony dokument opisujący zmiany wartości środka można wystornować (prawy przycisk myszki na dokumencie) lub też skorygować (przycisk "Zmień"). W ten sam sposób można poprawić informacje o danym środku trwałym.

Wprowadzanie nowych środków trwałych

Wprowadzając nowy środek trwały należy wybierać przycisk "Nowy". Zostanie otwarte okno, w którym podaje się dane identyfikacyjne środka:

1. jednostkę (obligatoryjnie),
2. lokalizację (obligatoryjnie),
3. dział (obligatoryjnie),
4. klasyfikację środka (obligatoryjnie),
5. konto księgowe (obligatoryjnie),
6. nazwę,
7. datę przyjęcia (obligatoryjnie),
8. osobę odpowiedzialną,
9. nr inwentarzowy,
10. nr fabryczny,
11. identyfikator dodatkowy,
12. identyfikator PKD,
13. w przypadku gruntów: numer obrębu, numer działki, numer JR, numer księgi wieczystej,
14. charakterystykę środka,
15. skład zestawu (przycisk "Zestaw"),
16. kategorie (przycisk "Kategorie").

oraz dane dokumentu, na postawie którego środek zostaje przyjęty:

1. typ operacji (nowy zakup, bilans otwarcia itp., wg słownika statusów przychodów),
2. numer dokumentu,
3. datę dokumentu,
4. ilość,
5. wartość,
6. udział jednostki w całości,
7. dane do amortyzacji podatkowej i bilansowej: wartość umorzenia dotychczasowego, wskaźnik umorzenia, współczynnik, metodę amortyzacji: liniowa lub degresywno-liniowa,
8. datę i numer dowodu księgowego,
9. numer zamówienia,
10. opis dokumentu.

Środek jest umarzany od miesiąca następnego od daty jego przyjęcia. Wyjątkiem są środki wprowadzone z datą 1 stycznia, które umarzane są już w miesiącu styczniu. W przypadku likwidacji środka, amortyzacja nie jest naliczana od następnego miesiąca po jego likwidacji.

Edycja danych

Aby dokonać aktualizacji środka, zarówno danych identyfikacyjnych, jak i ilościowo wartościowych, należy wybrać przycisk "Zmień". Jeżeli chcemy dodać nowy dokument, w zależności od jego typu, wybieramy przycisk "+ LC/WT/MT" (likwidacja częściowa, zwiększenie wartości, zmiana lokalizacji) lub "+LT/PT" (likwidacja całkowita, przekazanie środka). W pierwszym przypadku pojawią się pola do zmiany wartości, ilości (należy wprowadzić wartości ujemne lub dodatnie odpowiednio dla zmniejszeń i zwiększeń wartości środka), i tym podobne informacje dotyczące danego dokumentu. Ilość oraz udział podaje się tylko w przypadku zmiany tych wartości. Umorzenie środka jest automatycznie korygowane o wprowadzony dokument. Przyciskiem z symbolem potwierdzenia zatwierdzamy wprowadzone zmiany, zaś przyciskiem z krzyżykiem służy do anulowania zmian. Istniejący dokument możemy edytować wybierając przycisk strzałki w górę (o ile rok, z którego pochodzi dokument, jest niezamknięty). W drugim przypadku, zostanie otwarte okno, na którym podajemy tylko powód likwidacji, datę, numer i opis dokumentu. Program automatycznie wygeneruje dokument, pobierając odpowiednią ilość i wartość środka.

Możemy tu również dokonać aktualizacji zawartości zestawu, czy przypisanych kategorii. Nie ma możliwości usunięcia błędnie wprowadzonego dokumentu. Możemy go wyłącznie oznaczyć jako storno, wówczas będzie on pomijany na wszystkich zestawieniach. Stornowaniu nie podlegają dokumenty bilansu otwarcia (wprowadzenia środka).

W przypadku zmiany udziałów (np. w przypadku sprzedaży lokalu w budynku) podaje się zmniejszenie/zwiększenie udziału względem całości środka, a nie posiadanych udziałów do tej pory. Stąd udziały podawane w zakresie od -1.0000 do 1.0000.

Na oknie edycji środka trwałego, wybierając przycisk "Zmień", aktywują się do edycji pola identyfikacyjne środka. Wówczas możemy dokonać korekt odpowiednich wartości. W przypadku zmiany lokalizacji środka, należy wykonać powyższą czynność i zmienić umiejscowienie środka na aktualne. Przyciskami Zapisz albo Anuluj akceptujemy albo wycofujemy zmiany. Wszystkie poprzednie wartości są zapisywane w historii zmian (z wyjątkiem Charakterystyki).

Pozostałe Środki Trwałe

Ewidencja pozostałych środków trwałych jest prezentowana w postaci drzewa. Po wybraniu odpowiedniej gałęzi, wyświetlane są wszystkie środki spełniające dane kryterium. Wszystkie środki podzielone są na Aktualne (czyli będące na stanie), Archiwum (zdjęte ze stanu) oraz Błędne wpisy (dane wprowadzone pomyłkowo). Dostępne są grupowania środków w rozbiciu na jednostki według:

1. klasyfikacji środków trwałych,
2. miejsca użytkowania,
3. kategorii.

Użytkownik ma do dyspozycji opcję wyszukiwania środków z wyborem zakresu danych

Dla każdego wybranego środka prezentowane są:

1. dane szczegółowe,
2. dokumenty,
3. kategorie,
4. historia zmian,
5. charakterystyka,
6. załączniki,
7. zdarzenia - ewidencja sytuacji takich jak: wydanie do serwisu czy terminów badań technicznych środków transportu z możliwością ustawienia daty przypomnień (patrz alerty).

Poprzez menu Operacje lub pod prawym przyciskiem myszki, dla wybranego środka dostępne są funkcje:

1. Kopiuj do Nowy,
2. Archiwizuj.

Każdy błędnie wprowadzony środek można usunąć. W tym celu należy nacisnąć przycisk "Usuń". Środek zostanie zdjęty ze kartoteki środków bieżących i zostanie opatrzony znacznikiem „Błędny wpis”.

Błędnie wprowadzony dokument opisujący zmiany wartości środka można wystornować (prawy przycisk myszki na dokumencie) lub też skorygować (przycisk "Zmień"). W ten sam sposób można poprawić informacje o danym środku trwałym.