Użytkowanie instrukcja

Wstęp

Ogólne informacje o instrukcji, serwisie i licencji.

O programie

Opis zmian

Wprowadzane zmiany w programie (rozwiązane błędy, nowe funkcjonalności) są rejestrowane w opisie zmian. Każdy program posiada swój opis zmian. Opis zmian dla programu Użytkowanie wieczyste dostępny jest na stronie Użytkowanie opis zmian.

O programie Użytkowanie wieczyste

Użytkowanie wieczyste (rys. 1) polega na oddaniu w użytkowanie nieruchomości gruntowej będącej własnością państwa, gminy lub związku gmin, osobie fizycznej lub prawnej na czas określony 99 lat (lub krócej, lecz nie mniej niż 40 lat). Dotyczy głównie gruntów położonych w granicach administracyjnych miast.

Użytkowanie wieczyste jest formą pośrednią pomiędzy własnością a prawami rzeczowymi ograniczonymi, z tym że bardziej zbliżone jest do własności. Prawo powstaje w wyniku zawarcia umowy w formie aktu notarialnego oraz wpisu do księgi wieczystej. Oddający w użytkowanie pozostaje właścicielem gruntu i pobiera z tego tytułu opłatę roczną od użytkownika. Użytkownik ma prawa zbliżone do właściciela. Korzysta z gruntu z wyłączeniem innych osób. Może prawem swobodnie rozporządzać, czyli sprzedać je, obciążać, zapisać w testamencie. Podlega ono egzekucji. Użytkownik wieczysty ma pełne prawo własności do budynków postawionych na gruncie. Przysługuje mu również prawo do żądania, przed zakończeniem umowy, przedłużenia użytkowania wieczystego na kolejne okresy od 40 do 99 lat. Właściciel może odmówić wyłącznie ze względu na ważny interes społeczny. Zastrzeżenie to ze względu na historyczną zmienność "interesu społecznego" może stanowić potencjalne zagrożenie dla prawa. Kolejnym ograniczeniem użytkowania wieczystego jest możliwość jego rozwiązania, gdy użytkownik wieczysty korzysta z gruntu w sposób oczywiście sprzeczny z jego przeznaczeniem określonym w umowie.

Zadaniem systemu Użytkowanie Wieczyste jest prowadzenie ewidencji umów z tytułu użytkowania wieczystego, dzierżawy rocznej i miesięcznej, naliczanie opłat wraz z prowadzeniem pełnej księgowości ich dotyczącej oraz prowadzenie skróconej ewidencji gruntów. Do realizacji tych celów tworzone i utrzymywane są zbiory danych, zawierające szczegółowe informacje o poszczególnych umowach, płatnikach oraz działkach.

Podstawową jednostką danych systemu jest umowa, rozumiana jako opis danych podmiotu zawierającego umowę, zwanego dalej użytkownikiem, wraz z danymi dotyczącymi okresu władania, wysokości opłat, użytkowanych działek itp. Każda umowa jest w systemie jednoznacznie określona przez unikalny numer, nazywany numerem dokumentu. Podczas wprowadzania nowej umowy konieczne jest nadanie jej numeru oraz podanie danych użytkownika, zawierającego umowę (lub kilku użytkowników, jeżeli tak stanowi umowa).

W zależności od potrzeb można, podać następujące dane:

• adres nieruchomości,
• rodzaj dokumentu (akt notarialny, decyzja, postanowienie sądu), numer i data podpisania,
• okres władania,
• listę składników,
• listę rat (jeśli zrezygnowano z automatycznego tworzenia rat),
• działki, których dotyczy umowa,
• adnotacje - dowolne dane tekstowe związane z umową (np. z jej historią),
• listę byłych użytkowników,
• dane dotyczące pierwszej opłaty,
• dane dotyczące sprzedaży budynku.

RYSUNEK 1 Główne okno programu

Konfiguracja

Parametry systemu

W lewej kolumnie na oknie Parametry systemu umieszczone jest drzewo z poszczególnymi oknami parametrów. Poniżej opisaliśmy te okna.

Dane urzędu

Zakładka Dane urzędu (rys. 1) pozwala na wprowadzenie tzw. napisów stałych wstawianych automatycznie (pod warunkiem, że wzorzec posiada odpowiednie makrodefinicje) w momencie drukowania dokumentów. Program pozwala podać m. in. takie dane jak:

• Pełna nazwa urzędu,
• Pełna nazwa wydziału urzędu,
• Dane adresowe urzędu,
• Konto bankowe.

RYSUNEK 1 Okno - Dane urzędu

Stałe parametry

RYSUNEK Okno - Stałe parametry

Wartości domyślne

Wartości domyślne (rys. 1) stosowane są w sytuacji, kiedy dodawane jest nowe konto.

• Cena jednostkowa brutto - czy wartość ceny jednostkowej zawiera podatek VAT,
• Udziały w postaci ułamka zwykłego - cz udział w gruncie ma być wprowadzany w postaci ułamka zwykłego, jeśli nie zaznaczymy tego parametru, to udział będzie prezentowany w postaci dziesiętnej,
• Faktura jest wystawiana - znacznik określający czy dla danego konta ma być wystawiana faktura,
• Jednostka miary okresu rozliczeniowego raty - na jakie jednostki podzielony jest okres rozliczeniowy raty; do wyboru są: dzień, miesiąc, kwartał, półrocze, rok,
• Metoda obliczania wartości gruntu - istnieją dwie metody:

1. Iloczyn powierzchni, udziału i stawki przy obliczaniu wartości gruntu uwzględniana jest wysokość udziału, zatem otrzymany wynik odnosi się do części gruntu, a nie do całości,
2. Iloczyn powierzchni i stawki obliczona wartość gruntu nie uwzględnia udziału.

RYSUNEK 1 Okno - Wartości domyślne

Parametry fakturowania

Zakładka Parametry fakturowania (rys. 1), podobnie jak zakładka Urząd pozwala na wprowadzenie stałych napisów drukowanych na fakturach, z uwzględnieniem podziału na faktury z tytułu:

• opłaty rocznej,
• pierwszej opłaty,
• sprzedaży lokalu,
• sprzedaży budynku.

Ułatwieniem jest możliwość korzystania z następujących makrodefinicji:

• UMOWA_NR - numer umowy,
• UMOWA_DP - data podpisania umowy,
• KONTO_ID - identyfikator konta wymiarowego,
• OKRES_RT - okres rozliczeniowy raty,
• UWAGI_RT - uwagi wpisane w ratę,
• ADRES_NIER - adres nieruchomość.

RYSUNEK 1 Okno - Parametry fakturowania

Zewnętrzna książka nadawcza

RYSUNEK Okno - Zewnętrzna książka nadawcza

Słowniki

Przed przystąpieniem do pracy w programie należy zdefiniować następujące słowniki:

• Teczki,
• Kategorie,
• Przeznaczenie terenu,
• Zniżki,
• Ewidencja Gruntów i Budynków.

Słowniki są zbiorem wyrażeń połączonych według ustalonych zasad. Wykorzystywane są do usprawnienia i przyśpieszenia pracy w programie. Szybki dostęp do słowników zapewnia ikona (rys. 1) znajdująca się na pasku ikon. Wybranie jej spowoduje rozwinięcie listy dostępnych słowników.

Opis elementów na oknie, które są wspólne dla wszystkich słowników. W środkowej części okna, każdego słownika, znajdują się przyciski służące do nawigacji i edycji wyświetlonych danych. Do nawigacji służą następujące przyciski (rys. 2).

Wybranie jednego z powyżej przedstawionych przycisków nawigacyjnych spowoduje:

• Pierwszy/Ostatni rekord – przejście na pierwszy/ostatni rekord w tabeli,
• Następny/Poprzedni rekord – przejście na następny/poprzedni rekord.
• Do edycji rekordów służą poniższe przyciski (rys. 3).

Przyciski edycyjne służą do dodawania, uzupełniania lub usuwania rekordów. Wybranie jednego z przycisków edycyjnych spowoduje:

• Dodaj – przejście do dodawania nowej pozycji,
• Edytuj – wybranie rekordu i naciśnięcia przycisku spowoduje przejście do edycji danych, czyli możliwość zmiany wcześniej wprowadzonych danych,
• Usuń – usunięcie zaznaczonego rekordu (usunięty rekord można przywrócić pod warunkiem, że okno słownika nie zostało zamknięte. W tym celu wystarczy nacisnąć pomarańczowy przycisk "Anuluj", a skasowany rekord zostanie przywrócony).

Każdy ze słowników został opisany osobno w kolejnych paragrafach.

RYSUNEK 1 Ikona Dostępu do słowników RYSUNEK 2 Przyciski Strzałki RYSUNEK 3 Przyciski Dodaj Edytuj Usuń

Teczki

Słownik Teczki (rys. 1) grupuje sprawy dotyczące danego terenu. Oznacza to, że dla każdego terenu należy stworzyć osobną teczkę. W teczkach umieszczane są wszystkie operacje dotyczące danego teren, czyli wynajem na okres 99 lat zostanie odnotowany, jak również odsprzedaż prawa do użytkowanie tego terenu (czyli zmiana właściciela) zostanie odnotowane w teczce. Dzięki temu możliwe będzie sprawdzenie historii danego terenu.

Aby dodać teczkę należy wypełnić następujące pola:

• Nr teczki – pole wymagane, można wpisywać cyfry jak i litery,
• Kategorie – brana ze słownika Kategorii,
• Przeznaczenie teren – brane ze słownika Przeznaczenie terenu,

Adres nieruchomości:

• Nazwa ulicy – przy której znajduje się nieruchomość/ teren,
• Nr domu – numer domu/ działki,
• Adres opisowy – dodatkowe miejsce na opis/ uwagi.

RYSUNEK 1 Okno Słownik teczek

Kategorie

Słownik Kategorie pozwala pogrupować umowy na kategorie (np. dom jednorodzinny, garaż itp.). Założone kategorie można wykorzystać do określenia zakresu umów przy zestawieniach i podsumowaniach.

Przeznaczenia terenu

Słownik Przeznaczenie terenu określa kategorie form zagospodarowania lub działalności, które jako jedyne są dopuszczone w danym terenie.

Ewidencja Gruntów i Budynków

Jednostki ewidencyjne (gminy)

Słownik zawiera jednostki ewidencyjne z przyporządkowanym im unikatowym numerem.

Obręby

Okno służy do zarejestrowania obrębów na które podzielony jest obszar gminy.

Ustawienia drukarki

Funkcja Ustawienia drukarki wybieramy z menu kontekstowego i pozwala zdefiniować parametry drukarki używanej w momencie wydruku. W ramce Drukarka wybierana jest drukarka domyślna poprzez rozwinięcie listy spod pola Nazwa i wybrania odpowiedniego urządzenia. Przycisk "Właściwości..." służy do wywołania okna właściwości charakterystycznych dla poszczególnych drukarek.

Pozostałe ramki pozwalają zdefiniować rozmiar papieru, sposób jego pobierania i sposób wydruku.

Terminy płatności

Okno Terminy płatności (rys. 1) rat pozwala określić, do kiedy dana rata powinna być spłacona. Dostępne są następujące rodzaje raty:

• Miesięczne – dwanaście rat,
• Kwartalne – cztery raty,
• Półroczne – dwie raty,
• Roczne – jedna rata.

W ramce Lista rat i terminów płatności widoczne są wszystkie raty i terminy. Zmiany terminu płatności raty dokonuje się poprzez wybranie raty i ustawienie innego dnia lub miesiąca.

Kalendarz (rys. 2) umieszczony w lewym dolnym rogu podpowiada:

• Szary znacznik – oznacza ostateczny termin płatności wybranej raty (ustawiany przez operatora systemu);
• Czerwony znacznik – oznacza datę systemu (ustawiany programowo).

RYSUNEK 1 Okno RYSUNEK 2 Kalendarz

Funkcje pomocnicze

Porządkowanie nazw ulic w adresach nieruchomości

Funkcję wykorzystujemy do ujednolicenia nazw ulic w danej miejscowości, np. ulica o pełnej nazwie Marszałka Józefa Piłsudskiego może być zapisana jako Marsz. J. Piłsudskiego, J. Piłsudskiego, Piłsudskiego.

Program po lewej stronie okna wyświetla nazwy ulic zamieszczone w bazie. W celu grupowej zmiany nazwy dla tych samych ulic, przenosimy te ulice na prawą stronę okna, podajemy w polu na dole nazwę ulicy, która ma figurować jak jedyna i naciskamy pomarańczowy przycisk "Zmień".

Książka nadawcza

Drukowanie Książki Nadawczej

Okno wyświetla nam podgląd Książki Nadawczej, jeśli nie mam uwag, to możemy drukować dokument.

Usuwanie wpisów z Książki Nadawczej

Funkcja umożliwia nam usuwanie wpisów zawartych w książce nadawczej.

Zmiana operatora

Okno służy do przelogowywania operatorów.

Zmiana hasła

Funkcja służy do zmienienia obecnego hasła aktualnie zalogowanego operatora na nowe. W tym celu należy:

1. Wpisać stare hasło,
2. Wpisać nowe hasło,
3. Potwierdzić poprawność nowego hasła.

W przypadku poprawnego przeprowadzenia operacji zmiany hasła wyświetli się stosowny komunikat. Błąd w wypełnianiu poszczególnych pól również zostanie zakomunikowany odpowiednim komunikatem.