wiki.groszek.pl

Krajowy System e-Faktur (KSeF): Różnice pomiędzy wersjami

← poprzednia edycja
Nie podano opisu zmian
 
(Nie pokazano 26 wersji utworzonych przez 2 użytkowników)
Linia 18: Linia 18:


==Postęp prac==
==Postęp prac==
Trwają prace nad integracją systemów INFO-SYSTEM z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF):
Trwają prace nad integracją systemów INFO-SYSTEM z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) [ostatnia aktualizacja: 11.09.2025]:
*'''Etap 1''': komunikacja z API systemu KSeF - '''prace w trakcie''' (stan na dzień 15.05.2025)
*'''Etap 1''': komunikacja z API systemu KSeF - '''prace w trakcie'''
**obsługa struktury logicznej e-Faktury FA(3) - '''prace w trakcie''' (stan na dzień 15.05.2025)
**obsługa struktury logicznej e-Faktury FA(3) - '''prace w trakcie'''
**obsługa API KSeF 2.0 - '''prace rozpoczną się po udostępnieniu środowiska testowego''' (stan na dzień 15.05.2025)
**obsługa API KSeF 2.0 - '''prace rozpoczną się po udostępnieniu środowiska testowego'''
*'''Etap 2''': dostosowanie systemów dziedzinowych - '''prace rozpoczną się wkrótce'''
*'''Etap 2''': dostosowanie systemów dziedzinowych - '''prace w trakcie'''


===KSeF a Rejestr VAT - wysyłka e-Faktur===
=== Wysyłka faktur na KSeF (sprzedaż) ===
[[Rejestr VAT wysyłka faktur na KSeF]]
 
=== Obieranie faktur z KSeF (zakupy)===
[[KBiP faktury elektroniczne z KSeF]]
 
<!--
===Rejestr VAT - wysyłka e-Faktur (sprzedaż)===
Aplikacja Rejestr VAT otrzyma możliwość zapisywania dokumentów sprzedaży w postaci e-Faktur oraz ich wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Aplikacja Rejestr VAT otrzyma możliwość zapisywania dokumentów sprzedaży w postaci e-Faktur oraz ich wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
#Generowanie faktury w formacie XML (KSeF) – faktura będzie zapisywana w strukturze zgodnej z KSeF, gotowa do wysyłki.
#Wizualizacja HTML/PDF – użytkownik będzie miał możliwość podglądu oraz pobrania wizualizacji faktury w formacie HTML i PDF.
#Kod QR na wydruku – na wizualizacji faktury zostanie umieszczony kod QR zawierający numer KSeF (UUID).
#Rozszerzenie danych kontrahenta – baza osobowa zostanie rozbudowana o: identyfikator wewnętrzny, JST, grupę VAT, status i rolę podatnika – dane niezbędne do prawidłowej integracji z KSeF.
===KBiP - odbieranie e-Faktur (zakupy)===
Pakiet Księgowość Budżetowa zostanie dostosowany do odbierania faktur z KSeF oraz ich dalszej obsługi w procesie zakupowym.
#Rozszerzenie danych przy wprowadzaniu umów i faktur – zostaną dodane pola: numer umowy, numer zamówienia oraz identyfikator wewnętrzny.
#Pobieranie faktur z KSeF – faktury będą pobierane automatycznie do systemu lub bezpośrednio przez wydział odpowiedzialny za ich opis.
#Opis i podpis elektroniczny – możliwe będzie opisanie i podpisanie faktury w systemie UmowyFV.
#Automatyczne dekretowanie – po opisaniu faktura zostanie zadekretowana zgodnie z przypisanym schematem.
#Możliwość odrzucenia faktury – na każdym etapie procesu będzie istniała możliwość odrzucenia dokumentu.
#Generowanie przelewów – na podstawie zadekretowanych faktur zostaną wygenerowane przelewy bankowe, z opisem zawierającym numer faktury z KSeF.
Z obiegu dokumentów, dekretowana na osobę i w programie '''Budżet / UmowyFV''' - operator będzie widział przypisane do siebie e-Faktury,
Bezpośrednio w programie Budżet z opcją przypisania dokumentu do wybranego operatora.
-->
<!-- ==Problemy - i jak je rozwiązać==
===Faktury sprzedaży - gdzie je znaleźć i potwierdzić ich wysłanie do KSeF===
Odpowiedź na to pytanie zostanie uzupełniona po udostępnieniu testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, planowanej na listopad 2025 r.
===Faktury zakupu - gdzie je znaleźć i odszukać na KSeF===
Odpowiedź na to pytanie zostanie uzupełniona po udostępnieniu testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, planowanej na listopad 2025 r.
===Błędna faktura - jak ją wycofać===
Odpowiedź na to pytanie zostanie uzupełniona po udostępnieniu testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, planowanej na listopad 2025 r.
===Poprawka na fakturze - jak to zrobić===
Odpowiedź na to pytanie zostanie uzupełniona po udostępnieniu testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, planowanej na listopad 2025 r.
===Faktury zakupu - jak przekazać do innej jednostki (podległej)===
Odpowiedź na to pytanie zostanie uzupełniona po udostępnieniu testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, planowanej na listopad 2025 r.


===KSeF a KBiP - odbieranie e-Faktur===
===Noty korygujące - co zamiast nich===
Możliwość odbierania e-Faktur pojawi się w pakiecie Księgowość Budżetowa:
Odpowiedź na to pytanie zostanie uzupełniona po udostępnieniu testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, planowanej na listopad 2025 r.
#Z obiegu dokumentów, dekretowana na osobę i w programie '''Budżet / UmowyFV''' - operator będzie widział przypisane do siebie e-Faktury,
-->
#Bezpośrednio w programie Budżet z opcją przypisania dokumentu do wybranego operatora.


==Informacje o KSeF==
==Informacje o KSeF==
Linia 45: Linia 84:


Podsumowując, KSeF to kluczowy element cyfryzacji polskiego systemu podatkowego, który wprowadza obowiązek elektronicznego fakturowania w określonych terminach i na jasno określonych podstawach prawnych.
Podsumowując, KSeF to kluczowy element cyfryzacji polskiego systemu podatkowego, który wprowadza obowiązek elektronicznego fakturowania w określonych terminach i na jasno określonych podstawach prawnych.
=== Zmiana podejścia do formatu faktur ===
'''Stan obecny''' 
Dziś faktury funkcjonują w wielu formatach – papierowych i elektronicznych (PDF, JPG, XLS). Trafiają do nas różnymi kanałami: e-mailem, pocztą tradycyjną lub przez kuriera. Brak jednego wzorca sprawia, że kluczowe informacje (np. termin płatności czy numer rachunku) za każdym razem znajdują się w innym miejscu.
'''Nowy model''' 
W relacjach B2B obowiązywać będzie jednolita struktura faktury, tzw. ''struktura logiczna''. Każdy element dokumentu ma przypisane konkretne pole. Taka faktura występuje jako plik XML i określana jest mianem '''faktury ustrukturyzowanej'''. Widok w PDF lub na ekranie to jedynie graficzna prezentacja danych zapisanych w systemie.
=== Obieg faktur w systemie KSeF ===
W transakcjach krajowych jedynym kanałem obiegu faktur będzie centralny system Ministerstwa Finansów – '''KSeF'''.
* faktury sprzedaży przekazujemy do KSeF
* faktury zakupowe odbieramy bezpośrednio z systemu
Przesyłanie faktur e-mailem pomiędzy polskimi podmiotami nie będzie miało skutków prawnych. W przypadku kontrahentów zagranicznych sposób przekazania dokumentu ustala się indywidualnie (np. PDF z kodem QR), przy czym dokument taki ma charakter informacyjny.
=== Wystawianie e-faktur w praktyce ===
Dla większości użytkowników proces wystawiania faktur pozostanie niezmieniony – nadal odbywa się w systemach sprzedażowych lub ERP.
Zmiany obejmują oprogramowanie, które:
* automatycznie mapuje dane do struktury KSeF
* komunikuje się z systemem centralnym
Istotne jest stosowanie spójnych zasad uzupełniania pól dodatkowych, takich jak numery zamówień czy oznaczenia wewnętrzne.
=== Moment otrzymania faktury ===
Dokumenty otrzymane poza KSeF (np. e-mailem lub w formie papierowej) nie stanowią podstawy księgowej.
Faktura uzyskuje moc prawną dopiero w chwili:
* zarejestrowania w KSeF
* nadania jej unikalnego numeru systemowego
To właśnie data nadania numeru w KSeF jest uznawana za datę otrzymania faktury.
=== Faktury dla konsumentów (B2C) ===
Wystawianie faktur konsumenckich w KSeF nie jest obowiązkowe. Decyzja w tym zakresie należy do przedsiębiorcy.
Jeżeli jednak faktura B2C zostanie przesłana do KSeF:
* należy ją doręczyć konsumentowi w uzgodnionej formie
* dokument musi zawierać kod QR umożliwiający weryfikację
=== Awaria a obowiązki fakturowe ===
System KSeF nie wpływa na ustawowe terminy wystawiania faktur.
W przypadku braku dostępu do prądu lub internetu:
* stosuje się procedury awaryjne
* po usunięciu przeszkód faktura musi zostać możliwie szybko wysłana do KSeF
=== Tryb offline ===
Tryb offline umożliwia wystawienie faktury bez połączenia z KSeF, np. podczas pracy w terenie.
* fakturę można przekazać klientowi w formie wizualnej
* obowiązkowe jest późniejsze przesłanie jej do KSeF (zwykle następnego dnia roboczego)
Dopiero po tym kroku dokument staje się skuteczny prawnie.
=== Dokumenty z kas fiskalnych ===
Faktury wystawiane z kas fiskalnych oraz paragony z NIP do kwoty 450 zł:
* nie podlegają KSeF
* są obsługiwane na dotychczasowych zasadach
Wyłączenie to obowiązuje do końca 2026 roku.
=== Dostęp i uprawnienia w KSeF ===
Korzystanie z systemu KSeF opiera się na trzech elementach:
* '''uwierzytelnienie''' – np. profil zaufany lub podpis kwalifikowany
* '''reprezentacja''' – wskazanie podmiotu, w imieniu którego działasz
* '''uprawnienia''' – określenie zakresu dostępnych czynności
=== Identyfikator wewnętrzny przy zakupach służbowych ===
W przypadku zakupów realizowanych przez pracowników istotną rolę odgrywa '''identyfikator wewnętrzny''' nadany przez firmę.
Pozwala on:
* automatycznie przypisać fakturę
* ułatwić rozliczenie kosztów
Jeśli identyfikator nie jest dostępny, należy postępować zgodnie z przyjętymi w firmie zasadami (np. wpisanie danych pracownika w polu uwag).
=== Korekty danych na fakturze ===
W modelu KSeF nie funkcjonują noty korygujące wystawiane przez nabywcę.
Wszelkie błędy formalne:
* wymagają wystawienia faktury korygującej
* mogą zostać poprawione wyłącznie przez sprzedawcę
=== Brak możliwości anulowania faktury ===
Faktura przesłana do KSeF automatycznie staje się elementem obrotu prawnego.
Nie istnieje możliwość jej anulowania – jedyną formą „wycofania” dokumentu jest korekta do zera.
=== Kontrola poprawności faktur ===
Na numer NIP podmiotu może zostać wystawiona faktura również przez pomyłkę lub w wyniku nadużycia.
Z tego względu należy:
* regularnie monitorować faktury widoczne w KSeF
* weryfikować je z faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi
* zgłaszać podejrzane dokumenty zgodnie z procedurami MF
=== Zakupy od dostawców zagranicznych ===
Podmioty niemające siedziby ani oddziału w Polsce nie są objęte obowiązkiem korzystania z KSeF.
Faktury m.in. za:
* noclegi zagraniczne
* licencje i subskrypcje
* usługi zagraniczne
będą nadal rozliczane na dotychczasowych zasadach.
=== Kto podlega KSeF? ===
Ogólna zasada:
* '''polskie firmy i organizacje''' – KSeF obowiązkowy
* '''konsumenci''' – poza KSeF
* '''firmy zagraniczne bez oddziału w Polsce''' – poza KSeF
* '''polskie oddziały firm zagranicznych''' – objęte KSeF


==Linki==
==Linki==
[https://ksef.podatki.gov.pl/ Krajowy System e-Faktur: informacje ogólne]
[https://ksef.podatki.gov.pl/ Krajowy System e-Faktur: informacje ogólne]
[https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20/ Pliki do pobrania KSeF 2.0] - podręczniki KSeF, broszury informacyjne, itp.


[https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef/ Pytania i odpowiedzi - KSeF]
[https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef/ Pytania i odpowiedzi - KSeF]
Linia 54: Linia 226:
[[Kategoria:Aneks]]
[[Kategoria:Aneks]]
[[Kategoria:Aneks Publiczny]]
[[Kategoria:Aneks Publiczny]]
[[Kategoria:KSeF]]
[[Kategoria:Rejestr KSeF]]
Źródło: „https://wiki.groszek.pl/index.php/Krajowy_System_e-Faktur_(KSeF)”