Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Kluczowe terminy wdrożenia KSeF

• ➡️ 8 maja 2025 r. - publikacja roboczej wersji struktury logicznej FA(3)
• ➡️ czerwiec 2025 r. – publikacja ostatecznej wersji struktury logicznej FA(3) oraz dokumentacji API KSeF 2.0,
• ➡️ lipiec 2025 r. – planowane zakończenie procesu legislacyjnego,
• ➡️ IV kwartał 2025 r. – udostępnienie środowiska testowego (API KSeF 2.0), uruchomienie testowej wersji Aplikacji Podatnika oraz wprowadzenie możliwości wygenerowania certyfikatów wystawcy faktur,
• ➡️ 1 lutego 2026 r. – udostępnienie wersji produkcyjnej systemu.

Etapy wprowadzania KSeF

• Od 1 lutego 2026 r. - obowiązek korzystania z KSeF dla dużych podatników, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. - obowiązek korzystania z KSeF dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników tzw. „wykluczonych cyfrowo” (faktury do 450 zł i sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie).
• Od 1 stycznia 2027 r. - obowiązek dla najmniejszych podatników wykluczonych cyfrowo.

Postęp prac

Trwają prace nad integracją systemów INFO-SYSTEM z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF):

• Etap 1: komunikacja z API systemu KSeF - prace w trakcie (stan na dzień 19.08.2025)
  • obsługa struktury logicznej e-Faktury FA(3) - prace w trakcie (stan na dzień 19.08.2025)
  • obsługa API KSeF 2.0 - prace rozpoczną się po udostępnieniu środowiska testowego (stan na dzień 19.08.2025)
• Etap 2: dostosowanie systemów dziedzinowych - prace w trakcie (stan na dzień 19.08.2025)

Rejestr VAT - wysyłka e-Faktur (sprzedaż)

Aplikacja Rejestr VAT otrzyma możliwość zapisywania dokumentów sprzedaży w postaci e-Faktur oraz ich wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

1. Generowanie faktury w formacie XML (KSeF) – faktura będzie zapisywana w strukturze zgodnej z KSeF, gotowa do wysyłki.
2. Wizualizacja HTML/PDF – użytkownik będzie miał możliwość podglądu oraz pobrania wizualizacji faktury w formacie HTML i PDF.
3. Kod QR na wydruku – na wizualizacji faktury zostanie umieszczony kod QR zawierający numer KSeF (UUID).
4. Rozszerzenie danych kontrahenta – baza osobowa zostanie rozbudowana o: identyfikator wewnętrzny, JST, grupę VAT, status i rolę podatnika – dane niezbędne do prawidłowej integracji z KSeF.

KBiP - odbieranie e-Faktur (zakupy)

Pakiet Księgowość Budżetowa zostanie dostosowany do odbierania faktur z KSeF oraz ich dalszej obsługi w procesie zakupowym.

1. Rozszerzenie danych przy wprowadzaniu umów i faktur – zostaną dodane pola: numer umowy, numer zamówienia oraz identyfikator wewnętrzny.
2. Pobieranie faktur z KSeF – faktury będą pobierane automatycznie do systemu lub bezpośrednio przez wydział odpowiedzialny za ich opis.
3. Opis i podpis elektroniczny – możliwe będzie opisanie i podpisanie faktury w systemie UmowyFV.
4. Automatyczne dekretowanie – po opisaniu faktura zostanie zadekretowana zgodnie z przypisanym schematem.
5. Możliwość odrzucenia faktury – na każdym etapie procesu będzie istniała możliwość odrzucenia dokumentu.
6. Generowanie przelewów – na podstawie zadekretowanych faktur zostaną wygenerowane przelewy bankowe, z opisem zawierającym numer faktury z KSeF.

Z obiegu dokumentów, dekretowana na osobę i w programie Budżet / UmowyFV - operator będzie widział przypisane do siebie e-Faktury, 
Bezpośrednio w programie Budżet z opcją przypisania dokumentu do wybranego operatora.

Problemy - i jak je rozwiązać

Faktury sprzedaży - gdzie je znaleźć i potwierdzić ich wysłanie do KSeF

Odpowiedź na to pytanie zostanie uzupełniona po udostępnieniu testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, planowanej na listopad 2025 r.

Faktury zakupu - gdzie je znaleźć i odszukać na KSeF

Odpowiedź na to pytanie zostanie uzupełniona po udostępnieniu testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, planowanej na listopad 2025 r.

Błędna faktura - jak ją wycofać

Odpowiedź na to pytanie zostanie uzupełniona po udostępnieniu testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, planowanej na listopad 2025 r.

Poprawka na fakturze - jak to zrobić

Odpowiedź na to pytanie zostanie uzupełniona po udostępnieniu testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, planowanej na listopad 2025 r.

Faktury zakupu - jak przekazać do innej jednostki (podległej)

Odpowiedź na to pytanie zostanie uzupełniona po udostępnieniu testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, planowanej na listopad 2025 r.

Informacje o KSeF

Format e-Faktury

Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(3) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Podstawa prawna

Podstawę prawną funkcjonowania KSeF stanowią:

1. Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2076).
2. Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1598), która przesunęła terminy wdrożenia obowiązku korzystania z KSeF.
3. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2021 poz. 2481).
4. Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r., upoważniająca Polskę do stosowania tego rozwiązania w ramach odstępstwa od dyrektywy VAT.

Podsumowując, KSeF to kluczowy element cyfryzacji polskiego systemu podatkowego, który wprowadza obowiązek elektronicznego fakturowania w określonych terminach i na jasno określonych podstawach prawnych.

Linki

Krajowy System e-Faktur: informacje ogólne

Pytania i odpowiedzi - KSeF