KBiP faktury elektroniczne z KSeF: Różnice pomiędzy wersjami

Z wiki.groszek.pl
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania
Utworzono nową stronę " KBiP wersja >= 2026.0.0.1xx.1xx Aplikacja Księgowość Budżetowa i Planowanie od wersji 2026.0.0.1xx.1xx umożliwi wczytywanie (z ''.XML'') oraz automatyczne odbieranie (poprzez API KSeF) faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Więcej informacji o KSeF znajduje się na stronie Krajowy System e-Faktur (KSeF). ==Wczytanie eFaktury z pliku XML== <!-- Wczytywanie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) z plików XML będzie o…"
 
 
(Nie pokazano 33 pośrednich wersji utworzonych przez tego samego użytkownika)
Linia 5: Linia 5:
Więcej informacji o KSeF znajduje się na stronie [[Krajowy System e-Faktur (KSeF)]].
Więcej informacji o KSeF znajduje się na stronie [[Krajowy System e-Faktur (KSeF)]].


==Wczytanie eFaktury z pliku XML==
== Opcja bezpłatna: ręczne pobieranie faktur z KSeF ==
<!--
  Wczytywanie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) z plików XML będzie opcją bezpłatną.  
  Wczytywanie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) z plików XML będzie opcją bezpłatną, zaimplementowaną w aplikacji KBiP.  


Uruchamiając aplikację Budżet z menu głównego wybieramy kolejno: ''UmowyFV'' > ''Rejestracja i zaangażowanie faktur'', tam klikając na przycisk ''eFaktura XML'' mamy możliwość zaimportowania wskazania pliku ''.XML'' z fakturą ustrukturyzowaną (wcześniej odebraną i pobraną przez aplikację wybranego Brokera PEF).
[[Plik:Ksef wczytywanie-z-xml.jpg|ramka|brak|Schemat: wczytywanie faktur z pliku XML]]
 
Kolejne kroki, które wykonuje operator w celu wczytania e-Faktur z KSeF do aplikacji KBiP:
# Zalogowanie się do aplikacji KSeF 2.0. 
# Wyświetlenie faktury i jej wydrukowanie '''lub''' pobranie pliku XML. 
# Wprowadzenie faktury: 
#* ręczne zaksięgowanie na podstawie wydruku, 
#* wczytanie pobranego pliku XML do systemu Budżet.
 
Uruchamiając aplikację Budżet z menu głównego wybieramy kolejno: ''UmowyFV'' > ''Rejestracja i zaangażowanie faktur'', tam klikając na przycisk ''eFaktura XML'' mamy możliwość zaimportowania wskazania pliku ''.XML'' z e-fakturą z KSeF.


[[Plik:KBiP podglad efaktura xml.png|thumb|eFaktura XML - podgląd]]
[[Plik:Kbip przycisk efaktura xml.png|ramka|brak|Przycisk ''eFaktura XML'' służący do wczytywania efaktur]]
[[Plik:Kbip przycisk efaktura xml.png|ramka|brak|Przycisk ''eFaktura XML'' służący do wczytywania efaktur]]


Kolejne kroki, które wykonuje operator w celu wczytania efaktury do aplikacji KBiP (zakładając, że podmiot ma założone już konto u wybranego brokera):
#Loguje się w aplikacji przeglądarkowej bądź desktopowej wybranego brokera.
#Odbiera efaktury i pobiera plik ''.xml'' wybranej faktury na dysk lokalny.
#Wczytuje pobrany plik ''.xml'' korzystając ze wskazanego wyżej przycisku.
#Uzupełnia brakujące dane i zapisuje fakturę w bazie danych aplikacji KBiP.


Do dyspozycji operatora jest również przycisk '''Podgląd''' umożliwiający podejrzenie zawartości importowanej eFaktury.
*Numer KSeF faktury będzie zapisywane do celów sprawozdawczych (numer należy podawać w JPK_VAT) i płatności (numer należy podawać przy płatności).
-->
*Automatyczna dekretacja faktury wczytanej z pliku: po numerze umowy (gdy wprowadzona do systemu i zaangażowana w tym roku lub po numerze zamówienia, jeżeli wniosek jest zaangażowany w tym roku).
==Automatyczne odbieranie faktur z KSeF przez API==
 
<!--
 
Aplikacja KBiP w połączeniu z Repozytorium Dokumentów biblioteki ViDok oferuje automatyzacje procesu odbioru dokumentów z Platformy Elektronicznego Fakturowania (funkcja jest '''dodatkowo płatna''').
[[Plik:Ksef faktura-z-xml przyklad.png|ramka|brak|Przykład faktury wczytanej z pliku XML. Dane nagłówkowe zostały pobrane z pliku; dane klasyfikacji i zadania zostały pobrane z umowy na podstawie jej numeru wprowadzonego przez wystawcę w pliku XMLw sekcji nrumowy.]]
 
=== Zalety i wady ===
 
Zalety:
*Brak kosztów – rozwiązanie jest całkowicie darmowe.
*Proste wdrożenie – nie wymaga dodatkowych aplikacji ani integracji.
 
Wady:
*Ręczna obsługa – konieczność samodzielnego pobierania i zapisywania faktur.
*Brak automatyzacji – statusy faktur trzeba zmieniać ręcznie.
*Ograniczona kontrola nad obiegiem dokumentów.
*Dedykowane dla mniejszych jednostek.
 
== Opcja płatna - aplikacja "Rejestr KSeF" ==  
Aplikacja Rejestr KSeF umożliwiająca zautomatyzowany odbiór faktur z KSeF poprzez API i ich dalsze przetwarzanie. Opcja dodatkowo płatna.
 
[[Plik:Ksef rejestr-ksef.jpg|ramka|brak|Schemat: odbieranie i przetwarzanie faktur z KSeF]]
 
=== Aplikacja Rejestr KSeF ===
Synchronizacja danych z KSeF:
# Pobieranie faktur automatycznie, bezpośrednio przez API.
#Zmianę statusu dokumentu na ''przydzielony''.
# Wizualizacja i wydruk faktury.
# Przydzielenie faktury do odpowiedniego wydziału; przydzielenie następuje automatycznie po wykryciu **idWew** (wewnętrznej jednostki organizacyjnej), numeru umowy lub numeru wniosku.
# Automatyczna zmiana statusu faktury po każdej czynności (przydzielona, opisana, zaksięgowana, zapłacona).
#Zwrócenie już przydzielonego dokumentu (np. z modułu '''UmowyFV''' lub '''KBiP''') wraz z podaniem przyczyny – w takim przypadku status zmienia się na ''zwrócony''.
# Pełna synchronizacja z innymi systemami, np. zwrot faktury do osoby przydzielającej możliwy jest na każdym etapie obiegu – w wydziale lub w księgowości, z poziomu systemu ''UmowyFV'' lub ''KBiP''.


Aby korzystać z tej funkcji należy:
=== Obieg i opisanie faktury ===
*Powiązać KBiP z repozytorium dokumentów ViDok.
* W przypadku braku systemu ''UmowyFV'' – faktura jest opisywana ręcznie i przekazywana do działu księgowości. 
*Przeprowadzić konfigurację skrzynki PEPPOL (wybór brokera i podanie danych ''client_id'' oraz ''client_secret'').
* W przypadku wykorzystania systemu ''UmowyFV'' – możliwe jest elektroniczne opisanie faktury i: 
** wydrukowanie opisu, 
** przesłanie pliku PDF do podpisu.


===KBiP - ViDok===
{{Uwaga}} W sytuacji, gdy w fakturze KSeF znajduje się numer umowy lub wniosku, system '''UmowyFV''' automatycznie przeprowadzi opis i zadekretowanie dokumentu.
Instrukcja powiązania repozytorium ViDok z aplikacjami INFO-SYSTEM znajduje się na stronie [[ViDOK konfiguracja repozytorium dokumentów]].


===Konfiguracja PEPPOL===
=== Księgowanie w budżecie ===
Z menu wybieramy kolejno: ''Konfiguracja'' > ''Ustawienia'' > ''Ustawienie repozytorium dokumentów'', a w wyświetlonym oknie klikamy na przycisk ''Konfiguracja PEPPOL''.
Faktury mogą być księgowane w systemie budżetowym na podstawie:
* wydrukowanego dokumentu,
* automatycznie pobranego pliku XML z KSeF.


W oknie konfiguracyjnym wybieramy brokera, u którego wcześniej zarejestrowaliśmy konto podmiotu, a następnie wprowadzamy ''client_id'' oraz ''client_secret''.
Podczas księgowania system automatycznie podpowie dane takie jak: numer faktury, kontrahent, daty, opis. Dodatkowo możliwe jest uzupełnienie klasyfikacji, kwot oraz kont księgowych.


[[Plik:Vidok konfiguracja pepol.png|brak|ramka|Konfiguracja PEPPOL]]
=== Zalety i wady ===
Zalety:
*'''Pełna automatyzacja''' – oszczędność czasu i eliminacja błędów.
*'''Integracja z systemami''' – płynny obieg dokumentów.
*Obsługa podpisów elektronicznych.


===Odbiór efaktur===
Wady:
Z menu wybieramy ''Umowy FV'', a następnie ''Rejestracja i zaangażowanie eFaktur (PEPPOL)''.
*Dodatkowy koszt.
*Wymaga instalacji i konfiguracji.


[[Plik:KBiP ViDok efaktury.jpg|brak|ramka|Rejestracja i zaangażowanie eFaktur (PEPPOL)]]
== Porównanie ==
{| class="wikitable" style="background-color:#FAFAFA; color:#424242;"
|- style="font-weight:bold; background-color:#F5F5F5;"
! Cecha
! Wczytywanie faktur z XML
! Aplikacja „Rejestr KSeF”
|-
| Koszt
| Bezpłatne
| Opcja płatna
|-
| Pobieranie faktur
| Ręczne
| Automatyczne przez API
|-
| Obsługa statusów
| Ręczne
| Automatyczne
|-
| Dedykowane dla
| Małych jednostek
| Średnich i dużych jednostek
|}


Z poziomu wyświetlonego okna możemy sprawdzić czy otrzymaliśmy faktury ustrukturyzowane (efaktury) - w tym celu korzystamy z przycisku ''Odbierz z PEPPOL''. Pobrane eFaktury wczytujemy korzystając z przycisku ''Wczytaj''.


[[Kategoria:Księgowość Budżetowa i Planowanie]]
[[Kategoria:Księgowość Budżetowa i Planowanie]]
[[Kategoria:UmowyFV]]
[[Kategoria:UmowyFV]]
[[Kategoria:KSeF]]
[[Kategoria:Aneks]]
[[Kategoria:Aneks]]
-->
[[Kategoria:Aneks Publiczny]]

Aktualna wersja na dzień 10:40, 19 gru 2025

KBiP wersja >= 2026.0.0.1xx.1xx

Aplikacja Księgowość Budżetowa i Planowanie od wersji 2026.0.0.1xx.1xx umożliwi wczytywanie (z .XML) oraz automatyczne odbieranie (poprzez API KSeF) faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Więcej informacji o KSeF znajduje się na stronie Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Opcja bezpłatna: ręczne pobieranie faktur z KSeF

Wczytywanie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) z plików XML będzie opcją bezpłatną.
Schemat: wczytywanie faktur z pliku XML

Kolejne kroki, które wykonuje operator w celu wczytania e-Faktur z KSeF do aplikacji KBiP:

  1. Zalogowanie się do aplikacji KSeF 2.0.
  2. Wyświetlenie faktury i jej wydrukowanie lub pobranie pliku XML.
  3. Wprowadzenie faktury:
    • ręczne zaksięgowanie na podstawie wydruku,
    • wczytanie pobranego pliku XML do systemu Budżet.

Uruchamiając aplikację Budżet z menu głównego wybieramy kolejno: UmowyFV > Rejestracja i zaangażowanie faktur, tam klikając na przycisk eFaktura XML mamy możliwość zaimportowania wskazania pliku .XML z e-fakturą z KSeF.

Przycisk eFaktura XML służący do wczytywania efaktur


  • Numer KSeF faktury będzie zapisywane do celów sprawozdawczych (numer należy podawać w JPK_VAT) i płatności (numer należy podawać przy płatności).
  • Automatyczna dekretacja faktury wczytanej z pliku: po numerze umowy (gdy wprowadzona do systemu i zaangażowana w tym roku lub po numerze zamówienia, jeżeli wniosek jest zaangażowany w tym roku).


Przykład faktury wczytanej z pliku XML. Dane nagłówkowe zostały pobrane z pliku; dane klasyfikacji i zadania zostały pobrane z umowy na podstawie jej numeru wprowadzonego przez wystawcę w pliku XMLw sekcji nrumowy.

Zalety i wady

Zalety:

  • Brak kosztów – rozwiązanie jest całkowicie darmowe.
  • Proste wdrożenie – nie wymaga dodatkowych aplikacji ani integracji.

Wady:

  • Ręczna obsługa – konieczność samodzielnego pobierania i zapisywania faktur.
  • Brak automatyzacji – statusy faktur trzeba zmieniać ręcznie.
  • Ograniczona kontrola nad obiegiem dokumentów.
  • Dedykowane dla mniejszych jednostek.

Opcja płatna - aplikacja "Rejestr KSeF"

Aplikacja Rejestr KSeF umożliwiająca zautomatyzowany odbiór faktur z KSeF poprzez API i ich dalsze przetwarzanie. Opcja dodatkowo płatna.
Schemat: odbieranie i przetwarzanie faktur z KSeF

Aplikacja Rejestr KSeF

Synchronizacja danych z KSeF:

  1. Pobieranie faktur automatycznie, bezpośrednio przez API.
  2. Zmianę statusu dokumentu na przydzielony.
  3. Wizualizacja i wydruk faktury.
  4. Przydzielenie faktury do odpowiedniego wydziału; przydzielenie następuje automatycznie po wykryciu **idWew** (wewnętrznej jednostki organizacyjnej), numeru umowy lub numeru wniosku.
  5. Automatyczna zmiana statusu faktury po każdej czynności (przydzielona, opisana, zaksięgowana, zapłacona).
  6. Zwrócenie już przydzielonego dokumentu (np. z modułu UmowyFV lub KBiP) wraz z podaniem przyczyny – w takim przypadku status zmienia się na zwrócony.
  7. Pełna synchronizacja z innymi systemami, np. zwrot faktury do osoby przydzielającej możliwy jest na każdym etapie obiegu – w wydziale lub w księgowości, z poziomu systemu UmowyFV lub KBiP.

Obieg i opisanie faktury

  • W przypadku braku systemu UmowyFV – faktura jest opisywana ręcznie i przekazywana do działu księgowości.
  • W przypadku wykorzystania systemu UmowyFV – możliwe jest elektroniczne opisanie faktury i:
    • wydrukowanie opisu,
    • przesłanie pliku PDF do podpisu.
Uwaga! W sytuacji, gdy w fakturze KSeF znajduje się numer umowy lub wniosku, system UmowyFV automatycznie przeprowadzi opis i zadekretowanie dokumentu.

Księgowanie w budżecie

Faktury mogą być księgowane w systemie budżetowym na podstawie:

  • wydrukowanego dokumentu,
  • automatycznie pobranego pliku XML z KSeF.

Podczas księgowania system automatycznie podpowie dane takie jak: numer faktury, kontrahent, daty, opis. Dodatkowo możliwe jest uzupełnienie klasyfikacji, kwot oraz kont księgowych.

Zalety i wady

Zalety:

  • Pełna automatyzacja – oszczędność czasu i eliminacja błędów.
  • Integracja z systemami – płynny obieg dokumentów.
  • Obsługa podpisów elektronicznych.

Wady:

  • Dodatkowy koszt.
  • Wymaga instalacji i konfiguracji.

Porównanie

Cecha Wczytywanie faktur z XML Aplikacja „Rejestr KSeF”
Koszt Bezpłatne Opcja płatna
Pobieranie faktur Ręczne Automatyczne przez API
Obsługa statusów Ręczne Automatyczne
Dedykowane dla Małych jednostek Średnich i dużych jednostek
Źródło: „https://wiki.groszek.pl/index.php?title=KBiP_faktury_elektroniczne_z_KSeF&oldid=16284”