Środki Trwałe instrukcja

Wstęp

Ogólne informacje o instrukcji, serwisie i licencji.

O programie

Opis zmian

Wprowadzane zmiany w programie (rozwiązane błędy, nowe funkcjonalności) są rejestrowane w opisie zmian. Każdy program posiada swój opis zmian. Opis zmian dla programu Środki Trwałe dostępny jest na stronie Środki Trwałe opis zmian.

O programie Środki Trwałe

Środki Trwałe działają w oparciu o nowoczesne, wydajne i łatwą w rozbudowę bazę danych Firebird. Serwer zapewnia szybki i wygodny dostęp do danych, ale przede wszystkim gwarancję bezpieczeństwa danych. W celu optymalizacji czasu dostępu do danych program oparty jest na języku SQL, jednym z najlepszych, a stąd i najpopularniejszych obecnie narzędzi. Wykorzystanie zupełnie nowych mechanizmów pozwala na osiągnięcie rezultatów, które do tej pory były nieosiągalne.

Główne funkcje i możliwości systemu Środki Trwałe to:

1. ewidencja środków trwałych,
2. ewidencja umorzeń środków trwałych,
3. ewidencja pozostałych środków trwałych,
4. ewidencja i inwentaryzacja środków trwałych,
5. umorzenie jest naliczane automatycznie w momencie wprowadzenia nowego środka lub zmiany jego wartości w okresach miesięcznych,
6. całość ewidencji ujmowana jest w okresach rocznych, zamknięcie roku powoduje generowanie bilansu otwarcia na rok następny,
7. wybór danych do sprawozdania SG-01,
8. możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji i sporządzenie protokołu rozbieżności,
9. sporządzanie tabliczek inwentarzowych.

Konfiguracja

Funkcje pomocnicze

Kalkulator

Kalkulator umożliwia wykonywanie obliczeń. Szczególnie pomocny w wypadku stwierdzenia nieprawidłowości naliczeń dokonanych przez program. Kalkulator umożliwi wówczas ręczne sprawdzenie po-prawności wyliczeń.

Kalendarz

Wyświetla okno z kalendarzem.

Przeglądarka wydruków

Umożliwia edytowanie różnych typów wzorców wydruku.

Ustawienia drukarki

Funkcja Ustawienia drukarki wybieramy z menu kontekstowego i pozwala zdefiniować parametry drukarki używanej w momencie wydruku. W ramce Drukarka wybierana jest drukarka domyślna poprzez rozwinięcie listy spod pola „Nazwa” i wybrania odpowiedniego urządzenia. Przycisk "Właściwości" służy do wywołania okna właściwości charakterystycznych dla poszczególnych drukarek. Pozostałe ramki pozwalają zdefiniować rozmiar papieru, sposób jego pobierania i sposób wydruku.

Informacje o środowisku

Funkcja umożliwia wyświetlenie informacji dotyczących aktualnie otwartej bazy danych oraz innych informacji dotyczących tego systemu. W zależności od wielkości bazy czas potrzebny na otwarcie okna proporcjonalnie rośnie.

Zmiana hasła operatora

Funkcja służy do zmienienia obecnego hasła aktualnie zalogowanego operatora na nowe. W tym celu należy:

1. Wpisać stare hasło,
2. Wpisać nowe hasło,
3. Potwierdzić poprawność nowego hasła.

W przypadku poprawnego przeprowadzenia operacji zmiany hasła wyświetli się stosowny komunikat. Błąd w wypełnianiu poszczególnych pól również zostanie zakomunikowany odpowiednim komunikatem.

Aktualizacja on-line

Funkcja umożliwia aktualizowanie danych słowników przez internet. Na serwerze firmy INFO-SYSTEM zamieszczane są specjalnie przygotowane dane, które program pobiera automatycznie po uruchomieniu tego okna i możemy zaktualizować.

Ustawienia programu

Funkcja pozwala mi. na wyświetlenie okna realizacji dostępu programu do parametrów systemu zapisanych w pliku konfiguracyjnym. Plik ten nazywa się „Kszob.ini” i znajduje się w katalogu głównym programu. Można go edytować przy pomocy dowolnego edytora tekstowego, jednak ze względu na możliwość zniszczenia jego struktury zalecany jest dostęp do tego pliku z poziomu tego okna.

Ustawienia ogólne

Ustawienia zaokrąglania, kontroli numerów inwentarzowych, kart ŚT i automatycznego wysyłania wiadomości.

Typy statusu

Definiujemy typy statusów, które określają rodzaje przychodów i rozchodów środków trwałych. Dla każdego typu można podać rodzaj dokumentu z nim związanego, np.: LT dla likwidacji, czy OT dla przyjęcia środka trwałego.

Liczniki

Służą do definiowania składowych szablonów numerów inwentarzowych i numerów dokumentów. Mogą być tworzone globalnie lub dla wybranego roku księgowego.

Szablony numerów inwentarzowych

Wzorce dla numerów inwentarzowych oraz numer dokumentów. Można w nich wykorzystywać liczniki, stałe napisy oraz wybrane dane słownikowe.

Przeliczanie umorzenia

Program nalicza umorzenie środków trwałych automatycznie jednakże w sytuacji wystąpienia nieprzewidzianych błędów programowych opcja ta pozwala na ponowne przeliczenie umorzenia dla wszystkich środków.

Zamknięcie roku

Ponieważ rozliczenie umorzeń środków trwałych jest prowadzone w okresach rocznych, konieczne jest wykonanie operacji zamknięcia roku. Program pozwala na wprowadzanie dokumentów na rok następny, mimo że rok poprzedni nie jest zamknięty. Jednakże po wykonaniu operacji zamknięcia roku konieczne jest przeliczenie umorzeń wszystkich środków.

Zamknięcie roku należy wykonać na koniec roku, gdy jest pewność, że nie będzie już żadnych zmian zarówno poprzez wprowadzanie nowych dokumentów, jak też wprowadzanie nowych środków. Po wybraniu tej opcji podaje się rok, który ma być zamknięty. Program automatycznie na podstawie dotychczasowych danych generuje dokumenty bilansu otwarcia dla każdego środka na nowy rok z datą 1 stycznia oraz wylicza umorzenie na rok kolejny.

Koniec

Zamyka połączenie z bazą danych i wyłącza program.

Słowniki

Jednostki

Środki trwałe oraz wyposażenie można grupować w jednostki, w których są one wykorzystywane. Definiując jednostkę należy podać dwuznakowy kod jednostki oraz opisy:

1. skrócony (do 30 znaków - na wydruki),
2. pełny (do 100 znaków).

Miejsca użytkowania

Opisując wyposażenie obowiązkowo należy podać miejsce jego lokalizacji, które ma za zadanie pomóc w tworzeniu tabliczek inwentarzowych oraz przeprowadzania samej inwentaryzacji. Lokalizacje definiuje się dla każdej jednostki oddzielnie. W tym celu należy wybierać najpierw jednostkę, a następnie wprowadzić potrzebne lokalizacje (oznaczenie do 10 znaków i opis do 100 znaków).

Osoby

W słoniku definiujemy osoby, które użytkują środek trwały.

Działy

Opisując środki trwałe oraz wyposażenie należy podać dział, który może być dodatkowym rodzajem grupowania ewidencjonowanych środków. Z założenia są to działy zgodne z obowiązującą klasyfikacją budżetową, jednakże użytkownik może je w dowolny sposób przedefiniować. Definiując dział podajemy jego trzycyfrowy kod oraz opisy:

1. skrócony (do 30 znaków - na wydruki),
2. pełny (do 120 znaków).

Konta

Opisując wyposażenie należy podać konto, które może być dodatkowym rodzajem grupowania ewidencjonowanego wyposażenia. Z założenia są to konta księgowe , jednakże użytkownik może je w dowolny sposób przedefiniować. Konto może być zbudowane maksymalnie z pięciu znaków, dodatkowo może posiadać analitykę pierwszego stopnia (również do pięciu znaków). Ponadto można podać jego opisy do 100 znaków.

Grupy

Klasyfikacja środków trwałych ujęta jest w trzech słownikach:

1. Grupy,
2. Podgrupy,
3. Rodzaje.

Opisując środki trwałe oraz wyposażenie należy podać klasyfikację środków trwałych obecnie obowiązującą. Dla środków trwałych jest ona obligatoryjna, zaś dla wyposażenia - opcjonalna. Definiując grupy, podgrupy, rodzaje podaje się odpowiednio ich jedno-, dwu- i trzyznakowy kod oraz opisy:

1. skrócony (do 30 znaków - na wydruki),
2. pełny (do 100 znaków).

Dla każdego rodzaju, można dodać domyślną stawkę amortyzacji.

Podgrupy

J.w.

Rodzaje

J.w.

Kategorie

Słownik umożliwia nam definiowanie kategorii środków trwałych. Słownik ten może być wykorzystywany dowolnie przez użytkowników.

Zdarzenia

Słownik pozwala na definiowanie zdarzeń związanych ze środkami trwałymi.