E-Doręczenia
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne i niepubliczne w tym obywatele, przedsiębiorcy oraz przedstawiciele zawodów zaufania publicznego mogą prowadzić korespondencję w wygodny i bezpieczny sposób. Przesyłki wysyłane w ramach e-Doręczeń są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. W przyszłości ta usługa zastąpi korespondencję na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP).
ADE, BAE, PURDE i PUH
ADE czyli adres do e-Doręczeń
Każdy podmiot, aby korzystać z e-Doręczeń, musi posiadać unikatowy adres i skrzynkę. Adres do doręczeń elektronicznych (ADE) jest ciągiem znaków przeznaczonym do realizacji usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Adres ten umożliwia otrzymywanie i wysyłanie korespondencji drogą elektroniczną.
Przykładowy adres: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12
Każdy adres do e-Doręczeń składa się z ciągu znaków (liter i cyfr) w następującym układzie:
AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ
gdzie:
- AE – skrót od „adres elektroniczny”
- PL – kod kraju w standardzie ISO 3166 (w tym przykładzie kod Polski)
- X – cyfry
- Y – litery
- Z – cyfry sumy kontrolnej.
Baza Adresów Elektronicznych (BAE)
Baza Adresów Elektronicznych (BAE) – rejestr publiczny prowadzony i zarządzany przez ministra właściwego ds. informatyzacji, w którym gromadzone są adresy do doręczeń elektronicznych. Dostęp do Bazy Adresów Elektronicznych mają jedynie podmioty, które korzystają z doręczeń elektronicznych.
Czym jest PURDE?
Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) polega na doręczaniu korespondencji elektronicznej między podmiotami publicznymi a niepublicznymi lub pomiędzy podmiotami publicznymi. PURDE zapewnia:
- Jednoznaczną identyfikację nadawcy i odbiorcy.
- Dowody potwierdzające nadanie i odbiór korespondencji.
- Korespondencja doręczona za pomocą PURDE jest równoważna z tradycyjnym listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Czym jest PUH?
Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH) polega na wysyłaniu korespondencji w formie elektronicznej, która następnie jest przekształcana w przesyłkę listową i dostarczana adresatowi. PUH stosuje się, gdy adresat nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla podmiotów publicznych.
Terminy wdrożenia usługi PURDE i PUH dla podmiotów publicznych
Od dnia 1 stycznia 2025 r. wchodzi w życie ustawowy obowiązek stosowania systemu e-Doręczeń (PURDE) przez podmioty publiczne, w tym jednostki samorządu terytorialnego. Dodatkowo przewidziano okres przejściowy oraz późniejsze wprowadzenie obowiązkowej usługi hybrydowej (PUH).
Terminy
- PURDE – obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r.
- Do 31 grudnia 2025 r. trwa okres przejściowy, który pozwala stosować alternatywne formy doręczeń.
- PUH – obowiązkowe od 1 października 2029 r.
- Do tego czasu usługa może być stosowana fakultatywnie.
Okres przejściowy (2025)
W trakcie roku 2025 stosowanie PURDE jest regułą, ale przepisy przewidują wyjątki:
- jeżeli adresat nie posiada aktywnego adresu do e-Doręczeń (ADE), decyzję można doręczyć:
- tradycyjnie pocztą,
- za pośrednictwem ePUAP – jeśli sprawa była prowadzona tą drogą.
- dopuszczalne jest również doręczenie tradycyjne mimo istnienia adresu ADE – zachowuje ono w tym czasie skuteczność prawną.
- dodatkowo, w okresie przejściowym możliwe jest niestosowanie przepisów UoDE w razie przesłanek organizacyjnych (np. brak odpowiedniej infrastruktury technicznej, inne ograniczenia natury technicznej lub organizacyjnej).
- Decyzję o skorzystaniu z tej możliwości podejmuje każdorazowo nadawca, czyli urząd.
PUH od 2029 r.
- Od 1 października 2029 r. w przypadku braku aktywnego adresu ADE doręczenia będą musiały odbywać się poprzez PUH.
- Do tego czasu podstawową alternatywą pozostaje tradycyjna poczta lub ePUAP.
Przesłanki organizacyjne do odstąpienia od e-Doręczeń
Art. 147 ust. 5 UoDE stanowi, że:
„Do dnia 31 grudnia 2025 r. przepisów art. 4 i art. 5 nie stosuje się w przypadku, gdy korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na przesłanki organizacyjne. Istnienie przesłanek organizacyjnych ocenia nadawca”.
W czasie trwania okresu przejściowego, tj. od 1 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2025 r., podmioty publiczne mogą odstąpić od korzystania z e-Doręczeń w szczególnych przypadkach określonych w przepisach. Poniżej przedstawiono przykładowe przesłanki organizacyjne umieszczone w przewodniku dedykowanym podmiotom publicznym:
- czasową niedostępność narzędzi podmiotu obsługujących e-Doręczenia – podmiot publiczny nie dysponuje „w danym momencie” odpowiednimi systemami do obsługi doręczeń elektronicznych (np. chwilowy brak możliwości wykorzystania podpisu elektronicznego, w przypadku globalnego zawieszenia certyfikatów lub ich unieważnienia albo czasowa niedostępność systemu EZD czy systemu dziedzinowego). Natomiast brak wdrożonego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją nie stanowi wystarczającej przesłanki do zastosowania art. 147 ust. 5 UoDE.
- konieczność wydania i wysłania dużej ilości korespondencji w krótkim czasie wynikającym z przepisów (np. decyzje podatkowe).
- brak dostosowania systemów dziedzinowych wewnątrz urzędu lub systemów dziedzinowych dostarczanych przez inne organy (centralne i nadzorcze), jeżeli sprawy są prowadzone w tych systemach.
Przepisy określają, że to nadawca (urząd) ocenia istnienie przesłanek organizacyjnych, na podstawie których podejmuje decyzję o odstąpieniu od e-Doręczeń.
Pamiętaj!
Przesłanki te należy stosować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wytycznymi Ministerstwa Cyfryzacji.
Opłaty w e-Doręczeniach
| Nadawca | Odbiorca | Typ usługi | Cena |
|---|---|---|---|
| Obywatel, firma lub ZZP | Podmiot publiczny | PURDE | 0 zł |
| Podmiot publiczny | Podmiot publiczny | PURDE | 0 zł |
| Podmiot publiczny | Obywatel, firma lub ZZP | PURDE | 5,30 zł * |
| Podmiot publiczny | Obywatel, firma lub ZZP | PUH | 8,35 zł * |
- Zgodnie z aktualnym cennikiem Poczty Polskiej S.A. Ostatnia aktualizacja: 27.08.2025.
Materiały i linki
Jak skutecznie wdrożyć e-Doręczenia? Przewodnik dla podmiotów publicznych