Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Kluczowe terminy wdrożenia KSeF

• ➡️ 8 maja 2025 r. - publikacja roboczej wersji struktury logicznej FA(3)
• ➡️ czerwiec 2025 r. – publikacja ostatecznej wersji struktury logicznej FA(3) oraz dokumentacji API KSeF 2.0,
• ➡️ lipiec 2025 r. – planowane zakończenie procesu legislacyjnego,
• ➡️ IV kwartał 2025 r. – udostępnienie środowiska testowego (API KSeF 2.0), uruchomienie testowej wersji Aplikacji Podatnika oraz wprowadzenie możliwości wygenerowania certyfikatów wystawcy faktur,
• ➡️ 1 lutego 2026 r. – udostępnienie wersji produkcyjnej systemu.

Etapy wprowadzania KSeF

• Od 1 lutego 2026 r. - obowiązek korzystania z KSeF dla dużych podatników, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. - obowiązek korzystania z KSeF dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników tzw. „wykluczonych cyfrowo” (faktury do 450 zł i sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie).
• Od 1 stycznia 2027 r. - obowiązek dla najmniejszych podatników wykluczonych cyfrowo.

Postęp prac

Trwają prace nad integracją systemów INFO-SYSTEM z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) [ostatnia aktualizacja: 11.09.2025]:

• Etap 1: komunikacja z API systemu KSeF - prace w trakcie
  • obsługa struktury logicznej e-Faktury FA(3) - prace w trakcie
  • obsługa API KSeF 2.0 - prace rozpoczną się po udostępnieniu środowiska testowego
• Etap 2: dostosowanie systemów dziedzinowych - prace w trakcie

Wysyłka faktur na KSeF (sprzedaż)

Rejestr VAT wysyłka faktur na KSeF

Obieranie faktur z KSeF (zakupy)

KBiP faktury elektroniczne z KSeF

Informacje o KSeF

Format e-Faktury

Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(3) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Podstawa prawna

Podstawę prawną funkcjonowania KSeF stanowią:

1. Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2076).
2. Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1598), która przesunęła terminy wdrożenia obowiązku korzystania z KSeF.
3. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2021 poz. 2481).
4. Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r., upoważniająca Polskę do stosowania tego rozwiązania w ramach odstępstwa od dyrektywy VAT.

Podsumowując, KSeF to kluczowy element cyfryzacji polskiego systemu podatkowego, który wprowadza obowiązek elektronicznego fakturowania w określonych terminach i na jasno określonych podstawach prawnych.

Zmiana podejścia do formatu faktur

Stan obecny Dziś faktury funkcjonują w wielu formatach – papierowych i elektronicznych (PDF, JPG, XLS). Trafiają do nas różnymi kanałami: e-mailem, pocztą tradycyjną lub przez kuriera. Brak jednego wzorca sprawia, że kluczowe informacje (np. termin płatności czy numer rachunku) za każdym razem znajdują się w innym miejscu.

Nowy model W relacjach B2B obowiązywać będzie jednolita struktura faktury, tzw. struktura logiczna. Każdy element dokumentu ma przypisane konkretne pole. Taka faktura występuje jako plik XML i określana jest mianem faktury ustrukturyzowanej. Widok w PDF lub na ekranie to jedynie graficzna prezentacja danych zapisanych w systemie.

Obieg faktur w systemie KSeF

W transakcjach krajowych jedynym kanałem obiegu faktur będzie centralny system Ministerstwa Finansów – KSeF.

• faktury sprzedaży przekazujemy do KSeF
• faktury zakupowe odbieramy bezpośrednio z systemu

Przesyłanie faktur e-mailem pomiędzy polskimi podmiotami nie będzie miało skutków prawnych. W przypadku kontrahentów zagranicznych sposób przekazania dokumentu ustala się indywidualnie (np. PDF z kodem QR), przy czym dokument taki ma charakter informacyjny.

Wystawianie e-faktur w praktyce

Dla większości użytkowników proces wystawiania faktur pozostanie niezmieniony – nadal odbywa się w systemach sprzedażowych lub ERP.

Zmiany obejmują oprogramowanie, które:

• automatycznie mapuje dane do struktury KSeF
• komunikuje się z systemem centralnym

Istotne jest stosowanie spójnych zasad uzupełniania pól dodatkowych, takich jak numery zamówień czy oznaczenia wewnętrzne.

Moment otrzymania faktury

Dokumenty otrzymane poza KSeF (np. e-mailem lub w formie papierowej) nie stanowią podstawy księgowej.

Faktura uzyskuje moc prawną dopiero w chwili:

• zarejestrowania w KSeF
• nadania jej unikalnego numeru systemowego

To właśnie data nadania numeru w KSeF jest uznawana za datę otrzymania faktury.

Faktury dla konsumentów (B2C)

Wystawianie faktur konsumenckich w KSeF nie jest obowiązkowe. Decyzja w tym zakresie należy do przedsiębiorcy.

Jeżeli jednak faktura B2C zostanie przesłana do KSeF:

• należy ją doręczyć konsumentowi w uzgodnionej formie
• dokument musi zawierać kod QR umożliwiający weryfikację

Awaria a obowiązki fakturowe

System KSeF nie wpływa na ustawowe terminy wystawiania faktur.

W przypadku braku dostępu do prądu lub internetu:

• stosuje się procedury awaryjne
• po usunięciu przeszkód faktura musi zostać możliwie szybko wysłana do KSeF

Tryb offline

Tryb offline umożliwia wystawienie faktury bez połączenia z KSeF, np. podczas pracy w terenie.

• fakturę można przekazać klientowi w formie wizualnej
• obowiązkowe jest późniejsze przesłanie jej do KSeF (zwykle następnego dnia roboczego)

Dopiero po tym kroku dokument staje się skuteczny prawnie.

Dokumenty z kas fiskalnych

Faktury wystawiane z kas fiskalnych oraz paragony z NIP do kwoty 450 zł:

• nie podlegają KSeF
• są obsługiwane na dotychczasowych zasadach

Wyłączenie to obowiązuje do końca 2026 roku.

Dostęp i uprawnienia w KSeF

Korzystanie z systemu KSeF opiera się na trzech elementach:

• uwierzytelnienie – np. profil zaufany lub podpis kwalifikowany
• reprezentacja – wskazanie podmiotu, w imieniu którego działasz
• uprawnienia – określenie zakresu dostępnych czynności

Identyfikator wewnętrzny przy zakupach służbowych

W przypadku zakupów realizowanych przez pracowników istotną rolę odgrywa identyfikator wewnętrzny nadany przez firmę.

Pozwala on:

• automatycznie przypisać fakturę
• ułatwić rozliczenie kosztów

Jeśli identyfikator nie jest dostępny, należy postępować zgodnie z przyjętymi w firmie zasadami (np. wpisanie danych pracownika w polu uwag).

Korekty danych na fakturze

W modelu KSeF nie funkcjonują noty korygujące wystawiane przez nabywcę.

Wszelkie błędy formalne:

• wymagają wystawienia faktury korygującej
• mogą zostać poprawione wyłącznie przez sprzedawcę

Brak możliwości anulowania faktury

Faktura przesłana do KSeF automatycznie staje się elementem obrotu prawnego.

Nie istnieje możliwość jej anulowania – jedyną formą „wycofania” dokumentu jest korekta do zera.

Kontrola poprawności faktur

Na numer NIP podmiotu może zostać wystawiona faktura również przez pomyłkę lub w wyniku nadużycia.

Z tego względu należy:

• regularnie monitorować faktury widoczne w KSeF
• weryfikować je z faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi
• zgłaszać podejrzane dokumenty zgodnie z procedurami MF

Zakupy od dostawców zagranicznych

Podmioty niemające siedziby ani oddziału w Polsce nie są objęte obowiązkiem korzystania z KSeF.

Faktury m.in. za:

• noclegi zagraniczne
• licencje i subskrypcje
• usługi zagraniczne

będą nadal rozliczane na dotychczasowych zasadach.

Kto podlega KSeF?

Ogólna zasada:

• polskie firmy i organizacje – KSeF obowiązkowy
• konsumenci – poza KSeF
• firmy zagraniczne bez oddziału w Polsce – poza KSeF
• polskie oddziały firm zagranicznych – objęte KSeF

Linki

Krajowy System e-Faktur: informacje ogólne

Pliki do pobrania KSeF 2.0 - podręczniki KSeF, broszury informacyjne, itp.

Pytania i odpowiedzi - KSeF