KBiP faktury elektroniczne z KSeF: Różnice pomiędzy wersjami

(Nie pokazano 26 pośrednich wersji utworzonych przez tego samego użytkownika)

Linia 5:

Więcej informacji o KSeF znajduje się na stronie [[Krajowy System e-Faktur (KSeF)]].

==~~Wczytanie eFaktury~~ z ~~pliku XML~~==

== Opcja bezpłatna: ręczne pobieranie faktur z KSeF ==

Wczytywanie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) z plików XML będzie opcją bezpłatną, ~~zaimplementowaną~~ w aplikacji KBiP.

Wczytywanie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) z plików XML będzie opcją bezpłatną.

[[Plik:Ksef wczytywanie-z-xml.jpg|ramka|brak|Schemat: wczytywanie faktur z pliku XML]]

Kolejne kroki, które wykonuje operator w celu wczytania e-Faktur z KSeF do aplikacji KBiP:

# Zalogowanie się do aplikacji KSeF 2.0.

# Wyświetlenie faktury i jej wydrukowanie '''lub''' pobranie pliku XML.

# Wprowadzenie faktury:

#* ręczne zaksięgowanie na podstawie wydruku,

#* wczytanie pobranego pliku XML do systemu Budżet.

Uruchamiając aplikację Budżet z menu głównego wybieramy kolejno: ''UmowyFV'' > ''Rejestracja i zaangażowanie faktur'', tam klikając na przycisk ''eFaktura XML'' mamy możliwość zaimportowania wskazania pliku ''.XML'' z e-fakturą z KSeF.

Linia 12:

Linia 21:

[[Plik:Kbip przycisk efaktura xml.png|ramka|brak|Przycisk ''eFaktura XML'' służący do wczytywania efaktur]]

~~Kolejne kroki, które wykonuje operator w celu wczytania e-Faktur z KSeF do aplikacji KBiP:~~

~~# Zalogowanie się do Aplikacji KSeF 2.0.~~

~~# Wyświetlenie faktury i jej wydrukowanie **lub** pobranie pliku XML z systemu.~~

~~# Wprowadzenie faktury do obiegu dokumentów poprzez:~~

~~#* ręczne zaksięgowanie na podstawie wydruku,~~

~~#* wczytanie pobranego pliku XML do systemu Budżet.~~

==~~Automatyczne odbieranie~~ faktur z KSeF ~~przez API~~==

*Numer KSeF faktury będzie zapisywane do celów sprawozdawczych (numer należy podawać w JPK_VAT) i płatności (numer należy podawać przy płatności).

Opcja dodatkowo płatna.

*Automatyczna dekretacja faktury wczytanej z pliku: po numerze umowy (gdy wprowadzona do systemu i zaangażowana w tym roku lub po numerze zamówienia, jeżeli wniosek jest zaangażowany w tym roku).

[[Plik:Ksef faktura-z-xml przyklad.png|ramka|brak|Przykład faktury wczytanej z pliku XML. Dane nagłówkowe zostały pobrane z pliku; dane klasyfikacji i zadania zostały pobrane z umowy na podstawie jej numeru wprowadzonego przez wystawcę w pliku XMLw sekcji nrumowy.]]

=== Zalety i wady ===

Zalety:

*Brak kosztów – rozwiązanie jest całkowicie darmowe.

*Proste wdrożenie – nie wymaga dodatkowych aplikacji ani integracji.

Wady:

*Ręczna obsługa – konieczność samodzielnego pobierania i zapisywania faktur.

*Brak automatyzacji – statusy faktur trzeba zmieniać ręcznie.

*Ograniczona kontrola nad obiegiem dokumentów.

*Dedykowane dla mniejszych jednostek.

== Opcja płatna - aplikacja "Rejestr KSeF" ==

Aplikacja Rejestr KSeF umożliwiająca zautomatyzowany odbiór faktur z KSeF poprzez API i ich dalsze przetwarzanie. Opcja dodatkowo płatna.

~~System umożliwia zautomatyzowany odbiór~~ faktur ~~ustrukturyzowanych~~ z ~~Krajowego Systemu e-Faktur (~~KSeF~~) poprzez API i ich dalsze przetwarzanie w ramach obiegu dokumentów.~~

[[Plik:Ksef rejestr-ksef.jpg|ramka|brak|Schemat: odbieranie i przetwarzanie faktur z KSeF]]

=== ~~Pobranie faktury z~~ KSeF ===

=== Aplikacja Rejestr KSeF ===

~~Faktury pobrane~~ z KSeF ~~mogą zostać pobrane~~:

Synchronizacja danych z KSeF:

*do ~~obiegu dokumentów i tam~~ przydzielenie ~~do osoby~~ lub ~~wydrukowanie i zaniesienie papierowo~~,

# Pobieranie faktur automatycznie, bezpośrednio przez API.

lub

#Zmianę statusu dokumentu na ''przydzielony''.

*do nowej aplikacji ''~~Rejestr KSeF~~'' ~~(nazwa robocza~~) ~~i tam przydzielenie~~ do osoby (lub ~~bezpośrednio do~~ KBiP~~) lub wydrukowanie i zaniesienie papierowo~~.

# Wizualizacja i wydruk faktury.

# Przydzielenie faktury do odpowiedniego wydziału; przydzielenie następuje automatycznie po wykryciu **idWew** (wewnętrznej jednostki organizacyjnej), numeru umowy lub numeru wniosku.

# Automatyczna zmiana statusu faktury po każdej czynności (przydzielona, opisana, zaksięgowana, zapłacona).

#Zwrócenie już przydzielonego dokumentu (np. z modułu '''UmowyFV''' lub '''KBiP''') wraz z podaniem przyczyny – w takim przypadku status zmienia się na ''zwrócony''.

# Pełna synchronizacja z innymi systemami, np. zwrot faktury do osoby przydzielającej możliwy jest na każdym etapie obiegu – w wydziale lub w księgowości, z poziomu systemu ''UmowyFV'' lub ''KBiP''.

=== Obieg i opisanie faktury ===

Linia 36:

Linia 61:

** przesłanie pliku PDF do podpisu.

{{Uwaga}} W sytuacji, gdy w fakturze KSeF znajduje się numer umowy lub wniosku, system **UmowyFV** automatycznie przeprowadzi opis i zadekretowanie dokumentu.

{{Uwaga}} W sytuacji, gdy w fakturze KSeF znajduje się numer umowy lub wniosku, system '''UmowyFV''' automatycznie przeprowadzi opis i zadekretowanie dokumentu.

=== Księgowanie w budżecie ===

Faktury mogą być księgowane w systemie budżetowym na podstawie:

* wydrukowanego dokumentu,

* pliku XML ~~pobranego~~ z KSeF.

* automatycznie pobranego pliku XML z KSeF.

Podczas księgowania system automatycznie podpowie dane takie jak: numer faktury, kontrahent, daty, opis. Dodatkowo możliwe jest uzupełnienie klasyfikacji, kwot oraz kont księgowych.

~~Podczas księgowania system automatycznie podpowie dane takie jak~~: ~~numer faktury, kontrahent, daty, opis~~. ~~Dodatkowo możliwe jest uzupełnienie klasyfikacji, kwot oraz kont księgowych~~.

=== Zalety i wady ===

Zalety:

*'''Pełna automatyzacja''' – oszczędność czasu i eliminacja błędów.

*'''Integracja z systemami''' – płynny obieg dokumentów.

*Obsługa podpisów elektronicznych.

~~=== Aplikacja ''Rejest KSeF'' ===~~

Wady:

*Dodatkowy koszt.

*Wymaga instalacji i konfiguracji.

~~Nowa aplikacja '''Rejestr KSeF''' umożliwia~~:

== Porównanie ==

* pobieranie faktur z ~~KSeF i ich przydzielanie do właściwego wydziału lub bezpośrednio do budżetu,~~

{| class="wikitable" style="background-color:#FAFAFA; color:#424242;"

* zmianę statusu dokumentu na ''przydzielony'',

|- style="font-weight:bold; background-color:#F5F5F5;"

* zwrócenie już przydzielonego dokumentu (np. z modułu **UmowyFV** lub KBiP) wraz z podaniem przyczyny – w takim przypadku status zmienia się na ''zwrócony'',

! Cecha

* automatyczną zmianę statusu na ''zaksięgowany'' po zakończeniu procesu księgowania,

! Wczytywanie faktur z XML

* odrzucenie faktury w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości – dokument zostaje wówczas odrzucony w KSeF i ~~zwrócony do wystawcy.~~

! Aplikacja „Rejestr KSeF”

|-

| Koszt

| Bezpłatne

| Opcja płatna

|-

| Pobieranie faktur

| Ręczne

| Automatyczne przez API

|-

| Obsługa statusów

| Ręczne

| Automatyczne

|-

| Dedykowane dla

| Małych jednostek

| Średnich i dużych jednostek

|}

@@ Linia 5: / Linia 5: @@
 Więcej informacji o KSeF znajduje się na stronie [[Krajowy System e-Faktur (KSeF)]].
-==Wczytanie eFaktury z pliku XML==
+== Opcja bezpłatna: ręczne pobieranie faktur z KSeF ==
-  Wczytywanie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) z plików XML będzie opcją bezpłatną, zaimplementowaną w aplikacji KBiP.
+  Wczytywanie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) z plików XML będzie opcją bezpłatną.
+[[Plik:Ksef wczytywanie-z-xml.jpg|ramka|brak|Schemat: wczytywanie faktur z pliku XML]]
+Kolejne kroki, które wykonuje operator w celu wczytania e-Faktur z KSeF do aplikacji KBiP:
+# Zalogowanie się do aplikacji KSeF 2.0.
+# Wyświetlenie faktury i jej wydrukowanie '''lub''' pobranie pliku XML.
+# Wprowadzenie faktury:
+#* ręczne zaksięgowanie na podstawie wydruku,
+#* wczytanie pobranego pliku XML do systemu Budżet.
 Uruchamiając aplikację Budżet z menu głównego wybieramy kolejno: ''UmowyFV'' > ''Rejestracja i zaangażowanie faktur'', tam klikając na przycisk ''eFaktura XML'' mamy możliwość zaimportowania wskazania pliku ''.XML'' z e-fakturą z KSeF.
@@ Linia 12: / Linia 21: @@
 [[Plik:Kbip przycisk efaktura xml.png|ramka|brak|Przycisk ''eFaktura XML'' służący do wczytywania efaktur]]
-Kolejne kroki, które wykonuje operator w celu wczytania e-Faktur z KSeF do aplikacji KBiP:
-# Zalogowanie się do Aplikacji KSeF 2.0.
-# Wyświetlenie faktury i jej wydrukowanie **lub** pobranie pliku XML z systemu.
-# Wprowadzenie faktury do obiegu dokumentów poprzez:
-#* ręczne zaksięgowanie na podstawie wydruku,
-#* wczytanie pobranego pliku XML do systemu Budżet.
-==Automatyczne odbieranie faktur z KSeF przez API==
+*Numer KSeF faktury będzie zapisywane do celów sprawozdawczych (numer należy podawać w JPK_VAT) i płatności (numer należy podawać przy płatności).
-  Opcja dodatkowo płatna.
+*Automatyczna dekretacja faktury wczytanej z pliku: po numerze umowy (gdy wprowadzona do systemu i zaangażowana w tym roku lub po numerze zamówienia, jeżeli wniosek jest zaangażowany w tym roku).
+[[Plik:Ksef faktura-z-xml przyklad.png|ramka|brak|Przykład faktury wczytanej z pliku XML. Dane nagłówkowe zostały pobrane z pliku; dane klasyfikacji i zadania zostały pobrane z umowy na podstawie jej numeru wprowadzonego przez wystawcę w pliku XMLw sekcji nrumowy.]]
+=== Zalety i wady ===
+Zalety:
+*Brak kosztów – rozwiązanie jest całkowicie darmowe.
+*Proste wdrożenie – nie wymaga dodatkowych aplikacji ani integracji.
+Wady:
+*Ręczna obsługa – konieczność samodzielnego pobierania i zapisywania faktur.
+*Brak automatyzacji – statusy faktur trzeba zmieniać ręcznie.
+*Ograniczona kontrola nad obiegiem dokumentów.
+*Dedykowane dla mniejszych jednostek.
+== Opcja płatna - aplikacja "Rejestr KSeF" ==
+  Aplikacja Rejestr KSeF umożliwiająca zautomatyzowany odbiór faktur z KSeF poprzez API i ich dalsze przetwarzanie. Opcja dodatkowo płatna.
-System umożliwia zautomatyzowany odbiór faktur ustrukturyzowanych z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) poprzez API i ich dalsze przetwarzanie w ramach obiegu dokumentów.
+[[Plik:Ksef rejestr-ksef.jpg|ramka|brak|Schemat: odbieranie i przetwarzanie faktur z KSeF]]
-=== Pobranie faktury z KSeF ===
+=== Aplikacja Rejestr KSeF ===
-Faktury pobrane z KSeF mogą zostać pobrane:
+Synchronizacja danych z KSeF:
-*do obiegu dokumentów i tam przydzielenie do osoby lub wydrukowanie i zaniesienie papierowo,
+# Pobieranie faktur automatycznie, bezpośrednio przez API.
-lub
+#Zmianę statusu dokumentu na ''przydzielony''.
-*do nowej aplikacji ''Rejestr KSeF'' (nazwa robocza) i tam przydzielenie do osoby (lub bezpośrednio do KBiP) lub wydrukowanie i zaniesienie papierowo.
+# Wizualizacja i wydruk faktury.
+# Przydzielenie faktury do odpowiedniego wydziału; przydzielenie następuje automatycznie po wykryciu **idWew** (wewnętrznej jednostki organizacyjnej), numeru umowy lub numeru wniosku.
+# Automatyczna zmiana statusu faktury po każdej czynności (przydzielona, opisana, zaksięgowana, zapłacona).
+#Zwrócenie już przydzielonego dokumentu (np. z modułu '''UmowyFV''' lub '''KBiP''') wraz z podaniem przyczyny – w takim przypadku status zmienia się na ''zwrócony''.
+# Pełna synchronizacja z innymi systemami, np. zwrot faktury do osoby przydzielającej możliwy jest na każdym etapie obiegu – w wydziale lub w księgowości, z poziomu systemu ''UmowyFV'' lub ''KBiP''.
 === Obieg i opisanie faktury ===
@@ Linia 36: / Linia 61: @@
 ** przesłanie pliku PDF do podpisu.
-{{Uwaga}} W sytuacji, gdy w fakturze KSeF znajduje się numer umowy lub wniosku, system **UmowyFV** automatycznie przeprowadzi opis i zadekretowanie dokumentu.
+{{Uwaga}} W sytuacji, gdy w fakturze KSeF znajduje się numer umowy lub wniosku, system '''UmowyFV''' automatycznie przeprowadzi opis i zadekretowanie dokumentu.
 === Księgowanie w budżecie ===
 Faktury mogą być księgowane w systemie budżetowym na podstawie:
 * wydrukowanego dokumentu,
-* pliku XML pobranego z KSeF.
+* automatycznie pobranego pliku XML z KSeF.
+Podczas księgowania system automatycznie podpowie dane takie jak: numer faktury, kontrahent, daty, opis. Dodatkowo możliwe jest uzupełnienie klasyfikacji, kwot oraz kont księgowych.
-Podczas księgowania system automatycznie podpowie dane takie jak: numer faktury, kontrahent, daty, opis. Dodatkowo możliwe jest uzupełnienie klasyfikacji, kwot oraz kont księgowych.
+=== Zalety i wady ===
+Zalety:
+*'''Pełna automatyzacja''' – oszczędność czasu i eliminacja błędów.
+*'''Integracja z systemami''' – płynny obieg dokumentów.
+*Obsługa podpisów elektronicznych.
-=== Aplikacja ''Rejest KSeF'' ===
+Wady:
+*Dodatkowy koszt.
+*Wymaga instalacji i konfiguracji.
-Nowa aplikacja '''Rejestr KSeF''' umożliwia:
+== Porównanie ==
-* pobieranie faktur z KSeF i ich przydzielanie do właściwego wydziału lub bezpośrednio do budżetu,
+{| class="wikitable" style="background-color:#FAFAFA; color:#424242;"
-* zmianę statusu dokumentu na ''przydzielony'',
+|- style="font-weight:bold; background-color:#F5F5F5;"
-* zwrócenie już przydzielonego dokumentu (np. z modułu **UmowyFV** lub KBiP) wraz z podaniem przyczyny – w takim przypadku status zmienia się na ''zwrócony'',
+! Cecha
-* automatyczną zmianę statusu na ''zaksięgowany'' po zakończeniu procesu księgowania,
+! Wczytywanie faktur z XML
-* odrzucenie faktury w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości – dokument zostaje wówczas odrzucony w KSeF i zwrócony do wystawcy.
+! Aplikacja „Rejestr KSeF”
+|-
+| Koszt
+| Bezpłatne
+| Opcja płatna
+|-
+| Pobieranie faktur
+| Ręczne
+| Automatyczne przez API
+|-
+| Obsługa statusów
+| Ręczne
+| Automatyczne
+|-
+| Dedykowane dla
+| Małych jednostek
+| Średnich i dużych jednostek
+|}