E-Doręczenia
To elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.
Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń.
Postęp prac
Pracujemy nad udostępnieniem komunikacji z API systemu e-Doręczenia i umożliwieniem automatycznej wysyłki dokumentów bezpośrednio z systemów INFO-SYSTEM oraz za pośrednictwem systemów EZD.
e-Doręczenia bezpośrednio
Zakres:
- wyszukiwanie adresów do e-Doręczeń (ADE) w bazie adresów elektronicznych (BAE),
- wysyłanie dokumentów na adres e-Doręczeń,
- odbieranie potwierdzeń odbioru.
Założenie przez osobę fizyczną adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) jest równoznaczne z żądaniem doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres. W związku z tym udostępnione zostaną opcje zarówno wyszukania adresów do e-Doręczeń dla jednej osoby jak i dla całej bazy osobowej (np. podczas wysyłania decyzji podatkowych).
e-Doręczenia przez EZD
W przypadku aktywnej integracji z systemami EZD, wysyłka dokumentów przez e-Doręczenia jest realizowana przez EZD.
Przesłanki organizacyjne do odstąpienia od e-Doręczeń
Art. 147 ust. 5 UoDE stanowi, że:
„Do dnia 31 grudnia 2025 r. przepisów art. 4 i art. 5 nie stosuje się w przypadku, gdy korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na przesłanki organizacyjne. Istnienie przesłanek organizacyjnych ocenia nadawca”.
W czasie trwania okresu przejściowego, tj. od 1 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2025 r., podmioty publiczne mogą odstąpić od korzystania z e-Doręczeń w szczególnych przypadkach określonych w przepisach. Poniżej przedstawiono przykładowe przesłanki organizacyjne umieszczone w przewodniku dedykowanym podmiotom publicznym:
- czasową niedostępność narzędzi podmiotu obsługujących e-Doręczenia – podmiot publiczny nie dysponuje „w danym momencie” odpowiednimi systemami do obsługi doręczeń elektronicznych (np. chwilowy brak możliwości wykorzystania podpisu elektronicznego, w przypadku globalnego zawieszenia certyfikatów lub ich unieważnienia albo czasowa niedostępność systemu EZD czy systemu dziedzinowego). Natomiast brak wdrożonego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją nie stanowi wystarczającej przesłanki do zastosowania art. 147 ust. 5 UoDE.
- konieczność wydania i wysłania dużej ilości korespondencji w krótkim czasie wynikającym z przepisów (np. decyzje podatkowe).
- brak dostosowania systemów dziedzinowych wewnątrz urzędu lub systemów dziedzinowych dostarczanych przez inne organy (centralne i nadzorcze), jeżeli sprawy są prowadzone w tych systemach.
Przepisy określają, że to nadawca (urząd) ocenia istnienie przesłanek organizacyjnych, na podstawie których podejmuje decyzję o odstąpieniu od e-Doręczeń.
Pamiętaj!
Przesłanki te należy stosować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wytycznymi Ministerstwa Cyfryzacji.