Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Kluczowe terminy wdrożenia KSeF
- ➡️ 8 maja 2025 r. - publikacja roboczej wersji struktury logicznej FA(3)
- ➡️ czerwiec 2025 r. – publikacja ostatecznej wersji struktury logicznej FA(3) oraz dokumentacji API KSeF 2.0,
- ➡️ lipiec 2025 r. – planowane zakończenie procesu legislacyjnego,
- ➡️ IV kwartał 2025 r. – udostępnienie środowiska testowego (API KSeF 2.0), uruchomienie testowej wersji Aplikacji Podatnika oraz wprowadzenie możliwości wygenerowania certyfikatów wystawcy faktur,
- ➡️ 1 lutego 2026 r. – udostępnienie wersji produkcyjnej systemu.
Etapy wprowadzania KSeF
- Od 1 lutego 2026 r. - obowiązek korzystania z KSeF dla dużych podatników, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 r. - obowiązek korzystania z KSeF dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników tzw. „wykluczonych cyfrowo” (faktury do 450 zł i sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie).
- Od 1 stycznia 2027 r. - obowiązek dla najmniejszych podatników wykluczonych cyfrowo.
Postęp prac
Trwają prace nad integracją systemów INFO-SYSTEM z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) [ostatnia aktualizacja: 11.09.2025]:
- Etap 1: komunikacja z API systemu KSeF - prace w trakcie
- obsługa struktury logicznej e-Faktury FA(3) - prace w trakcie
- obsługa API KSeF 2.0 - prace rozpoczną się po udostępnieniu środowiska testowego
- Etap 2: dostosowanie systemów dziedzinowych - prace w trakcie
Wysyłka faktur na KSeF (sprzedaż)
Rejestr VAT wysyłka faktur na KSeF
Obieranie faktur z KSeF (zakupy)
KBiP faktury elektroniczne z KSeF
Informacje o KSeF
Format e-Faktury
Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(3) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Podstawa prawna
Podstawę prawną funkcjonowania KSeF stanowią:
- Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2076).
- Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1598), która przesunęła terminy wdrożenia obowiązku korzystania z KSeF.
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2021 poz. 2481).
- Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r., upoważniająca Polskę do stosowania tego rozwiązania w ramach odstępstwa od dyrektywy VAT.
Podsumowując, KSeF to kluczowy element cyfryzacji polskiego systemu podatkowego, który wprowadza obowiązek elektronicznego fakturowania w określonych terminach i na jasno określonych podstawach prawnych.
Linki
Krajowy System e-Faktur: informacje ogólne
Pliki do pobrania KSeF 2.0 - podręczniki KSeF, broszury informacyjne, itp.