Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Kluczowe terminy wdrożenia KSeF

➡️ 8 maja 2025 r. - publikacja roboczej wersji struktury logicznej FA(3)
➡️ czerwiec 2025 r. – publikacja ostatecznej wersji struktury logicznej FA(3) oraz dokumentacji API KSeF 2.0,
➡️ lipiec 2025 r. – planowane zakończenie procesu legislacyjnego,
➡️ IV kwartał 2025 r. – udostępnienie środowiska testowego (API KSeF 2.0), uruchomienie testowej wersji Aplikacji Podatnika oraz wprowadzenie możliwości wygenerowania certyfikatów wystawcy faktur,
➡️ 1 lutego 2026 r. – udostępnienie wersji produkcyjnej systemu.

Etapy wprowadzania KSeF

Od 1 lutego 2026 r. - obowiązek korzystania z KSeF dla dużych podatników, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r. - obowiązek korzystania z KSeF dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników tzw. „wykluczonych cyfrowo” (faktury do 450 zł i sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie).
Od 1 stycznia 2027 r. - obowiązek dla najmniejszych podatników wykluczonych cyfrowo.

Postęp prac

Trwają prace nad integracją systemów INFO-SYSTEM z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF):

Etap 1: komunikacja z API systemu KSeF - prace w trakcie (stan na dzień 19.08.2025)
- obsługa struktury logicznej e-Faktury FA(3) - prace w trakcie (stan na dzień 19.08.2025)
- obsługa API KSeF 2.0 - prace rozpoczną się po udostępnieniu środowiska testowego (stan na dzień 19.08.2025)
Etap 2: dostosowanie systemów dziedzinowych - prace w trakcie (stan na dzień 19.08.2025)

Rejestr VAT - wysyłka e-Faktur (sprzedaż)

Aplikacja Rejestr VAT otrzyma możliwość zapisywania dokumentów sprzedaży w postaci e-Faktur oraz ich wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Generowanie faktury w formacie XML (KSeF) – faktura będzie zapisywana w strukturze zgodnej z KSeF, gotowa do wysyłki.
Wizualizacja HTML/PDF – użytkownik będzie miał możliwość podglądu oraz pobrania wizualizacji faktury w formacie HTML i PDF.
Kod QR na wydruku – na wizualizacji faktury zostanie umieszczony kod QR zawierający numer KSeF (UUID).
Rozszerzenie danych kontrahenta – baza osobowa zostanie rozbudowana o: identyfikator wewnętrzny, JST, grupę VAT, status i rolę podatnika – dane niezbędne do prawidłowej integracji z KSeF.

KBiP - odbieranie e-Faktur (zakupy)

Pakiet Księgowość Budżetowa zostanie dostosowany do odbierania faktur z KSeF oraz ich dalszej obsługi w procesie zakupowym.

Rozszerzenie danych przy wprowadzaniu umów i faktur – zostaną dodane pola: numer umowy, numer zamówienia oraz identyfikator wewnętrzny.
Pobieranie faktur z KSeF – faktury będą pobierane automatycznie do systemu lub bezpośrednio przez wydział odpowiedzialny za ich opis.
Opis i podpis elektroniczny – możliwe będzie opisanie i podpisanie faktury w systemie UmowyFV.
Automatyczne dekretowanie – po opisaniu faktura zostanie zadekretowana zgodnie z przypisanym schematem.
Możliwość odrzucenia faktury – na każdym etapie procesu będzie istniała możliwość odrzucenia dokumentu.
Generowanie przelewów – na podstawie zadekretowanych faktur zostaną wygenerowane przelewy bankowe, z opisem zawierającym numer faktury z KSeF.

Z obiegu dokumentów, dekretowana na osobę i w programie Budżet / UmowyFV - operator będzie widział przypisane do siebie e-Faktury, 
Bezpośrednio w programie Budżet z opcją przypisania dokumentu do wybranego operatora.