Konfiguracja modułu KSeF

Niniejsza instrukcja opisuje proces konfiguracji modułu KSeF (Krajowy System e-Faktur) w systemach INFO-SYSTEM. Konfiguracja ta jest niezbędna do prawidłowej komunikacji systemu z KSeF oraz obsługi faktur ustrukturyzowanych.

Konfiguracja KSeF w systemach INFO-SYSTEM:

• jest prowadzona oddzielnie dla każdego operatora,
• odbywa się w kontekście wybranej instytucji,
• może być wykonywana wyłącznie przez operatorów posiadających odpowiednie uprawnienia systemowe.

Instrukcja prowadzi krok po kroku przez cały proces konfiguracji – od nadania uprawnień, przez wybór instytucji, aż do wprowadzenia danych uwierzytelniających KSeF.

Wymagane uprawnienia

Przed rozpoczęciem konfiguracji modułu KSeF należy upewnić się, że operator posiada odpowiednie uprawnienia.

Konfigurację KSeF może wprowadzić operator, któremu nadano uprawnienie dla systemu:

• System: Rejestr KSeF
• ID systemu: 65
• Nazwa uprawnienia: KSeF – konfiguracja KSeF dla wszystkich operatorów systemu
• Kod uprawnienia: KSEFC

Uprawnienie to należy nadać każdemu operatorowi, który będzie odpowiedzialny za konfigurację lub zarządzanie ustawieniami KSeF.

Uprawnienia nadaje się w aplikacji:

• Admin
• eAdmin

Uruchomienie aplikacji Rejestr KSeF

Po uruchomieniu aplikacji Rejestr KSeF operator uzyskuje dostęp do głównego okna aplikacji.

Menu aplikacji Rejestr KSeF

W menu Konfiguracja dostępne są między innymi opcje:

• Konfiguracja KSeF
• Konfiguracja Instytucji
• Ustawienia repozytorium dokumentów

W pierwszej kolejności należy upewnić się, że instytucja, dla której będzie wykonywana konfiguracja KSeF, istnieje w systemie.

Konfiguracja instytucji

Konfiguracja KSeF wykonywana jest dla operatora w kontekście konkretnej instytucji. Dlatego przed przejściem do konfiguracji KSeF należy zdefiniować lub wybrać odpowiednią instytucję.

Opcja Konfiguracja Instytucji dostępna jest w menu Konfiguracja aplikacji Rejestr KSeF.

Okno Konfiguracja Instytucji – Dane urzędu

Zarządzanie instytucjami

W oknie Dane urzędu możliwe jest:

• przeglądanie instytucji zapisanych w bazie danych,
• dodawanie nowych instytucji (Nowy),
• edycja istniejących danych (Edytuj),
• wybór instytucji do dalszej pracy (Wybierz).

Dane identyfikacyjne instytucji

Dla instytucji należy uzupełnić m.in.:

• KRS
• NIP
• REGON
• nazwę instytucji
• dane adresowe i kontaktowe

Przykładowe uzupełnione dane instytucji

Dane instytucji można automatycznie pobrać z BIR (Baza Internetowa REGON) na podstawie:

• numeru KRS,
• numeru NIP,
• numeru REGON.

Po zapisaniu danych instytucji możliwe jest przejście do konfiguracji KSeF.

Konfiguracja KSeF

Po wybraniu instytucji należy przejść do opcji Konfiguracja KSeF z menu Konfiguracja.

Okno Konfiguracja KSeF

Konfiguracja w tym oknie zapisywana jest dla konkretnego operatora i wybranej instytucji.

Wybór operatora

W górnej części okna:

• w polu Operator można wyszukać operatora,
• przycisk Szukaj wyświetla listę operatorów,
• z listy należy wskazać operatora, dla którego wprowadzana jest konfiguracja.

Wybór instytucji

Pole Instytucja wskazuje instytucję, w kontekście której wykonywana jest konfiguracja KSeF. Instytucja musi być wcześniej zdefiniowana w module Konfiguracja Instytucji.

Rodzaj uwierzytelnienia

W sekcji Rodzaj uwierzytelnienia należy wybrać sposób autoryzacji:

• Certyfikat KSeF
• Token KSeF

Wybrany wariant decyduje o dalszych wymaganych danych.

Dane uwierzytelniające

W zależności od wybranego rodzaju uwierzytelnienia dostępne są pola:

• Klucz prywatny (wczytywany z pliku),
• Hasło do klucza prywatnego,
• Klucz publiczny (wczytywany z pliku),
• Token.

Opcjonalnie można zaznaczyć:

• Używaj PIN przed wysyłką faktur na KSeF.

Test połączenia i zapis konfiguracji

Po uzupełnieniu danych możliwe jest:

• wykonanie testu komunikacji z KSeF (Test połączenia (Cert Online)),
• zapisanie konfiguracji przyciskiem Zapis.

Po poprawnym zapisie konfiguracja KSeF staje się aktywna dla wybranego operatora i instytucji.

Certyfikat offline dla instytucji

Zakładka Certyfikat offline dla instytucji służy do konfiguracji certyfikatu KSeF na poziomie instytucji, niezależnie od ustawień przypisanych do poszczególnych operatorów.

Zakładka Certyfikat offline dla instytucji

W górnej części okna należy wskazać instytucję, dla której wprowadzany jest certyfikat offline.

W ramach tej zakładki dostępne są następujące pola:

• Klucz prywatny – wczytywany z pliku za pomocą przycisku Wczytaj klucz prywatny,
• Hasło do klucza prywatnego – wymagane, jeżeli klucz prywatny jest zabezpieczony hasłem,
• Klucz publiczny – wczytywany z pliku za pomocą przycisku Wczytaj klucz publiczny.

Certyfikat skonfigurowany w tej zakładce wykorzystywany jest w trybie offline i przypisywany jest bezpośrednio do instytucji, a nie do konkretnego operatora.

Po wczytaniu wymaganych plików certyfikatu możliwe jest:

• wykonanie testu połączenia z KSeF przy użyciu przycisku Test połączenia (Cert Online),
• zapisanie konfiguracji certyfikatu przyciskiem Zapis.

Poprawnie skonfigurowany certyfikat offline umożliwia realizację operacji wymagających autoryzacji KSeF na poziomie instytucji.