E-Doręczenia
To elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.
Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń.
Jak uzyskać Adres Doręczeń Elektronicznych dla URZĘDU?
Złożenie wniosku
Aby uzyskać adres do e-Doręczeń należy złożyć wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych, tzw. „deklarację cyfrowości” do ministra właściwego ds. informatyzacji poprzez gov.pl: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen
Przed złożeniem wniosku warto przygotować:
- swoje dane kontaktowe,
- dane reprezentowanego podmiotu (nazwa, REGON, NIP, KRES, adres),
- dokumenty potwierdzające reprezentację lub pełnomocnictwo w formie elektronicznej, podpisane podpisem elektronicznym,
- potwierdzenie opłaty za pełnomocnictwo,
- jeśli administratorem skrzynki będzie ktoś inny - dane administratora: imię, nazwisko, PESEL, adres e-mail.
Po wejściu na stronę klikamy w przycisk „Start” i wybieramy dla kogo chcemy utworzyć adres do e-Doręczeń. Klikamy „Złóż wniosek” i logujemy się przez profil zaufany.
Teraz możemy wypełnić wniosek. Wybieramy, czy występujemy jako reprezentant, czy pełnomocnik, wpisujemy swoje dane i załączamy odpowiednie dokumenty potwierdzające naszą reprezentację lub pełnomocnictwo, a także potwierdzenie opłaty za pełnomocnictwo.
Kolejnym krokiem jest wypełnienie danych podmiotu, który jest przez nas reprezentowany. Wybieramy formę prawną podmiotu, a następnie uzupełniamy wszystkie wymagane informacje, takie jak nazwa, numer REGO, NIP, KRS i adres.
Następnie wybieramy kto będzie administratorem skrzynki i wypełniamy dane administratora.
Na końcu sprawdzamy dane w podsumowaniu wniosku, wybieramy sposób podpisu i podpisujemy dokument.
Weryfikacja ministra
Po dokonaniu weryfikacji wniosku, minister nadaje adres do doręczeń elektronicznych, który zostaje umieszczony w Bazie Adresów Elektronicznych, a następnie przekazuje zlecenie założenia skrzynki doręczeń Operatorowi Wyznaczonemu, którym do 2025 roku jest Poczta Polska.
Jeśli wniosek będzie zawierał błędy, na skrzynkę Mój Gov zostanie wysłana wiadomość z prośbą o ich poprawienie. Na poprawienie błędów jest 7 dni.
Aktywacja skrzynki
Po potwierdzeniu przez Operatora Wyznaczonego założenia skrzynki doręczeń, na adres e-mail podany we wniosku dostaniesz informację o utworzenia adresu do e-Doręczeń oraz link i instrukcję aktywacji skrzynki. Skrzynka będzie widoczna po zalogowaniu do Mój Gov w zakładce Moje skrzynki.
Aby aktywować skrzynkę należy wejść na konto Mój Gov logując się profilem zaufanym lub e-dowodem, a następnie przejść do zakładki „Moje skrzynki” w menu bocznym i kliknąć „Aktywuj skrzynkę”. Należy tam podać adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia i kliknąć „Aktywuj”.
Kiedy skrzynka będzie już aktywna, zostaniemy o tym powiadomieni wiadomością e-mail.
Harmonogram
| Harmonogram dla podmiotów publicznych | |
|---|---|
| Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy). | Od 01.01.2025 r. |
| Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy). | |
| Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ustawy). | |
| Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy). | |
| Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy). | |
| Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ustawy). | |
| Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy). | Od 01.01.2025 r. |
| Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy). | Od 01.10.2029 r. |
| Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 ustawy). | |
Często zadawane pytania
Na stronie gov.pl zamieszczono odpowiedzi na często zadawane pytania dotyczące e-Doręczeń: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/pytania-i-odpowiedzi
Dostępne są również materiały z instrukcjami użytkownika do obsługi e-Doręczeń: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/materialy3
Postęp prac
W ramach pierwszego etapu umożliwimy ręczną wysyłkę dokumentów za pośrednictwem aplikacji webowej e-Doręczenia. W kolejnym etapie zapewnimy komunikację z API systemu e-Doręczenia i damy możliwość automatycznej wysyłki dokumentów.