Konfiguracja modułu KSeF

Niniejsza instrukcja opisuje proces konfiguracji modułu KSeF (Krajowy System e-Faktur) w systemach INFO-SYSTEM. Konfiguracja ta jest niezbędna do prawidłowej komunikacji systemu z KSeF oraz obsługi faktur ustrukturyzowanych.

Konfiguracja KSeF w systemach INFO-SYSTEM:

• jest prowadzona oddzielnie dla każdego operatora,
• odbywa się w kontekście wybranej instytucji,
• może być wykonywana wyłącznie przez operatorów posiadających odpowiednie uprawnienia systemowe.

Instrukcja prowadzi krok po kroku przez cały proces konfiguracji – od nadania uprawnień, przez wybór instytucji, aż do wprowadzenia danych uwierzytelniających KSeF.

Przed rozpoczęciem konfiguracji KSeF należy posiadać ważny certyfikat KSeF lub token KSeF uzyskany w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) KSeF 2.0.

Wymagane uprawnienia

Przed rozpoczęciem konfiguracji modułu KSeF należy upewnić się, że operator posiada odpowiednie uprawnienia.

Konfigurację KSeF może wprowadzić operator, któremu nadano uprawnienie dla systemu:

• System: Rejestr KSeF
• ID systemu: 65
• Nazwa uprawnienia: KSeF – konfiguracja KSeF dla wszystkich operatorów systemu
• Kod uprawnienia: KSEFC

Uprawnienie to należy nadać każdemu operatorowi, który będzie odpowiedzialny za konfigurację lub zarządzanie ustawieniami KSeF.

Uprawnienia nadaje się w aplikacji:

• Admin
• eAdmin

Uruchomienie aplikacji Rejestr KSeF

Po uruchomieniu aplikacji Rejestr KSeF operator uzyskuje dostęp do głównego okna aplikacji.

Menu aplikacji Rejestr KSeF

W menu Konfiguracja dostępne są między innymi opcje:

• Konfiguracja KSeF
• Konfiguracja Instytucji
• Ustawienia repozytorium dokumentów

W pierwszej kolejności należy upewnić się, że instytucja, dla której będzie wykonywana konfiguracja KSeF, istnieje w systemie.

Konfiguracja instytucji

Konfiguracja KSeF wykonywana jest dla operatora w kontekście konkretnej instytucji. Dlatego przed przejściem do konfiguracji KSeF należy zdefiniować lub wybrać odpowiednią instytucję.

Opcja Konfiguracja Instytucji dostępna jest w menu Konfiguracja aplikacji Rejestr KSeF.

Okno Konfiguracja Instytucji – Dane urzędu

Zarządzanie instytucjami

W oknie Dane urzędu możliwe jest:

• przeglądanie instytucji zapisanych w bazie danych,
• dodawanie nowych instytucji (Nowy),
• edycja istniejących danych (Edytuj),
• wybór instytucji do dalszej pracy (Wybierz).

Dane identyfikacyjne instytucji

Dla instytucji należy uzupełnić m.in.:

• KRS
• NIP
• REGON
• nazwę instytucji
• dane adresowe i kontaktowe

Przykładowe uzupełnione dane instytucji

Dane instytucji można automatycznie pobrać z BIR (Baza Internetowa REGON) na podstawie:

• numeru KRS,
• numeru NIP,
• numeru REGON.

Po zapisaniu danych instytucji możliwe jest przejście do konfiguracji KSeF.

Konfiguracja KSeF

Po wybraniu instytucji należy przejść do opcji Konfiguracja KSeF z menu Konfiguracja.

Okno Konfiguracja KSeF

Konfiguracja w tym oknie zapisywana jest dla konkretnego operatora i wybranej instytucji.

Wybór operatora

Po otwarciu okna Konfiguracja KSeF wyświetlana jest lista wszystkich operatorów zdefiniowanych w systemie.

W górnej części okna dostępne jest pole Operator oraz przycisk Szukaj, które służą do filtrowania listy operatorów:

• w polu Operator można wprowadzić fragment nazwy operatora,
• przycisk Szukaj zawęża listę operatorów do pozycji spełniających podane kryterium.

Z wyświetlonej listy należy wskazać operatora, dla którego wprowadzana lub edytowana będzie konfiguracja KSeF.

Konfiguracja KSeF zapisywana jest indywidualnie dla każdego operatora w kontekście wybranej instytucji.

Wybór instytucji

Pole Instytucja wskazuje instytucję, w kontekście której wykonywana jest konfiguracja KSeF. Instytucja musi być wcześniej zdefiniowana w module Konfiguracja Instytucji.

Rodzaj uwierzytelnienia

W sekcji Rodzaj uwierzytelnienia należy wybrać sposób autoryzacji:

• Certyfikat KSeF
• Token KSeF

Wybrany wariant decyduje o dalszych wymaganych danych.

Dane uwierzytelniające

W zależności od wybranego rodzaju uwierzytelnienia dostępne są pola:

• Klucz prywatny (wczytywany z pliku),
• Hasło do klucza prywatnego,
• Klucz publiczny (wczytywany z pliku),
• Token.

Opcjonalnie można zaznaczyć:

• Używaj PIN przed wysyłką faktur na KSeF - wymaga wprowadzenia ustalonego numeru PIN przy każdej wysyłce faktur na KSeF.

Test połączenia i zapis konfiguracji

Po uzupełnieniu danych możliwe jest:

• wykonanie testu komunikacji z KSeF (Test połączenia (Cert Online)),
• zapisanie konfiguracji przyciskiem Zapis.

Po poprawnym zapisie konfiguracja KSeF staje się aktywna dla wybranego operatora i instytucji.

Certyfikat offline dla instytucji

Zakładka Certyfikat offline dla instytucji służy do konfiguracji certyfikatu KSeF (typ 2), wykorzystywanego w trybach szczególnych KSeF, takich jak:

• ogłoszona niedostępność KSeF,
• przerwy techniczne KSeF,
• tryby offline (np. offline24, tryb awaryjny).

Certyfikat offline umożliwia wystawianie faktur poza standardowym trybem online KSeF, z jednoczesnym oznaczeniem faktury kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy. Faktury wystawione w trybie offline są następnie przekazywane do KSeF zgodnie z zasadami obowiązującymi dla danego trybu.

Zakładka Certyfikat offline dla instytucji

Charakterystyka certyfikatu offline

Certyfikat offline:

• jest przypisany do instytucji, a nie do konkretnego operatora,
• wykorzystywany jest wyłącznie w trybach szczególnych KSeF,
• nie zastępuje standardowej konfiguracji KSeF dla operatorów,
• jest wymagany do prawidłowego oznaczenia faktur wystawianych w trybie offline.

Konfiguracja certyfikatu offline

W celu skonfigurowania certyfikatu offline należy:

1. wybrać instytucję, dla której certyfikat ma obowiązywać,
2. wczytać klucz prywatny certyfikatu przy użyciu przycisku Wczytaj klucz prywatny,
3. (opcjonalnie) wprowadzić hasło do klucza prywatnego, jeżeli klucz jest zabezpieczony,
4. wczytać klucz publiczny certyfikatu przy użyciu przycisku Wczytaj klucz publiczny.

Certyfikat offline musi zostać wcześniej uzyskany w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) KSeF 2.0.

Po wczytaniu certyfikatu konieczne jest zapisanie konfiguracji przyciskiem Zapis.

Poprawnie skonfigurowany certyfikat offline będzie wykorzystywany przez system INFO-SYSTEM w sytuacjach, gdy KSeF działa w trybie niedostępności lub awarii.

Ważne

Uwaga	Certyfikat offline nie służy do codziennej pracy operatorów ani do standardowej komunikacji z KSeF. Jest on używany wyłącznie w trybach szczególnych (offline / awaryjnych) i nie zastępuje certyfikatu lub tokena skonfigurowanego dla operatora.

Uzyskiwanie certyfikatów i tokenów KSeF

Certyfikaty KSeF oraz tokeny KSeF, wykorzystywane do uwierzytelniania i autoryzacji w Krajowym Systemie e-Faktur, nie są generowane bezpośrednio w aplikacji Rejestr KSeF ani w systemach INFO-SYSTEM.

Niezbędne dane uwierzytelniające należy uzyskać za pośrednictwem Aplikacji Podatnika KSeF (Moduł Certyfikatów i Uprawnień – MCU KSeF 2.0), udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

Szczegółowy opis procesu:

• generowania tokenów KSeF,
• składania wniosków o certyfikaty KSeF,
• pobierania certyfikatów,
• zarządzania certyfikatami i tokenami

znajduje się w odrębnej instrukcji:

KSeF uzyskiwanie certyfikatów i tokenów

Certyfikaty i tokeny uzyskane w MCU KSeF 2.0 są następnie wykorzystywane w konfiguracji modułu KSeF w systemach INFO-SYSTEM, w szczególności w:

• Konfiguracja KSeF – konfiguracja uwierzytelnienia operatorów,
• Certyfikat offline dla instytucji – konfiguracja trybów szczególnych KSeF.