Rozdzielenie osoby fizycznej i podmiotu gospodarczego (NIP) w bazie osobowej - KSeF
W związku z wprowadzeniem obsługi KSeF oraz wymogów związanych z identyfikacją podmiotów po numerze NIP, wprowadziliśmy zmianę w sposobie prowadzenia danych w bazie osobowej.
Jak było wcześniej?
Dotychczas w bazie osobowej możliwe było przypisanie numeru NIP do osoby fizycznej (np. Jan Kowalski). W efekcie ten sam wpis mógł jednocześnie pełnić rolę:
- mieszkańca / osoby prywatnej (identyfikacja m.in. po PESEL) oraz
- podmiotu gospodarczego (identyfikacja po NIP).
W praktyce oznaczało to, że jeden rekord mógł być wykorzystywany zarówno w procesach „osobowych”, jak i w kontekstach firmowych (np. wystawianie dokumentów).
Jak jest teraz?
Od teraz wymagamy, aby dane były prowadzone w sposób rozdzielony:
- osoba fizyczna (mieszkaniec) – osobny wpis (identyfikacja m.in. po PESEL)
- podmiot gospodarczy osoby fizycznej – osobny wpis (identyfikacja po NIP)
Oznacza to, że jeżeli ta sama osoba prywatnie jest mieszkańcem, a jednocześnie prowadzi działalność gospodarczą, w bazie muszą istnieć dwa odrębne rekordy:
- Jan Kowalski (osoba fizyczna / mieszkaniec)
- Jan Kowalski (działalność gospodarcza / NIP)
Dlaczego wprowadzamy tę zmianę?
KSeF wymaga jednoznacznego rozróżnienia podmiotów w obszarze fakturowania i identyfikacji podatkowej. Aby uniknąć niejednoznaczności oraz błędów w dokumentach (np. przypisania NIP do danych osoby prywatnej), rozdzielenie wpisów jest konieczne.
Co to oznacza dla użytkownika?
- Nie należy już używać jednego wpisu dla potrzeb prywatnych i firmowych.
- Przy wystawianiu dokumentów związanych z KSeF należy wybierać wpis podmiotu z NIP.
- Dane mieszkańca oraz dane działalności mogą być podobne, ale są utrzymywane w oddzielnych kartotekach.