Krajowy System e-Faktur (KSeF): Różnice pomiędzy wersjami

← poprzednia edycja

@@ Linia 84: / Linia 84: @@
 Podsumowując, KSeF to kluczowy element cyfryzacji polskiego systemu podatkowego, który wprowadza obowiązek elektronicznego fakturowania w określonych terminach i na jasno określonych podstawach prawnych.
+=== Zmiana podejścia do formatu faktur ===
+'''Stan obecny'''
+Dziś faktury funkcjonują w wielu formatach – papierowych i elektronicznych (PDF, JPG, XLS). Trafiają do nas różnymi kanałami: e-mailem, pocztą tradycyjną lub przez kuriera. Brak jednego wzorca sprawia, że kluczowe informacje (np. termin płatności czy numer rachunku) za każdym razem znajdują się w innym miejscu.
+'''Nowy model'''
+W relacjach B2B obowiązywać będzie jednolita struktura faktury, tzw. ''struktura logiczna''. Każdy element dokumentu ma przypisane konkretne pole. Taka faktura występuje jako plik XML i określana jest mianem '''faktury ustrukturyzowanej'''. Widok w PDF lub na ekranie to jedynie graficzna prezentacja danych zapisanych w systemie.
+=== Obieg faktur w systemie KSeF ===
+W transakcjach krajowych jedynym kanałem obiegu faktur będzie centralny system Ministerstwa Finansów – '''KSeF'''.
+* faktury sprzedaży przekazujemy do KSeF
+* faktury zakupowe odbieramy bezpośrednio z systemu
+Przesyłanie faktur e-mailem pomiędzy polskimi podmiotami nie będzie miało skutków prawnych. W przypadku kontrahentów zagranicznych sposób przekazania dokumentu ustala się indywidualnie (np. PDF z kodem QR), przy czym dokument taki ma charakter informacyjny.
+=== Wystawianie e-faktur w praktyce ===
+Dla większości użytkowników proces wystawiania faktur pozostanie niezmieniony – nadal odbywa się w systemach sprzedażowych lub ERP.
+Zmiany obejmują oprogramowanie, które:
+* automatycznie mapuje dane do struktury KSeF
+* komunikuje się z systemem centralnym
+Istotne jest stosowanie spójnych zasad uzupełniania pól dodatkowych, takich jak numery zamówień czy oznaczenia wewnętrzne.
+=== Moment otrzymania faktury ===
+Dokumenty otrzymane poza KSeF (np. e-mailem lub w formie papierowej) nie stanowią podstawy księgowej.
+Faktura uzyskuje moc prawną dopiero w chwili:
+* zarejestrowania w KSeF
+* nadania jej unikalnego numeru systemowego
+To właśnie data nadania numeru w KSeF jest uznawana za datę otrzymania faktury.
+=== Faktury dla konsumentów (B2C) ===
+Wystawianie faktur konsumenckich w KSeF nie jest obowiązkowe. Decyzja w tym zakresie należy do przedsiębiorcy.
+Jeżeli jednak faktura B2C zostanie przesłana do KSeF:
+* należy ją doręczyć konsumentowi w uzgodnionej formie
+* dokument musi zawierać kod QR umożliwiający weryfikację
+=== Awaria a obowiązki fakturowe ===
+System KSeF nie wpływa na ustawowe terminy wystawiania faktur.
+W przypadku braku dostępu do prądu lub internetu:
+* stosuje się procedury awaryjne
+* po usunięciu przeszkód faktura musi zostać możliwie szybko wysłana do KSeF
+=== Tryb offline ===
+Tryb offline umożliwia wystawienie faktury bez połączenia z KSeF, np. podczas pracy w terenie.
+* fakturę można przekazać klientowi w formie wizualnej
+* obowiązkowe jest późniejsze przesłanie jej do KSeF (zwykle następnego dnia roboczego)
+Dopiero po tym kroku dokument staje się skuteczny prawnie.
+=== Dokumenty z kas fiskalnych ===
+Faktury wystawiane z kas fiskalnych oraz paragony z NIP do kwoty 450 zł:
+* nie podlegają KSeF
+* są obsługiwane na dotychczasowych zasadach
+Wyłączenie to obowiązuje do końca 2026 roku.
+=== Dostęp i uprawnienia w KSeF ===
+Korzystanie z systemu KSeF opiera się na trzech elementach:
+* '''uwierzytelnienie''' – np. profil zaufany lub podpis kwalifikowany
+* '''reprezentacja''' – wskazanie podmiotu, w imieniu którego działasz
+* '''uprawnienia''' – określenie zakresu dostępnych czynności
+=== Identyfikator wewnętrzny przy zakupach służbowych ===
+W przypadku zakupów realizowanych przez pracowników istotną rolę odgrywa '''identyfikator wewnętrzny''' nadany przez firmę.
+Pozwala on:
+* automatycznie przypisać fakturę
+* ułatwić rozliczenie kosztów
+Jeśli identyfikator nie jest dostępny, należy postępować zgodnie z przyjętymi w firmie zasadami (np. wpisanie danych pracownika w polu uwag).
+=== Korekty danych na fakturze ===
+W modelu KSeF nie funkcjonują noty korygujące wystawiane przez nabywcę.
+Wszelkie błędy formalne:
+* wymagają wystawienia faktury korygującej
+* mogą zostać poprawione wyłącznie przez sprzedawcę
+=== Brak możliwości anulowania faktury ===
+Faktura przesłana do KSeF automatycznie staje się elementem obrotu prawnego.
+Nie istnieje możliwość jej anulowania – jedyną formą „wycofania” dokumentu jest korekta do zera.
+=== Kontrola poprawności faktur ===
+Na numer NIP podmiotu może zostać wystawiona faktura również przez pomyłkę lub w wyniku nadużycia.
+Z tego względu należy:
+* regularnie monitorować faktury widoczne w KSeF
+* weryfikować je z faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi
+* zgłaszać podejrzane dokumenty zgodnie z procedurami MF
+=== Zakupy od dostawców zagranicznych ===
+Podmioty niemające siedziby ani oddziału w Polsce nie są objęte obowiązkiem korzystania z KSeF.
+Faktury m.in. za:
+* noclegi zagraniczne
+* licencje i subskrypcje
+* usługi zagraniczne
+będą nadal rozliczane na dotychczasowych zasadach.
+=== Kto podlega KSeF? ===
+Ogólna zasada:
+* '''polskie firmy i organizacje''' – KSeF obowiązkowy
+* '''konsumenci''' – poza KSeF
+* '''firmy zagraniczne bez oddziału w Polsce''' – poza KSeF
+* '''polskie oddziały firm zagranicznych''' – objęte KSeF
 ==Linki==
@@ Linia 96: / Linia 227: @@
 [[Kategoria:Aneks Publiczny]]
 [[Kategoria:KSeF]]
+[[Kategoria:Rejestr KSeF]]