KBiP faktury elektroniczne z KSeF

KBiP wersja >= 2026.0.0.1xx.1xx

Aplikacja Księgowość Budżetowa i Planowanie od wersji 2026.0.0.1xx.1xx umożliwi wczytywanie (z .XML) oraz automatyczne odbieranie (poprzez API KSeF) faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Więcej informacji o KSeF znajduje się na stronie Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Opcja bezpłatna: ręczne pobieranie faktur z KSeF

Wczytywanie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) z plików XML będzie opcją bezpłatną. 

Schemat: wczytywanie faktur z pliku XML

Kolejne kroki, które wykonuje operator w celu wczytania e-Faktur z KSeF do aplikacji KBiP:

1. Zalogowanie się do aplikacji KSeF 2.0.
2. Wyświetlenie faktury i jej wydrukowanie lub pobranie pliku XML.
3. Wprowadzenie faktury:
   • ręczne zaksięgowanie na podstawie wydruku,
   • wczytanie pobranego pliku XML do systemu Budżet.

Uruchamiając aplikację Budżet z menu głównego wybieramy kolejno: UmowyFV > Rejestracja i zaangażowanie faktur, tam klikając na przycisk eFaktura XML mamy możliwość zaimportowania wskazania pliku .XML z e-fakturą z KSeF.

Przycisk eFaktura XML służący do wczytywania efaktur

• Numer KSeF faktury będzie zapisywane do celów sprawozdawczych (numer należy podawać w JPK_VAT) i płatności (numer należy podawać przy płatności).
• Automatyczna dekretacja faktury wczytanej z pliku: po numerze umowy (gdy wprowadzona do systemu i zaangażowana w tym roku lub po numerze zamówienia, jeżeli wniosek jest zaangażowany w tym roku).

Przykład faktury wczytanej z pliku XML. Dane nagłówkowe zostały pobrane z pliku; dane klasyfikacji i zadania zostały pobrane z umowy na podstawie jej numeru wprowadzonego przez wystawcę w pliku XMLw sekcji nrumowy.

Zalety i wady

Zalety:

• Brak kosztów – rozwiązanie jest całkowicie darmowe.
• Proste wdrożenie – nie wymaga dodatkowych aplikacji ani integracji.

Wady:

• Ręczna obsługa – konieczność samodzielnego pobierania i zapisywania faktur.
• Brak automatyzacji – statusy faktur trzeba zmieniać ręcznie.
• Ograniczona kontrola nad obiegiem dokumentów.
• Dedykowane dla mniejszych jednostek.

Opcja płatna - aplikacja "Rejestr KSeF"

Aplikacja Rejestr KSeF umożliwiająca zautomatyzowany odbiór faktur z KSeF poprzez API i ich dalsze przetwarzanie. Opcja dodatkowo płatna.

Schemat: odbieranie i przetwarzanie faktur z KSeF

Aplikacja Rejestr KSeF

Synchronizacja danych z KSeF:

1. Pobieranie faktur automatycznie, bezpośrednio przez API.
2. Zmianę statusu dokumentu na przydzielony.
3. Wizualizacja i wydruk faktury.
4. Przydzielenie faktury do odpowiedniego wydziału; przydzielenie następuje automatycznie po wykryciu **idWew** (wewnętrznej jednostki organizacyjnej), numeru umowy lub numeru wniosku.
5. Automatyczna zmiana statusu faktury po każdej czynności (przydzielona, opisana, zaksięgowana, zapłacona).
6. Zwrócenie już przydzielonego dokumentu (np. z modułu UmowyFV lub KBiP) wraz z podaniem przyczyny – w takim przypadku status zmienia się na zwrócony.
7. Odrzucenie faktury w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości – dokument zostaje wówczas odrzucony w KSeF i zwrócony do wystawcy. wraz z opisem powodu zwrotu.
8. Pełna synchronizacja z innymi systemami, np. zwrot faktury do osoby przydzielającej możliwy jest na każdym etapie obiegu – w wydziale lub w księgowości, z poziomu systemu UmowyFV lub KBiP.

Obieg i opisanie faktury

• W przypadku braku systemu UmowyFV – faktura jest opisywana ręcznie i przekazywana do działu księgowości.
• W przypadku wykorzystania systemu UmowyFV – możliwe jest elektroniczne opisanie faktury i:
  • wydrukowanie opisu,
  • przesłanie pliku PDF do podpisu.

Uwaga! W sytuacji, gdy w fakturze KSeF znajduje się numer umowy lub wniosku, system UmowyFV automatycznie przeprowadzi opis i zadekretowanie dokumentu.

Księgowanie w budżecie

Faktury mogą być księgowane w systemie budżetowym na podstawie:

• wydrukowanego dokumentu,
• automatycznie pobranego pliku XML z KSeF.

Podczas księgowania system automatycznie podpowie dane takie jak: numer faktury, kontrahent, daty, opis. Dodatkowo możliwe jest uzupełnienie klasyfikacji, kwot oraz kont księgowych.

Zalety i wady

Zalety:

• Pełna automatyzacja – oszczędność czasu i eliminacja błędów.
• Integracja z systemami – płynny obieg dokumentów.
• Obsługa podpisów elektronicznych.

Wady:

• Dodatkowy koszt.
• Wymaga instalacji i konfiguracji.

Porównanie

Cecha	Wczytywanie faktur z XML	Aplikacja „Rejestr KSeF”
Koszt	Bezpłatne	Opcja płatna
Pobieranie faktur	Ręczne	Automatyczne przez API
Obsługa statusów	Ręczne	Automatyczne
Dedykowane dla	Małych jednostek	Średnich i dużych jednostek