UmowyFV instrukcja

Wstęp

Ogólne informacje o instrukcji, serwisie i licencji.

O programie

Opis zmian

Wprowadzane zmiany w programie (rozwiązane błędy, nowe funkcjonalności) są rejestrowane w opisie zmian. Każdy program posiada swój opis zmian. Opis zmian dla programu UmowyFV dostępny jest na stronie UmowyFV opis zmian.

O programie UmowyFV

Program upraszcza proces wnioskowania i angażowania środków na wydatki urzędu. Wnioski, umowy i faktury są rejestrowane elektronicznie. Wydane środki pokazują % realizacji planu. Możliwe jest opiniowanie i zatwierdzanie wniosków przez przełożonych.

Program UmowyFV służy do księgowania umów i/lub faktur w wydziałach urzędu. Dzięki korzystaniu z programu, możliwa jest kontrola przekroczenia planu już na poziomie wydziału.

Głównym zadaniem modułu UmowyFV, będącego rozwinięciem i uzupełnieniem systemu Księgowość Budżetowa i Planowanie, jest usprawnienie, przyspieszenie i optymalizacja wymiany informacji między wydziałem budżetowo-księgowym, a pozostałymi komórkami organizacyjnymi jednostki. Korzystając z tego modułu, wydziały dostają na bieżąco dane o środkach jakimi dysponują i akceptacjach na ich wydatkowanie. Wydział księgowy zaś, posiada wiedzę o zawieranych umowach przez inne komórki, fakturach będących w obiegu oraz zaangażowaniu (rezerwacji) środków z tego wynikającej.

Moduł składa się z 4 zazębiających się bloków funkcjonalnych:

1. Planowanie i kosztowa realizacja zadań wydziałowych,
2. Ewidencja wniosków o zgodę na wydatkowanie środków,
3. Rejestracja i zaangażowanie umów,
4. Rejestracja i zaangażowanie faktur.

Po zainstalowaniu na komputerach poszczególnych wydziałów urzędu, program pozwala na szybkie rejestrowanie i zaangażowanie umów oraz faktur zakupu właściwych dla każdego wydziału, co znacznie przyśpiesza obieg dokumentów oraz pracę wydziału finansowego. Na podstawie danych wprowadzonych w wydziałach merytorycznych tworzone są automatycznie dokumenty księgowe. Wydziały merytoryczne mogą śledzić na bieżąco realizację umów od strony finansowej oraz wykonanie planu, a wydział księgowości znacznie szybciej otrzymuje informacje księgowe. Ponadto, operator w każdym wydziale może:

1. Zostać przypisany do własnej puli umów i faktur,
2. Składać wnioski o wydatkowanie środków,
3. Monitorować wolne środki komórki organizacyjnej,
4. Po podpisaniu umowy, może natychmiast powiadomić o tym fakcie wydział finansowy, rejestrując umowę oraz automatycznie zaangażować ją na koncie 998,
5. Rejestrując fakturę natychmiastowo poinformować o tym fakcie księgowości poprzez automatyczne wygenerowanie dokumentu księgującego faktury zakupów na kontach kosztów, a w przypadku faktur wydatków bieżących – również na koncie zaangażowania,

Wszystkie wygenerowane dokumenty podlegają weryfikacji przez osobę odpowiedzialną w księgowości.

Konfiguracja

Dane

Rejestracja i zaangażowanie umów

Rejestrując umowę należy podać zadanie, którego dotyczy umowa oraz dane umowy. W przypadku aneksu do umowy, dodatkowo pojawi się pole do wskazania umowy, której aneks dotyczy. Następnie określamy klasyfikacje oraz kwoty, które zostaną na nich zaangażowane. Po zapisaniu danych, umowa zostanie dodana do słownika umów oraz zostanie wygenerowany dokument księgowy Umowa angażujący podane wartości i przesłana do księgowości.

Wybór z menu rozwijanego typu umowy/aneksu:

• aneks - w rejestrze pojawi się informacja o aneksie,
• aneks wewnętrzny - w rejestrze umów nie pojawi się informacja o aneksie.

Jeśli wnioski są niezaangażowane, to pomijamy dekretację przy umowie. Wszystkie umowy wprowadzane przez wydział, automatycznie program przekazuje do księgowości.

Rejestracja i zaangażowanie faktur

Rejestrując fakturę do zaangażowanej wcześniej umowy, należy podać identyfikator zadania oraz umowy, której ona dotyczy. W przypadku faktury nie związanej z umową informacji tych nie podajemy. Następnie wybieramy numer dostawcy z bazy kontrahentów, dane faktury, klasyfikacje oraz kwoty ich dotyczące z faktury. Ponadto należy wskazać jaki schemat ma być wykorzystany do tworzenia dokumentu księgowego. Po zapisaniu, na podstawie wprowadzonych danych i wskazanego schematu, zostanie wygenerowany dokument księgowy, z zapisami na konto kosztów i rozrachunków. W drugim przypadku, dodatkowo zostanie wygenerowany dekret angażujący fakturę.

Schematy dekretacji ustawiane są w programie KBiP. Księgowość ustala na jakie konto będą księgowane operacje i opisowo zapisuje tak zdefiniowaną dekretację. Dzięki temu wydział tylko schemat dekretacyjny z menu rozwijanego.

Uwaga!

• Jeśli faktura nie został zaakceptowana przez księgowość, to można ją edytować,
• Jeśli prowadzone są rozrachunki, to jest informacja czy zostały zapłacone.

Paczki dokumentów

TypBB

Ewidencja wniosków

Wnioski służą do składania zapotrzebowania na wydatkowanie środków przez komórki organizacyjne.

Okno wniosków podzielone jest w poziomie na trzy części. Górna część służy do filtrowania i wyszukiwania wniosków. W części środkowej wyświetlane są wprowadzone wnioski, w podziale na cztery kategorie – Oczekujące, Czynne, Zakończone, Odrzucone. Oczekujące to te, które zostały wprowadzone i czekają na zatwierdzenie. Czynne to wnioski zatwierdzone, do których można wprowadzać dokumenty. Zakończone to wnioski, na których praca została zakończona. Natomiast Odrzucone to wnioski, które zostały anulowane.

W najniższej części program wyświetlane są informacje odnośnie finansowania wniosku oraz dane uzupełniające. W górnej części okna jest menu zestawienia, z którego można wydrukować wniosek, wniosek techniczny oraz rejestr wniosków. Dostępne są tu też pozostałe zestawienia dotyczące wniosków.

Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na dowolnym wniosku powoduje wyświetlenie dodatkowych opcji, które są aktywne w zależności od statusu wniosku, uprawnień nadanych operatorowi i poziomu dostępu do wniosków (ewidencja, opiniowanie, zarządzanie).

Po wprowadzeniu wniosku znajduje się on w dziale wniosków oczekujących. Następnie wniosek jest opiniowany przez operatorów posiadających odpowiednie uprawnienia, zgodnie z poziomami akceptacji ustalonymi na etapie wdrożenia. Każdy z nich może go przyjąć lub odrzucić oraz zamieścić swój komentarz. Po przyjęciu wniosku możliwe jest zaksięgowanie do niego umowy lub faktury. Natomiast wniosek odrzucony jest anulowany.

Edycji wniosku można dokonać tylko po jego odrzuceniu. Po zakończeniu edycji, wniosek automatycznie zostaje zakwalifikowany jako Oczekujący. Grupowanie wniosków pozwala na wydrukowanie wniosku zbiorczego dla kilku wniosków. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku, gdy składamy kilka wniosków do jednej umowy (przetargu, zamówienia). Korekty wniosku składamy na wartość przyrostową zmiany sumy kwot pierwotnego wniosku i korekt wcześniejszych. Korekty składamy w przypadku, gdy chcemy dokonać zmian wartości zapotrzebowania, a wniosek pierwotny został już przyjęty i ma status Czynnego.

Zarządzanie wnioskami

Okno zarządzania wnioskami podzielone jest w poziomie na trzy części. Górna część służy do filtrowania i wyszukiwania wniosków. W części środkowej wyświetlane są wprowadzone wnioski, w podziale na cztery kategorie – Oczekujące, Czynne, Zakończone, Odrzucone. Oczekujące to te, które zostały wprowadzone i czekają na zatwierdzenie. Czynne to wnioski zatwierdzone, do których można wprowadzać dokumenty. Zakończone to wnioski, na których praca została zakończona. Natomiast Odrzucone to wnioski, które zostały anulowane.

W najniższej części program wyświetla informacje odnośnie finansowania wniosku oraz dane uzupełniające.

W górnej części okna jest menu Zestawienia, z którego można wydrukować wniosek, wniosek techniczny oraz rejestr wniosków. Dostępne są tu też pozostałe zestawienia dotyczące wniosków.

Obok znajduje się jeszcze menu Zestawienia kontrolne, gdzie dostępne są dwa zestawienia pozwalające wyszukać wnioski, w których występują niezgodności:

• Wykaz wniosków czynnych i zamkniętych, a niezaangażowanych typu „W”,
• Wykaz wniosków, dla których ich wartość jest różna od zaangażowania.

Kliknięcie PPM na dowolnym wniosku powoduje wyświetlenie dodatkowych opcji, które są aktywne w zależności od statusu wniosku i uprawnień nadanych operatorowi.

Zarządzanie wnioskami służy do ostatecznego przyjmowania lub odrzucenia wniosku. Można z tego poziomu też zapoznać się z opiniami innych operatorów.

Opiniowanie wniosków

Wniosek jest opiniowany przez operatorów posiadających odpowiednie uprawnienia, zgodnie z poziomami akceptacji ustalonymi na etapie wdrożenia. Każdy z nich może go przyjąć lub odrzucić oraz zamieścić swój komentarz. Po przyjęciu wniosku możliwe jest zaksięgowanie do niego umowy lub faktury. Natomiast wniosek odrzucony jest anulowany.

W przypadku, gdy wnioski opiniowane są przez jedną osobę można pominąć opiniowanie wniosków i korzystać tylko z zarządzania wnioskami.

Plan zamówień

TypBB

Realizacja zadań wydziałowych

Wydział (komórka organizacyjna) może szczegółowo zarządzać ewidencją zdarzeń dla zadań wydziałowych. Opcja ta służy wyłącznie realizacji i rozliczania działań w ramach komórki organizacyjnej. Nie ma to wpływu na księgowość JST czy sprawozdawczość.

Operator ma dostęp do:

1. podglądu sald na zadaniach wg kryteriów:
   • salda zadań,
   • salda zadań wg klasyfikacji,
   • salda klasyfikacji wg zadań.
2. Dostęp do szczegółowych obrotów na zadaniach z możliwością ich edycji, dodawania czy usuwania. Dane do rejestru obrotów wprowadzana mogą być automatycznie z poziomu funkcji "Zaangażowania faktur",
3. Dodatkowo istnieje możliwość planowania wydatków na poszczególne zadania w rozbiciu na klasyfikacje budżetowe w kwotach przewidzianych planem JST.

Rejestr umów

Rejestr umów ewidencjonowanych w systemie Księgowości Budżetowej. Widoczność umów może być ograniczona tylko do umów podpisanych w danej komórce organizacyjnej. Wprowadzane są poprzez moduł UmowyFV i wykorzystywane w ewidencji księgowej, w celu ich rozliczania.

Zadania wydziałowe

Zadania wydziałowe, są to zadania występujące tylko w obrębie wskazanej komórki organizacyjnej. Nie są one widziane przez Księgowość Budżetową. Służą do podziału wewnętrznej ewidencji zdarzeń gospodarczych występujących w danym wydziale, wyłącznie na jego potrzeby.

Słownik zamówień

Każdy urząd definiuje sobie sam według tego jak chce rozliczać. W zależności czy urząd chce przekraczać 30 tys. euro (bo wtedy musi przetarg robić), definiuje pozycje w słowniku.

Słownik trybów postępowania

Każdy wprowadzający wniosek decyduje czy wniosek będzie przekraczał 30 tys. euro czy nie. Do uzupełnienia wg własnego uznania.

Zestawienia

Zestawienia są odpowiednikami zestawień w systemie Księgowość Budżetowa i Planowanie. Sporządzane są w wybranym przedziale czasowym według daty sprawozdawczej, dla podanego zakresu numerów i typów dokumentów. Istnieje możliwość wyboru klasyfikacji, wyszczególnionego zakresu działów, rozdziałów, paragrafów, pozycji czy typów zadań. Ponadto każde zestawienia posiada swoje specyficzne parametry wyboru danych. Wykonywane są dla dopuszczalnej puli pozycji paragrafów i komórek organizacyjnych.

Realizacja umów

Okno umożliwia stworzenie zestawienia ze stanu realizacji umów na podstawie wybranych przez nas parametrów.

Dziennik

Zestawienie zwraca listę dokumentów.

Obroty

Zestawienie zwraca obroty na klasyfikacjach według podanych przez nas parametrów.

Stany

Zestawienie zwraca stany na klasyfikacjach według podanych przez nas parametrów.

Pomoc

Instrukcja

Kliknięcie uruchomi stronę WWW z instrukcją do programu.

Opis zmian

Kliknięcie uruchomi stronę WWW z opisem zmian kolejnych wersji programu.

Log systemowy

W logu systemowym zapisywane są informacje techniczne, wspierające serwis przy wyjaśnianiu różnych problemów - w szczególności w niewyjaśnionych sytuacjach dotyczących np. naliczania płac dobrze jest informacje z logu przesłać do nas, co znacznie może ułatwić rozwiązanie problemu.

Dostęp: menu pomoc,

Inicjowanie zapisywania informacji: należy zaznaczyć opcję w dolnym lewym rogu ekranu z logiem, a następnie wykonać problematyczną operację,

Wykorzystanie informacji: po ponownym otwarciu okna logu informacje można zaznaczyć i skopiować np. do maila (Ctrl-A i Ctrl-C)

Po wykorzystaniu logu należy wyłączyć zapisywanie informacji lub ponownie uruchomić program, znacznie przyśpieszy to jego działanie.

Pomoc zdalna - TeamViewer

Zainicjuje pobieranie pliku. Szczegółowe informacje w paragrafie 1.1.2.1 Pomoc zdalna.

Dziennik zdarzeń

Okno zawiera rejestr istotnych operacji wykonywanych przez operatorów.

W zależności od aplikacji, w lewej górnej części ekranu pokazana jest lista rejestrowanych zdarzeń.

Drukuj licencję

Opcja drukowanie licencji na oprogramowanie.

O programie

Wyświetla okno z informacjami o programie i danymi producenta.