Krajowy System e-Faktur (KSeF): Różnice pomiędzy wersjami

(Nie pokazano 8 wersji utworzonych przez 2 użytkowników)

Linia 18:

==Postęp prac==

Trwają prace nad integracją systemów INFO-SYSTEM z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF):

Trwają prace nad integracją systemów INFO-SYSTEM z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) [ostatnia aktualizacja: 11.09.2025]:

*'''Etap 1''': komunikacja z API systemu KSeF - '''prace w trakcie''' ~~(stan na dzień 19.08.2025)~~

*'''Etap 1''': komunikacja z API systemu KSeF - '''prace w trakcie'''

**obsługa struktury logicznej e-Faktury FA(3) - '''prace w trakcie''' ~~(stan na dzień 19.08.2025)~~

**obsługa struktury logicznej e-Faktury FA(3) - '''prace w trakcie'''

**obsługa API KSeF 2.0 - '''prace rozpoczną się po udostępnieniu środowiska testowego''' ~~(stan na dzień 19.08.2025)~~

**obsługa API KSeF 2.0 - '''prace rozpoczną się po udostępnieniu środowiska testowego'''

*'''Etap 2''': dostosowanie systemów dziedzinowych - '''prace w trakcie''' ~~(stan na dzień 19.08.2025)~~

*'''Etap 2''': dostosowanie systemów dziedzinowych - '''prace w trakcie'''

=== Wysyłka faktur na KSeF (sprzedaż) ===

[[Rejestr VAT wysyłka faktur na KSeF]]

=== Obieranie faktur z KSeF (zakupy)===

[[KBiP faktury elektroniczne z KSeF]]

<!--

===Rejestr VAT - wysyłka e-Faktur (sprzedaż)===

Aplikacja Rejestr VAT otrzyma możliwość zapisywania dokumentów sprzedaży w postaci e-Faktur oraz ich wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Linia 42:

Linia 49:

Z obiegu dokumentów, dekretowana na osobę i w programie '''Budżet / UmowyFV''' - operator będzie widział przypisane do siebie e-Faktury,

Bezpośrednio w programie Budżet z opcją przypisania dokumentu do wybranego operatora.

-->

==Problemy - i jak je rozwiązać==

<!-- ==Problemy - i jak je rozwiązać==

===Faktury sprzedaży - gdzie je znaleźć i potwierdzić ich wysłanie do KSeF===

Odpowiedź na to pytanie zostanie uzupełniona po udostępnieniu testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, planowanej na listopad 2025 r.

Linia 58:

Linia 66:

===Faktury zakupu - jak przekazać do innej jednostki (podległej)===

Odpowiedź na to pytanie zostanie uzupełniona po udostępnieniu testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, planowanej na listopad 2025 r.

===Noty korygujące - co zamiast nich===

Odpowiedź na to pytanie zostanie uzupełniona po udostępnieniu testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, planowanej na listopad 2025 r.

-->

==Informacje o KSeF==

Linia 72:

Linia 84:

Podsumowując, KSeF to kluczowy element cyfryzacji polskiego systemu podatkowego, który wprowadza obowiązek elektronicznego fakturowania w określonych terminach i na jasno określonych podstawach prawnych.

=== Zmiana podejścia do formatu faktur ===

'''Stan obecny'''

Dziś faktury funkcjonują w wielu formatach – papierowych i elektronicznych (PDF, JPG, XLS). Trafiają do nas różnymi kanałami: e-mailem, pocztą tradycyjną lub przez kuriera. Brak jednego wzorca sprawia, że kluczowe informacje (np. termin płatności czy numer rachunku) za każdym razem znajdują się w innym miejscu.

'''Nowy model'''

W relacjach B2B obowiązywać będzie jednolita struktura faktury, tzw. ''struktura logiczna''. Każdy element dokumentu ma przypisane konkretne pole. Taka faktura występuje jako plik XML i określana jest mianem '''faktury ustrukturyzowanej'''. Widok w PDF lub na ekranie to jedynie graficzna prezentacja danych zapisanych w systemie.

=== Obieg faktur w systemie KSeF ===

W transakcjach krajowych jedynym kanałem obiegu faktur będzie centralny system Ministerstwa Finansów – '''KSeF'''.

* faktury sprzedaży przekazujemy do KSeF

* faktury zakupowe odbieramy bezpośrednio z systemu

Przesyłanie faktur e-mailem pomiędzy polskimi podmiotami nie będzie miało skutków prawnych. W przypadku kontrahentów zagranicznych sposób przekazania dokumentu ustala się indywidualnie (np. PDF z kodem QR), przy czym dokument taki ma charakter informacyjny.

=== Wystawianie e-faktur w praktyce ===

Dla większości użytkowników proces wystawiania faktur pozostanie niezmieniony – nadal odbywa się w systemach sprzedażowych lub ERP.

Zmiany obejmują oprogramowanie, które:

* automatycznie mapuje dane do struktury KSeF

* komunikuje się z systemem centralnym

Istotne jest stosowanie spójnych zasad uzupełniania pól dodatkowych, takich jak numery zamówień czy oznaczenia wewnętrzne.

=== Moment otrzymania faktury ===

Dokumenty otrzymane poza KSeF (np. e-mailem lub w formie papierowej) nie stanowią podstawy księgowej.

Faktura uzyskuje moc prawną dopiero w chwili:

* zarejestrowania w KSeF

* nadania jej unikalnego numeru systemowego

To właśnie data nadania numeru w KSeF jest uznawana za datę otrzymania faktury.

=== Faktury dla konsumentów (B2C) ===

Wystawianie faktur konsumenckich w KSeF nie jest obowiązkowe. Decyzja w tym zakresie należy do przedsiębiorcy.

Jeżeli jednak faktura B2C zostanie przesłana do KSeF:

* należy ją doręczyć konsumentowi w uzgodnionej formie

* dokument musi zawierać kod QR umożliwiający weryfikację

=== Awaria a obowiązki fakturowe ===

System KSeF nie wpływa na ustawowe terminy wystawiania faktur.

W przypadku braku dostępu do prądu lub internetu:

* stosuje się procedury awaryjne

* po usunięciu przeszkód faktura musi zostać możliwie szybko wysłana do KSeF

=== Tryb offline ===

Tryb offline umożliwia wystawienie faktury bez połączenia z KSeF, np. podczas pracy w terenie.

* fakturę można przekazać klientowi w formie wizualnej

* obowiązkowe jest późniejsze przesłanie jej do KSeF (zwykle następnego dnia roboczego)

Dopiero po tym kroku dokument staje się skuteczny prawnie.

=== Dokumenty z kas fiskalnych ===

Faktury wystawiane z kas fiskalnych oraz paragony z NIP do kwoty 450 zł:

* nie podlegają KSeF

* są obsługiwane na dotychczasowych zasadach

Wyłączenie to obowiązuje do końca 2026 roku.

=== Dostęp i uprawnienia w KSeF ===

Korzystanie z systemu KSeF opiera się na trzech elementach:

* '''uwierzytelnienie''' – np. profil zaufany lub podpis kwalifikowany

* '''reprezentacja''' – wskazanie podmiotu, w imieniu którego działasz

* '''uprawnienia''' – określenie zakresu dostępnych czynności

=== Identyfikator wewnętrzny przy zakupach służbowych ===

W przypadku zakupów realizowanych przez pracowników istotną rolę odgrywa '''identyfikator wewnętrzny''' nadany przez firmę.

Pozwala on:

* automatycznie przypisać fakturę

* ułatwić rozliczenie kosztów

Jeśli identyfikator nie jest dostępny, należy postępować zgodnie z przyjętymi w firmie zasadami (np. wpisanie danych pracownika w polu uwag).

=== Korekty danych na fakturze ===

W modelu KSeF nie funkcjonują noty korygujące wystawiane przez nabywcę.

Wszelkie błędy formalne:

* wymagają wystawienia faktury korygującej

* mogą zostać poprawione wyłącznie przez sprzedawcę

=== Brak możliwości anulowania faktury ===

Faktura przesłana do KSeF automatycznie staje się elementem obrotu prawnego.

Nie istnieje możliwość jej anulowania – jedyną formą „wycofania” dokumentu jest korekta do zera.

=== Kontrola poprawności faktur ===

Na numer NIP podmiotu może zostać wystawiona faktura również przez pomyłkę lub w wyniku nadużycia.

Z tego względu należy:

* regularnie monitorować faktury widoczne w KSeF

* weryfikować je z faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi

* zgłaszać podejrzane dokumenty zgodnie z procedurami MF

=== Zakupy od dostawców zagranicznych ===

Podmioty niemające siedziby ani oddziału w Polsce nie są objęte obowiązkiem korzystania z KSeF.

Faktury m.in. za:

* noclegi zagraniczne

* licencje i subskrypcje

* usługi zagraniczne

będą nadal rozliczane na dotychczasowych zasadach.

=== Kto podlega KSeF? ===

Ogólna zasada:

* '''polskie firmy i organizacje''' – KSeF obowiązkowy

* '''konsumenci''' – poza KSeF

* '''firmy zagraniczne bez oddziału w Polsce''' – poza KSeF

* '''polskie oddziały firm zagranicznych''' – objęte KSeF

==Linki==

[https://ksef.podatki.gov.pl/ Krajowy System e-Faktur: informacje ogólne]

[https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20/ Pliki do pobrania KSeF 2.0] - podręczniki KSeF, broszury informacyjne, itp.

[https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef/ Pytania i odpowiedzi - KSeF]

Linia 82:

Linia 227:

[[Kategoria:Aneks Publiczny]]

[[Kategoria:KSeF]]

[[Kategoria:Rejestr KSeF]]

@@ Linia 18: / Linia 18: @@
 ==Postęp prac==
-Trwają prace nad integracją systemów INFO-SYSTEM z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF):
+Trwają prace nad integracją systemów INFO-SYSTEM z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) [ostatnia aktualizacja: 11.09.2025]:
-*'''Etap 1''': komunikacja z API systemu KSeF - '''prace w trakcie''' (stan na dzień 19.08.2025)
+*'''Etap 1''': komunikacja z API systemu KSeF - '''prace w trakcie'''
-**obsługa struktury logicznej e-Faktury FA(3) - '''prace w trakcie''' (stan na dzień 19.08.2025)
+**obsługa struktury logicznej e-Faktury FA(3) - '''prace w trakcie'''
-**obsługa API KSeF 2.0 - '''prace rozpoczną się po udostępnieniu środowiska testowego''' (stan na dzień 19.08.2025)
+**obsługa API KSeF 2.0 - '''prace rozpoczną się po udostępnieniu środowiska testowego'''
-*'''Etap 2''': dostosowanie systemów dziedzinowych - '''prace w trakcie''' (stan na dzień 19.08.2025)
+*'''Etap 2''': dostosowanie systemów dziedzinowych - '''prace w trakcie'''
+=== Wysyłka faktur na KSeF (sprzedaż) ===
+[[Rejestr VAT wysyłka faktur na KSeF]]
+=== Obieranie faktur z KSeF (zakupy)===
+[[KBiP faktury elektroniczne z KSeF]]
+<!--
 ===Rejestr VAT - wysyłka e-Faktur (sprzedaż)===
 Aplikacja Rejestr VAT otrzyma możliwość zapisywania dokumentów sprzedaży w postaci e-Faktur oraz ich wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
@@ Linia 42: / Linia 49: @@
   Z obiegu dokumentów, dekretowana na osobę i w programie '''Budżet / UmowyFV''' - operator będzie widział przypisane do siebie e-Faktury,
   Bezpośrednio w programie Budżet z opcją przypisania dokumentu do wybranego operatora.
+-->
-==Problemy - i jak je rozwiązać==
+<!-- ==Problemy - i jak je rozwiązać==
 ===Faktury sprzedaży - gdzie je znaleźć i potwierdzić ich wysłanie do KSeF===
 Odpowiedź na to pytanie zostanie uzupełniona po udostępnieniu testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, planowanej na listopad 2025 r.
@@ Linia 58: / Linia 66: @@
 ===Faktury zakupu - jak przekazać do innej jednostki (podległej)===
 Odpowiedź na to pytanie zostanie uzupełniona po udostępnieniu testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, planowanej na listopad 2025 r.
+===Noty korygujące - co zamiast nich===
+Odpowiedź na to pytanie zostanie uzupełniona po udostępnieniu testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, planowanej na listopad 2025 r.
+-->
 ==Informacje o KSeF==
@@ Linia 72: / Linia 84: @@
 Podsumowując, KSeF to kluczowy element cyfryzacji polskiego systemu podatkowego, który wprowadza obowiązek elektronicznego fakturowania w określonych terminach i na jasno określonych podstawach prawnych.
+=== Zmiana podejścia do formatu faktur ===
+'''Stan obecny'''
+Dziś faktury funkcjonują w wielu formatach – papierowych i elektronicznych (PDF, JPG, XLS). Trafiają do nas różnymi kanałami: e-mailem, pocztą tradycyjną lub przez kuriera. Brak jednego wzorca sprawia, że kluczowe informacje (np. termin płatności czy numer rachunku) za każdym razem znajdują się w innym miejscu.
+'''Nowy model'''
+W relacjach B2B obowiązywać będzie jednolita struktura faktury, tzw. ''struktura logiczna''. Każdy element dokumentu ma przypisane konkretne pole. Taka faktura występuje jako plik XML i określana jest mianem '''faktury ustrukturyzowanej'''. Widok w PDF lub na ekranie to jedynie graficzna prezentacja danych zapisanych w systemie.
+=== Obieg faktur w systemie KSeF ===
+W transakcjach krajowych jedynym kanałem obiegu faktur będzie centralny system Ministerstwa Finansów – '''KSeF'''.
+* faktury sprzedaży przekazujemy do KSeF
+* faktury zakupowe odbieramy bezpośrednio z systemu
+Przesyłanie faktur e-mailem pomiędzy polskimi podmiotami nie będzie miało skutków prawnych. W przypadku kontrahentów zagranicznych sposób przekazania dokumentu ustala się indywidualnie (np. PDF z kodem QR), przy czym dokument taki ma charakter informacyjny.
+=== Wystawianie e-faktur w praktyce ===
+Dla większości użytkowników proces wystawiania faktur pozostanie niezmieniony – nadal odbywa się w systemach sprzedażowych lub ERP.
+Zmiany obejmują oprogramowanie, które:
+* automatycznie mapuje dane do struktury KSeF
+* komunikuje się z systemem centralnym
+Istotne jest stosowanie spójnych zasad uzupełniania pól dodatkowych, takich jak numery zamówień czy oznaczenia wewnętrzne.
+=== Moment otrzymania faktury ===
+Dokumenty otrzymane poza KSeF (np. e-mailem lub w formie papierowej) nie stanowią podstawy księgowej.
+Faktura uzyskuje moc prawną dopiero w chwili:
+* zarejestrowania w KSeF
+* nadania jej unikalnego numeru systemowego
+To właśnie data nadania numeru w KSeF jest uznawana za datę otrzymania faktury.
+=== Faktury dla konsumentów (B2C) ===
+Wystawianie faktur konsumenckich w KSeF nie jest obowiązkowe. Decyzja w tym zakresie należy do przedsiębiorcy.
+Jeżeli jednak faktura B2C zostanie przesłana do KSeF:
+* należy ją doręczyć konsumentowi w uzgodnionej formie
+* dokument musi zawierać kod QR umożliwiający weryfikację
+=== Awaria a obowiązki fakturowe ===
+System KSeF nie wpływa na ustawowe terminy wystawiania faktur.
+W przypadku braku dostępu do prądu lub internetu:
+* stosuje się procedury awaryjne
+* po usunięciu przeszkód faktura musi zostać możliwie szybko wysłana do KSeF
+=== Tryb offline ===
+Tryb offline umożliwia wystawienie faktury bez połączenia z KSeF, np. podczas pracy w terenie.
+* fakturę można przekazać klientowi w formie wizualnej
+* obowiązkowe jest późniejsze przesłanie jej do KSeF (zwykle następnego dnia roboczego)
+Dopiero po tym kroku dokument staje się skuteczny prawnie.
+=== Dokumenty z kas fiskalnych ===
+Faktury wystawiane z kas fiskalnych oraz paragony z NIP do kwoty 450 zł:
+* nie podlegają KSeF
+* są obsługiwane na dotychczasowych zasadach
+Wyłączenie to obowiązuje do końca 2026 roku.
+=== Dostęp i uprawnienia w KSeF ===
+Korzystanie z systemu KSeF opiera się na trzech elementach:
+* '''uwierzytelnienie''' – np. profil zaufany lub podpis kwalifikowany
+* '''reprezentacja''' – wskazanie podmiotu, w imieniu którego działasz
+* '''uprawnienia''' – określenie zakresu dostępnych czynności
+=== Identyfikator wewnętrzny przy zakupach służbowych ===
+W przypadku zakupów realizowanych przez pracowników istotną rolę odgrywa '''identyfikator wewnętrzny''' nadany przez firmę.
+Pozwala on:
+* automatycznie przypisać fakturę
+* ułatwić rozliczenie kosztów
+Jeśli identyfikator nie jest dostępny, należy postępować zgodnie z przyjętymi w firmie zasadami (np. wpisanie danych pracownika w polu uwag).
+=== Korekty danych na fakturze ===
+W modelu KSeF nie funkcjonują noty korygujące wystawiane przez nabywcę.
+Wszelkie błędy formalne:
+* wymagają wystawienia faktury korygującej
+* mogą zostać poprawione wyłącznie przez sprzedawcę
+=== Brak możliwości anulowania faktury ===
+Faktura przesłana do KSeF automatycznie staje się elementem obrotu prawnego.
+Nie istnieje możliwość jej anulowania – jedyną formą „wycofania” dokumentu jest korekta do zera.
+=== Kontrola poprawności faktur ===
+Na numer NIP podmiotu może zostać wystawiona faktura również przez pomyłkę lub w wyniku nadużycia.
+Z tego względu należy:
+* regularnie monitorować faktury widoczne w KSeF
+* weryfikować je z faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi
+* zgłaszać podejrzane dokumenty zgodnie z procedurami MF
+=== Zakupy od dostawców zagranicznych ===
+Podmioty niemające siedziby ani oddziału w Polsce nie są objęte obowiązkiem korzystania z KSeF.
+Faktury m.in. za:
+* noclegi zagraniczne
+* licencje i subskrypcje
+* usługi zagraniczne
+będą nadal rozliczane na dotychczasowych zasadach.
+=== Kto podlega KSeF? ===
+Ogólna zasada:
+* '''polskie firmy i organizacje''' – KSeF obowiązkowy
+* '''konsumenci''' – poza KSeF
+* '''firmy zagraniczne bez oddziału w Polsce''' – poza KSeF
+* '''polskie oddziały firm zagranicznych''' – objęte KSeF
 ==Linki==
 [https://ksef.podatki.gov.pl/ Krajowy System e-Faktur: informacje ogólne]
+[https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20/ Pliki do pobrania KSeF 2.0] - podręczniki KSeF, broszury informacyjne, itp.
 [https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef/ Pytania i odpowiedzi - KSeF]
@@ Linia 82: / Linia 227: @@
 [[Kategoria:Aneks Publiczny]]
 [[Kategoria:KSeF]]
+[[Kategoria:Rejestr KSeF]]