E-Doręczenia
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne i niepubliczne w tym obywatele, przedsiębiorcy oraz przedstawiciele zawodów zaufania publicznego mogą prowadzić korespondencję w wygodny i bezpieczny sposób. Przesyłki wysyłane w ramach e-Doręczeń są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. W przyszłości ta usługa zastąpi korespondencję na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP).
ADE, BAE, PURDE i PUH
ADE czyli adres do e-Doręczeń
Każdy podmiot, aby korzystać z e-Doręczeń, musi posiadać unikatowy adres i skrzynkę. Adres do e-Doręczeń (ADE) jest ciągiem znaków przeznaczonym do realizacji usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Adres ten umożliwia otrzymywanie i wysyłanie korespondencji drogą elektroniczną.
Przykładowy adres: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12
Każdy adres do e-Doręczeń składa się z ciągu znaków (liter i cyfr) w następującym układzie:
AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ
gdzie:
- AE – skrót od „adres elektroniczny”
- PL – kod kraju w standardzie ISO 3166 (w tym przykładzie kod Polski)
- X – cyfry
- Y – litery
- Z – cyfry sumy kontrolnej.
Baza Adresów Elektronicznych (BAE)
Baza Adresów Elektronicznych (BAE) – rejestr publiczny prowadzony i zarządzany przez ministra właściwego ds. informatyzacji, w którym gromadzone są adresy do doręczeń elektronicznych. Dostęp do Bazy Adresów Elektronicznych mają jedynie podmioty, które korzystają z doręczeń elektronicznych.
Czym jest PURDE?
Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) polega na doręczaniu korespondencji elektronicznej między podmiotami publicznymi a niepublicznymi lub pomiędzy podmiotami publicznymi. PURDE zapewnia:
- Jednoznaczną identyfikację nadawcy i odbiorcy.
- Dowody potwierdzające nadanie i odbiór korespondencji.
- Korespondencja doręczona za pomocą PURDE jest równoważna z tradycyjnym listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Czym jest PUH?
Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH) polega na wysyłaniu korespondencji w formie elektronicznej, która następnie jest przekształcana w przesyłkę listową i dostarczana adresatowi. PUH stosuje się, gdy adresat nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla podmiotów publicznych.
Terminy wdrożenia usługi PURDE i PUH dla podmiotów publicznych
Podmioty publiczne są zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń zgodnie z następującymi terminami:
Terminy wdrożenia PURDE i PUH
Od 1 stycznia 2025 roku:
- Podmioty publiczne muszą korzystać z PURDE do doręczania korespondencji wymagającej potwierdzenia nadania lub odbioru.
- Jeśli adresat nie posiada ADE, należy korzystać z PUH.
Pamiętaj! Aktywacja adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) dla podmiotów publicznych musi nastąpić najpóźniej do 31 grudnia 2024 roku, aby umożliwić korzystanie z e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku.
Okres przejściowy (1 stycznia 2025 r. – 31 grudnia 2025 r.):
- W okresie przejściowym przepisy UoDE mogą być niestosowane w przypadku przesłanek organizacyjnych (np. brak infrastruktury technicznej lub inne ograniczenia techniczne i organizacyjne).
- Decyzję o zastosowaniu tych przesłanek podejmuje nadawca (urząd).
Od 1 października 2029 roku - obowiązek korzystania z PUH przez podmioty publiczne:
- Podmioty publiczne, w tym jednostki samorządu terytorialnego (JST) i ich związki, mają obowiązek korzystania z PUH najpóźniej od 1 października 2029 roku.
- Podmioty te mogą jednak skorzystać z PUH dobrowolnie przed tym terminem.
Przesłanki organizacyjne do odstąpienia od e-Doręczeń
Art. 147 ust. 5 UoDE stanowi, że:
„Do dnia 31 grudnia 2025 r. przepisów art. 4 i art. 5 nie stosuje się w przypadku, gdy korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na przesłanki organizacyjne. Istnienie przesłanek organizacyjnych ocenia nadawca”.
W czasie trwania okresu przejściowego, tj. od 1 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2025 r., podmioty publiczne mogą odstąpić od korzystania z e-Doręczeń w szczególnych przypadkach określonych w przepisach. Poniżej przedstawiono przykładowe przesłanki organizacyjne umieszczone w przewodniku dedykowanym podmiotom publicznym:
- czasową niedostępność narzędzi podmiotu obsługujących e-Doręczenia – podmiot publiczny nie dysponuje „w danym momencie” odpowiednimi systemami do obsługi doręczeń elektronicznych (np. chwilowy brak możliwości wykorzystania podpisu elektronicznego, w przypadku globalnego zawieszenia certyfikatów lub ich unieważnienia albo czasowa niedostępność systemu EZD czy systemu dziedzinowego). Natomiast brak wdrożonego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją nie stanowi wystarczającej przesłanki do zastosowania art. 147 ust. 5 UoDE.
- konieczność wydania i wysłania dużej ilości korespondencji w krótkim czasie wynikającym z przepisów (np. decyzje podatkowe).
- brak dostosowania systemów dziedzinowych wewnątrz urzędu lub systemów dziedzinowych dostarczanych przez inne organy (centralne i nadzorcze), jeżeli sprawy są prowadzone w tych systemach.
Przepisy określają, że to nadawca (urząd) ocenia istnienie przesłanek organizacyjnych, na podstawie których podejmuje decyzję o odstąpieniu od e-Doręczeń.
Pamiętaj!
Przesłanki te należy stosować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wytycznymi Ministerstwa Cyfryzacji.
Postęp prac
Pracujemy nad udostępnieniem komunikacji z API systemu e-Doręczenia i umożliwieniem automatycznej wysyłki dokumentów bezpośrednio z systemów INFO-SYSTEM oraz za pośrednictwem systemów EZD.
e-Doręczenia bezpośrednio
Zakres:
- wyszukiwanie adresów do e-Doręczeń (ADE) w bazie adresów elektronicznych (BAE),
- wysyłanie dokumentów na adres e-Doręczeń,
- odbieranie potwierdzeń odbioru.
Założenie przez osobę fizyczną adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) jest równoznaczne z żądaniem doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres. W związku z tym udostępnione zostaną opcje zarówno wyszukania adresów do e-Doręczeń dla jednej osoby jak i dla całej bazy osobowej (np. podczas wysyłania decyzji podatkowych).
e-Doręczenia przez EZD
W przypadku aktywnej integracji z systemami EZD, wysyłka dokumentów przez e-Doręczenia jest realizowana przez EZD.
Materiały i linki
Jak skutecznie wdrożyć e-Doręczenia? Przewodnik dla podmiotów publicznych